Desvendando o Uso de Caixas de Correio Compartilhadas no Outlook
O Microsoft Outlook se destaca como uma ferramenta primordial para comunicação e gestão de informações em empresas e equipes globalmente. Uma funcionalidade crucial desta plataforma é o uso de caixas de correio compartilhadas. Esta solução permite que múltiplos usuários acessem um único endereço de e-mail, simplificando a comunicação e a colaboração de forma eficaz. Neste guia, vamos explorar a natureza de uma caixa de correio compartilhada, seus benefícios e os métodos para adicioná-las ao Outlook em diversos sistemas, incluindo Windows, macOS e a versão web. Se o seu objetivo é aprimorar a comunicação da sua equipe e garantir que todos tenham acesso aos dados necessários, este artigo fornecerá insights detalhados sobre este recurso valioso.
Informações Essenciais
- Uma caixa de correio compartilhada do Exchange Online funciona como uma caixa de entrada centralizada para equipes, permitindo o envio e recebimento de e-mails através de um único endereço.
- É possível integrar uma caixa de correio compartilhada ao Outlook em diversas plataformas, como Windows, macOS e na versão web.
- O administrador do Microsoft 365 precisa conceder permissões de acesso antes que um usuário possa adicionar e utilizar uma caixa de correio compartilhada na sua conta do Outlook.
Se você possui acesso a uma caixa de correio compartilhada na sua organização, é necessário adicioná-la ao seu cliente Outlook. Descubra como realizar este processo no macOS, Windows 11 e na versão web.
O Conceito e a Utilidade de uma Caixa de Correio Compartilhada
Uma caixa de correio compartilhada, similar a uma caixa de entrada coletiva, é um endereço de e-mail acessível por usuários autorizados através do cliente Outlook, seja na versão desktop ou web. Quando um usuário responde a uma mensagem enviada para esta caixa, a resposta é identificada como originada do endereço compartilhado, e não de um usuário específico.
As caixas de correio compartilhadas podem ser utilizadas por diversos motivos. Primeiramente, elas servem como uma caixa de entrada unificada, consolidando todos os e-mails destinados a um endereço específico. Em organizações com diversos departamentos, como RH, Suporte, Finanças e TI, cada um pode ter sua própria caixa de correio compartilhada.
Adicionalmente, uma caixa de correio padrão pode ser temporariamente transformada em uma caixa compartilhada para otimizar custos de licenciamento. Também é viável utilizá-la como uma conta de e-mail sem resposta ou um calendário compartilhado na versão clássica do cliente Outlook.
Contudo, existem algumas limitações. Cada caixa de correio compartilhada possui, por padrão, 50 GB de armazenamento. Caso esse limite seja ultrapassado, será necessária uma licença adicional para aumentar o espaço. Embora uma caixa de correio compartilhada suporte até 25 usuários simultaneamente, o desempenho pode ser comprometido com um grande número de acessos simultâneos.
Adicionando uma Caixa de Correio Compartilhada ao Outlook no Windows
Antes de adicionar uma caixa de correio compartilhada ao Outlook, o administrador do Office 365 deve conceder as permissões necessárias à sua conta. Após a concessão, a caixa de correio compartilhada será exibida em sua conta ao iniciar o Outlook.
Caso a caixa não apareça automaticamente, você pode adicioná-la manualmente:
- No Outlook, clique com o botão direito do mouse no nome da sua conta e selecione “Adicionar pasta ou caixa de correio compartilhada”.
- Na janela “Adicionar pasta ou caixa de correio compartilhada”, insira o endereço da caixa de correio compartilhada e clique em “Adicionar”.
- Após alguns instantes, a caixa de correio compartilhada deve aparecer sob sua conta de e-mail. Se um erro de permissão for exibido, entre em contato com o administrador do Office 365 para verificar as permissões.
Caso a caixa de correio compartilhada não seja exibida de imediato, clique para expandir a pasta “Compartilhada comigo”. Esta é a configuração padrão no novo cliente Outlook. Atualmente, não é possível movê-la da pasta compartilhada e exibi-la como uma conta própria, como na versão clássica do Outlook.
