Você deve estar familiarizado com as assinaturas de e-mail localizadas no rodapé do e-mail. Descubra como criar uma assinatura de e-mail profissional para você.
Seja você um profissional novo ou experiente, a assinatura de e-mail é crucial para sua estratégia de comunicação. Não considere isso apenas uma assinatura no rodapé do e-mail – aproveite-o como uma oportunidade de mostrar seu profissionalismo e uma maneira fácil de causar uma impressão duradoura.
Este guia mostrará como escrever uma assinatura de e-mail cativante e informativa ao mesmo tempo. Além disso, compartilharemos alguns recursos onde você pode criar assinaturas de e-mail ou obter modelos de assinatura.
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O que é uma assinatura de e-mail?
Ao receber e-mails, você deve ter visto um bloco de texto, imagens e links no final de alguns e-mails. Isso é chamado de assinatura de e-mail. Geralmente contém o nome e as informações de contato do remetente do e-mail. Também pode incluir designação, URL do site, foto, isenção de responsabilidade, etc.
O principal objetivo de uma assinatura de e-mail é oferecer garantia aos destinatários de que eles estão se comunicando com um ser humano real em vez de alguns bots. Usando uma assinatura de e-mail projetada profissionalmente, você pode estabelecer sua identidade e a de sua empresa. Portanto, as assinaturas de e-mail também servem ao propósito de um cartão de visita digital.
Por que você precisa de uma boa assinatura de e-mail?
Caso você ainda esteja se perguntando sobre a necessidade de uma boa assinatura de e-mail, aqui estão alguns motivos.
Razões pessoais
#1. Garante uma primeira impressão positiva
Uma primeira impressão positiva é crucial para cada comunicação profissional ou configuração de rede. Uma assinatura de e-mail bem elaborada pode projetar corretamente sua imagem para o destinatário.
#2. Economiza tempo valioso
Depois de definir uma assinatura de e-mail para todos os e-mails enviados, você não precisa adicionar a saudação e a assinatura individual sempre que escrever um e-mail. Assim, economiza um tempo valioso.
#3. Promove a Marca Pessoal
Você pode adicionar um logotipo e um slogan à sua assinatura de e-mail para promover sua marca pessoal. Se você é um freelancer ou iniciou um pequeno negócio recentemente, adicionar informações de marca em sua assinatura tornará sua marca familiar entre seus conhecidos.
#4. Torna você fácil de lembrar
Você quer que as pessoas se lembrem de você? Adicione uma assinatura de e-mail memorável e distinta aos seus e-mails. Com o tipo certo de assinatura no final do seu e-mail, você pode garantir que os destinatários se lembrem de você.
#5. Mostre sua personalidade
Às vezes, você pode não ter escopo suficiente para retratar sua personalidade em seu e-mail. No entanto, você sempre pode usar a assinatura de e-mail para mostrar sua personalidade. Escolha o estilo, a cor e a fonte que ressoam com sua personalidade.
Razões Profissionais
#1. Mostra Seu Profissionalismo
Ao interagir com o mundo como profissional, cada palavra do seu e-mail, junto com a assinatura do e-mail, deve mostrar isso. Uma assinatura de e-mail sofisticada permitirá que os destinatários trabalhem com você.
#2. Estabelece Credibilidade
Uma boa assinatura de e-mail também desempenha um papel crucial no estabelecimento de sua credibilidade com os outros. Portanto, uma assinatura de e-mail profissional é necessária ao se comunicar com clientes, colegas ou potenciais empregadores.
#3. Permite que outras pessoas entrem em contato com você facilmente
As assinaturas de e-mail contêm seus detalhes de contato, como número de telefone e endereço de e-mail. Isso permite que eles entrem em contato com você facilmente, se quiserem.
#4. Conquista Novos Seguidores nas Redes Sociais
Você também pode incluir os links para contas de mídia social de sua organização, como Facebook, LinkedIn, Twitter e Instagram. Com isso, você pode divulgar sua presença nas redes sociais e conseguir novos seguidores para as páginas de sua empresa.
#5. Promove a consistência da marca
Uma assinatura de e-mail também ajuda a reforçar a marca e a identidade visual da empresa. Ao garantir que todos em sua empresa usem assinaturas de e-mail do mesmo estilo, você pode promover a identidade da marca.
Guia passo a passo para criar uma assinatura de e-mail
No Gmail
Os usuários do Gmail podem adicionar uma assinatura de e-mail a seus e-mails usando este método:
- Vá para sua caixa de entrada do Gmail.
- Clique em Configurações (ícone de engrenagem) no canto superior direito e selecione Ver todas as configurações.
- Na guia Geral, role para baixo até encontrar a opção Assinatura.
- Clique no botão Criar novo.
