O Trello parece interessante, certo? Mas o Jira Work Management também lhe parece intuitivo, descomplicado e cheio de recursos. Está se sentindo indeciso? Não se preocupe mais! Este guia definitivo sobre Trello versus Jira Work Management irá esclarecer todas as suas dúvidas!
Tanto o Trello quanto o Jira Work Management são softwares amplamente utilizados para a gestão de tarefas e projetos em diversos setores. Contudo, não se deve escolher um deles sem uma análise aprofundada do mercado. Se você não dispõe de tempo para pesquisas extensivas, não se preocupe.
Realizei uma pesquisa detalhada sobre estas duas ferramentas de gestão de projetos e compartilho minhas opiniões neste artigo. Pela minha experiência, o Jira Work Management se destaca em relação ao Trello, mas ainda assim vale a pena uma comparação lado a lado para sua melhor avaliação.
Visão Geral do Jira Work Management
O Jira Work Management é uma ferramenta de gestão de tarefas e trabalho nativa do ecossistema Jira. Anteriormente, a Atlassian oferecia o Jira Core para usuários do Jira Software, visando a gestão automatizada de tarefas. No entanto, essa versão antiga exigia conhecimentos avançados em gestão de projetos, processos de gerenciamento, automação de fluxos de trabalho e gestão de servidores.
A versão renomeada, Jira Work Management, representa uma abordagem moderna e sem necessidade de código para a gestão de trabalho. Você pode se cadastrar gratuitamente com uma conta Google e começar a usar os modelos prontos para tarefas de gerenciamento de projetos imediatamente.
Com seus recursos de colaboração em tempo real, é possível colaborar de forma integrada com os membros da equipe, adicionando tarefas facilmente, ajustando prioridades e gerenciando as dependências entre as tarefas.
O Papel do Jira como Ferramenta de Gestão de Projetos
A Atlassian identificou uma lacuna em sua linha de produtos no que diz respeito a uma ferramenta de gestão de projetos e tarefas que se integrasse de maneira eficiente a todas as suas ofertas. Embora seja possível executar projetos DevOps e Agile com o Jira Software e o Confluence, a gestão desses projetos não era tão eficaz.
Utilizar o Jira Software para gestão de projetos requer a presença de um profissional experiente em Agile, Scrum ou DevOps, o que pode representar um custo elevado para o projeto.
A introdução do Jira Work Management transformou esse cenário. Agora, a parte de gestão de projetos pode ser delegada a qualquer gerente de negócios, desenvolvedor sênior ou analista com uma compreensão clara do projeto em curso.
Visão Geral do Trello
O Trello é uma ferramenta online para gestão de projetos e tarefas que utiliza quadros, listas e cartões para organizar o trabalho de forma visual. Cada quadro representa um projeto, as listas representam diferentes estágios ou categorias e os cartões representam tarefas ou itens individuais, que podem ser movidos entre as listas para indicar seu progresso.
Os quadros, listas e cartões são personalizáveis para atender às necessidades específicas de cada usuário. O Trello também oferece funcionalidades para colaboração, atribuição de tarefas e comunicação entre membros da equipe, além de integrar-se a outros aplicativos populares como o Slack e o Google Drive.
Em geral, o Trello auxilia na organização, no acompanhamento do progresso e na colaboração eficiente entre os membros de uma equipe.
O Papel do Trello como Ferramenta de Gestão de Projetos
O Trello surgiu como uma ferramenta intuitiva para gestão de projetos baseada no método Kanban. Para quem gosta de mover notas adesivas em um quadro branco, o Kanban encontrou no Trello uma opção digital. Ele rapidamente se tornou uma das principais ferramentas de quadros Kanban digitais.
A ferramenta não oferece recursos avançados para criar quadros de gestão de projetos DevOps ou Agile. É uma ferramenta mais casual, que proporciona uma visão minimalista para um melhor foco.
Assim, é possível mover rapidamente os cartões de tarefas entre as colunas, adicionar comentários, revisar feedbacks e retornar ao trabalho, como gerenciar o negócio ou apresentar produtos aos clientes.
O Trello se encaixa perfeitamente em processos de gestão de pequenas empresas, startups ou grupos de trabalhadores com ideias semelhantes. Com ele, você economiza tempo e dinheiro na gestão de projetos de menor escala, com a possibilidade de expansão, caso necessário. O Trello como ferramenta de gestão de projetos não irá decepcioná-lo, mesmo que o use em projetos maiores.
Para começar, o administrador pode criar projetos gerenciados pela empresa, que funcionam como projetos-pai. Um exemplo é o projeto de “Desenvolvimento de Produto”, que pode conter subprojetos como pesquisa de mercado, engenharia, design, marketing, vendas, operações, etc. Para esses subprojetos, podem ser criados projetos gerenciados pela equipe.
