O problema de manter o e-mail em um grande arquivo é encontrar mensagens específicas novamente. Então, as pessoas criam uma pasta extra, e depois duas, e carregam! Use essas técnicas em vez de pastas para organizar seu arquivo.
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Como (e por que) marcar suas mensagens
Recomendamos apenas arquivar seu e-mail. É a melhor forma de organizá-lo. Não perca tempo movendo mensagens para pastas em seu cliente de e-mail – coloque tudo em uma pasta de arquivo. Por exemplo, no Gmail, basta clicar no botão Arquivar.
Mas, se você não tem pastas, como organiza suas mensagens para fácil recuperação? A resposta é simples: marcação.
O maior benefício de usar tags em vez de pastas é que você não é forçado a classificar um e-mail em apenas uma pasta. Com a marcação, você não precisa mais decidir se aquele e-mail sobre um problema do fornecedor em um projeto cliente vai para a pasta do fornecedor, pasta do cliente, pasta do projeto ou pasta de lições aprendidas. Você apenas adiciona as tags apropriadas ao e-mail e pode facilmente localizá-lo novamente, se você deseja localizar e-mails relacionados a esse fornecedor, cliente ou assim por diante.
Se você estiver mudando de um sistema baseado em pasta para um único arquivo, a marcação é a chave para ser capaz de encontrar as coisas depois. Você pode marcar em massa, então se você tiver uma pasta para um cliente, você pode marcar cada item lá com o nome desse cliente antes de movê-lo para o seu arquivo. Dessa forma, você pode ter certeza de que é fácil encontrá-lo novamente.
O melhor de tudo é que a marcação é simples em (quase) todos os aplicativos de e-mail modernos. Mesmo se você acabar mantendo pastas, a marcação é tão útil que recomendamos fazê-lo de qualquer maneira.
Categorizando no Outlook
No Outlook, a marcação é chamada de “categorização”. Você pode criar quantas categorias quiser, atribuir cores a elas e aplicá-las a qualquer coisa no Outlook – e-mails, eventos de calendário, tarefas, notas e até mesmo contatos. Isso não apenas facilita a pesquisa, mas também destaca o conteúdo do Outlook com uma cor. Por exemplo, se você criar uma categoria para um projeto e dar a ele uma cor específica – digamos roxo – você pode marcar cada item relacionado com essa categoria. Sem ler nada, você saberá que todo e-mail roxo, evento de calendário, tarefa, nota ou contato está associado a esse projeto. As categorias ainda não chegaram ao aplicativo móvel Outlook, então você terá que fazer sua categorização no cliente ou no aplicativo da web.
Ao categorizar seu e-mail, você pode categorizar tudo em uma única pasta selecionando todos os e-mails (usando o atalho de teclado Ctrl + A) e, em seguida, selecionando sua categoria – ou categorias – de escolha. Você pode até mesmo alterar a visualização da pasta Arquivo para que ela agrupe os emails por categorias, o que simulará uma estrutura de pasta. Então você obtém o benefício da marcação e o benefício de uma visualização de pasta.
Rotulagem no Gmail
No Gmail, a marcação é chamada de “etiquetagem” e funciona tanto na web quanto em aplicativos para celular. Como no Outlook, você pode criar quantos rótulos quiser (mais ou menos – há um limite de 5.000, após o qual o Google diz que você pode ter problemas de desempenho, mas poucas pessoas têm) e atribuir cores a eles. Você também pode criar filtros para marcar e-mails automaticamente com base nos critérios que desejar.
Os marcadores se tornaram uma parte intuitiva e integrante da experiência do Gmail, principalmente porque você não pode adicionar pastas. Portanto, obtenha etiquetas e observe sua caixa de correio se tornar um lugar completamente diferente – e melhor.
Sinalizando no Apple Mail
A marcação no Apple Mail é conhecida como “sinalização”. Ao contrário do Outlook, você está limitado às sete opções existentes, então não há como fugir disso: a Apple não se saiu muito bem aqui. No entanto, em sua defesa, eles pressionam fortemente as Pastas Inteligentes. Embora não sejam tão simples ou rápidos quanto tags, existe um sistema para você usar para agrupar seu e-mail. Abordamos as pastas inteligentes e sabemos que funcionam, mas dos três aplicativos de e-mail que abordamos aqui, o Apple Mail é o menos adequado para um único método de arquivamento.