Para enviar e-mails em nome da caixa de correio compartilhada, clique em “Novo e-mail”. Em seguida, selecione o endereço da caixa de correio compartilhada na lista suspensa “De”. Elabore seu e-mail e clique em “Enviar”.
Adicionando uma Caixa de Correio Compartilhada ao Outlook Clássico
Se você utiliza a versão clássica do Outlook, siga estes passos para adicionar uma caixa de correio compartilhada:
- Abra o Outlook Clássico, clique em “Arquivo”, depois em “Configurações de Conta” e selecione “Configurações de Conta” novamente.
- Na janela “Configurações de Conta”, selecione sua conta de e-mail profissional e clique em “Alterar”.
- Selecione “Mais Configurações” > “Avançado” > “Adicionar”.
- Insira o endereço de e-mail da caixa de correio compartilhada e clique em “OK”.
- Clique em “Aplicar” e “OK” para salvar as alterações.
- Selecione “Avançar” > “Concluir” > “Fechar”.
Se a opção “Adicionar” estiver desativada, é provável que você tenha várias contas do Exchange configuradas no mesmo perfil do Outlook. Para corrigir este problema, crie um novo perfil e adicione apenas a conta associada à caixa de correio compartilhada. Após este procedimento, a opção “Adicionar” estará disponível.
Para criar um novo perfil no Outlook:
- Vá para “Arquivo” > “Configurações de Conta” > “Gerenciar Perfil”.
- Na janela “Configuração de Email”, clique em “Mostrar Perfis”.
- Na guia “Geral”, clique em “Adicionar”, insira um nome para o novo perfil e clique em “OK”.
- Insira as informações da conta associada à caixa de correio compartilhada, incluindo seu nome, endereço de e-mail e senha, e clique em “Avançar”. Siga as instruções na tela para concluir a adição da conta.
- De volta à janela de “Email”, clique em “OK” para salvar as alterações.
Com o novo perfil configurado, repita os passos para adicionar a caixa de correio compartilhada. Para alternar entre seus perfis do Outlook, vá para “Arquivo” > “Configurações de Conta” > “Alterar Perfil” e clique em “OK” para fechar o Outlook. Reinicie o Outlook, selecione seu perfil preferido e clique em “OK”.
Adicionando uma Caixa de Correio Compartilhada ao Outlook no macOS
A inclusão de uma caixa de correio compartilhada no seu cliente Outlook para macOS é um processo simples. Siga estes passos:
- Abra o cliente Outlook, clique no menu “Ferramentas” e selecione “Contas”.
- Selecione a conta com acesso à caixa de correio compartilhada. Em seguida, selecione “Delegação e Compartilhamento”.
- Acesse a aba “Compartilhado Comigo”.
- Clique no ícone “+” para adicionar uma caixa de correio compartilhada ou delegada.
- Digite o endereço de e-mail da caixa de correio compartilhada e selecione-o nos resultados da busca.
- Clique em “Adicionar”. O Outlook verificará as permissões e adicionará a caixa de correio compartilhada. Concluído o processo, clique em “Concluído”.
A nova caixa de correio compartilhada será exibida como uma conta separada sob sua conta do Outlook.
Adicionando Caixa de Correio Compartilhada ao Outlook Legado para Mac
O processo de adição de uma caixa de correio compartilhada ao Outlook legado para Mac é um pouco diferente. Siga estes passos:
- No cliente Outlook legado, abra o menu “Ferramentas” e selecione “Contas”.
- Clique para abrir “Avançado” e acesse a aba “Delegados”.
- Clique no botão “+” (Adicionar).
- Digite o nome ou o endereço de e-mail da sua caixa de correio compartilhada e selecione-a.
- Clique em “Adicionar” e depois em “OK” para salvar as alterações.
Adicionando uma Caixa de Correio Compartilhada ao Outlook na Web
Se você utiliza o Microsoft Outlook Online, siga estes passos para adicionar uma caixa de correio compartilhada:
- Acesse o Outlook na web.
- No painel esquerdo, clique com o botão direito em “Pastas” e selecione “Adicionar pasta ou caixa de correio compartilhada”.
- Na janela pop-up, insira o endereço da caixa de correio compartilhada e selecione-a. Em seguida, clique em “Adicionar”.