Os membros da equipe também podem criar projetos gerenciados dentro de um grupo individual, simplificando e organizando suas tarefas, relatórios e monitoramento. Após a configuração das equipes, é hora de criar “Problemas”, que correspondem a tarefas quando comparadas ao Trello.
É possível adicionar as seguintes etiquetas aos problemas:
- Bug: um problema no código ou aplicativo.
- História: funcionalidades de produtos ou serviços que os usuários necessitam.
- Ativo: itens físicos ou digitais que precisam de monitoramento.
- Tarefa: pequenas atividades que os membros da equipe devem concluir.
- Épico: um grande trabalho, como o desenvolvimento de um aplicativo móvel.
Para a visualização de tarefas e outros componentes, utilizam-se os “Cartões”. Os cartões são uma coleção dentro de um quadro estilo Kanban. Os usuários podem alterar facilmente a posição dos cartões de Problema ou Tarefa para marcar seu status.
Por exemplo, mover o cartão de um documento técnico da coluna “A fazer” para “Concluído” indica que o responsável pela tarefa a finalizou. Para visualizar todas as informações sobre a tarefa em uma única tela, é possível alternar para a visualização de “Lista” ou “Detalhes”.
Caso seja necessário implementar um processo padronizado para movimentar uma tarefa, subtarefa ou ativo dentro de um projeto, pode-se usar os “Workflows”. Por exemplo, uma tarefa de produção de imagem destacada pode seguir este caminho:
Tarefa do responsável > Revisão pelo especialista em design > Aprovação do gerente de conteúdo > Aprovação do gerente de projeto > Compartilhamento com a equipe de conteúdo.
Isso pode ser realizado com a criação de um fluxo de trabalho automatizado na ferramenta Jira Work Management.
Benefícios do Jira Work Management
- Planeje, acompanhe e organize qualquer trabalho de qualquer empresa de forma eficiente e acessível.
- Colabore em tempo real com membros da equipe interna e externa, comente, adicione anexos e receba feedbacks de locais remotos.
- Crie tarefas, atribua-as a qualquer membro da equipe, convide novos membros para novas tarefas e defina datas de vencimento.
- Obtenha a ferramenta gratuitamente com o Jira Software.
- Gerencie projetos e tarefas em um software familiar, já que os elementos da interface do usuário são semelhantes à maioria das ferramentas de negócios da Atlassian.
Como Funciona o Trello?
O Trello utiliza um sistema baseado em quadros, listas e cartões, conforme detalhado abaixo:
#1. Quadros
No Trello, os quadros funcionam como projetos. Para começar rapidamente, você pode experimentar modelos de gestão de projetos como Design, Engenharia, RH, Marketing, entre outros, no portal Trello Solutions.
#2. Listas
As listas são as colunas do aplicativo do quadro Kanban do Trello. Podem ser criadas listas como “Tarefas”, “Atribuídas”, “Pendentes”, “Concluídas”, etc.
#3. Detalhes da Tarefa
Os cartões contêm informações detalhadas sobre cada tarefa. É possível adicionar descrições, prazos, etiquetas, anexos e listas de verificação para fornecer instruções adicionais aos membros da equipe.
Benefícios do Trello
- Curva de aprendizado praticamente nula. É possível começar a usar a ferramenta com conhecimentos básicos do funcionamento de um quadro Kanban.
- A criação, movimentação, comentários e descarte de cartões de tarefas são realizados com ações de arrastar e soltar.
- O limite de anexo é de 10 MB por arquivo para usuários básicos e 250 MB para usuários premium.
- Não há restrição quanto ao número de arquivos que podem ser anexados.
Trello vs. Jira Work Management
| Recursos | Jira Work Management | Trello |
| Gestão de Projetos | Projetos avançados e complexos, como projetos Agile, Scrum e DevOps. Principalmente usado no desenvolvimento de produtos e software, engenharia, etc. |
Gestão de projetos baseada em Kanban. Adequado para pequenos projetos em design, marketing, produtividade pessoal, vendas, publicação remota de conteúdo, marketing digital, etc. Não há classificação técnica. É necessário adicionar manualmente campos ou outros detalhes para categorizar as tarefas. |
| Automação | Automação de fluxo de trabalho robusta com modelos e codificação personalizada. | Automação limitada com automação Butler. |
| Interface do Usuário | Robusta e rica em recursos. | Simples e intuitiva. |
| Relatórios e Análises | Utiliza o módulo de dados e relatórios para gerar relatórios e análises de nível empresarial. | Não possui nenhum aplicativo móvel. |
| Integrações | Mais de 500 integrações e mais de 3.000 outras extensões. | Mais de 200 integrações de terceiros. |
| Segurança | Recursos de segurança de nível empresarial. | Recursos de segurança de nível empresarial. |
| Custo | Plano gratuito disponível. Planos pagos a partir de US$ 7,75/usuário/mês. |
Plano gratuito disponível. Planos pagos a partir de US$ 5/usuário/mês. |
| Escalabilidade | Adequado para grandes equipes e projetos. | Ideal para equipes pequenas e médias. |
| Personalização | Altamente personalizável e flexível. | Opções de personalização muito limitadas. É possível personalizar o plano de fundo do quadro Kanban. |
| Aplicativo para Dispositivos Móveis | Não possui aplicativo para dispositivos móveis. | Tem aplicativos para Android e iOS. |
Processo de Web Design
O fluxo de trabalho de desenvolvimento e design da web no Jira ajuda a manter os desenvolvedores e designers gráficos alinhados. É possível utilizar a visualização em lista como padrão para visualizar várias tarefas em uma tela. Em seguida, é possível categorizar as tarefas, adicionando campos personalizados como status, responsável, data de vencimento, prioridade, etc.
