E-mails de lembrete gentis são os males necessários com os quais todos lidamos em algum momento ou em uma rotina.
Com o marketing por e-mail ganhando força e todas as marcas enviando muitos e-mails para seus clientes, os e-mails não lidos são uma categoria considerável em qualquer caixa de entrada.
Na verdade, o Mailbird descobriu 35% de qualquer caixa de entrada típica não é lida. Em outras palavras, mais de um em cada três e-mails não são abertos em tempo hábil. Agora você pode deixar essa parte importante da comunicação escapar para essas caixas de entrada cada vez maiores ou enviar um lembrete gentil.
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O que é um e-mail de lembrete gentil?
Como o nome sugere, um e-mail de lembrete gentil é uma maneira educada de enviar um novo ping ao destinatário sobre a causa pretendida.
A razão é óbvia. Você não obteve a resposta, ou o destinatário simplesmente esqueceu de abrir seu e-mail, entre outros. De qualquer forma, a ideia não é soar desesperado e ainda evitar perder o que você queria alcançar com aquele primeiro envio.
Embora isso pareça fácil, há alguns detalhes para fazer isso direito, como qual deve ser a linha de assunto, quanto tempo deve ser o corpo do e-mail, etc.
Vamos discutir isso caso a caso.
Escrevendo para o chefe
Isso pode acontecer com muita frequência, pois os gerentes / chefes têm muito o que fazer.
Simplificando, isso pode ser sobre qualquer coisa, um projeto específico que você discutiu anteriormente, uma solicitação de reembolso, folha de pagamento relacionada, etc.
Exemplos de linhas de assunto1. Preciso de sua opinião para {task}
2. Aguardando sua resposta para {task}
3. Lembrete gentil sobre {task}Body text Olá Ethan,
É apenas uma continuação do meu e-mail anterior sobre essa {tarefa}. Aguardo sua orientação para seguir em frente. Se precisar de alguma coisa da minha parte, me avise.
Melhor,
Beatriz
Pode haver muitas variações da linha de assunto e do corpo do e-mail. No entanto, a ideia é mantê-lo curto e direto ao ponto. Mesmo que haja vários aspectos que precisam de atenção, apresente-os em uma lista em vez de escrever um parágrafo sobre o outro; ajuda o receptor a entender facilmente o que precisa ser feito.
Pagamento atrasado
Ser pago em dia é crucial para qualquer negócio. Mas, infelizmente, a maioria abandona esse ethos quando se trata de pagar em dia.
E como é um assunto delicado para ambos os lados, uma abordagem “ousada” e “gentil” é a chave. O outro lado precisa entender a gravidade da situação, e os negócios devem continuar sem que as relações azedem.
Exemplos de linhas de assunto1. Pagamento atrasado da fatura {number}
2. Urgente: Pagamento devido da fatura {número}
3. Ação necessária: a fatura {número} ainda não foi paga Corpo do texto 1. Pagamento atrasado da fatura {número}
2. Urgente: Pagamento devido da fatura {número}
3. Ação necessária: a fatura {número} ainda não foi paga
Mas quando enviar esse lembrete de pagamento?
Muitos fatores estão em jogo aqui, como a idade da relação comercial específica, se essa é uma prática comum com esse cliente e, o mais importante, se você deseja continuar seu negócio se essa pessoa for um “infrator” reincidente. Com base nesses fatores, você pode ajustar o tom e o tempo da sua mensagem.
Na maioria dos casos, o próximo dia útil após a data de vencimento é perfeito para enviar lembretes de pagamento. No entanto, não vou prescrever uma espera de mais de uma semana na maioria dos casos.
Solicitação de feedback
Embora o aprendizado seja um esforço para toda a vida, é especialmente crucial para iniciantes. Lembro-me de pedir feedback sobre minha escrita no subreddit de um escritor freelancer em 2020, e agradeço a esse estranho até hoje porque fez muita diferença.
Mas o que fazer se não obtiver resposta ao seu pedido de feedback? Pode ser seu professor, um veterano ou alguém em seu domínio que você admira além dos limites.
Exemplos de linhas de assunto1. Aguardando seu valioso feedback sobre {matéria}
2. Lembrete de solicitação de feedback
3. Lembrete: insights de especialistas são necessários Corpo de texto Ei, Michael,
Espero que esteja tudo ótimo do seu lado.
Esta é uma continuação da minha mensagem anterior pedindo seus comentários sobre este {assunto}. Tenho certeza de que suas habilidades especializadas neste {assunto} me beneficiarão muito.
Aguardo com expectativa a sua resposta inestimável.
Melhor,
Nathan
Além disso, o especialista pode ser um profissional renomado, recebendo tais solicitações dia após dia. Nesse caso, e principalmente quando não for um relacionamento pessoal, você também pode incluir uma frase como “estou pronto para compensar o seu esforço”, para fazer valer a pena para aquela pessoa.
Sei que pode parecer estranho dizer isso para alguém que você não conhece, mas encontrei um “escritor famoso” que era cético quanto a dar “feedback gratuito”.
Desnecessário dizer que recorri a outros escritores (no Reddit) que me deram muito mais informações do que eu jamais poderia pedir ou agradecer.
Então, pode ser o mesmo com você, e está tudo bem, já que esses especialistas estão superocupados, e oferecer-lhes pagamento pode chamar a atenção deles, principalmente se você não quiser procurar outros profissionais.
Lembrete de aluguel
Este será o favorito dos proprietários. Você sempre pode soar ameaçador, mas pode causar problemas legais e não é aconselhável.
Em vez disso, a abordagem deve ser profissionalmente assertiva.
