Para muitos, a vida se resume a uma luta constante para realizar mais com menos. O tempo, um recurso limitado, demanda que o aproveitemos ao máximo para alcançar a produtividade.
O mercado está repleto de diversas ferramentas de e-mail, a maioria focada em um único aspecto da produtividade. Geralmente, para obter um desempenho ideal, é necessário usar múltiplas ferramentas.
SaneBox surge como uma solução diferenciada. Mais do que uma ferramenta de organização de caixa de entrada, ele oferece uma gama de funcionalidades. Uma vantagem notável é sua compatibilidade com quase todos os provedores de e-mail, algo incomum entre as ferramentas mais tradicionais.
Ao longo dos anos, experimentei diversas ferramentas de e-mail, e muitas delas cumprem bem suas funções. No entanto, frequentemente deixam a desejar. Foi nesse contexto que SaneBox me chamou a atenção.
Neste artigo, farei uma análise detalhada do SaneBox, demonstrando como o controle do seu e-mail pode impulsionar sua produtividade ao longo do dia.
Vamos começar!
O que é SaneBox?
Para entender a utilidade do SaneBox, é essencial compreender que ele é mais do que uma ferramenta isolada. Ele se apresenta como um conjunto de ferramentas integradas em um único produto. Compatível com contas de e-mail IMAP ou Exchange, ele funciona com praticamente todos os provedores.
SaneBox está no mercado há mais de uma década, desde sua estreia em 2010. Isso indica uma trajetória sólida e tempo suficiente para aprimorar sua metodologia.
Basicamente, SaneBox opera como um sistema de pastas. A inteligência artificial incorporada analisa e aprende seus hábitos, classificando e-mails de acordo com sua importância. O resultado é uma caixa de entrada mais organizada e menos tempo gasto gerenciando e-mails.
SaneBox opera de forma discreta, trabalhando nos bastidores e esperando sua orientação caso um e-mail seja categorizado incorretamente.
O sistema de filtragem inteligente adapta-se aos seus hábitos, direcionando os e-mails para as pastas adequadas, transformando sua caixa de entrada em um espaço reservado para as mensagens mais importantes.
Recursos do SaneBox
#1. Pastas Poderosas
Embora o termo “pastas poderosas” possa parecer incomum, elas são a base do funcionamento do SaneBox. O algoritmo de inteligência atua como o cérebro, determinando a alocação de e-mails.
Ao começar a usar o SaneBox, você terá a opção de configurar algumas pastas diferentes. No entanto, existem três principais que o SaneBox cria por padrão:
- SaneLater – Mensagens importantes, mas não urgentes, que não precisam estar na sua caixa de entrada.
- SaneNews – Um espaço dedicado para suas newsletters e assinaturas.
- SaneBlackHole – Uma versão aprimorada do botão “cancelar inscrição”.
À medida que as mensagens chegam, SaneBox decide a pasta mais adequada para cada e-mail. Caso uma mensagem seja direcionada incorretamente, você pode movê-la para o lugar correto, permitindo que o SaneBox aprenda suas preferências. A utilização das pastas predefinidas é opcional e pode ser ajustada conforme necessário.
Com o tempo, você perceberá uma redução no volume de e-mails na sua caixa de entrada, o que é positivo. No entanto, isso exige atenção periódica às pastas SaneLater e SaneNews, um ponto que abordaremos a seguir.
Mas antes, vamos falar mais sobre as pastas.
#2. O Resumo do SaneBox
Com tantas mensagens sendo filtradas, é natural que algumas pastas acabem acumulando muitos e-mails. É fácil negligenciá-los (“longe dos olhos, longe do coração”, certo?). No entanto, os e-mails na pasta SaneLater ainda são importantes e exigem sua atenção.
É nesse contexto que o SaneBox Digest se torna valioso. Diariamente, no horário que você definir, você receberá um e-mail com um resumo das mensagens nas pastas SaneLater e SaneNews. Caso utilize as pastas SaneCC ou personalizadas (que detalharemos em breve), elas também serão incluídas no resumo.
O resumo inclui links para cada e-mail, permitindo que você os leia se desejar. Você também pode excluí-los, arquivá-los, adiá-los ou movê-los para a caixa de entrada. Além disso, há uma opção “Selecionar tudo” com ações limitadas, caso você queira gerenciar rapidamente seus e-mails.
#3. Lembretes
Os lembretes do SaneBox são notáveis, em grande parte devido à sua versatilidade. Por exemplo, imagine que você deseja ser lembrado de levar o lixo para fora todas as quintas-feiras de manhã. Você poderia enviar um e-mail para [email protected] com o assunto “Levar o lixo para fora”. Você receberia um e-mail toda quinta-feira, lembrando-o de colocar a lixeira na rua.
O processamento de linguagem natural é um dos recursos que mais me agrada. Posso enviar um e-mail para [email protected] e receber um lembrete em uma hora. Ou “every.10th” para ser lembrado no dia 10 de cada mês.
Mas a funcionalidade de lembretes vai além disso. Você também pode encaminhar mensagens que serão relevantes no futuro. Por exemplo, se você comprou ingressos para um show que acontecerá em oito semanas, basta encaminhar o e-mail para “oito semanas” ou “5 de julho” ou qualquer outra data desejada. Quando essa data chegar, você receberá os ingressos de volta na sua caixa de entrada.
#4. SaneBlackHole
Este recurso requer um pouco mais de explicação, mas sua utilidade merece destaque.
