Mensagens eletrónicas de lembrete amigáveis são uma necessidade com a qual todos nos confrontamos em algum momento, seja de forma esporádica ou rotineira.
Com o marketing por e-mail a ganhar cada vez mais importância e todas as marcas a inundar as caixas de entrada dos seus clientes, os e-mails não lidos tornaram-se uma categoria substancial em qualquer caixa de correio eletrónico.
Na verdade, um estudo realizado pela Mailbird revelou que cerca de 35% dos e-mails numa caixa de entrada comum não são lidos. Por outras palavras, mais de um em cada três e-mails não são abertos num período razoável. Agora, pode optar por deixar que esta parte importante da comunicação se perca nestas caixas de entrada cada vez maiores ou enviar um lembrete amigável.
O que é um e-mail de lembrete amigável?
Como o próprio nome indica, um e-mail de lembrete amigável é uma forma educada de enviar uma nova notificação ao destinatário sobre o assunto em questão.
A razão é evidente. Ou não obteve resposta, ou o destinatário simplesmente se esqueceu de abrir o seu e-mail, entre outras possibilidades. Em qualquer caso, a intenção é evitar soar desesperado e, ao mesmo tempo, não perder o objetivo que pretendia alcançar com o primeiro envio.
Embora possa parecer simples, há alguns detalhes a ter em conta para o fazer corretamente, como o assunto do e-mail, o comprimento do corpo do e-mail, etc.
Vamos analisar cada situação individualmente.
A escrever para o chefe
Esta é uma situação bastante comum, já que gestores e chefes têm muitas tarefas e responsabilidades.
Simplificando, o assunto do e-mail pode referir-se a qualquer coisa: um projeto específico que já tenham discutido, um pedido de reembolso, assuntos relacionados com pagamentos, etc.
Exemplos de linhas de assunto:
1. Preciso da sua opinião sobre {tarefa}
2. A aguardar a sua resposta sobre {tarefa}
3. Lembrete amigável sobre {tarefa}
Corpo do texto: Olá Ethan,
Este e-mail é apenas uma continuação do meu e-mail anterior sobre esta {tarefa}. Aguardo a sua orientação para poder prosseguir. Caso necessite de algo da minha parte, por favor, informe-me.
Atenciosamente,
Beatriz
Existem muitas variações possíveis tanto para o assunto como para o corpo do e-mail. No entanto, o objetivo é que o e-mail seja conciso e direto ao assunto. Mesmo que existam vários pontos que necessitem de atenção, apresente-os em formato de lista em vez de escrever um parágrafo sobre cada um deles. Isto ajuda o destinatário a entender facilmente o que precisa de ser feito.
Pagamento atrasado
Ser pago a tempo é crucial para qualquer negócio. No entanto, infelizmente, muitos negligenciam este princípio quando se trata de pagar a outros.
E como este é um assunto delicado para ambas as partes, uma abordagem “cuidadosa” e “amigável” é essencial. A outra parte precisa de entender a gravidade da situação e o negócio deve continuar sem que as relações se deteriorem.
Exemplos de linhas de assunto:
1. Pagamento em atraso da fatura {número}
2. Urgente: Pagamento pendente da fatura {número}
3. Ação necessária: Fatura {número} ainda não paga
Corpo do texto: 1. Pagamento em atraso da fatura {número}
2. Urgente: Pagamento pendente da fatura {número}
3. Ação necessária: Fatura {número} ainda não paga
Mas quando é que deve enviar este lembrete de pagamento?
Há vários fatores em jogo, como a antiguidade da relação comercial em questão, se esta é uma prática comum com esse cliente e, mais importante, se pretende manter o negócio caso esta pessoa seja um “infractor” reincidente. Com base nestes fatores, pode ajustar o tom e o momento da sua mensagem.
Na maioria dos casos, o dia útil seguinte à data de vencimento é ideal para enviar lembretes de pagamento. No entanto, não recomendo esperar mais de uma semana na maioria dos casos.