Rastreamento de Leads
Se a sua empresa depende do rastreamento, da entrevista e do fechamento de negócios com novos clientes, a ferramenta Jira PM é a escolha ideal. É possível criar um quadro Kanban no Jira e atribuir um cartão a cada lead, com sua foto de perfil ou iniciais.
Inicialmente, cada cartão deve estar na coluna “Início”, mas será movido gradualmente para outras colunas, como “Contatado”, “Em negociação”, “Vitória”, “Perda”, etc. Esse mesmo processo também pode ser utilizado pela equipe de vendas.
Outros casos de uso da ferramenta Jira PM incluem Recursos Humanos, Finanças, Operações, Jurídico, Vendas e Design.
Casos de Uso do Trello
Equipes Remotas
Com o Trello, as equipes remotas podem se manter conectadas durante todo o processo de brainstorming, planejamento de projetos e reuniões. O modelo “Remote Team Hub” é perfeito para organizar recursos e acompanhar o progresso da equipe.
A estrutura de reunião aberta pode ser usada para discutir agendas, sucessos e obstáculos. As equipes também podem utilizar o modelo “Remote Team Bonding” para se manterem conectadas virtualmente, compartilhando suas experiências.
Design
As equipes de design também podem utilizar o Trello durante o brainstorming, a colaboração e a entrega de projetos. Existem modelos que auxiliam equipes criativas a lidar com solicitações, rascunhos, revisões e projetos multifuncionais.
O modelo “Design Sprint” permite que as equipes criem e testem ideias antes de trabalharem nelas. O “Design Huddle” auxilia na tomada de melhores decisões de design através de feedback, enquanto o “Research Project” é ideal para analisar projetos.
Trello vs. Jira Work Management: O Veredicto
Na comparação de recursos, funções e usabilidade, o Jira Work Management é o vencedor nesta análise Trello vs. Jira Work Management. Como ambas as ferramentas têm preços similares, é vantajoso migrar seus projetos para o Jira pelos seguintes motivos:
- Implemente Agile, Scrum e DevOps agora ou no futuro.
- O Jira como ferramenta de gerenciamento de projetos é à prova de futuro e já contém recursos de ponta.
- Cria um ambiente de gestão de trabalho nativo para outros aplicativos Jira.
Nota do Autor
O Trello aparenta ser um pouco mais confuso em relação ao Jira Work Management. Além disso, alternar para outras tarefas ou visualizações de progresso, como Tabela, Calendário, Linha do Tempo, Painel, Mapa, etc., requer alguma experiência. O Trello esconde as visualizações dentro de sua visualização padrão, que é a visualização do quadro.
Por outro lado, o Jira é o aplicativo mais limpo que se pode encontrar em termos de ferramentas de gerenciamento de projetos. Os cartões de tarefas também são grandes o suficiente para facilitar a movimentação. O melhor de tudo é que é possível alternar rapidamente entre várias visualizações de linha do tempo do projeto, como páginas, formulários, calendários, quadros, listas, gráficos de Gantt (linha do tempo), etc., apenas clicando nas opções acima do cartão da tarefa.
Curiosamente, a assinatura padrão para ambas as ferramentas de PM é a mesma, US$ 5 por usuário ao mês no momento em que este artigo foi escrito. No entanto, ao escalar, será necessário optar por planos Trello mais caros, que variam de US$ 10 a US$ 17,50 por usuário ao mês. Se você migrar para o Jira Work Management, poderá escalar o quanto precisar, mantendo o mesmo preço.
Agora você já sabe qual ferramenta de gestão de projetos, tarefas e trabalho deve escolher entre o Trello e o Jira Work Management. A regra geral é optar pelo Jira se seu projeto for complexo ou se você tiver uma equipe grande. Se você tiver uma equipe pequena e não precisar de Agile ou DevOps, o Trello pode ser suficiente.
Em seguida, explore os melhores softwares de gerenciamento de projetos de código aberto, caso esteja procurando ferramentas de PM personalizadas.