Um documento de escopo de trabalho bem definido é fundamental para evitar ambiguidades e problemas de comunicação em qualquer projeto, garantindo que tudo permaneça sob controle, especialmente quando há colaboração com clientes externos.
No ambiente empresarial atual, é comum que as organizações trabalhem em conjunto com diversas partes interessadas antes de concluir um projeto. Para essa modalidade de trabalho colaborativo, a criação de um documento formal é imprescindível. Esse documento servirá como referência, caso os colaboradores externos não entreguem os resultados esperados, conforme as especificações acordadas.
Um dos documentos essenciais nesse contexto é o escopo do trabalho. Ele se torna necessário sempre que projetos são recebidos de terceiros ou quando há colaboração com outras partes.
Este artigo aborda como elaborar um escopo de trabalho de maneira clara e concisa, de fácil compreensão. Além disso, são apresentados alguns recursos online que oferecem modelos de escopo de trabalho e ferramentas de criação baseadas em formulários.
Introdução
O escopo do trabalho, também conhecido como documento SoW (Statement of Work), é um registro formal que detalha as bases de um projeto. Muitos o consideram como um contrato formal entre as partes interessadas, que podem incluir agentes, prestadores de serviços e subcontratados.
Geralmente, o documento especifica como cada tarefa ou etapa do projeto será realizada, as entregas esperadas, os resultados, os cronogramas de pagamento e todo o processo. Dessa forma, profissionais freelancers ou equipes podem comunicar de maneira clara e objetiva o que as partes interessadas podem esperar do projeto.
Em caso de qualquer mal-entendido, este documento funciona como um ponto de referência para todos. Ele garante que cada um saiba o que precisa ser feito para que o projeto seja bem-sucedido para todas as partes. O documento SoW é, portanto, uma ferramenta de comunicação eficaz, cuja ausência pode levar ao fracasso de um projeto e das relações entre as partes.
Componentes Essenciais
O conteúdo de um documento SoW pode variar dependendo do tipo de projeto e setor. No entanto, existem alguns elementos comuns que são necessários em praticamente todos os SoWs, visando garantir a transparência.
Informação chave
É essencial que todo documento SoW inclua as informações básicas do projeto. Isso permitirá que os leitores compreendam rapidamente do que se trata. É necessário incluir o nome do projeto, nome do autor, nome do cliente, data e outras informações cruciais.
Objetivos do projeto
Adicionar uma descrição concisa do projeto ao SoW é sempre útil. Certifique-se de incluir o contexto do projeto, os objetivos, a declaração do problema e as pessoas envolvidas, de forma clara e objetiva.
Descrição de bens e serviços como uma lista
Esta é a parte central do documento: os produtos e serviços que serão entregues ou executados dentro do projeto.
O ideal é detalhar as entregas em partes menores, como tarefas e subtarefas. Seja um projeto individual ou em equipe, apresente as tarefas em uma tabela, incluindo as datas de conclusão esperadas e os responsáveis por cada uma.
Entregáveis do Projeto
Embora não seja indispensável em todos os documentos SoW, é recomendável mencionar o que o cliente receberá ao final do projeto. Isso garante que ele saiba exatamente o que esperar de você e sua equipe.
Tempo do Projeto
O tempo é um fator crucial em qualquer projeto, portanto, é imprescindível incluir o cronograma de conclusão. Especifique a data de início e término do projeto, incluindo quaisquer marcos ou etapas importantes que devem ser alcançadas ao longo do caminho.
Uma lista fora do escopo
Um componente opcional, mas valioso, é uma lista do que não será incluído no projeto. Isso evita mal-entendidos e deixa claro quais atividades o cliente pode esperar que você realize e que, na verdade, não serão parte do escopo do projeto.
Protocolo para Mudanças
Como o SoW é criado antes do início do projeto, podem surgir necessidades de alterações no escopo. Por isso, é importante adicionar um protocolo que estabeleça como essas mudanças poderão ser feitas.
Termos de pagamento
Todo projeto pago deve incluir uma seção que descreva o custo total do projeto e as formas de pagamento. Se o projeto envolver investimentos em bens, mão de obra, infraestrutura ou qualquer outro custo indireto, isso deve ser especificado. Além disso, mencione cronogramas de pagamento, pagamentos por etapas e outros detalhes relevantes.