Pedido de feedback
Embora a aprendizagem seja um processo contínuo, é particularmente crucial para quem está a dar os primeiros passos. Lembro-me de pedir feedback sobre a minha escrita no subreddit de um escritor freelancer em 2020 e, até hoje, agradeço a esse estranho, pois fez muita diferença.
Mas o que deve fazer se não obtiver resposta ao seu pedido de feedback? Pode tratar-se do seu professor, de um profissional experiente ou de alguém da sua área que admire.
Exemplos de linhas de assunto:
1. A aguardar o seu valioso feedback sobre {assunto}
2. Lembrete do pedido de feedback
3. Lembrete: Necessito de opiniões de especialistas
Corpo do texto: Olá Michael,
Espero que tudo esteja bem por aí.
Este é um acompanhamento da minha mensagem anterior a pedir o seu feedback sobre este {assunto}. Tenho a certeza de que as suas competências nesta área me serão muito úteis.
Aguardo ansiosamente a sua resposta.
Atenciosamente,
Nathan
Além disso, o especialista pode ser um profissional reconhecido que recebe este tipo de pedidos diariamente. Nesse caso, especialmente quando não se trata de uma relação pessoal, pode também incluir uma frase como “estou disponível para compensar o seu tempo”, para que valha a pena para essa pessoa.
Sei que pode parecer estranho dizer isso a alguém que não conhece, mas encontrei um “escritor famoso” que se mostrava cético em dar “feedback gratuito”.
Desnecessário será dizer que acabei por recorrer a outros escritores (no Reddit) que me deram muito mais informações do que alguma vez poderia pedir ou agradecer.
Portanto, o mesmo pode acontecer consigo e não há problema, pois esses especialistas costumam estar bastante ocupados. Oferecer uma remuneração pode chamar a sua atenção, especialmente se não quiser procurar outros profissionais.
Lembrete de renda
Este será o favorito dos proprietários. Pode sempre soar ameaçador, mas isso pode causar problemas legais e não é aconselhável.
Em vez disso, a abordagem deve ser profissional e assertiva.
Exemplos de linhas de assunto:
1. Ação urgente necessária: renda em atraso
2. Lembrete de renda não paga
3. Ação necessária: Renda não paga de {mês}
Corpo do texto: Olá George,
Espero que esteja a ter um bom dia.
Tomei conhecimento de que a renda de {mês} ainda não foi paga para {endereço do imóvel}. Compreendo que as coisas podem ser difíceis por vezes.
Ainda assim, gostaria de saber a data prevista de pagamento e gostaria de receber os pagamentos dentro do prazo, conforme descrito no nosso contrato de arrendamento.
Agradeço a sua atenção e aguardo uma resposta rápida.
Atenciosamente,
Ana
Lembretes de eventos
Os organizadores de eventos enfrentam um grande stress para que os seus projetos sejam bem-sucedidos. E a alma de qualquer evento é o número de participantes. Portanto, é necessário que os organizadores confirmem a presença com antecedência para poderem disponibilizar lugares adicionais para outras pessoas.
Estes lembretes devem ser impactantes e amigáveis, com palavras claras a solicitar uma resposta ou o cancelamento do lugar.
Exemplos de linhas de assunto:
1. Ação necessária para confirmar a sua presença em {evento}
2. Lembrete: não perca {evento}
3. Aguardamos a sua resposta para {evento}
Corpo do texto: Olá Florence,
Estamos muito entusiasmados por tê-la no nosso próximo {evento} em {data do evento}. Poderá confirmar a sua presença respondendo a este e-mail.
Tenha em atenção que iremos oferecer o seu lugar a outra pessoa na ausência de qualquer resposta da sua parte até às {hora, data}.
Esperamos que compreenda e esperamos vê-la em breve.
Atenciosamente,
Oliver
Embora eu tenha tornado a mensagem um pouco mais séria, pode suavizar o tom dependendo da sua situação.
Lembrete de reunião
Lidar com a ausência é um problema “sério” para muitas empresas, especialmente as remotas. Não vou entrar no debate sobre se são produtivas ou não, mas é um facto que pelo menos algumas reuniões são necessárias para uma colaboração saudável.