Vamos começar a pesquisar
Esteja você usando um cliente de e-mail (como Microsoft Outlook ou Apple Mail), uma interface da web (como Gmail ou Yahoo! Mail) ou um aplicativo de e-mail em seu telefone, a pesquisa é sua. Na maioria das vezes, um nome ou tag (ou uma combinação dos dois) será suficiente para encontrar o que você está procurando. Você poderia pesquisar “Joe BBQ,” por exemplo, para encontrar aquele e-mail de Joe sobre o churrasco que ele fará na próxima semana, ou “Project Alpha” para encontrar todos os e-mails marcados com “Project Alpha”. Mas existem muitas técnicas de pesquisa avançadas – e fáceis – para ajudá-lo a encontrar esses e-mails enterrados um pouco mais fundo na pilha de resultados semelhantes.
Usando a Pesquisa do Outlook
Os recursos de pesquisa do Outlook costumavam ser um pouco vagos, mas esses dias acabaram. Agora, pesquisar no cliente Outlook, na interface da web ou no aplicativo móvel é incrivelmente rápido e preciso. O cliente contém as ferramentas de pesquisa mais poderosas, portanto, é o lugar para ir se você tiver uma consulta de pesquisa particularmente refinada ou complexa.
A caixa Pesquisar fica acima do painel principal de e-mail e está sempre disponível.
Já cobrimos como alterar os locais de pesquisa da pasta atual para outras áreas do Outlook antes. Você também pode encontrar rapidamente mensagens relacionadas ao remetente atual clicando com o botão direito do mouse na mensagem em sua caixa de entrada, selecionando “Encontrar Relacionadas” e depois “Mensagens nesta Conversa” ou “Mensagens do Remetente”.
O Outlook encontrará e-mails anteriores na conversa ou do remetente e os exibirá.
Se você realizar a mesma pesquisa regularmente, poderá criar pastas de pesquisa dinâmicas personalizadas para executar a mesma pesquisa sempre que abri-las. Eles são particularmente úteis para localizar novos e-mails com palavras-chave específicas ou propriedades particulares, como tamanho, anexos ou categorias.
Para realizar uma pesquisa mais complexa, você pode usar a opção “Advanced Find”. Isso está na guia Pesquisar, que só aparece quando você clica na caixa Pesquisar. Na guia Pesquisar, clique em Ferramentas de pesquisa> Pesquisa avançada.
Isso abre o painel Localização Avançada, onde você pode escolher quantos critérios quiser.
Use as guias Mais opções e Avançado para acessar critérios adicionais. As opções de Localização Avançada são extraordinariamente grandes, usando propriedades que você quase certamente não sabia que existiam. Por exemplo, aqui está uma olhada em Avançado> Todos os campos de correio que você pode escolher.
Você pode usar a Localização Avançada para recuperar qualquer e-mail de seu arquivo e é muito rápido fazer isso, mesmo com consultas complexas.
Esteja ciente de que se você estiver usando uma conta de e-mail da Microsoft, o Outlook por padrão sincroniza apenas os últimos 12 meses de e-mail, mas você pode alterar isso para incluir todos os seus e-mails, se desejar.
Usando a Pesquisa do Gmail
Sem surpresa, a pesquisa do Gmail é rápida e precisa na interface da web e no aplicativo móvel. Há uma tonelada de palavras-chave nas quais você pode pesquisar, como “de”, “para”, “mais novo_que,” “mais velho_que,” “rótulo” e assim por diante. Em vez de exigir que você se lembre de tudo isso, a interface da web fornece um filtro suspenso, que abordamos em detalhes antes.
No celular, você pode inserir o termo de pesquisa na caixa Pesquisar da mesma forma, mas, no momento da escrita, a lista suspensa de filtro não está disponível. Você ainda pode acessar gmail.com e abrir seu e-mail lá se precisar da pesquisa avançada em qualquer lugar. Há uma lista completa de Operadores de pesquisa do Gmail, todos funcionam na interface da web e no aplicativo móvel. Se você conseguir dominá-los, logo será um chefe do Gmail.
Usando o Apple Mail Search
O Apple Mail não tem o mesmo recurso de Localização Avançada que o Outlook, mas tem uma vantagem significativa – você pode pesquisar e-mails usando o Spotlight. Se você é um usuário do Spotlight (e deveria ser), pode pesquisar e-mails diretamente de lá. Você também pode configurar caixas de correio inteligentes, que são um pouco como as pastas de pesquisa dinâmica do Outlook.
Entre marcar e pesquisar, você deve ser capaz de localizar a maioria das mensagens rapidamente em qualquer aplicativo de e-mail. O Outlook provavelmente tem a marcação mais eficaz porque cobre qualquer item, não apenas e-mail, e a pesquisa do Gmail é inigualável. O Apple Mail não pode competir necessariamente com nenhum deles, mas embora sua marcação não seja ótima, a busca e a filtragem automática são muito boas.
Escolha o aplicativo de e-mail certo para você e comece a se organizar!