Se você busca incessantemente uma solução eficaz para a gestão de seus projetos, sua busca termina aqui: Airtable. Esta plataforma disponibiliza uma vasta gama de funcionalidades para visualização de dados de alta qualidade e edição simplificada. Adicionalmente, o Airtable possibilita a automação de tarefas, otimizando o tempo e a energia despendidos na administração de informações.
As automações do Airtable são excelentes para a realização de atividades rotineiras, tais como a inserção de dados e atualizações por e-mail. Vamos explorar os diferentes tipos de automações disponíveis na versão gratuita do Airtable.
O que são as Automações do Airtable?
Airtable automações consistem em sequências ou fluxos de trabalho pré-determinados que podem ampliar significativamente sua produtividade ao automatizar tarefas repetitivas. Elas minimizam a incidência de erros decorrentes de processos manuais, ao mesmo tempo em que economizam tempo e recursos em atividades recorrentes.
As automações do Airtable são compostas por três elementos essenciais:
- Gatilho: Define o acontecimento que dá início à sequência de automação.
- Configuração do Gatilho: Refere-se à condição que ativa o gatilho. Neste ponto, é preciso especificar os detalhes da tabela e as condições em nível de campo que um registro deve satisfazer para disparar um evento.
- Ações: Determina a ação ou o conjunto de ações que devem ser executadas quando uma automação é acionada.
Quando uma automação do Airtable é ativada, ela procura na sua base por eventos que se encaixem na configuração do gatilho. Uma automação é disparada apenas quando todas as condições do gatilho são atendidas.
Como Criar uma Automação no Airtable
Para desenvolver uma automação, é necessário definir o gatilho e o conjunto de ações que o seguem. Veja como configurar uma automação no Airtable:
Etapa 1: Adicionar um Gatilho
Na aba “Automações”, clique em “Adicionar gatilho”. Será exibida uma lista de gatilhos que você pode selecionar. A lista inclui gatilhos dentro da sua base do Airtable e integrações externas que podem disparar um evento, como por exemplo, um evento criado no Google Calendar.
Etapa 2: Configurar o Gatilho
Após escolher o gatilho, você pode visualizar e modificar suas propriedades. Você também tem a opção de alterar o tipo de gatilho neste ponto.
A configuração do evento de gatilho será baseada no tipo de gatilho escolhido. Por exemplo, se o tipo de gatilho for “Quando o registro corresponde às condições”, será necessário especificar a tabela a ser monitorada, assim como as condições que um registro deve cumprir para ativar o evento.
Etapa 3: Adicionar a Ação
Em seguida, você deve selecionar a ação que deseja executar. Existem diversas opções, desde a criação e atualização de registros até o envio de e-mails ou notificações em aplicativos externos.
Etapa 4: Configurar a Ação
Agora, será preciso configurar a ação com base na ação selecionada. Por exemplo, se a ação for “Enviar um e-mail”, você terá que especificar os destinatários do e-mail, o assunto, o conteúdo e outros detalhes que deseja incluir.
Etapa 5: Adicionar Condições ou Ações Adicionais
Você tem a possibilidade de inserir lógica e ações adicionais em sua automação com base em ações precedentes. Isso pode ser feito repetindo as etapas 4 e 5, conforme a necessidade.
Etapa 6: Testar a Automação
Antes de colocar sua nova automação em funcionamento, clique em “Testar Automação” para verificar se o gatilho e as ações foram configurados corretamente.
Etapa 7: Ativar a Automação
Você pode ativar a automação quando estiver seguro de sua configuração. É importante notar que, quando uma automação do Airtable é ativada, ela não se aplica a registros já existentes que correspondam à configuração do gatilho.
Como Integrar as Automações do Airtable
As automações do Airtable não se restringem à criação/atualização dos registros da base e ao envio de e-mails. Você pode integrá-las com aplicativos externos, como Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Forms, Google Sheets, Outlook Email, Outlook Calendar, GitHub Issues, Facebook Pages, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server / Data Center, Twilio e Hootsuite.
Seguem alguns exemplos de casos de uso para integrações externas de automação do Airtable:
Limitações das Automações do Airtable
Embora as automações no Airtable possam ser muito úteis, elas apresentam algumas limitações. Para cada base do Airtable, você pode ter um máximo de 50 fluxos de trabalho de automação, sejam eles ativos ou inativos. No entanto, é possível contornar isso combinando várias ações em uma única automação.
Cada automação do Airtable pode ter até 25 ações. Este também não é um grande empecilho, pois a saída de uma ação pode servir como entrada para outra no mesmo fluxo de trabalho. Além disso, as automações do Airtable possuem limites de execução variáveis, dependendo do seu plano. Isso inclui tanto as execuções bem-sucedidas quanto as que falharam.
| Plano Airtable | Execuções por mês |
| Livre | 100 |
| Equipe | 25.000 |
| Negócios | 100.000 |
| Empreendimento | 500.000 |
O Airtable mantém um histórico das suas execuções de automação com detalhes de cada automação que foi executada. A abrangência deste recurso também é determinada pelo plano do seu espaço de trabalho.
| Plano Airtable | Histórico de execução |
| Livre | 2 semanas |
| Equipe | 6 meses |
| Negócios | 1 ano |
| Empreendimento | 3 anos |
Com a versão gratuita do Airtable, você só pode enviar e-mails automatizados para colaboradores da base selecionada. No entanto, você pode configurar isso para endereços de e-mail externos em outros planos de workspace.
Somente novas alterações podem ativar a automação. Além disso, é importante ressaltar que as integrações com Google Docs, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center e Twilio não estão disponíveis no plano Gratuito.
Economize Tempo com Automações do Airtable
As automações no Airtable representam formas eficazes de otimizar processos e reduzir o trabalho manual. Com a configuração adequada do fluxo de trabalho, é possível economizar várias horas por semana em sua rotina de gerenciamento de projetos.
Portanto, na próxima vez que você estiver configurando um projeto, reserve um tempo para configurar as automações do Airtable para que você possa relaxar e deixar as tarefas acontecerem automaticamente.