A inteligência artificial (IA) tem o potencial de agilizar reuniões, resolver problemas subjacentes durante as reuniões e torná-las mais produtivas.
As reuniões, sejam online ou offline, são importantes para todos os profissionais e empresas. Isso permite que as equipes discutam questões ou estratégias cruciais em uma breve discussão.
No entanto, preparar-se para uma reunião e torná-la bem-sucedida não é tão fácil. É preciso muito brainstorming, criação de agendas, documentação, edição, apresentação, agendamento e muito mais.
Se você fizer tudo isso manualmente, poderá consumir muito tempo e esforço e poderá envolver certas ineficiências e erros.
Isso pode afetar a reunião e o resultado. Portanto, você precisa de uma solução para todos os desafios que enfrenta.
Você pode aproveitar o potencial da inteligência artificial para impulsionar suas reuniões, gerenciá-las como um profissional e torná-las bem-sucedidas.
Neste artigo, discutirei alguns dos desafios associados às reuniões e como a IA pode resolvê-los.
Vamos começar!
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Gerenciando o tempo
Às vezes, as reuniões online podem ultrapassar o tempo previsto. Isto pode ser cansativo e inconveniente para os participantes, uma vez que poderão ter outros compromissos após a reunião.
Da mesma forma, se a reunião não começar na hora certa, criará problemas. Isso mantém as pessoas esperando, o que ninguém gosta neste mundo acelerado. Isso também pode sugerir que o anfitrião não leva muito a sério a valorização do tempo de outras pessoas. Como resultado, alguns deles podem abandonar a sessão, o que pode afetar a sua agenda.
Portanto, é necessário administrar adequadamente o tempo das reuniões. Isso permitirá que todos os participantes participem da reunião, tenham uma ótima discussão, concluam-na no momento certo e depois voltem aos seus compromissos.
Solução de IA: a IA pode ajudá-lo a gerenciar suas reuniões online e tornar o evento um sucesso. Para isso, existem ferramentas de IA para monitorar o andamento de suas reuniões online para que você possa garantir que o tempo correto seja mantido do início ao fim.
Além do monitoramento, as ferramentas de IA podem enviar lembretes quando chegar a hora de encerrar. Assim, você pode encerrar a reunião de maneira adequada, em vez de fazê-la com pressa.
Agendando a Reunião
Quer seja uma reunião online ou offline, o agendamento pode ser realmente desafiador. Requer que você encontre uma data e hora adequadas que funcionem para todos os participantes. E dado o quão ocupados todos estão hoje em dia, torna-se complicado reunir todos ao mesmo tempo, mesmo que seja online.
Além disso, existem outros desafios durante o processo de agendamento, como consultar calendários, coordenar com sua equipe, resolver conflitos e muito mais.
Solução de IA: Com IA, o processo de agendamento de uma reunião fica mais fácil. Isso não apenas pode agilizar o processo de agendamento, mas também torná-lo mais eficiente. Você pode obter uma ferramenta de agendamento confiável com tecnologia de IA para simplificar esse processo. Pode analisar os horários de cada participante e, dependendo da sua disponibilidade, sugerir horários de reunião preferíveis.
Além disso, essas ferramentas de IA são projetadas para considerar outros fatores dos participantes, como fusos horários aos quais pertencem, tempo de viagem, etc., para sugerir horários adequados para reuniões. Além disso, a ferramenta pode resolver conflitos relacionados ao agendamento e enviar convites aos participantes automaticamente.
Para agendamento, você pode usar ferramentas como Reclaim.ai, Clockwise, etc.
Definindo uma agenda clara
Às vezes, a agenda de uma reunião pode não ser clara para os participantes ou o anfitrião. Isto significa que ninguém tem uma compreensão clara de qual é o tema da discussão, o que desafia o propósito geral de participar numa reunião.
Além disso, elaborar uma agenda eficaz não é tão fácil. São necessárias horas de pesquisa completa, discussões, organização, documentação e correções.