Exemplos de linhas de assunto1. Ação urgente necessária: aluguel atrasado
2. Lembrete de aluguel não pago
3. Ação necessária: Aluguel não pago por {mês} Corpo do texto Ei, George,
Espero que você esteja tendo um ótimo dia.
Tomei conhecimento de que o aluguel de {mês} ainda não foi pago para {endereço da propriedade}. Eu entendo que as coisas podem ser difíceis às vezes.
Ainda assim, gostaria de saber a data prevista de pagamento e gostaria de receber pagamentos pontuais, conforme descrito em nosso contrato de aluguel.
Agradeço sua atenção e aguardo uma resposta imediata.
Melhor,
Ana
Lembretes de eventos
Os gerentes de eventos passam por um tremendo estresse para tornar seus projetos bem-sucedidos. E a alma de qualquer evento é o headcount. Portanto, é necessário que os organizadores do evento confirmem a presença com bastante antecedência para oferecer assentos extras para outras pessoas.
Esses lembretes devem ser impactantes e amigáveis, com palavras claras solicitando uma resposta ou cancelando o assento.
Exemplos de linhas de assunto1. Ação necessária para confirmar a participação em {event}
2. Lembrete: não perca {evento}
3. Aguardamos sua resposta para {event}Body text Olá Florence,
Estamos muito animados em ter você em nosso próximo {event} em {event date}. Você pode confirmar sua presença respondendo a este e-mail.
Observe que ofereceremos seu lugar a outra pessoa na ausência de qualquer resposta de sua parte até {hora, data}.
Esperamos que você entenda e desejamos vê-lo em breve.
Melhor,
Oliver
Embora eu tenha feito parecer um pouco mais sério, você pode relaxar o tom com base no seu caso.
Lembrete de Reunião
Atender o absenteísmo é um problema “sério” para muitas empresas, especialmente as remotas. Não vou entrar no debate sobre se eles são produtivos, mas é fato que pelo menos algumas reuniões são necessárias para uma colaboração saudável.
E embora existam todos os tipos de lembretes em computadores e smartphones, “esqueci totalmente esse” aconteceu com muitos de nós.
Portanto, aqui está um modelo de lembrete de reunião para garantir que ela seja atendida com capacidade total.
Exemplos de linhas de assunto1. Observação: próxima reunião em/às {hora/data/local}
2. Importante: lembrete de reunião
3. Atenção necessária: Próxima reuniãoBody text Ei, Thomas,
Apenas um lembrete rápido sobre a próxima reunião em {hora/data} em {local}. Por favor, leia a agenda e anote qualquer coisa específica que você queira discutir. Sua presença e participação ativa serão muito apreciadas.
Melhor,
Júlia
Lembrete de candidatura a emprego
As candidaturas a emprego são as menos respondidas. O motivo pode ser o grande número de solicitações recebidas e o fato de que a maioria dos empregadores não se incomoda em enviar e-mails decentes de rejeição.
De qualquer forma, pode ser confuso para o requerente. Portanto, enviar um ou dois lembretes não custa nada.
Exemplos de linhas de assunto1. Re: Inscrição para {job_title} – Próximos passos?
2. Algum progresso no aplicativo {job_title}?
3. Consegui para a função {job_title}?Body text Olá Stephen,
É um acompanhamento rápido do status da minha inscrição para {job_title}. Há atualizações? Ou você precisa de alguma coisa da minha parte?
Melhor,
Catarina
Lembrete de prazo
Todos nós lidamos com prazos em todas as esferas de negócios, com lembretes gentis tendo um caso de uso importante aqui.
Exemplos de linhas de assunto1. Alerta de prazo: {project} com vencimento em {X dias}
2. Lembrete urgente: prazo final para {project} se aproximando
3. {project}: Faltam X dias para o deadlineBody text Oi Lucy,
Um lembrete rápido de que estamos na contagem regressiva para o prazo de {project} em {due date}. Certifique-se de que tudo está no caminho certo e sinta-se à vontade para me enviar um ping para qualquer assistência.
Melhor,
Megan
Usando ferramentas de IA para escrever e-mails
A melhor parte dos e-mails é que eles não serão sinalizados por conteúdo de IA como acontece com as publicações. E-mails são mensagens, e a única coisa que importa é quão bem você pode transmitir o ponto.
É aqui que ferramentas de IA como ChatGPT, Bardoou Bing pode ajudá-lo a escrevê-los.
Enquanto o ChatGPT é freemium, o Bing e o Bard são 100% gratuitos.
ChatGPT
Essas ferramentas são mecanismos de IA de conversação. Você pode falar com eles como faria com seu assistente para ajustar a saída.
No entanto, como acontece com qualquer ferramenta de IA, a saída pode ser um pouco diferente às vezes. Conclusivamente, esses utilitários certamente podem ajudar, mas não podem substituir totalmente a intervenção humana.
Seja gentil com esses lembretes!
Os lembretes são úteis e servem ao seu propósito. Frequentemente recebo e-mails sobre uma possível parceria com a etechpt.com. Sendo um escritor sem voz na administração, geralmente os encaminhei para o alcance.
No entanto, ainda esqueço alguns ocasionalmente, e o que funciona nessas situações são lembretes gentis (às vezes alguns 🙂).
Portanto, continue enviando esses lembretes para seus clientes em potencial porque eles realmente funcionam.
Este foi o nosso guia para lembretes gentis com alguns modelos para ajudá-lo a começar. E caso você fique preso, as ferramentas que discutimos podem tornar o envio de e-mails realmente um passeio no parque.
PS: Interessado no talk of (AI) town, ChatGPT? Aqui está o repositório ChatGPT do etechpt.com para ajudar a realizar seu verdadeiro potencial.