O PayPal é uma maneira rápida e eficiente de criar faturas e receber pagamentos. Quer você seja freelancer, empresário ou alguém que deseja aprender como criar faturas profissionais em poucos minutos, este artigo é para você.
Neste artigo você entenderá como criar uma fatura usando a ferramenta de faturamento do PayPal seguindo 7 passos simples. Você aprenderá como fazer faturas profissionais e facilitar o pagamento de seus clientes.
O PayPal permite que empresas, freelancers e pessoas comuns enviem faturas aos clientes e também fornece um gateway para ajudar os clientes a efetuar o pagamento sem complicações.
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Por que o PayPal é uma boa escolha para freelancers e pequenas empresas?
- A ferramenta de faturamento do PayPal é útil para criar e enviar faturas com aparência profissional aos clientes.
- O PayPal permite que você pague em moeda local sem conversão de moeda.
- Disponível em mais de 200 países/regiões e suporta 25 moedas.
- O recurso de rastreamento de pagamentos do PayPal ajuda você a rastrear sua fatura.
- PayPal oferece segurança robusta. Assim, as transações são seguras, o que é crucial para freelancers ou negócios.
- Os clientes têm várias preferências quanto aos métodos de pagamento. (pagar com cartão de crédito ou transferência bancária)
- O PayPal permite que você crie links personalizados para permitir transações tranquilas.
- As faturas do PayPal são úteis para clientes internacionais.
- O PayPal mantém um registro de todas as transações, o que simplifica a contabilidade.
- Você pode enviar faturas, acompanhar pagamentos e gerenciar suas finanças pelo seu celular.
- Sistema automático de lembrete de pagamento do Paypal.
Agora vamos discutir detalhadamente como criar uma conta Paypal e enviar uma fatura a um cliente.
Como criar uma conta PayPal
Passo 1: Visite o PayPal Local na rede Internet
Passo 2: Clique em “Inscreva-se“
Cadastre-se no PayPal
Passo 3: Decida e escolha se deseja uma conta “Individual” ou “Empresarial”.
Tipos de conta PayPal
Passo 4: Depois de fazer sua escolha, preencha detalhes importantes como endereço de e-mail, número de celular, senha, endereço e nome.
Endereço de email
Passo 5: dê uma boa olhada nos Termos e na Política de Privacidade e concorde com eles.
Passo 6: Clique em “Criar conta” ou “Avançar” para criar sua conta. Em seguida, o PayPal enviará a você um código em seu e-mail e telefone. Verifique seu e-mail e digite o código para confirmar seu e-mail.
Confirmação de e-mail do PayPal
Etapa 7: você pode conectar um cartão de crédito/débito ou uma conta bancária à sua conta do PayPal.
Vincular conta bancária
Etapa 8: você pode definir perguntas de segurança.
Perguntas de segurança do PayPal
Observação: com base na sua localização e atividade, o PayPal pode solicitar informações adicionais para confirmar
Mas e se você tiver uma conta pessoal e quiser mudá-la para comercial? Aqui estão algumas etapas fáceis para mudar sua conta de Pessoal para Empresarial.
Como mudar de conta Paypal individual para conta empresarial
Passo 1: Faça login em sua conta pessoal do Paypal
Passo 2: Clique no ícone de configuração (⚙️) no canto superior direito do painel do PayPal.
Configuração do Paypal
Etapa 3: Nas configurações da sua conta, você deverá ver uma opção chamada “Atualizar para uma conta comercial” ou algo semelhante. Clique nisso. OU Role para baixo e clique em “Atualizar para uma conta comercial”
Atualize para a conta empresarial
Etapa 4: forneça informações comerciais, como nome comercial, endereço comercial, endereço de e-mail comercial, razão social e site comercial (opcional).
Preencha todos os detalhes
Etapa 5: Forneça informações adicionais de acordo com as instruções fornecidas pelo PayPal. O PayPal pode solicitar detalhes adicionais, como seu Número de Seguro Social, Número de Identificação do Empregador (EIN) ou outras informações fiscais.
Passo 6: Após fornecer todas as informações necessárias, confirme e envie.
