De que forma você avalia a contribuição dos seus colaboradores para o sucesso da sua empresa?
Há diversas maneiras de acompanhar a produtividade de uma equipe tradicional, mas o trabalho remoto apresenta um cenário diferente. Apesar de já existir uma tendência de empresas adotando o trabalho remoto, a pandemia de COVID-19 transformou essa modalidade em uma necessidade, e não mais um benefício para muitas organizações.
Empresas com espaços físicos começaram a procurar maneiras de atender seus clientes durante o distanciamento social. No entanto, muitas organizações adotaram o modelo remoto total ou parcial. Elas perceberam que o trabalho remoto não só evita o contato físico, mas também pode ser extremamente vantajoso para a organização.
Como avaliar a produtividade dos seus colaboradores remotos?
Ao trabalharem em casa, seus colaboradores são disciplinados o suficiente para concluir suas tarefas? Como ter certeza de que eles estão dedicando o tempo de trabalho às atividades da empresa? Será que o trabalho em casa realmente diminui a produtividade?
Antes de buscar respostas para essas questões, é fundamental confiar na sua equipe e deixar claro que você confia nela. Maura Thomas, especialista em gestão de tempo, compartilha sua visão sobre a confiança em trabalhadores remotos:
Para gerenciar equipes remotas de forma eficaz, os líderes devem presumir – a menos que tenham evidências concretas do contrário – que as pessoas estão trabalhando, mesmo que não estejam no escritório. O que precisamos são métricas para confirmar ou refutar impressões e suposições pessoais.
Portanto, enquanto você busca maneiras de medir a produtividade, confie que sua equipe está se esforçando ao máximo, a menos que as métricas indiquem o contrário.
Este artigo apresenta opiniões, dicas e ferramentas utilizadas por empresas de destaque para avaliar a contribuição de suas equipes remotas.
#1. Priorize o resultado em vez das horas trabalhadas
Empresas que estão começando a adotar o trabalho remoto podem estar acostumadas a acompanhar a equipe de perto. Além disso, para muitos líderes, “casa” pode ser sinônimo de “sem trabalho”. No entanto, é essencial entender que muitos profissionais preferem o trabalho remoto por terem a possibilidade de trabalhar no seu próprio ritmo.
Quem sabe? O ritmo individual de cada um pode ser o que os leva a atingir seu melhor desempenho.
Já tem colaboradores trabalhando remotamente? Confira as melhores ferramentas de videoconferência.
Uma pesquisa da ZDNet revelou que, em geral, os profissionais remotos são mais produtivos e comunicativos quando trabalham em casa.
Ao gerenciar colaboradores remotos, evite focar no controle de horas. Concentre-se, em vez disso, no trabalho realizado. Por mais que você tente, não é possível controlar totalmente como os colaboradores usam seu tempo, nem determinar com certeza a dedicação que eles empregam. A orientação por resultados mantém todos focados em atingir as metas dentro dos prazos estabelecidos.
#2. Valorize o feedback interno
Uma ferramenta útil, porém muitas vezes negligenciada, para avaliar a produtividade de trabalhadores remotos é implementar um sistema de feedback interno. Para isso, peça aos seus colaboradores que respondam a questionários breves, nos quais forneçam opiniões sinceras sobre o desempenho e a atitude dos colegas em relação ao trabalho.
Uma estratégia eficaz é solicitar que os colaboradores preencham formulários com perguntas sucintas sobre seus colegas. Nesse questionário, questione sobre os pontos fortes de cada um e as áreas em que eles podem melhorar.
#3. Adote as ferramentas certas
A gestão não pode monitorar a produtividade de colaboradores remotos utilizando métodos ou políticas manuais. Felizmente, há diversos softwares disponíveis para facilitar o trabalho remoto da forma mais eficaz possível.
Algumas dessas ferramentas incluem:
Teamwork
O Teamwork oferece uma plataforma completa para o trabalho com clientes, ajudando você a organizar tudo, acompanhar cada minuto faturável e garantir que todos os projetos sejam entregues no prazo e dentro do orçamento. Com a funcionalidade de gerenciamento de projetos dentro da plataforma, você pode expandir sua equipe de atendimento ao cliente ou de negócios.
Diferente de um software de gerenciamento de projetos comum, com o Teamwork você cria projetos e tarefas, adiciona comentários e faz upload de arquivos, tudo em um local central. Visualize seus projetos como um quadro, um gráfico de Gantt ou uma lista de tarefas. Personalize o Teamwork de acordo com sua experiência e comece seu trabalho.
O Teamwork possui todos os recursos necessários para um software de gestão atender suas expectativas, incluindo gerenciamento de portfólio, painéis de relatórios, controle de tempo, gerenciamento de carga de trabalho e muito mais. Acompanhe o status geral dos projetos e visualize atualizações nos painéis para verificar o progresso e o que ainda precisa ser feito.
Acompanhe quem está trabalhando em cada tarefa e utilize a opção de controle de tempo para medir quanto tempo cada colaborador leva para concluir uma tarefa. Visualize os recursos de sua equipe para identificar quem está disponível e quem pode assumir mais trabalho. Com base nessas informações, você pode planejar novos projetos com eficiência, evitando sobrecarga da equipe.