Como resultado, as pessoas podem facilmente desviar-se da discussão ou ter expectativas diferentes do que realmente está acontecendo na sessão. Isto pode tornar a reunião contraproducente e o objetivo da reunião pareceria distante de ser alcançado.
Solução de IA: a IA pode ajudar a criar sua agenda de reuniões, mesmo com base em prioridades. Ele pode automatizar o processo de construção da agenda para economizar muito esforço e tempo. Ele pode ajudá-lo a pesquisar, organizar, documentar, formatar e corrigir sua agenda automaticamente.
Além disso, as ferramentas de IA podem apresentar a agenda de uma forma bem organizada e fácil de ler. Isso evita que você colete e formate dados manualmente.
Lidando com tarefas repetitivas
Conduzir uma reunião envolve muitas tarefas repetitivas e demoradas, como planejamento, pesquisa, entrada manual de dados, documentação, organização, envio de convites, etc. ter tempo suficiente para criatividade e melhorias. Assim, afetará o crescimento da sua organização.
Solução de IA: Se você usar ferramentas de IA para automatizar esses processos repetitivos, poderá economizar muito tempo. Usando um assistente de reunião com IA, você pode agilizar os preparativos da reunião, enviar convites e acompanhamentos e outras tarefas.
Ele pode te ajudar na geração de agenda, documentando os detalhes da reunião, agendando reuniões, enviando convites, enviando alertas e notificações e muito mais.
Gravação de Sessão
Se algumas coisas cruciais forem discutidas na reunião, você pode querer voltar ao assunto e posteriormente implementá-las em seu aprendizado ou projeto. A razão é que muitas coisas podem ser discutidas na reunião e não é possível lembrar de tudo. Para isso, você pode gravar uma reunião em andamento para poder voltar a ela e consultar os pontos nela discutidos.
No entanto, nem todos os serviços de reuniões online oferecem esse recurso de gravação de sessões de reuniões. Assim, você pode perder discussões ou pontos importantes para sempre. Isso pode afetar seu projeto ou sua compreensão de um assunto ou tópico que você está aprendendo.
Solução de IA: as ferramentas de IA podem ajudar a gravar a reunião inteira para que você não perca nada do que foi discutido nela. Você pode reproduzir a sessão gravada novamente e compreender tópicos importantes. Isso o ajudará a concluir seus projetos e tarefas se os procedimentos passo a passo forem explicados na reunião.
Algumas ferramentas de IA que você pode usar para gravar sessões de reunião incluem Loom, Fathom, Fireflies, etc.
Resuma a reunião
Se você não pôde comparecer a uma reunião por algum motivo, obter um resumo dos pontos discutidos nela pode ser muito útil. E mesmo que você tenha participado da reunião, um resumo ainda pode ser útil.
Um resumo abrangente e bem elaborado da reunião incluirá os principais itens de ação, decisões, resultados, procedimentos, etc. Mas se você tentar resumir a reunião sozinho, isso poderá consumir muito tempo e esforço e poderá incorrer em certos erros e imprecisões. .
Solução de IA: você pode aproveitar a IA para resumir a reunião. Uma ferramenta de IA pode ajudá-lo a conseguir isso, para que você possa capturar pontos, decisões e outros detalhes importantes e utilizá-los em seu aprendizado ou trabalho.
Você pode simplesmente usar esta ferramenta para obter um resumo abrangente, bem formatado e documentado. Assim, quer você tenha participado da reunião ou não, você pode entender toda a essência da reunião lendo este resumo. Isso lhe dará total clareza sobre os tópicos discutidos com precisão.
Isso também torna mais fácil para os participantes, para que não precisem fazer anotações durante a sessão e perder detalhes importantes no processo. Eles podem participar da reunião com foco total e cumprir o objetivo de ingressar na reunião.
Algumas das ferramentas que você pode usar para resumo de reuniões são MeetGeek, Otter, Sembly, etc.