Observação: o PayPal pode solicitar que você verifique sua conta comercial confirmando seu endereço de e-mail ou vinculando uma conta bancária.
Agora você pode enviar faturas, aceitar pagamentos em seu nome comercial e aproveitar outros benefícios de uma conta comercial do PayPal.
Agora, vamos aprender como criar sua primeira fatura.
Como criar uma fatura no PayPal
Antes de prosseguir, você precisa saber quais informações essenciais devemos incluir em nossa Fatura.
Suas faturas devem incluir as seguintes informações:
- Seu nome, informações de contato e detalhes comerciais.
- Condições de pagamento (data de vencimento, formas de pagamento, encargos e preço total).
- Valor total devido em moeda.
- Nome do cliente e informações de contato.
- Uma lista detalhada de serviços com quantidades e taxas.
- Número e data da fatura.
- Descrição dos serviços ou trabalhos prestados.
- Quaisquer taxas ou condições de pagamento atrasado.
- Instruções de pagamento.
Amostra de fatura
Você pode adicionar informações extras conforme sua necessidade.
Vamos criar sua primeira fatura:
Passo 1: Depois de criar sua conta e vincular uma conta bancária, faça login em sua conta PayPal Business usando seu endereço de e-mail e senha.
Passo 2: No painel da sua conta PayPal Business, você deverá ver uma opção para “Faturamento”. Clique nele para criar sua primeira fatura.
Opção de faturamento no Paypal
Passo 3: Clique no botão “Criar Fatura” para começar a criar uma nova fatura.
Criar recibo
Passo 4: Preencha todas as informações necessárias.
- Informações do cliente: Insira o endereço de e-mail do seu cliente no campo “Faturar para”. Você também pode adicionar o nome de um cliente, se desejar. Além disso, você pode criar faturas para vários clientes.
- Detalhes da fatura:
- Número da fatura: o PayPal irá gerá-lo automaticamente, mas você pode personalizá-lo.
- Data da fatura: a data em que você está criando a fatura.
- Data de vencimento: a data em que você espera o pagamento.
- Referência: você pode adicionar um número de referência ou nota, se necessário.
- Itens: você pode adicionar nome do item, quantidade, preço, imposto e descrição em relação ao seu serviço.
Nova fatura
- Mensagem: Além disso, você pode escrever mensagens personalizadas para clientes.
- Termos e condições: Se você tiver termos e condições específicos, poderá mencioná-los na fatura.
- Anexo: PayPal permite atrair arquivos (JPG, GIF, PNG e PDF até 5 arquivos e 4 MB por arquivo)
- Memorando para si mesmo e número de referência
Etapa 5: você deve adicionar a descrição de “Item” ou “Serviço” conforme segue.
- Clique em “Adicionar” para incluir cada item e certifique-se de especificar a descrição, quantidade, preço unitário e imposto (se aplicável) de cada item.
- Clique em “Salvar” após adicionar cada item.
Adicionar item ou serviço
Passo 6: Você pode personalizar as configurações da fatura clicando em “Mais opções” na parte inferior da fatura. Aqui, você pode escolher a moeda (o PayPal suporta 25 moedas), configurar opções de impostos e configurar outras preferências de fatura.
Após preencher todos os dados e garantir que tudo está correto, clique no botão “Visualizar” para revisar a fatura.
Revise cuidadosamente a fatura para ver se está correta e faça os ajustes necessários.
Passo 7: Quando estiver satisfeito, clique no botão “Enviar” para enviar a fatura por e-mail ao seu cliente.
Exemplos de faturamento Paypal
Existem diferentes tipos de faturas que você pode enviar com base no seu trabalho e em uma necessidade. Vamos entender os cenários comuns para geração de faturas do PayPal.
#1. Faturamento de freelancer com base na entrega
Nessa modalidade de faturamento, o pagamento está vinculado à conclusão e entrega de itens ou projetos específicos previstos no contrato de freelancer. O freelancer cobra de seus clientes por seus serviços com base nas tarefas específicas que presta.
