Um sistema de aquisições eficiente exige um modelo de pedido de compra que seja não apenas funcional, mas também visualmente alinhado com a identidade da sua empresa.
Embora a adaptação de formulários antigos possa parecer uma solução rápida, um modelo de pedido de compra bem estruturado é crucial para simplificar o processo e assegurar que todas as informações importantes sejam devidamente registradas.
Evitar a criação de um novo modelo a cada compra é essencial para otimizar o tempo, portanto, a adoção de um modelo padronizado é a melhor abordagem.
Antes de explorarmos as opções de modelos disponíveis, vamos revisitar a importância dos pedidos de compra em suas operações.
O que são Ordens de Compra e Qual a sua Importância em Transações Comerciais?
Uma ordem de compra é um documento formal que estabelece uma comunicação clara e um acordo entre o comprador e o vendedor. Uma vez que o fornecedor aceita o pedido, um contrato é estabelecido, onde uma parte se compromete a entregar os bens ou serviços especificados, enquanto a outra se compromete a efetuar o pagamento.
A importância das Ordens de Compra em transações comerciais reside em:
- Funcionam como uma solicitação oficial de um bem ou serviço, detalhando informações como o tipo, quantidade e preço acordado.
- Incluem dados essenciais como o nome e logo do comprador, informações de contato, bem como dados do fornecedor.
- Definem os termos da transação, como data de entrega, local, frequência e outras informações relevantes. Cada pedido de compra possui um número de identificação único, facilitando o rastreamento e a referência em caso de disputas.
- Auxiliam na manutenção de registros organizados, garantindo a recuperação de dados essenciais sobre as transações.
Em resumo, as ordens de compra são benéficas para ambas as partes, promovendo uma comunicação eficiente e um processo de compra simplificado.
Como Selecionar o Melhor Modelo de Pedido de Compra?
Considere os seguintes pontos ao escolher o modelo de ordem de compra mais adequado para sua empresa:
- Informações Essenciais: O modelo deve incluir apenas os dados relevantes para o pedido, como número do pedido, detalhes de envio e faturamento, descrição dos itens, quantidades e custos totais.
- Facilidade de Uso: A clareza e simplicidade são fundamentais. Um modelo fácil de entender ajudará os fornecedores a processar seus pedidos com maior eficiência.
- Customização: Procure modelos que permitam personalizar o logotipo da sua empresa, termos e condições, e outras informações específicas do seu processo de compra.
Neste artigo, exploraremos diversos modelos de pedido de compra que você pode baixar e utilizar.
A seguir, apresentamos algumas opções renomadas por oferecer modelos de qualidade:
Vertex42
O modelo de pedido de compra da Vertex42 simplifica o processo de adição de números de itens e preços unitários, automatizando a criação de novos pedidos e eliminando a necessidade de inserção manual de dados a cada vez.
Características:
- Solução acessível para o orçamento da sua empresa.
- Modelos disponíveis para download em Excel, OpenOffice e Google Sheets.
- Possibilidade de salvar cópias de segurança para cada fornecedor importante.
Para criar um novo pedido, basta localizar o modelo mestre e duplicá-lo, renomeando o arquivo copiado de acordo com a sua preferência.
TemplateLab
Os modelos de ordem de compra da TemplateLab permitem que as empresas mantenham registros de compra precisos, reduzindo erros que podem gerar perdas financeiras. Ao utilizar um modelo de formulário de pedido de compra, é possível evitar confusões com fornecedores, garantir que não haja cobranças indevidas e que as quantidades corretas sejam solicitadas.
Características:
- Cada ordem de compra recebe um número de identificação único para facilitar o rastreamento.
- Oferece uma seção específica para detalhar os termos e condições.
- Inclui espaço para impostos, descontos ou promoções.
É essencial preencher todos os campos do formulário com informações precisas para garantir clareza e evitar possíveis problemas.
Nitro
A Nitro oferece um modelo de pedido de compra ideal para empresas que adquirem grandes quantidades de peças para fabricação de produtos ou mercadorias para revenda.
Características:
- Inclui campos para informações abrangentes da empresa, facilitando o envio.