Integre o Teamwork com as ferramentas que você já utiliza para gerenciar seus negócios. Comece a trabalhar em conjunto e veja como o Teamwork pode ser útil para suas equipes, fazendo um teste gratuito de 30 dias. Use-o gratuitamente para sempre se você tiver uma equipe pequena ou escolha um plano que atenda às necessidades da sua empresa a partir de US$ 10/mês/usuário.
Monday.com
Trabalhe sem limites com o sistema operacional de trabalho Monday.com. Crie, expanda e execute fluxos de trabalho da sua equipe em uma única plataforma com precisão. Ele também ajuda a gerenciar projetos, marketing, vendas e CRM, design e criação, desenvolvimento de software, tarefas, operações, contatos e muito mais.
Comece imediatamente com modelos personalizáveis ou crie o seu próprio para facilitar o uso. Integre o Monday com as ferramentas que você já utiliza, como Facebook, Twitter, Shopify, Slack, LinkedIn, Dropbox, Calendly, Gmail, Excel, etc.
Automatize seus fluxos de trabalho em segundos para evitar erros humanos e concentrar-se melhor nas tarefas. Visualize os dados em formato de calendário, kanban, linha do tempo e mapa.
Escolha o plano ideal para o tamanho da sua equipe. Se você trabalha sozinho, use-o gratuitamente com quadros ilimitados, documentos, mais de 200 modelos, etc. Você pode optar pelo plano de US$ 10/lugar/mês e fazer um teste gratuito para conhecer a plataforma melhor por mais de dois assentos.
Trello
Trello é uma das soluções de gerenciamento de projetos mais populares. Esta ferramenta oferece uma visão geral dos projetos em andamento e de quem está trabalhando em cada um deles. O Trello possui diversos recursos essenciais para uma avaliação eficaz de colaboradores remotos.
No quadro Trello da empresa, o gestor pode descobrir o que cada equipe está fazendo a qualquer momento. A comunicação constante e as atualizações também aumentam a transparência na sua organização.
Zoom
Às vezes, mensagens de texto não são suficientes. Zoom já existia há algum tempo, mas teve um grande aumento de popularidade durante a crise da COVID-19. Este software é uma excelente ferramenta de videoconferência para equipes de todos os tamanhos.
Algumas alternativas ao Zoom incluem Google Meet, Skype, Microsoft Teams, GoToMeeting, etc. A videoconferência ajuda a criar uma conexão entre seus locais de trabalho físicos e virtuais.
Google Docs
Utilize o Google Docs, que pode ser acessado pela equipe a qualquer momento. O Google Docs permite que os membros da equipe escolham em qual tarefa desejam trabalhar e os projetos podem ter prazos estimados.
A gestão pode considerar os colaboradores que geralmente concluem suas tarefas antes dos prazos estimados como mais produtivos. O Google Workspace oferece diversos outros recursos interessantes e úteis que auxiliam na avaliação da produtividade de equipes remotas.
Slack
Slack é, sem dúvida, a ferramenta de colaboração mais popular. Graças às integrações úteis e à variedade de aplicativos, o Slack se tornou a ferramenta de mensagens indispensável para profissionais e equipes. Muitas organizações o consideram até mesmo seu escritório virtual.
Faça login no seu espaço de trabalho Slack e receba atualizações instantâneas das suas equipes remotas. O Slack possui aplicativos que geram relatórios de atividades comerciais automaticamente. Alguns exemplos de relatórios incluem as avaliações mais recentes dos seus produtos/serviços e novos assinantes de e-mail.
Existem diversas outras ferramentas que podem facilitar o trabalho em casa.
#4. Defina e comunique metas com frequência
Dividir seus objetivos em tarefas menores facilita o acompanhamento e torna o processo menos cansativo para os colaboradores. Empresas orientadas por resultados que contratam colaboradores remotos definem metas e prazos claros, da mesma forma que fariam com trabalhadores presenciais.
Com a ajuda de métricas, você pode otimizar o desempenho das suas equipes remotas. Essas métricas variam dependendo do seu tipo de negócio. Algumas métricas de desempenho para o trabalho em casa incluem:
- Número de vendas
- Receita gerada por membro da equipe
- Problemas dos clientes
- Tempo médio de resposta
- Taxa de conversão de leads
- Custo de aquisição de clientes (CAC)
- Taxa de rotatividade
- Retorno sobre o investimento em marketing (ROMI)
Além disso, quando os colaboradores remotos sabem que serão responsabilizados pelo trabalho realizado, eles tendem a se concentrar mais na conclusão das tarefas.
#5. Recompense as conquistas
Não se limite a definir metas para sua equipe remota. Recompensá-los quando eles atingem as metas melhora diretamente sua produtividade. Mencionamos anteriormente como o Slack se integra a aplicativos para estender suas funcionalidades. A integração HeyTaco!, por exemplo, permite que você celebre as conquistas de seus colaboradores remotos ao longo do dia.
A motivação dos colaboradores é uma das maiores preocupações de muitos gestores ao lidar com equipes remotas, e um reconhecimento pelo bom trabalho é um incentivo moral perfeito.
Considerações Finais
Não há nada de errado em querer acompanhar de perto seus colaboradores remotos. Essa prática é crucial para um bom retorno sobre o investimento e uma excelente maneira de reconhecer e/ou incentivar seu desenvolvimento dentro da estrutura e hierarquia da sua organização.
A avaliação de produtividade é um processo contínuo que mantém os colaboradores remotos engajados. Mais importante ainda, ela também permite que a equipe se avalie e trabalhe para aumentar a produtividade de todos.