Termos e Condições
Todos os termos e condições do projeto devem ser detalhados nesta seção. Aqui, também é possível esclarecer o significado dos termos utilizados no SoW e qualquer condição que não tenha sido especificada anteriormente.
Aceitação
Por fim, adicione uma seção de aceitação, que transforma o documento em um contrato juridicamente válido. Inclua um espaço para a assinatura do cliente e de outras partes interessadas.
Casos de uso
Qualquer acordo de projeto entre um cliente e um terceiro deve ser formalizado por meio de um documento SoW. Abaixo estão alguns casos práticos de uso do escopo de trabalho e seus modelos:
#1. Construção de Obras Arquitetônicas
Obras arquitetônicas para edifícios, tanto comerciais quanto residenciais, envolvem altos custos, riscos e tempo de investimento. Portanto, é essencial utilizar um documento SoW padronizado, comum no setor da construção.
O modelo a seguir é um SoW padronizado que inclui todos os componentes cruciais, como definição do projeto, informações do cliente e do projeto, processo de seleção do arquiteto, cronograma, requisitos de aprovação, objetivo geral, etc.
Download: Modelo de obras arquitetônicas grátis MS Word/Google Docs
#2. Renovação Interior e Exterior
Agências de decoração e construtoras frequentemente utilizam documentos SoW para formalizar contratos de reforma, tanto para projetos residenciais quanto comerciais. Iniciantes na área podem se beneficiar de um modelo pré-definido.
O modelo de SoW apresentado foi elaborado para atender às necessidades de empreiteiros nos EUA em projetos de reforma de edifícios comerciais e residenciais. Ele abrange tudo o que está “dentro do escopo” em obras de renovação. No entanto, você pode adicionar ou remover itens de acordo com as particularidades do seu projeto.
Download: Modelo de obras de renovação grátis MS Word/Google Docs
#3. Projetos de Paisagismo Residencial e Comercial
Projetos de paisagismo exigem um alto nível de habilidade técnica e criatividade. O documento SoW é uma oportunidade para demonstrar sua visão de design, dando ao cliente um bom motivo para contratar sua empresa.
Este modelo de SoW para paisagismo consiste em blocos de imagem, nos quais você pode incluir o logotipo da sua marca, paletas de cores, ícones e exemplos do seu trabalho. Há uma página extra em branco para adicionar mais conteúdo. Em cada página, você pode trocar a imagem de paisagismo.
Download: Modelo SoW de paisagismo gratuitamente MS Word/Google Docs
#4. Marketing de mídia social
Oferecer serviços de gestão de anúncios e campanhas de marketing em redes sociais é uma atividade lucrativa. Muitos freelancers e agências de marketing digital atuam nessa área. Se você também atua nesse segmento, um documento SoW pode ser muito útil.
Abaixo, apresentamos um modelo de SoW de marketing de mídia social, organizado e profissional, que pode ser utilizado por agências e freelancers. Ele contém os elementos essenciais do documento, como dados do cliente, descrições do projeto, detalhes da campanha, principais entregas e tabelas de campanha.
Download: Modelo SoW de marketing de mídia social gratuitamente MS Word/Google Docs
#5. Contratos Governamentais
Documentos SoW são essenciais em contratos com o governo em níveis federal, estadual e municipal. Nesses casos, os escopos de trabalho costumam ser mais detalhados e abrangentes.
Aqui está um exemplo de modelo de SoW para projetos de contrato governamental. Ele permite que você inclua o logotipo da sua agência e outras informações, como nome da organização, nome do projeto, detalhes do autor, histórico e objetivos do projeto, descrição do projeto, cronograma, proposta de custos, etc.
O conteúdo pode precisar ser adaptado dependendo do projeto específico. Revise cuidadosamente os requisitos de cada projeto antes de enviar a versão final do documento SoW.
Download: Modelo SoW de contratos governamentais gratuitamente MS Word/Google Docs
O que fazer para escrever o documento SOW ✔
- Inclua detalhes claros sobre o trabalho, pagamento, recursos, prazos, marcos, etc.
