Às vezes, você pode querer copiar seus e-mails enviados para outro endereço sem que o destinatário saiba. No Microsoft Outlook, você pode configurar regras para fazer isso. Vamos orientá-lo no processo e compartilhar uma advertência importante.
A maioria das pessoas está familiarizada com a opção CC (cópia carbono) em seu programa de e-mail. CC’ing alguém significa que você está enviando uma cópia da mensagem. Os outros destinatários também podem ver quem foi colocado em CC.
Há também uma opção BCC (cópia oculta). Qualquer pessoa que você BCC ficará oculta dos outros destinatários, mas poderá ver o remetente e os destinatários.
No Outlook, você pode adicionar o campo Cco aos e-mails com um simples botão de alternância. Para fazer isso, abra um novo e-mail, mude para a guia “Opções” e clique em “Cco”. Isso tornará o campo “Cco” visível neste e em todos os novos e-mails. Para ocultá-lo novamente, clique em Opções > Cco em qualquer novo email.
Se você quiser colocar alguém em Cco em um e-mail específico, basta digitar o endereço de e-mail dessa pessoa no campo “Cco” da mesma forma que faria nos campos “Para” ou “Cc”.
O campo “Cco” é mais comumente usado ao enviar e-mails em massa para muitos destinatários, como um boletim informativo. Dependendo de onde você estiver no mundo, você pode ser legalmente obrigado a ocultar os endereços de e-mail das pessoas por motivos de proteção de dados.
Mesmo que não haja uma obrigação legal obrigatória, ainda é uma boa prática (e cortesia comum) não divulgar os endereços de e-mail das pessoas sem o consentimento delas.
Existem outros cenários em que você pode querer BCC alguém. Por exemplo, se você estiver lidando com um funcionário ou colega de trabalho problemático, convém manter um registro de suas interações por e-mail caso precise apresentar uma queixa. O BCC permite enviar cópias das mensagens para qualquer endereço que você desejar, sem que os destinatários saibam disso.
Se você deseja adicionar um destinatário Cco a cada e-mail automaticamente ou a e-mails específicos, como aqueles para um determinado indivíduo ou que contêm palavras específicas na linha de assunto, não há uma maneira simples de fazer isso. Se você usou as regras do Outlook, pode esperar que isso seja uma opção, mas, infelizmente, não é.
É possível usar regras, mas você precisa criar mais de uma. Especificamente, uma regra para aplicar uma categoria aos e-mails que você deseja BCC e outra para encaminhar automaticamente os e-mails dessa categoria para outro endereço. Isso não é exatamente o mesmo que um BCC, mas alcança a mesma coisa.
A ressalva importante que mencionamos anteriormente é que muitas empresas impedem seus funcionários de encaminhar e-mails automaticamente para fora da empresa. Isso ocorre porque as regras de encaminhamento automático são um método comum que os cibercriminosos usam para obter dados das empresas.
Qualquer empresa grande o suficiente para ter seu próprio departamento de TI provavelmente bloqueará o encaminhamento automático. Ele também provavelmente receberá um alerta quando alguém configurar uma regra de encaminhamento automático.
Se sua empresa bloquear o encaminhamento automático, você terá que adicionar o BCC manualmente se for para um endereço de e-mail externo. Se você estiver encaminhando para outra caixa de correio em sua empresa, ou sua empresa não bloquear o encaminhamento automático, você está pronto para ir.
Com essa ressalva em mente, veja como configurar as duas regras.
Regra 1: Aplicar uma categoria
Verifique se você está na caixa de entrada do Outlook e, enquanto visualiza a guia “Página inicial”, clique em Regras > Gerenciar regras e alertas.
Selecione “Aplicar regra nas mensagens que envio” no “Assistente de regras” que aparece e clique em “Avançar”.
Em seguida, você escolhe os emails aos quais deseja aplicar automaticamente a categoria. Se você quiser categorizar todos os e-mails, clique em “Avançar”. Um aviso será exibido; clique em “Sim”.
Se você quiser apenas categorizar mensagens específicas, terá que escolher qual tipo. Há um grande número de condições para escolher, incluindo aquelas com certas palavras na linha de assunto ou no