PDFs são o formato de documento preferido quando você precisa publicar um documento online. Muitas pessoas podem usar um processador de texto como o MS Word para criar um documento, mas provavelmente o publicarão como PDF. O MS Word possui um recurso integrado que permite exportar um documento como um arquivo PDF. É útil e o documento é renderizado perfeitamente. Há apenas um problema; o tamanho do documento. O arquivo PDF que o MS Word cria é muito maior do que deveria ser. Se você tiver imagens no documento que está exportando, ele será ainda maior. Para um documento destinado a ser publicado online, ou mesmo enviado por e-mail, isso é um problema. A boa notícia é que você pode otimizar PDFs exportados do MS Word com bastante facilidade.
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Exportar documento como arquivo PDF
Abra o arquivo que deseja exportar como um arquivo PDF. Vá para Arquivo> Exportar.
Na tela Exportar, clique no botão ‘Criar PDF/XPS’. Você será levado à caixa de diálogo ‘Publicar como PDF ou XPS’, onde poderá salvar seu documento.
Minimizar tamanho
Ao exportar um documento, você obtém duas opções para otimizar os PDFs exportados do MS Word. A opção padrão é ‘Padrão’ e sempre criará um arquivo PDF muito maior. Para criar um arquivo menor, selecione a opção ‘Minimizar tamanho’ na caixa de diálogo Publicar como PDF ou XPS.
Escolha fontes padrão
No MS Word, você pode usar praticamente qualquer fonte instalada em seu sistema. O único problema é que nem todo mundo tem as fontes que você tem. Se você enviar um documento do MS Word, a fonte não o acompanhará. No entanto, se você exportar esse documento para PDF, não precisará se preocupar com a fonte, pois a fonte será incorporada ao arquivo. Isso vai inflar o tamanho do arquivo. Se a fonte que você selecionou faz parte do design do documento, você obviamente tem que comprometer o tamanho do arquivo.
Se você não é específico sobre a fonte, é melhor usar uma das fontes padrão que são suportadas em visualizadores de PDF. Essas fontes incluem Times New Roman, Arial e Helvetica.
Se você ainda tiver um arquivo PDF bastante grande, que não pode ser compartilhado por e-mail, poderá usar aplicativos de compactação online para reduzir ainda mais o tamanho, mas não é aconselhável fazer isso para um documento com imagens pesadas. Com documentos com muitas imagens, você não tem muitas opções. Se o seu arquivo for um arquivo de texto, você pode criar um arquivo menor que seja mais fácil de compartilhar.