- Adicione elementos visuais, como imagens do produto final ou serviço esperado, gráficos e tabelas.
- Se o documento incluir termos técnicos, certifique-se de que você e o cliente os compreendam antes de iniciar o projeto.
- Se for um projeto de longa duração com entregas complexas, que dependem do tempo, inclua um cronograma de revisão do SoW em intervalos regulares (mensais ou trimestrais).
- O documento também deve conter as definições de sucesso do projeto. Ao finalizar o projeto, o cliente poderá avaliar facilmente se os resultados estão alinhados com o que foi estabelecido, evitando revisões e retrabalhos desnecessários.
- Mantenha o SoW conciso e objetivo. Evite usar detalhes desnecessários para alongar o documento.
- Elabore o documento em conjunto com as partes interessadas, tanto internas (sua equipe de projeto) quanto externas (o cliente e fornecedores terceirizados).
- Especifique serviços que não fazem parte do projeto, como hospedagem após o desenvolvimento de um site, a menos que o cliente pague por esses serviços.
Agora, vamos abordar o que não se deve fazer ao elaborar um documento de escopo de trabalho (SOW).
O que não fazer ao escrever o documento SOW ❌
- Não hesite em usar modelos de SoW e exemplos relevantes como base, para economizar tempo e esforço.
- Não inclua informações vagas ou ambíguas que possam ser exploradas por subcontratados ou fornecedores, causando danos financeiros.
- Não apresse o processo de elaboração do documento SoW. Dedique tempo para planejar cuidadosamente com seus colaboradores, incluindo todas as definições, marcos, limitações, orçamento, etc.
- Não deixe de especificar claramente as entregas que estão “dentro” e “fora” do escopo do projeto.
- Se o projeto envolver treinamentos, não se esqueça de incluí-los no documento, especificando os custos.
- Alguns SoWs não detalham o processo de auditoria que o cliente deverá seguir para aprovar as entregas. Não cometa esse erro. Inclua os passos para que o cliente possa declarar o projeto concluído de acordo com os termos estabelecidos.
- Projetos de longa duração podem necessitar de desvios, alterações no escopo ou nas entregas. Não se esqueça de mencionar essas possibilidades no documento SoW.
Além disso, confira alguns recursos de modelos gratuitos para documentos SOW.
Recursos de modelos gratuitos
Folha inteligente
No Smartsheet, você encontra diversos modelos gratuitos de escopo de trabalho para uso pessoal. Os modelos estão disponíveis em Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs e Google Sheets.
Marketing digital, construção, desenvolvimento de software, design de interiores, web design e reformas são alguns dos setores em que esses modelos podem ser utilizados.
Arquivo de modelos
O Template Archive é outro site com recursos gratuitos para criar documentos de escopo de trabalho. Os modelos têm vários designs e formatos, permitindo que você escolha o que melhor se adapta à sua marca ou projeto. Você pode baixá-los e editá-los facilmente para criar um documento SoW exclusivo.
FormSwift
O FormSwift permite criar um escopo de trabalho de duas maneiras. A primeira é baixar um modelo genérico em Microsoft Word ou Adobe PDF e preencher os espaços em branco para criar um documento SoW personalizado.
A segunda é utilizar um criador de SoW guiado, no qual você insere as informações relevantes e o sistema gera o documento. A criação do documento leva cerca de 20 minutos nessa plataforma.
Palavras Finais
Agora você já sabe o que é um documento de escopo de trabalho, seus componentes e o que fazer e o que não fazer ao criar um SoW profissional e eficaz. Além disso, conheceu alguns casos de uso em que os documentos SoW podem ser aplicados.
Para auxiliá-lo ainda mais, o artigo apresentou algumas ferramentas online para criar documentos de escopo de trabalho e bibliotecas de modelos. Você pode criar seu SoW online usando qualquer uma das plataformas mencionadas, seguindo um guia passo a passo ou baixando e personalizando um modelo.
Você também pode se interessar por ferramentas para assinatura eletrônica de documentos, como escopo de trabalho ou ordens de serviço.