O Excel possui recursos “Classificar de A a Z” e “Classificar Z a A”, que permitem classificar os valores em ordem alfabética ou numérica, e um recurso de “Classificação Personalizada” que permite classificar usando vários critérios. Veja como usá-los.
Vejamos um exemplo
Neste exemplo, escolhemos nove elementos químicos da tabela periódica e classificaremos os dados com base no conteúdo da célula usando o recurso “Classificar de A a Z” e o recurso “Classificação Personalizada”.
O menu suspenso “Classificar e filtrar” está localizado na extremidade direita da guia “Página inicial”.
Aqui estão nossos dados de exemplo, retirados da tabela periódica. Cada “Elemento” possui informações exclusivas, como seu “Símbolo” e “Número Atômico”. Mas cada elemento também pertence a outras categorias, como sua “Fase em STP” (ou seja, se é um sólido, líquido ou gás em uma sala em temperatura e pressão padrão) e sua “Categoria de Elemento” na tabela de período.
Vamos começar de forma simples e classificar os dados pela coluna “Número Atômico”. Comece selecionando a coluna (você pode incluir a linha de cabeçalho se seus dados tiverem uma).
Agora navegue até o menu suspenso “Classificar e filtrar” e selecione a primeira ou a segunda opção. Neste exemplo, classificaremos do menor para o maior valor numérico usando o recurso “Classificar de A a Z”.
Uma caixa “Aviso de classificação” aparecerá se houver outras colunas de dados que o Excel pensa que você pode querer incluir em sua classificação. Vamos examinar os resultados da opção “Continuar com a seleção atual” primeiro. Clique nessa opção e pressione o botão “Classificar”.
Você pode ver que a coluna “Número Atômico” foi classificada do menor para o maior, mas as informações correspondentes nas outras colunas não foram alteradas. Isso pode ser problemático se você quiser classificar todas as colunas. Portanto, antes de prosseguir, observe algumas das linhas para ver se fazem sentido. Nesse caso, é óbvio que as outras colunas não foram classificadas porque Hidrogênio, o elemento com o menor “Número Atômico”, é mostrado como tendo o “Número Atômico” de Chumbo.
Agora vamos tentar a outra opção para ver como funciona. Selecione a opção “Expandir a seleção” e clique no botão “Classificar”.
Você pode ver que os dados na coluna “Número Atômico” foram classificados e os dados nas outras linhas os seguiram. (Você também pode apenas destacar todos os dados e o Excel não mostrará uma caixa de “Aviso de classificação”.)
Agora vamos ver como podemos usar o recurso “Classificação personalizada” para classificar os dados por várias colunas diferentes de uma vez.
Selecione todos os dados, inclua a linha de cabeçalho se seus dados tiverem uma.
Agora navegue até o menu suspenso “Classificar e filtrar” e selecione o comando “Classificação personalizada”.
Isso abre a janela Classificar.
Classificaremos nossos dados primeiro usando a coluna “Fase no STP” para que todos os gases apareçam mais acima na lista do que os sólidos. Selecione a coluna “Fase no STP”.
Agora pressione o botão “Adicionar nível”.
Um novo nível aparece. Observe que o nível diz “Então, por”. Isso significa que será a segunda coluna usada para classificar os dados. Escolheremos a “Categoria de Elemento” como o segundo nível para que os gases sejam classificados por sua categoria e os gases nobres apareçam em uma posição superior na lista do que os gases reativos. Selecione a coluna “Categoria do elemento”.
Observe que existem outras opções. Vamos dar uma olhada nas opções suspensas “Classificar em”. Existem várias opções, mas usaremos a opção “Valores de célula”.
Adicione outro nível pressionando o botão “Adicionar nível” novamente.
Selecione a coluna “Elemento”. Isso significa que os valores de “Elemento” em cada “Categoria de Elemento” serão classificados em ordem alfabética para que o gás nobre Argônio venha antes do outro gás nobre, Néon.
Vejamos o menu suspenso “Pedido”. Existem algumas opções, mas para este exemplo, escolheremos a ordem de classificação padrão de “A a Z”.
Você pode adicionar quantos níveis couber na caixa “Classificar”. Quando terminar, clique no botão “OK”.
Os dados foram classificados com sucesso. A ordem de classificação era primeiro por “Fase no STP”, depois “Categoria do elemento” e, em seguida, por “Elemento”. Você pode ver que a coluna “Fase no STP” é classificada em ordem alfabética e dentro de cada tipo de “Fase no STP”, os valores da “Categoria do Elemento” são classificados em ordem alfabética. E, finalmente, os valores de “Elemento” são classificados em ordem alfabética dentro de cada tipo de “Categoria de Elemento”.
Observação: certifique-se de selecionar todas as colunas necessárias ao preparar-se para classificar seus dados. O Excel não avisará que você pode estar negligenciando as colunas ao usar o recurso “Classificação personalizada”.