- Adicione um nome para a assinatura antes de clicar no botão Criar.
- Agora, seu cursor será colocado em uma caixa onde você precisa adicionar sua assinatura de e-mail.
- Aqui, você pode escolher o estilo da fonte, tamanho da fonte, cor do texto, negrito, itálico, sublinhado, alinhamento e marcadores.
- A assinatura do Gmail também suporta hiperlinks e imagens.
- Você também pode fazer as alterações necessárias nas configurações de assinatura.
- Role mais para baixo para clicar no botão Salvar alterações.
- A assinatura estará pronta para uso.
No Outlook
Para adicionar uma assinatura ao seu e-mail do Outlook, é isso que você precisa fazer:
- Abra a caixa de entrada do Outlook e clique no menu Arquivo.
- Escolha Opção no lado esquerdo.
- Selecione a guia Email na janela Opções do Outlook.
- No painel direito, clique em Assinaturas…
- A janela Assinatura e estacionária será aberta com a guia Assinatura de e-mail.
- Selecione seu e-mail do Outlook no menu suspenso da sua conta de e-mail.
- Clique no botão Novo. Depois de adicionar um nome para a assinatura, clique em OK.
- Escreva e personalize sua assinatura na caixa Editar assinatura.
- Você pode selecionar estilo de fonte, tamanho, negrito, itálico, sublinhado, estilo de alinhamento, links, etc.
- Também permite importar informações de um cartão de visita.
- Clique no botão Salvar.
- Selecione qual assinatura usar para novos e-mails e respostas/encaminhamentos.
- Clique no botão OK e a assinatura estará pronta para uso.
No Yahoo Mail
Se você deseja criar uma assinatura de e-mail em sua conta do Yahoo Mail, aqui está o que você precisa fazer:
- Faça login na sua conta do Yahoo Mail.
- Na caixa de entrada, clique em Configurações no canto superior direito e escolha Mais configurações.
- Selecione Escrever e-mail no painel esquerdo.
- Na seção Assinatura, clique no botão deslizante ao lado do ID de e-mail ao qual deseja adicionar a assinatura.
- Assim que a opção estiver ativada, uma caixa aparecerá onde você pode adicionar sua assinatura de e-mail.
- Você pode personalizá-lo com emoji, negrito, itálico, alinhamento, recuo, marcadores e tachado,
- Também permite escolher o estilo e o tamanho da fonte e adicionar hiperlinks.
- Saia das configurações quando terminar. O próximo e-mail que você enviar terá a assinatura que você acabou de criar.
Melhores práticas de assinatura de e-mail
✅ A regra geral para uma assinatura de e-mail é mantê-la curta e incluir apenas as informações necessárias.
✅ Ao criar uma assinatura de e-mail profissional, use uma fonte limpa, legível e profissional, como Arial ou Times New Roman. Sugere-se evitar fontes estilizadas para uso profissional, mas você pode usá-las para e-mails estritamente pessoais.
✅ A menos que você tenha e-mails separados para uso pessoal e profissional, é melhor usar várias assinaturas de e-mail. Assim, você pode usar assinaturas adequadas ao interagir com diferentes públicos.
✅ Torne-o visualmente atraente usando fontes, formatos, espaçamentos e gráficos corretos.
✅ Mesmo se você quiser tornar a assinatura cativante, deve usar uma ou duas cores. Muitas cores podem distrair as pessoas.
✅ A assinatura do e-mail deve incluir sua foto de rosto, logotipo da empresa, URL do site e link para perfis de mídia social.
✅ Crie uma assinatura de e-mail que pode ser facilmente lida em qualquer dispositivo, incluindo smartphones e tablets.
✅ Antes de usar uma nova assinatura de e-mail em seu e-mail, teste-a em diferentes dispositivos e clientes de e-mail para garantir a aparência e a funcionalidade dos elementos da assinatura.
✅ Se todos os funcionários da sua empresa forem usar assinaturas de e-mail, eles devem usar um único formato consistente com a identidade da marca.
✅ Use sempre as informações mais recentes na assinatura do e-mail, como endereço de e-mail, número de telefone, URL, etc.
✅ Nunca inclua suas informações pessoais, como seu endereço residencial e número de contato pessoal, para evitar qualquer risco de segurança.
✅ Pode haver restrições sobre quais informações você pode adicionar à sua assinatura de e-mail, aprofundando sua indústria e localização. Você deve descobrir isso com sua equipe jurídica para garantir a conformidade.
#1. HubSpot
A HubSpot oferece um gerador de assinatura de e-mail gratuito para criar uma assinatura de e-mail para você. Possui seis templates para escolher que podem ser customizados de acordo com sua profissão e identidade de marca.
