A automação de RH é essencialmente o uso de tecnologia para transformar os processos de RH e torná-los mais eficientes.
É como ter um assistente pessoal dedicado a lidar com tarefas repetitivas e demoradas, permitindo que os profissionais de RH se concentrem em iniciativas mais estratégicas.
Esta transformação afeta positivamente vários aspectos do RH, melhorando as funções em todo o departamento.
Isso ajudará a acelerar seu processo de recrutamento por meio de um sistema automatizado de rastreamento de candidatos, gerenciar solicitações de licença on-line, automatizar cálculos e processamento de folha de pagamento para economizar tempo e fazer muito mais, eliminando a necessidade de papelada.
Neste artigo, discutirei várias facetas da automação de RH e mostrarei seu potencial para transformar sua organização.
Então vamos começar.
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O que é automação de RH?
A automação de RH envolve o uso de diferentes tecnologias e ferramentas que podem automatizar, acelerar, agilizar e simplificar diversas tarefas de RH. Funcionando como um assistente digital para o seu departamento de RH, a automação de RH ajuda a aumentar a eficiência e a eficácia dos seus processos de RH, ao mesmo tempo que minimiza erros e economiza tempo.
Com o poder da automação, você pode dizer adeus à papelada tediosa e às tarefas repetitivas, pois a automação de RH pode cuidar de tudo, desde o recrutamento até a folha de pagamento, tornando seus processos contínuos e eficientes.
Ao implementar a automação de RH, sua equipe de RH pode priorizar iniciativas estratégicas, como o desenvolvimento de talentos e o cultivo de uma cultura empresarial positiva. A implementação desta tecnologia pode não só ajudar a agilizar as operações e reduzir os riscos de erros, mas também criar um ambiente de trabalho mais eficiente e gratificante para os seus funcionários.
Quais funções de RH você pode automatizar?
Vamos dar uma olhada em algumas tarefas essenciais de RH que você pode automatizar usando a ferramenta.
Recrutamento e acompanhamento de candidatos
A automação dos processos de RH pode agilizar bastante o recrutamento, desde a publicação de listas de empregos até a seleção de candidatos. Com a automação de RH, você pode criar ofertas de emprego, publicá-las em várias plataformas e alcançar um grupo mais amplo de candidatos em potencial.
Além disso, ferramentas automatizadas de triagem de currículos usam critérios predeterminados para filtrar currículos com eficiência. Isso economiza um tempo valioso para os profissionais de RH.
O agendamento de entrevistas torna-se fácil à medida que sistemas automatizados enviam convites, coletam respostas e organizam horários para entrevistas.
Integração
Simplificar o processo de integração por meio da automação melhora muito a experiência dos novos funcionários. Tudo começa com o gerenciamento contínuo de documentos, permitindo que novos contratados preencham a documentação necessária eletronicamente e minimizando a necessidade de formulários intermináveis.
Você pode personalizar os módulos de treinamento automatizados para atender às funções individuais. Isso garantirá que os funcionários recebam as informações relevantes quando mais precisarem delas.
Além disso, a automatização da configuração de contas e equipamentos garante que os novos funcionários tenham acesso imediato a todas as ferramentas de que necessitam desde o primeiro dia. Como resultado, tanto os funcionários como os profissionais de RH beneficiam de uma transição mais suave e de um procedimento de integração mais eficiente.
Gerenciamento de dados de funcionários
A automação de RH simplifica o processo de gerenciamento de informações dos funcionários. Com sistemas centralizados implementados, atualizar dados pessoais, rastrear presença e lidar com solicitações de licença torna-se fácil.
A papelada manual e os erros de entrada de dados são coisas do passado, pois os sistemas automatizados garantem a precisão dos dados. Os profissionais de RH podem acessar informações rapidamente quando necessário, permitindo-lhes tomar decisões informadas com base em insights confiáveis.
Além disso, os funcionários se beneficiam de opções de autoatendimento para que possam atualizar suas próprias informações ou solicitar folga sem precisar da assistência do RH.
Processamento de folha de pagamento
A automação do processamento da folha de pagamento revolucionou os departamentos de RH, simplificando cálculos salariais, deduções fiscais e retenções de benefícios. A implementação da automação nos processos de folha de pagamento traz vários benefícios, incluindo redução de erros e distribuição oportuna de contracheques.
Além disso, a folha de pagamento automatizada permite que os profissionais de RH gerem relatórios precisos sem esforço para fins financeiros e de conformidade.
