Outlook Colorido: Organize seu Calendário e Aumente sua Produtividade!


Organize seu Calendário do Outlook com Cores para Melhorar a Produtividade

A análise e interpretação de informações exigem esforço mental, e o seu calendário do Microsoft Outlook não é exceção. Contudo, ao utilizar um sistema de cores para categorizar seus eventos, você otimiza a visualização, identificando-os rapidamente e economizando tempo e energia.

Calendários são ferramentas indispensáveis para a organização, mas a sua leitura pode ser desafiadora. Ao adicionar cores aos seus compromissos, você facilita a identificação e compreensão de eventos relacionados, dispensando a necessidade de ler cada detalhe.

Por padrão, o Outlook apresenta todos os eventos na mesma cor.

Entretanto, é possível usar categorias para classificar seus eventos, exibindo aqueles da mesma categoria com a mesma cor.

Dessa forma, mesmo sem ler o título de cada entrada, você saberá quais eventos pertencem a qual categoria instantaneamente.

Já abordamos o uso de categorias no Outlook anteriormente, mas vamos a uma breve recapitulação. Categorias funcionam como etiquetas ou tags que você pode aplicar a e-mails, tarefas e eventos. Cada categoria possui um nome e uma cor, permitindo a classificação, filtragem ou busca de itens no Outlook com base nelas.

Ao clicar em um evento do calendário no Outlook, a opção “Categorizar” se torna visível na seção “Compromisso/Reunião” da faixa de opções. Clique em “Categorizar” para escolher uma das categorias que você criou.

Caso precise adicionar ou modificar uma categoria existente, clique em “Todas as Categorias”.

Na imagem abaixo, você pode observar as categorias que configuramos para o nosso calendário, juntamente com seus respectivos atalhos de teclado.

Para aplicar uma categoria, selecione um evento do calendário, clique em “Categorizar” e escolha uma categoria ou use o atalho de teclado correspondente para aplicá-la.

Esse processo pode ser demorado se você tiver muitos eventos no calendário. A boa notícia é que o Outlook oferece um atalho. É possível selecionar vários eventos e aplicar a mesma categoria a todos de uma vez.

Para isso, pressione Ctrl (ou Cmd em um Mac) e selecione todos os eventos aos quais deseja aplicar uma categoria específica. Em seguida, clique em “Categorizar” e selecione a categoria ou use o atalho de teclado para aplicá-la aos eventos selecionados.

Após adicionar categorias a todos os seus eventos, sua agenda se tornará muito mais fácil de visualizar e compreender.

Além disso, ao categorizar também e-mails e tarefas, as cores serão sincronizadas com seus eventos, facilitando a identificação de itens relacionados ainda mais rapidamente. Isso é ideal para quando você precisa se preparar para sua próxima reunião!