Incluir-se nos campos CC ou CCO ao enviar e-mails é uma prática eficaz para manter um registro das mensagens na sua caixa de entrada, facilitando a organização e o acompanhamento das comunicações. Este artigo detalha como configurar essa funcionalidade nos dois serviços de e-mail mais populares: Gmail e Outlook.
Configurando CC ou CCO Automático no Gmail
Para adicionar automaticamente o seu endereço (ou qualquer outro) nos campos CC ou CCO do Gmail, é necessário utilizar uma extensão de navegador, já que essa função não está disponível nativamente. É importante observar que muitas extensões de terceiros solicitam permissões amplas para acessar seu e-mail.
A extensão CCO automático para Gmail, da CloudHQ, destaca-se por exigir menos permissões e não monitora o histórico de navegação fora do domínio do Gmail. Para utilizá-la, adicione a extensão ao seu navegador Chrome e crie uma conta na CloudHQ.
Após instalar a extensão e conceder acesso à sua conta do Gmail, siga os passos abaixo para configurar a regra:
- Clique no botão “Escrever” para iniciar um novo e-mail.
- Localize o ícone de envelope ao lado do botão de envio e clique nele.
- Na janela que surgir, clique em “Adicionar nova regra”.
- Na seção “Quando os e-mails são enviados”, seu endereço de e-mail já deverá estar preenchido.
- No menu suspenso abaixo, selecione a opção “para qualquer pessoa”.
- Na lista suspensa seguinte, escolha “CCO” (ou “CC”, se preferir) e insira seu endereço de e-mail.
- Clique em “Salvar regra”.
- Clique em “Fechar” e redija seu e-mail normalmente.
Caso deseje desativar a extensão, você pode removê-la acessando myaccount.google.com/permissions.
Uma alternativa para quem não utiliza o Chrome ou não deseja conceder acesso de terceiros ao seu e-mail é usar os recursos de filtros e encaminhamento do Gmail.
Configurando CC ou CCO Automático no Outlook
No Outlook, a configuração de CC ou CCO automático é feita através das regras do programa. Antes de iniciar, verifique se as regras do Outlook estão ativadas e remova regras antigas que possam gerar conflito.
Com tudo pronto, siga as seguintes instruções:
- Na aba “Página Inicial”, clique em “Regras” > “Gerenciar Regras e Alertas”.
- Clique em “Nova Regra”.
- Em “Começar com uma regra em branco”, selecione “Aplicar regra nas mensagens que eu enviar” e clique em “Avançar”.
- Selecione a opção “Através da conta especificada” e escolha a conta de e-mail que será utilizada.
- Clique em “Avançar”.
- Na próxima janela, escolha “Enviar mensagem para pessoas ou grupo público”.
- Clique no link “pessoas ou grupo público” e depois em “Avançar”.
- Insira os endereços de e-mail de todos os destinatários no campo “Para”.
- Você pode adicionar exceções para e-mails que não devem seguir esta regra. Clique em “Avançar” após concluir.
- Atribua um nome à regra e marque a opção “Ativar regra”.
- Clique em “Concluir”.
Organização no Outlook e Gmail
Após configurar as regras no Gmail ou Outlook, elas funcionarão automaticamente até que você as desative. Essa automação é mais eficiente do que adicionar seu endereço manualmente a cada e-mail.
Independentemente de usar Gmail ou Outlook, utilize recursos como marcadores e pastas para organizar sua caixa de entrada, pois o excesso de cópias de mensagens pode levar à confusão.