E embora existam todos os tipos de lembretes em computadores e smartphones, a frase “esqueci-me completamente disto” já aconteceu a muitos de nós.
Portanto, aqui fica um modelo de lembrete de reunião para garantir que esta se realiza com a presença máxima.
Exemplos de linhas de assunto:
1. Nota: próxima reunião às {hora/data/local}
2. Importante: lembrete de reunião
3. Atenção necessária: Próxima reunião
Corpo do texto: Olá Thomas,
Apenas um breve lembrete sobre a próxima reunião às {hora/data} em {local}. Por favor, leia a ordem de trabalhos e tome nota de quaisquer pontos específicos que queira discutir. A sua presença e participação ativa serão muito apreciadas.
Atenciosamente,
Júlia
Lembrete de candidatura de emprego
As candidaturas de emprego são as que menos resposta obtêm. A razão pode ser o grande número de candidaturas recebidas e o facto de a maioria dos empregadores não se dar ao trabalho de enviar e-mails de rejeição decentes.
De qualquer forma, esta situação pode ser confusa para o candidato. Portanto, não custa nada enviar um ou dois lembretes.
Exemplos de linhas de assunto:
1. Re: Candidatura para {cargo} – Próximos passos?
2. Algum progresso na candidatura para {cargo}?
3. Fui selecionado para a função de {cargo}?
Corpo do texto: Olá Stephen,
Este é um rápido acompanhamento do estado da minha candidatura para {cargo}. Há alguma novidade? Ou precisam de algo da minha parte?
Atenciosamente,
Catarina
Lembrete de prazo
Todos nós temos de lidar com prazos em todas as esferas de negócio, sendo que os lembretes amigáveis têm aqui uma aplicação importante.
Exemplos de linhas de assunto:
1. Alerta de prazo: {projeto} com prazo de entrega em {X dias}
2. Lembrete urgente: aproxima-se o prazo final para {projeto}
3. {projeto}: Faltam X dias para o prazo final
Corpo do texto: Olá Lucy,
Um breve lembrete de que estamos em contagem decrescente para o prazo final de {projeto} em {data de entrega}. Certifique-se de que tudo está em ordem e não hesite em contactar-me se precisar de ajuda.
Atenciosamente,
Megan
Utilizar ferramentas de IA para escrever e-mails
A melhor parte dos e-mails é que não são assinalados como conteúdo de IA, ao contrário do que acontece com as publicações. Os e-mails são mensagens, e a única coisa que importa é a forma como consegue transmitir a sua mensagem.
É aqui que ferramentas de IA como ChatGPT, Bard ou Bing podem ajudá-lo a escrevê-los.
Enquanto o ChatGPT é freemium, o Bing e o Bard são 100% gratuitos.
ChatGPT
Estas ferramentas são mecanismos de IA conversacionais. Pode falar com elas como se estivesse a falar com o seu assistente para ajustar o resultado.
No entanto, como acontece com qualquer ferramenta de IA, o resultado pode variar um pouco por vezes. Em suma, estas ferramentas podem certamente ajudar, mas não substituem totalmente a intervenção humana.
Seja amigável com estes lembretes!
Os lembretes são úteis e cumprem o seu propósito. Recebo frequentemente e-mails sobre potenciais parcerias com a etechpt.com. Sendo um escritor sem influência na gestão, encaminho normalmente estes e-mails para o departamento de marketing.
No entanto, ainda me esqueço de alguns de vez em quando, e o que funciona nestas situações são lembretes amigáveis (por vezes, até alguns 🙂).
Portanto, continue a enviar esses lembretes aos seus potenciais clientes, porque eles realmente funcionam.
Este foi o nosso guia para lembretes amigáveis, com alguns modelos para o ajudar a começar. E, se ficar bloqueado, as ferramentas que analisámos podem tornar o envio de e-mails muito mais fácil.
PS: Está interessado no tema do momento (IA), o ChatGPT? Aqui fica o repositório do ChatGPT da etechpt.com para o ajudar a atingir o seu verdadeiro potencial.