Pense no SaneBlackHole como um botão de cancelamento de inscrição para aqueles e-mails que não oferecem essa opção. Aquele vendedor que te envia e-mails a cada dois dias? Envie-o para o BlackHole.
Ele não funciona como um filtro de spam, mas sim como uma maneira de garantir que você não receberá mais mensagens de pessoas ou serviços incômodos. Depois que você envia algo para o BlackHole, todos os e-mails atuais e futuros daquele remetente serão armazenados lá.
O armazenamento é o diferencial. SaneBox armazena e-mails na pasta BlackHole por sete dias. Dessa forma, você ainda pode lê-los se precisar, mas não precisa se preocupar em sobrecarregar sua caixa de entrada ou a pasta SaneLater.
#5. Pastas Personalizadas
Eu recebo muitos e-mails. Utilizo meu e-mail como um sistema de arquivos que me ajuda a monitorar projetos, planos pessoais e muito mais. Minhas pastas personalizadas facilitam a organização de tudo. Gosto particularmente da minha pasta “Projetos”, onde posso reunir todos os e-mails sobre projetos em andamento.
Eu sabia que o SaneBox era inteligente, mas não percebia o quão inteligente ele era até começar a usar as pastas personalizadas. O SaneBox faz um excelente trabalho ao determinar o que deve ser feito sem ser excessivamente zeloso. Se uma mensagem for sobre um projeto, mas for importante, ela ainda irá para a minha caixa de entrada, como deveria. No início, fiquei preocupado em perder mensagens ao usar o SaneBox. Mas com o tempo, aprendi a confiar nele, e ele nunca me decepcionou.
#6. Não Perturbe
Embora muitos provedores de e-mail ofereçam uma função “Não Perturbe”, o SaneBox aborda essa função de uma maneira diferente. Você pode escolher permitir exceções, receber seu resumo por e-mail e até mesmo enviar uma mensagem, se desejar. Qualquer e-mail recebido durante o período “Não Perturbe” será armazenado em uma pasta SaneDoNotDisturb para ser lido posteriormente.
#7. Limpeza Profunda de E-mail
Se você for como eu, provavelmente tem aquele endereço de e-mail que usa há muitos anos. No meu caso, é uma conta do Gmail que criei em 2004. Ao longo do tempo, ela se tornou um “tudo vale aqui”, acumulando muitos arquivos e informações desnecessárias.
SaneBox possui um recurso chamado Limpeza Profunda que é muito útil para liberar espaço. Eu sabia que qualquer coisa com mais de cinco anos não era mais tão valiosa para mim. Então, instruí o SaneBox a procurar e-mails grandes com mais de cinco anos.
Levou algum tempo para o sistema realizar o processo, mas o resultado final foi surpreendente. Ele criou uma lista de remetentes, permitindo que eu selecionasse aqueles que não eram mais relevantes. Ele também me permite filtrar por tamanho, data e tipo de e-mail. Isso tornou mais fácil para mim me livrar de anexos enormes que não eram mais necessários. Em vez de pagar mais ao Google por armazenamento, a Limpeza Profunda liberou centenas de megabytes de espaço.
#8. Extras Úteis
O SaneBox oferece tantas funcionalidades que é difícil dedicar tempo a cada uma delas. No entanto, algumas são tão úteis que merecem destaque. Por exemplo, posso conectar um serviço de armazenamento em nuvem ao meu SaneBox. Assim, quando recebo um anexo grande, ele é movido para o meu Dropbox, em vez de ocupar espaço no armazenamento do Gmail.
Há uma função chamada SaneConnect, que visa auxiliar nas conexões profissionais. Ao digitar um domínio, ela exibe todas as pessoas daquela empresa com quem você já teve contato. Ela também oferece uma função de pesquisa por cargo e informa quando foi a última vez que você conversou com cada pessoa. Isso tem sido particularmente útil ao retornar e encontrar contatos de projetos anteriores.
A ferramenta Organizar permite que você organize rapidamente seus e-mails antigos. Arquive, marque como lido, adie, mova, treine ou envie para a lixeira várias mensagens de uma só vez. A equipe do SaneBox também criou atalhos de teclado para facilitar o processamento de grandes volumes de mensagens.
Segurança SaneBox
Quando o assunto é SaneBox, questões sobre privacidade podem surgir. No entanto, a empresa explica sua abordagem de forma clara em seu site:
“O conteúdo dos seus e-mails nunca é baixado para nossos servidores e, portanto, nosso software não tem acesso a ele.”
SaneBox também afirma que suas conexões são isoladas da internet pública. Basicamente, isso significa que o SaneBox não aceita conexões de entrada. Assim, quando você se conecta ao SaneBox, somente o SaneBox pode ler os cabeçalhos de seus e-mails.
Preços SaneBox
O plano de preços do SaneBox é diferenciado. Ele é baseado no número de contas que você deseja conectar e na quantidade de recursos que deseja utilizar. Por exemplo, uma única conta e dois recursos custam apenas US$ 4 por mês ao optar por um plano de dois anos. Também está disponível um período de teste gratuito de duas semanas.
Considerações Finais
Na minha experiência, todos os recursos oferecidos são úteis o suficiente para justificar o investimento. No entanto, o plano intermediário “Almoço” é provavelmente o suficiente para a maioria dos usuários.
Ferramentas que oferecem uma variedade de recursos muitas vezes têm um desempenho medíocre em todos eles. No entanto, esse não é o caso do SaneBox, e a empresa faz um bom trabalho ao evitar sobrecarregar o serviço com recursos inúteis. Eu recomendo o SaneBox.