A automatização desta importante função permite ao RH redirecionar a sua atenção para atividades mais estratégicas que impactam positivamente o sucesso da organização.
Gestão de Desempenho
O gerenciamento eficaz do desempenho é essencial para o crescimento individual dos funcionários, bem como para o sucesso organizacional geral. Para agilizar esse processo, a automação de RH oferece ferramentas para realizar avaliações de desempenho, definir metas e fornecer feedback.
Estas ferramentas de automação fáceis de usar promovem a comunicação contínua entre funcionários e gestores, garantindo que os objetivos individuais se alinhem com os objetivos da organização.
Além disso, os sistemas automatizados de gestão de desempenho permitem um fácil acompanhamento do progresso ao longo do tempo. Isso permite a identificação de padrões e áreas que precisam de melhorias.
A automação de RH alivia os profissionais de RH dos encargos administrativos associados às tarefas de gerenciamento de desempenho. Em vez disso, eles podem dedicar mais tempo ao coaching e ao apoio aos esforços de desenvolvimento dos funcionários. Isto não só aumenta a satisfação dos funcionários, mas também promove uma força de trabalho de alto desempenho que, em última análise, beneficia toda a organização.
Administração de Benefícios
Ao automatizar os processos de RH, a administração de benefícios torna-se menos complicada. Os funcionários terão autonomia para escolher e gerir os seus próprios benefícios, desde planos de seguro de saúde até opções de poupança para a reforma, através de plataformas online de fácil utilização.
O sistema de automação cuida do processo de inscrição e garante que os descontos corretos sejam feitos no contracheque, ao mesmo tempo em que inscreve prontamente os funcionários nos benefícios selecionados. Isto não só simplifica a gestão de benefícios, mas também alivia os profissionais de RH dos encargos administrativos.
Com a automação de RH implementada, os funcionários têm mais controle sobre seus benefícios, dando ao RH a oportunidade de se concentrar no planejamento estratégico de benefícios e na conformidade.
Acompanhamento de tempo e presença
Os sistemas automatizados de controle de ponto e presença oferecem uma alternativa mais precisa e eficiente aos processos manuais. Esses sistemas podem ser perfeitamente integrados a dispositivos biométricos, como scanners de impressões digitais ou de reconhecimento facial, ou usar cartões de identificação para procedimentos fáceis de entrada e saída.
Ao automatizar essas tarefas de RH, as organizações eliminam a necessidade de planilhas de horas manuais, o que reduz erros e garante o pagamento preciso dos funcionários.
Além disso, os sistemas automatizados podem impor políticas de frequência da empresa, como monitorar horas extras ou gerenciar horários de turnos. Implementar isso economiza tempo e oferece insights imediatos sobre os padrões de frequência da força de trabalho. Isso permite que as organizações aloquem recursos e gerenciem as horas de trabalho de maneira eficaz.
Portal de autoatendimento para funcionários
Os portais de autoatendimento para funcionários oferecem inúmeros benefícios tanto para os funcionários quanto para os departamentos de RH. Estas plataformas fáceis de utilizar permitem aos funcionários gerir várias tarefas de RH de forma independente, eliminando a necessidade de intervenção do pessoal de RH.
Esses portais oferecem aos funcionários um método conveniente para manter suas informações pessoais, como detalhes de contato e contatos de emergência, precisas e atualizadas. Isso ajuda o RH a manter registros precisos. Além disso, eles podem solicitar folgas de maneira conveniente, acessar recibos de pagamento e recuperar recursos e políticas vitais de RH.
Ao proporcionar transparência e melhorar os canais de comunicação, esses portais também reduzem as consultas administrativas direcionadas ao departamento de RH. Consequentemente, a automatização de tarefas rotineiras permite que os profissionais de RH se concentrem em iniciativas mais estratégicas, como o desenvolvimento e o envolvimento de talentos, ao mesmo tempo que concede aos funcionários a conveniência das opções de autoatendimento.
Conformidade e relatórios
A automação também é útil para garantir a conformidade do RH. O uso de software de RH ajuda a simplificar processos e garantir a conformidade com as leis trabalhistas, regulamentações antidiscriminação e padrões do setor.
Os sistemas automatizados servem como mecanismo de rastreamento para marcos de conformidade. Eles fornecem alertas oportunos aos profissionais de RH e geram relatórios que demonstram o cumprimento desses requisitos.