Aqui, você pode adicionar seu nome, designação, nome da empresa, informações de contato e muito mais. Você pode até incluir links para suas contas de mídia social, como LinkedIn, Facebook, Twitter e Instagram. Se necessário, você pode até adicionar campos personalizados adicionais à sua assinatura de e-mail.
Para estilização, o HubSpot fornece opções de personalização para cor do tema, cor do texto, cor do link, tipo de fonte e tamanho da fonte. Também há opções para fazer upload da foto do rosto e do logotipo da empresa, além de criar um CTA personalizado.
#2. Newoldstamp
Newoldstamp é uma plataforma para gerar assinaturas personalizadas. Esta ferramenta baseada na web é perfeita para você e sua equipe criarem assinaturas de e-mail adaptadas aos requisitos de sua marca.
Nesta solução, você obtém uma página de gerador de assinatura de marca completa que contém modelos personalizáveis. Você pode adicionar seu próprio design e usar as cores e fontes de sua escolha na assinatura do e-mail.
Há também um painel centralizado que pode ser utilizado pelas empresas. Newoldstamp também possui um sistema de análise e gerenciamento de banners que será útil para você. As assinaturas podem ser integradas ao Google Workspace, MS Exchange e Microsoft 365.
#3. WiseStamp
Se você está procurando uma plataforma para criar assinaturas de e-mail para indivíduos ou organizações, pode escolher o WiseStamp. Ele pode criar assinaturas de e-mail profissionais que podem transformar seu e-mail em uma ferramenta de marketing atraente.
As assinaturas de e-mail geradas por esta solução incluem Gmail (individual ou Workspace), Outlook (desktop e web), Apple Mail e Yahoo. Este designer de assinatura de e-mail fácil de usar permite que você escolha a fonte, a cor, o layout, a forma e outros elementos corretos.
Também há opções para adicionar recursos avançados, incluindo isenção de responsabilidade, vídeo, botão, banner etc. Se você estiver criando assinaturas para sua empresa, use-o para gerar uma assinatura de e-mail unificada para toda a empresa.
Recursos populares de modelo de assinatura de e-mail
#1. Biblioteca de modelos de assinatura de email do Microsoft 365
Aqueles que procuram uma assinatura de e-mail do Outlook com aparência profissional devem optar pela Microsoft 365 Email Signature Gallery. Esta biblioteca de recursos contém 20 modelos de assinatura de e-mail que podem ser facilmente personalizados com fotos, links de sites, logotipos de empresas e perfis sociais.
Usando esses modelos 100% totalmente personalizáveis, você pode adicionar um toque profissional aos seus e-mails do Outlook. Ele permite que você seja criativo com fontes, gráficos, fotos, vídeos, animações e transições.
Os modelos estão disponíveis no MS Word, para que você possa editá-los sem esforço para personalização. Depois de criar as assinaturas de e-mail, você pode compartilhá-las e publicá-las rapidamente em qualquer lugar.
#2. Assinaturas de correio
Se você precisa de modelos de assinatura de e-mail gratuitos compatíveis com o modo escuro, o Mail Signatures é o lugar certo. Este site permite que você baixe modelos de assinatura prontos para uso para uso comercial e pessoal. Nem precisa que você tenha conhecimento de HTML para criar ou customizar assinaturas de e-mail.
Este gerador de assinatura integrado também permite que você personalize os modelos. As assinaturas geradas aqui podem ser usadas no Outlook, Office 365, Apple Mail, Thunderbird, Gmail, Exchange Server e muito mais. Há também opções para estilo de fonte personalizado e três cores de fonte.
Exemplos populares de assinaturas de e-mail
Assinatura de e-mail para empresa de energia verde
Crédito da imagem: Assinaturas de correio
Este exemplo é perfeito para quem trabalha em uma empresa amiga do meio ambiente. O banner faz uma pergunta retórica que indiretamente pede aos destinatários que economizem papel ao não imprimir o e-mail. A cor primária da fonte usada aqui é o verde, que é o símbolo da natureza e da floresta.
Assinatura de e-mail para empresa de automóveis
Crédito da imagem: Assinaturas de correio
Nessa assinatura de e-mail, o prêmio conquistado pela montadora ganha destaque com um grande banner. O headshot garante que as informações do remetente não sejam perdidas devido ao banner. A cor primária dessa assinatura é o marrom, mas pode variar de acordo com a cor da marca da sua empresa.
Palavras Finais
Uma assinatura de e-mail é uma ótima maneira de abordar outras pessoas profissionalmente. Ele também permite que os destinatários se comuniquem e se conectem facilmente com você. Agora que você sabe como criar uma assinatura de e-mail profissional, pode adicioná-la ao seu cliente de e-mail favorito seguindo as etapas mencionadas aqui.
Você também pode querer saber sobre soluções de eSignature e APIs de eSignature.