Se você é um redator de conteúdo freelancer e deseja ser pago por palavra. Aqui estão algumas coisas que você precisa manter em mente:
- Decida a taxa por palavra, que é o valor que você cobrará por palavra (por exemplo, US$ 0,1 por palavra)
- Esclareça os detalhes do projeto e a contagem de palavras com seu cliente.
- Ao criar uma fatura, inclua suas informações de contato, os dados do cliente, as condições de pagamento e um número de fatura exclusivo.
- Liste o título ou link de cada artigo como um item de linha separado na fatura. Especifique a contagem de palavras de cada peça, a taxa de palavras e o custo total desse artigo.
- O Paypal calcula automaticamente o total e preenche o valor total devido somando os custos de todos os artigos listados na fatura.
- Escreva uma mensagem para o cliente
- Revise e envie.
Fatura para redator de conteúdo com base na entrega
Observação: você precisa adicionar o endereço de e-mail do cliente.
Não se esqueça de acompanhar. Você pode usar o recurso de lembrete automático do PayPal para ajudar com isso.
Após receber o pagamento, registre a transação em seu software de contabilidade ou livro razão. Marque a fatura como paga.
#2. Faturamento de freelancer por hora
Existem muitas plataformas onde os freelancers cobram por hora. Eles calculam uma taxa horária para seu trabalho e multiplicam-na pelo número de horas gastas realizando o trabalho.
Se você é um desses freelancers e deseja criar faturas adequadas, esta parte é para você!
Há algumas coisas que você precisa ter em mente ao criar sua fatura.
- Decida sua taxa por hora, que é o valor que você cobrará por hora (por exemplo, US$ 25 por hora)
- Use uma ferramenta ou software de controle de tempo para registrar com precisão o número de horas que você trabalhou no projeto. Certifique-se de ter registros claros e confiáveis das tarefas concluídas.
- Utilize a ferramenta de faturamento do PayPal, mencione seu nome/razão comercial, dados de contato, dados do cliente, condições de pagamento e um número de fatura exclusivo.
- Liste as horas que você trabalhou em várias tarefas como itens de linha na fatura. Inclua a data, uma descrição do trabalho realizado durante esse período, o número de horas trabalhadas e o valor por hora para cada tarefa.
- O Paypal calcula automaticamente o total e preenche o valor total.
Seguindo essas etapas, você pode criar e gerenciar com eficácia faturas para seu trabalho freelance com base no faturamento por hora, garantindo transparência, precisão e pagamento pontual por seus serviços.
#3. Vendedor vendendo mercadorias
Se você é proprietário de uma empresa ou vendedor de pequeno porte que vende mercadorias e deseja criar uma fatura para vários clientes ao mesmo tempo, o Paypal também tem uma solução para você. Você pode criar faturas personalizadas para cada cliente. Além disso, você pode calcular diferentes impostos sobre vendas, descontos e o total restante devido em um só lugar.
Vamos seguir estes passos simples:
- Inclua o nome, endereço e detalhes de contato da sua empresa na parte superior da fatura. Esta informação identifica você como o vendedor.
- Inclua o nome, endereço e detalhes de contato do cliente. Você pode adicionar vários nomes de clientes.
- Adicione a data em que a fatura foi criada. Atribua um número de fatura exclusivo.
- Liste cada item ou produto que você vendeu. Inclua uma breve descrição, quantidade, preço unitário e preço total de cada item.
Descrição do produto
- Inclua qualquer imposto sobre vendas, IVA (imposto sobre valor agregado) ou outros impostos aplicáveis. Indique claramente a taxa de imposto e calcule o valor do imposto com base no subtotal.
- Se você estiver oferecendo algum desconto, deduza-o do subtotal.
- Se você cobrar taxas de envio ou manuseio, inclua esses custos também.
- Calcule o valor total devido.
Fatura para vendedores
- Especifique as condições de pagamento, incluindo a data de vencimento e os métodos de pagamento aceitos.
- Além disso, você pode adicionar mensagens personalizadas para os clientes.
- Não se esqueça de mencionar a política de reembolso e devolução.
Uma fatura bem estruturada mantém o profissionalismo e facilita os pagamentos pontuais.