Analisando Dados
Obter insights sobre o desempenho de suas reuniões é importante. Isso o ajudará a encontrar os problemas subjacentes durante a reunião, sejam eles relacionados à agenda, agendamento, horário, coordenação ou qualquer outra coisa.
Você pode analisar esses dados para corrigir esses problemas e melhorar suas reuniões. Isso garantirá que os participantes tenham uma experiência de reunião tranquila, sem conflitos ou aborrecimentos.
Portanto, quando a reunião terminar, você deve empregar algumas formas de medir como foi a reunião e os pontos positivos e negativos da sessão. Mas se você não medir esses dados, nunca saberá dos problemas, o que pode impactar suas próximas sessões.
Solução de IA: análises baseadas em IA podem ajudá-lo a reunir análises e insights úteis para ajudar a melhorar suas reuniões e torná-las mais eficazes. Muitas ferramentas no mercado podem ajudá-lo a coletar dados de reuniões virtuais, como vídeo, áudio, notas, presença, envolvimento, participação, resultados, gerenciamento de tempo, eficiência, uso da agenda e muito mais.
Além disso, as ferramentas analíticas baseadas em IA podem apresentar essas informações em um formato estruturado e fácil de entender. Dessa forma, fica mais fácil entender os dados olhando para eles. Assim, você pode encontrar os problemas rapidamente, acompanhar o andamento de suas reuniões ao longo do tempo e fazer as melhorias necessárias.
Além disso, as ferramentas de IA para obter detalhes permitem que você tenha uma visão mais ampla de suas reuniões virtuais, avaliando como estão indo as reuniões e o que funcionou e o que não funcionou. Isso pode levar a melhores reuniões e eficiência em suas reuniões futuras.
Algumas ferramentas de IA para coletar análises de reuniões são Gong, Chorus.ai e muito mais.
Colaboração e comunicação eficazes
As lacunas de comunicação entre os participantes de uma reunião podem levar à redução da coordenação. Mas a ideia geral de conduzir uma reunião é ter uma discussão saudável para chegar a uma conclusão e ao objetivo da reunião.
Às vezes, o idioma pode ser a barreira entre os participantes ou certas deficiências físicas. Além disso, os participantes de uma reunião podem ser novos uns para os outros, por isso iniciar uma conversa pode parecer um desafio para eles. Para isso, o anfitrião deve garantir a criação de um ambiente em que todos possam se encontrar virtualmente e se sentirem confortáveis para participar de uma discussão.
Mas se isso não for mantido, terá impacto na colaboração da equipe. Da mesma forma, se você estiver ministrando uma aula on-line, precisará garantir que todos os seus alunos tenham um ambiente de aprendizagem saudável e ferramentas para se comunicarem com você quando necessário.
Solução de IA: o software baseado em IA pode reduzir a lacuna de comunicação entre os participantes de uma reunião. Oferece recursos como processamento de linguagem natural, reconhecimento de fala, tradução de idiomas, etc.
Para tornar a reunião mais produtiva, familiarize os participantes com antecedência com a agenda, enviando-lhes uma agenda bem documentada. Isso permitirá que eles se preparem para a reunião e mantenham o foco durante a sessão.
Além disso, você pode usar ferramentas de IA para colaboração durante reuniões. Ele vem com recursos como compartilhamento de dados, comunicação em tempo real e edição de documentos, quadro branco virtual, gerenciamento de projetos e muito mais. Com esses recursos, você pode permitir que suas equipes trabalhem juntas de maneira eficaz.
Assim, se alguém entre os participantes quiser acrescentar algo, pode utilizar o recurso de levantar a mão (muitos softwares suportam esse recurso). O anfitrião pode ativar o som dos participantes e permitir que falem. Da mesma forma, por meio da edição de documentos em tempo real, vários usuários podem acessar e editar um único documento para fazer correções ou fazer sugestões.
Algumas das ferramentas de IA que você pode usar para melhorar a comunicação e a colaboração são ClickUp, Spacemaker, Voice App para tradução, etc.