Ao reduzir o risco de não conformidade, possíveis multas e disputas legais, a automação de RH protege as organizações. Além disso, simplifica a geração de relatórios de análise de dados. Isso capacita os profissionais de RH a tomar decisões informadas que beneficiam tanto a organização quanto seus funcionários.
Entrevistas de desligamento e saída
A automação de RH desempenha um papel crucial para garantir um processo de desligamento contínuo quando os funcionários deixam uma organização. Ao utilizar listas de verificação automatizadas, o RH pode lidar com tarefas como coletar todos os documentos necessários, recuperar equipamentos da empresa e revogar o acesso aos sistemas da empresa.
Esta abordagem simplificada não só garante a segurança dos dados, mas também elimina quaisquer responsabilidades administrativas persistentes após a saída de um funcionário da organização.
Além disso, a automação permite que os RH conduzam entrevistas de desligamento sem esforço, coletando feedback valioso dos funcionários que estão saindo. Esses insights podem então ser usados para aprimorar as políticas e práticas da organização.
Benefícios da automação de RH
No acelerado mundo dos negócios, os departamentos de RH estão adotando a automação para aproveitar inúmeras vantagens, incluindo:
Eficiência e economia de tempo
Ao automatizar tarefas repetitivas como entrada de dados, gerenciamento de documentos e processos administrativos, a automação de RH oferece valiosa economia de tempo para profissionais de RH.
Com mais tempo livre, as equipes de RH podem concentrar seus esforços em atividades estratégicas importantes no desenvolvimento de talentos e no envolvimento dos funcionários. A menor dependência da papelada manual também melhora a eficiência geral do departamento de RH.
Redução de erros
A entrada manual de dados costuma estar sujeita a erros, o que pode levar a consequências graves, especialmente em áreas como folha de pagamento e conformidade.
A automação de RH oferece uma solução para isso, automatizando cálculos e transferências de dados. Isto não só economiza tempo, mas também melhora a precisão, garantindo que os funcionários recebam remunerações e benefícios precisos, ao mesmo tempo que reduz a possibilidade de violações dispendiosas de conformidade.
Conformidade aprimorada
Muitos sistemas de automação de RH incluem recursos para verificações e lembretes de conformidade integrados. Esses sistemas podem gerenciar dados com eficácia, protegê-los e rastrear datas importantes, como certificações de funcionários e expirações de autorizações de trabalho. Isso garantirá que sua organização permaneça em total conformidade com todos os requisitos legais.
Ao implementar estes sistemas, você pode minimizar significativamente o risco de multas e outras questões legais que possam surgir devido ao não cumprimento.
Melhor experiência do funcionário
Automatizar os processos de RH pode melhorar a experiência geral dos funcionários. Com portais de autoatendimento, os funcionários podem realizar facilmente tarefas como atualizar suas informações, solicitar folga e acessar recursos de RH de forma independente. Isso capacita os funcionários e reduz a necessidade de interação constante com a equipe de RH.
Além disso, a automatização dos processos de integração e inscrição de benefícios leva a uma experiência mais tranquila e positiva para os novos contratados.
Tomada de decisão baseada em dados
Os sistemas automatizados de RH oferecem aos profissionais de RH dados e análises valiosos para a tomada de decisões informadas. Esses sistemas produzem relatórios abrangentes sobre métricas críticas de RH, como taxas de rotatividade de funcionários, avaliações de desempenho e dados demográficos da força de trabalho.
O acesso a esses dados permite que os RH identifiquem tendências e áreas que precisam de melhorias. Assim, podem desenvolver iniciativas estratégicas de RH que se alinhem com os objetivos gerais da organização.
Poupança de custos
Embora a introdução da automação de RH possa exigir uma despesa inicial, as potenciais reduções de custos a longo prazo são substanciais. Ao reduzir as despesas administrativas e minimizar os erros, a automação melhora a eficiência e reduz os custos operacionais.
Por exemplo, a implementação da automação da folha de pagamento não apenas diminui a probabilidade de erros, mas também economiza tempo e energia que, de outra forma, seriam dedicados a cálculos manuais.
Escalabilidade e Adaptabilidade
Os sistemas de automação de RH são projetados para se ajustarem perfeitamente às necessidades crescentes da sua organização. Esteja você expandindo sua equipe ou estabelecendo novos locais, as ferramentas de automação podem ser facilmente dimensionadas para acomodar essas mudanças.