- Permite detalhar os itens e quantidades solicitadas para evitar erros.
- Permite especificar requisitos especiais, como seguro de envio ou instruções de manuseio.
Este modelo permite que as empresas gerem rapidamente diversos pedidos de compra para diferentes fornecedores, mantendo um formato consistente. Isso simplifica o processo de compra e garante eficiência.
Invoice Home
A Invoice Home disponibiliza uma ampla gama de mais de 100 modelos de pedidos de compra, conferindo profissionalismo e sofisticação à sua comunicação com clientes. Com modelos simples e fáceis de usar, você pode criar um pedido de compra em poucos segundos e enviá-lo por e-mail.
Características:
- Oferece mais de 100 modelos atraentes e diversos logos para escolher.
- Não inclui o logo “Invoice Home” nos pedidos de compra gerados.
- Permite espaço ilimitado para conteúdo PO flexível.
- Salva automaticamente todas as informações para facilitar a criação rápida de PO.
Para empresas que necessitam de informações mais detalhadas em suas faturas, o Invoice Home também oferece um modelo avançado de pedido de compra, adaptado para atender às diversas necessidades empresariais.
Zoho Inventory
O Zoho Inventory é uma ferramenta eficiente para gerenciar informações de transações. Com seu modelo de pedido de compra, os usuários podem baixar a planilha integrada, inserir os detalhes necessários e imprimi-la offline.
Características:
- Cria um histórico completo das atividades de compra.
- Permite salvar registros de compra em dispositivos para acesso futuro.
- Analisa dados para fornecer insights como períodos frequentes de pedidos.
Além disso, a plataforma mantém um banco de dados completo de todos os pedidos de compra, permitindo análises detalhadas para fins futuros.
Excel Made Easy
O modelo de ordem de compra da Excel Made Easy permite que você, como comprador, especifique com precisão quais itens ou serviços deseja adquirir da empresa do vendedor.
Características:
- Oferece opções de cores e fontes personalizáveis.
- Disponibiliza um modelo de pedido de compra gratuito em Excel, que pode ser exportado para Word.
- É compatível com diversos programas de escritório, incluindo Google Sheets.
Ao preencher este modelo corretamente, você poderá rastrear seu histórico de compras com facilidade. Isso economizará tempo e potencialmente reduzirá despesas, permitindo que você ou seu contador preencham o formulário de declaração de impostos de maneira eficiente.
Smartsheet
O modelo de pedido de compra da Smartsheet é uma solução completa para rastrear pedidos de forma eficiente. Ele inclui campos para informações essenciais, como números de pedido, informações do cliente, detalhes do fornecedor e informações de envio.
Características:
- Calcula automaticamente o custo total, incluindo impostos e despesas de envio.
- Permite incluir comentários ou instruções para tarefas específicas.
- Ajuda na criação de listas de preços distintas para vários fornecedores.
Além disso, você pode inserir o número de identificação, a quantidade e o custo de cada item que deseja solicitar. Isso simplifica a criação de ordens de compra e garante cálculos financeiros precisos.
Skynova
Crie uma ordem de compra profissional e sem complicações usando o modelo customizável da Skynova. Insira todos os detalhes importantes, como o número da ordem de compra e impostos sobre vendas, e ainda adicione o logo da sua empresa.
Características:
- Envie ordens de compra diretamente aos clientes através do software.
- Receba notificações quando o destinatário visualizar o pedido de compra.
- Ofereça opções de pagamento online com cartão de crédito para os clientes.
Depois de finalizado, você pode imprimir, baixar em PDF ou enviar o pedido convenientemente online.
FormSwift
A FormSwift desenvolveu campos de entrada de dados que permitem inserir informações de forma direta e fácil no modelo de PO.
Características:
- Automatiza a maioria das tarefas de entrada de dados de forma eficiente.
- Integra-se a sistemas existentes, como faturamento e folha de pagamento.
- Permite acesso a informações em tempo real sobre histórico de vendas, solicitações de clientes e dados de estoque.