Tomando decisões informadas
Muitas vezes, tomar uma boa decisão torna-se difícil para as equipes, mesmo depois de horas de discussões. E se você não consegue tomar uma decisão específica ou tomar decisões com pressa, sem medir tudo, todo o propósito de realizar uma reunião parece não ter sentido.
Uma decisão errada pode impactar toda a sua organização e seus aspectos. É por isso que é necessário tomar decisões corretas e informadas no momento certo.
Solução de IA: a IA pode ajudar a agilizar o processo de tomada de decisão. Usando ferramentas de IA, você pode obter dados em tempo real, realizar análises precisas e aproveitar a modelagem preditiva para tomar decisões mais informadas e baseadas em dados.
Além disso, a IA pode ajudar a melhorar as reuniões ao:
- Habilitando tradução de idiomas em tempo real
- Fazendo anotações de reuniões
- Transcrever reuniões automaticamente
- Integração de múltiplas ferramentas para que os usuários possam acessar diversas ferramentas em uma única interface
- Protegendo reuniões com criptografias avançadas, MFA e outros métodos
- Ajudando você a manter a conformidade com regulamentações como GDPR, HIPAA, etc.
As ferramentas de IA que você pode usar para a tomada de decisões incluem Rationale, Scaler, etc.
Assistentes de reunião de IA
Agora, vamos falar brevemente sobre algumas ferramentas de IA que podem ajudá-lo a agilizar suas reuniões e torná-las mais eficazes.
#1. MeetGeek
Use MeetGeek, um assistente de reunião com IA completo que funciona com todas as plataformas, incluindo Zoom, Teams e Google Meet. Isso aumentará o valor de suas reuniões, ligações com clientes e entrevistas de contratação.
A ferramenta de IA pode gravar automaticamente vídeos de reuniões e resumi-las, transcrevê-las e compartilhar insights sobre elas. MeetGeek pode automatizar tudo, desde anotações e transcrições até coordenação de decisões.
A ferramenta organiza todos os detalhes da reunião com segurança em um local pesquisável e permite enriquecer suas bibliotecas adicionando arquivos de áudio e transcrições. Ele se integra a mais de 2.000 aplicativos via Zapier junto com muitas outras ferramentas.
#2. Lontra
Torne suas reuniões altamente produtivas e aproveite-as ao máximo com o Otter. Ele oferece conclusões importantes, notas e transcrições ao vivo. Também o ajudará a planejar e agendar suas reuniões conectando o Otter à Microsoft ou ao Google Calendar.
Otter funciona com plataformas como Teams, Zoom e Google Meet. Você pode capturar gravações em tempo real para consultar mais tarde e marcar seus colegas de equipe com vários itens de ação para lhes dar uma ideia sobre a reunião. Otter também pode criar resumos automatizados com hiperlinks e enviá-los por e-mail aos participantes.
#3. Laxis
Laxis pode capacitar equipes simplificando reuniões e capturando insights importantes das interações com os clientes. Mais de 20 mil profissionais confiam neste assistente de reunião com IA que pode ajudá-lo a manter o foco nas reuniões, sinalizar itens para acompanhamento posterior e capturar comentários.
A ferramenta também captura os resultados das reuniões e ajuda você a tomar decisões claras. Oferece modelos personalizados para focar nas conversas. Ele também oferece transcrições em tempo real, marcação, edição de classe mundial, recursos de áudio para texto e integração com ferramentas populares.
Conclusão
Com a inteligência artificial, você pode tornar suas reuniões produtivas e bem-sucedidas, pois pode ajudá-lo a agilizar quase todos os aspectos de suas reuniões. Desde o planejamento, criação da agenda e documentação até o agendamento da reunião, convite de membros e condução da reunião, a IA pode ajudá-lo em todo o processo.
Você também pode explorar alguns dos melhores modelos de agenda para reuniões mais produtivas.