Existem muitos outros setores e campos onde as faturas do Paypal podem ser enviadas, como serviços baseados em assinatura, serviços de consultoria, comércio eletrônico e muito mais.
Melhores práticas para criação de faturas do PayPal
Para garantir um processo de faturamento tranquilo e receber o pagamento prontamente, considere as seguintes práticas recomendadas:
1. Informações de contato precisas: verifique novamente o endereço de e-mail do destinatário para evitar o envio de faturas para a pessoa errada.
2. Limpar detalhes da fatura:
- Inclua uma descrição clara e detalhada do item ou serviço fornecido.
- Especifique quantidades, taxas e quaisquer descontos aplicáveis.
- Liste as cobranças para fácil referência.
3. Numeração da fatura: atribua um número de fatura exclusivo para cada transação para manter a clareza e evitar confusão.
4. Condições de pagamento:
- Indique claramente a data de vencimento do pagamento para definir expectativas de pagamentos pontuais.
- Especifique taxas atrasadas ou multas por pagamentos atrasados, se aplicável.
5. Aparência Profissional:
- Use um modelo do PayPal com o logotipo da sua empresa e detalhes de contato.
- Certifique-se de que a fatura esteja bem estruturada e fácil de ler.
6. Moeda e métodos de pagamento:
- Especifique a moeda na qual deseja receber o pagamento.
- Mencione claramente os métodos de pagamento aceitos, incluindo PayPal, transferências bancárias ou cartões de crédito.
7. Impostos e Taxas:
- Inclua quaisquer impostos ou taxas aplicáveis de maneira transparente.
- Mencione se os impostos estão incluídos nos preços listados ou adicionados separadamente.
8. Termos e Condições:
- Descreva sua política de reembolso ou devolução, se relevante.
- Inclua quaisquer termos e condições adicionais relacionados à transação.
9. Links de pagamento:
- Utilize o recurso de faturamento do PayPal para gerar links de pagamento diretamente na fatura.
- Torne mais fácil para os clientes clicarem e pagarem diretamente através do PayPal.
10. Envio e Acompanhamento: Envie a fatura prontamente após a entrega dos produtos ou serviços. Faça o acompanhamento com um lembrete educado antes ou na data de vencimento para garantir que o pagamento não seja atrasado.
11. Manutenção de registros: Mantenha um registro de todas as faturas enviadas e pagamentos recebidos. Use um software de faturamento ou planilha para rastrear suas transações financeiras.
12. Reconcilie pagamentos: Reconcilie regularmente os pagamentos recebidos com suas faturas para detectar quaisquer discrepâncias.
13. Comunicação segura: Use comunicação segura por e-mail ao enviar faturas para proteger informações financeiras confidenciais.
14. Mensagens personalizadas: adicione uma mensagem de agradecimento breve e personalizada para mostrar apreço pelo negócio do cliente.
15. Documentação de backup: Anexe à fatura todos os documentos comprovativos necessários, como contratos ou recibos.
16. Acessibilidade e clareza: Garanta que sua fatura seja acessível a pessoas com deficiência seguindo as diretrizes de acessibilidade.
Perguntas frequentes
A criação de uma fatura do PayPal é gratuita?
Sim. A fatura do PayPal é gratuita. Porém, você tem que pagar taxas quando for pago pelo seu cliente.
Por que você deve usar um software de faturamento em vez de criar uma fatura manualmente?
Economiza tempo, reduz erros humanos e aumenta o profissionalismo. Também oferece recursos como lembretes automáticos e rastreamento para melhor gerenciamento de pagamentos.
Palavras finais
As faturas são uma das partes importantes dos negócios e das finanças. Paypal é uma plataforma útil para criar faturas detalhadamente com seu recurso de faturamento. Seguindo as práticas acima e adicionando as informações necessárias, você pode criar suas próprias faturas e melhorar a eficiência do pagamento.
Existem muitas outras plataformas que fornecem modelos e ferramentas para criar faturas. Se você quiser explorá-los, aqui está um artigo sobre os melhores geradores de faturas para aceitar pagamentos de clientes.