Além disso, você pode monitorar o status do pedido. Essa abordagem agiliza significativamente o processo em comparação com a criação manual e reduz a probabilidade de erros.
Template.Net
Escolha um modelo de pedido de compra da Template.Net e gere formulários de PO para diversas transações, incluindo construção, moda, varejo, entre outros. Você pode preencher todos os detalhes necessários ou utilizar um formato preenchível em branco.
Características:
- Disponibiliza formulários de alta qualidade, garantindo a preservação dos dados.
- Documenta a disponibilidade de bens ou serviços, o prazo do contrato, etc.
- Permite realizar cálculos envolvendo preço unitário, quantidade e outros parâmetros relevantes.
Após realizar as edições necessárias, você pode imprimir o documento ou compartilhá-lo por e-mail. Como alternativa, pode baixar o modelo gratuitamente e começar a usá-lo imediatamente.
Hubspot
O HubSpot oferece um editor de arrastar e soltar para criar e publicar formulários de pedido rapidamente. Além disso, inclui o editor Gutenberg do WordPress, facilitando a incorporação de formulários de pedido em posts.
Características:
- Inclui campos específicos para descontos, custos de manuseio, impostos e assinatura.
- Permite o download em formato PDF ou Excel.
- Ao inserir códigos de produtos, quantidades e preços unitários, o total é calculado automaticamente.
Para quem prefere usar ferramentas de terceiros para criar formulários de pedido de compra, o HubSpot permite integração com diversos plugins de criação de formulários.
Billdu
Com os modelos de ordem de compra da Billdu, economize tempo na busca por modelos online.
Características:
- Inclui uma seção de notas para destacar informações importantes.
- Oferece formulários personalizados para projetos específicos.
- Inclui um botão opcional “Pagar agora” no modelo para facilitar pagamentos online.
O Billdu possui uma coleção de formulários personalizáveis gratuitos que podem ser editados e baixados no seu computador. Escolha o formato que melhor se adapta ao seu negócio e comece a usar o modelo imediatamente.
Formstack
Faça pedidos sem esforço e receba atualizações oportunas sobre suas compras com o Formstack. Desfrute de fluxos de trabalho simplificados que acompanham os pedidos desde o envio até a entrega.
Características:
- Construtor intuitivo de arrastar e soltar sem necessidade de conhecimento em codificação.
- Personalização de temas para combinar com sua marca.
- Campos de cálculo automatizados em cada seção do pedido para maior precisão.
Aproveite processos melhorados, economize tempo, reduza custos e otimize a utilização de recursos utilizando este modelo de ordem de compra!
Jotform
Para vendedores, os modelos de formulário de pedido de compra da Jotform oferecem uma solução simplificada para aumentar a eficiência dos envios de pedidos de compra do cliente.
Características:
- Os formulários preenchidos são armazenados de forma segura no sistema.
- Disponibiliza um repositório centralizado e organizado para todas as ordens de compra.
- Organize seus documentos rapidamente e livre-se da desordem.
O criador de formulários da Jotform permite personalizar um modelo para alinhar às necessidades da sua empresa, adicionando produtos, preços e o logo da sua marca.
Invoice2go
Acesse modelos de ordem de compra personalizáveis e gere pedidos de compra para sua empresa com a Invoice2go.
Características:
- Baixe o modelo no formato de arquivo desejado.
- Salve o modelo finalizado no computador ou na nuvem.
- Imprima facilmente uma cópia para envio.
Basta escolher um modelo e customizá-lo adicionando as informações relevantes. Economize tempo e simplifique o processo de compra com este modelo fácil de usar.
Considerações Finais
A adoção dos melhores modelos de ordem de compra pode melhorar a organização, eficiência de custos e precisão. Investir nesses modelos permitirá que sua empresa alcance todo seu potencial, aumentando a lucratividade e o sucesso.
O uso de um modelo adequado facilita a criação de ordens de compra, mesmo sem um gerente de relacionamento com fornecedores dedicado na sua equipe. Isso garante transações eficientes e minimiza a probabilidade de mal-entendidos durante o processo de aquisição.
A seguir, conheça os melhores geradores de faturas para aceitar pagamentos de clientes.