Ao garantir que os processos de RH permaneçam eficientes e eficazes, a ferramenta apoia o crescimento da sua organização e o desenvolvimento da sua força de trabalho.
Agora, vamos dar uma olhada em algumas das melhores ferramentas de automação de RH para agilizar os processos de RH e atingir seus objetivos com mais rapidez.
#1. Prumo
A ferramenta de automação de RH de Bob é uma ferramenta poderosa projetada para agilizar vários processos de RH e melhorar a eficiência. Ao automatizar tarefas manuais, esta plataforma permite que os profissionais de RH aloquem mais do seu tempo em iniciativas estratégicas.
A interface amigável permite a configuração de fluxos de trabalho personalizáveis para cada processo de RH, desde a integração de novos funcionários até a demissão. Os usuários podem agendar tarefas, atribuí-las aos membros da equipe e estabelecer cronogramas para máxima produtividade.
A plataforma integra-se perfeitamente com plataformas de comunicação populares como Slack e Microsoft Teams para uma colaboração tranquila. Uma característica notável do Bob é sua forte ênfase na segurança dos dados.
Bob mantém suas informações confidenciais seguras, concedendo acesso apenas às partes autorizadas, o que é um aspecto essencial, dadas as preocupações crescentes com as violações de dados atuais. Para aumentar ainda mais a sua utilidade, a ferramenta incorpora recursos como assinatura eletrônica para contratos juridicamente vinculativos.
Quando se trata de preços, Bob oferece uma abordagem personalizada. Eles oferecem preços personalizados dependendo dos requisitos exclusivos e da escala da sua organização. Se tiver interesse, você pode solicitar um orçamento personalizado diretamente pelo site.
#2. HROne
HROne é uma poderosa ferramenta de automação de RH que simplifica e agiliza várias operações de RH. Ele serve como uma plataforma abrangente, abrangendo 127 processos de RH para ajudá-lo a gerenciar todo o ciclo de vida dos funcionários sem esforço.
Da integração à saída, o HROne oferece recursos como gerenciamento de força de trabalho, gerenciamento de folha de pagamento, monitoramento de presença, avaliações de desempenho e envolvimento dos funcionários. A plataforma foi projetada para ser acessível e fácil de usar com seus recursos prontos para nuvem e dispositivos móveis.
Enfatizando a segurança, o HROne é desenvolvido com Microsoft Azure e está em conformidade com os padrões GDPR e ISO27001. HROne é uma solução de automação adaptável que pode atender às suas necessidades exclusivas de RH, independentemente de você ter uma empresa de pequeno, médio ou grande porte.
Para organizações maiores com necessidades específicas, seu plano empresarial pode ser personalizado para atender aos requisitos. Portanto, entre em contato com eles para um orçamento personalizado.
#3. Criador Zoho
Criador Zoho é uma poderosa plataforma de automação de RH projetada para simplificar operações complexas de RH. Com o Zoho Creator, você pode automatizar tarefas durante todo o ciclo de vida do funcionário, desde o recrutamento até a aposentadoria.
Com esta solução abrangente, você pode criar aplicativos móveis e web do zero. Ele também oferece fluxos de trabalho de automação avançados, simplifica o gerenciamento de funcionários e melhora a comunicação dentro de sua organização.
Os principais recursos do Zoho Creator incluem integração e desligamento de funcionários, rastreamento de presença, gerenciamento de ativos e monitoramento de projetos. Esta plataforma é versátil e pode substituir sistemas baseados em papel, transformar planilhas em aplicativos fáceis de usar e fornecer uma alternativa mais eficiente aos sistemas tradicionais de RH.
O que diferencia o Zoho Creator é seu compromisso em oferecer uma experiência fácil de usar para indivíduos sem possuir conhecimento técnico. Para ajudá-lo a começar, o Zoho Creator oferece até opções de inscrição gratuitas para agregar valor.
Conclusão
A implementação da automação de RH pode ter um impacto transformador em sua organização. Isso não apenas melhora a eficiência, a produtividade e a precisão, mas também leva à economia de custos em seus processos de RH.
Ao aproveitar o software de automação de RH, você pode fazer com que sua equipe de RH priorize tarefas essenciais, como desenvolvimento de talentos e envolvimento dos funcionários, ao mesmo tempo que automatiza a carga de trabalho administrativo.
Portanto, escolha uma ferramenta de automação de RH da lista acima com base no tamanho e nas necessidades do seu negócio. Fazer essa jogada inteligente pode impulsionar sua organização para um maior sucesso.
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