As soluções de Salas de Dados Virtuais (VDR), também conhecidas como data rooms virtuais, têm experimentado um aumento notável na sua adoção, à medida que as empresas reconhecem cada vez mais as suas vantagens.
Na era atual, onde a segurança se tornou uma preocupação primordial para organizações e indivíduos, as VDRs emergem como espaços online protegidos, ideais para o armazenamento e partilha de informações e arquivos confidenciais.
Estas soluções incorporam políticas de segurança de ponta e protocolos de criptografia para salvaguardar e distribuir documentos sensíveis, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam aceder aos mesmos.
A variedade de fornecedores de VDR disponíveis no mercado pode, por vezes, dificultar a escolha da opção mais adequada.
Para simplificar esta decisão, compilei uma lista dos melhores fornecedores de data room virtuais para garantir transações seguras.
Antes de apresentar os melhores fornecedores de VDR, vamos explorar detalhadamente o que são as VDRs e os benefícios que oferecem.
O que é uma Sala de Dados Virtual?
Uma sala de dados virtual (VDR) é um repositório digital seguro, que permite às empresas armazenar e distribuir informações confidenciais.
Também conhecida como sala de negócios virtual, facilita a comunicação, a tomada de decisões estratégicas e a gestão de fluxos de trabalho num ambiente controlado, similar a uma sala física, com acesso a todos os dados necessários.
Normalmente, uma VDR é protegida por encriptação avançada, protocolos de segurança, autenticação de dois fatores e controlo de início de sessão único. Desta forma, as organizações podem efetuar transações de fusões e aquisições em larga escala com facilidade e segurança.
As VDRs tornaram-se ferramentas indispensáveis para empresas modernas, permitindo-lhes partilhar dados importantes com clientes e fornecedores, sem necessidade de interação física. Ao contrário das tradicionais salas de dados físicas, esta solução eletrónica elimina a necessidade de lidar com grandes volumes de documentação em papel, oferecendo uma abordagem de gestão de documentos mais eficiente e moderna.
Ao usar uma VDR, as empresas podem aperfeiçoar o seu fluxo de trabalho e aumentar a produtividade da equipa, ao mesmo tempo que usufruem de uma plataforma de colaboração segura. Para obter acesso aos dados numa VDR, o utilizador tem de efetuar um pedido, e, caso seja elegível, recebe uma resposta rápida.
Como funciona uma sala de dados virtual?
Uma VDR opera como uma plataforma ou ferramenta de repositório segura para toda a documentação digital, permitindo que as empresas conduzam grandes negócios com a devida diligência. Combina funcionalidades de gestão de projetos para garantir um fluxo de trabalho eficaz e reduzir a desordem de grandes quantidades de papel.
Fonte: DealRoom
Quando opta por uma VDR de um fornecedor de confiança, este instala a solução no seu servidor e cria um espaço centralizado e seguro para partilhar dados com terceiros. Indivíduos como investidores e clientes, com as credenciais adequadas, podem aceder aos recursos num ambiente controlado.
As VDRs permitem o armazenamento de dados sensíveis com segurança avançada, além de auxiliar na gestão da autorização de acesso, cópia e impressão. Durante os processos de negócio, as organizações podem trocar dados e documentos de forma segura e concluir o processo. Além disso, as VDRs permitem que os funcionários executem rapidamente as suas tarefas atribuídas, através de processos automatizados e gestão de projetos avançada.
Benefícios das Salas de Dados Virtuais
Os benefícios das VDRs incluem:
- Espaço seguro e protegido: A principal vantagem de uma VDR é a sua capacidade de fornecer um ambiente seguro para partilhar e armazenar dados confidenciais. Este espaço é protegido por protocolos de encriptação que garantem a segurança dos dados.
- Due diligence melhorada: As VDRs têm desempenhado um papel fundamental no aperfeiçoamento do processo de due diligence, através do fornecimento de um espaço centralizado para os dados. Isto permite a partilha, revisão e análise eficientes dos dados por parte de investidores e clientes.
- Transparência reforçada: Ao proporcionar um ambiente seguro, onde organizações e clientes podem partilhar dados e acompanhar a atividade do utilizador, as VDRs estabelecem confiança e transparência entre as partes.
- Aceleração do processo de negociação: As VDRs têm beneficiado inúmeras organizações, através do fornecimento de uma plataforma centralizada para agilizar as suas operações, partilhar documentos e acelerar as vendas. Ao otimizar todos os processos, facilitam a rapidez e eficiência na execução de negócios.
- Relação custo-benefício: A implementação de uma VDR nos servidores reduz a necessidade de documentação física e os custos associados à impressão e ao manuseamento. Ao adotar uma VDR, é possível diminuir os custos com a partilha de documentos e as deslocações para a apresentação de documentos a clientes empresariais.
Casos de Uso de Data Room Virtual
As salas de dados virtuais revolucionaram a forma como as fusões e aquisições, o aumento de capital, as transações financeiras e outros negócios são realizados. Seguem alguns exemplos de utilização de uma VDR:
- Manufatura: As empresas associadas à manufatura utilizam amplamente as VDRs para concretizar negócios de milhões de dólares com clientes e fornecedores. Estas soluções fornecem uma plataforma para colaboração e distribuição de dados confidenciais.
- Tecnologia da Informação: O setor das TI é um dos maiores utilizadores de VDRs, para partilhar documentos entre equipas em diferentes locais do mundo, bem como com clientes, terceiros e outras empresas.
- Bancos: As VDRs auxiliam os bancos na gestão de fusões, empréstimos, troca de documentos confidenciais e outras tarefas num ambiente seguro e devidamente regulamentado. Funcionam como um cofre virtual seguro para o armazenamento de informações confidenciais dos clientes.
- Serviços de consultoria: A implementação de VDRs tem trazido benefícios a muitos serviços de consultoria, facilitando a colaboração em projetos, a gestão de clientes e a partilha de conhecimento.
- Escritórios de advogados: Os escritórios de advogados lidam frequentemente com grandes volumes de papel, mas as VDRs podem ajudar a organizar o processo e otimizar o fluxo de trabalho. Agora, podem partilhar facilmente a documentação e outros documentos com clientes e empresas.
Agora, vamos analisar alguns dos principais fornecedores de salas de dados virtuais que pode considerar.
DealRoom
Armazene de forma segura todos os documentos confidenciais da sua organização num único local, gere os controlos de dados, partilhe-os rapidamente com os seus clientes mediante solicitação e colabore nos mesmos através do DealRoom. É uma plataforma VDR líder, preferida por muitas organizações em todo o mundo.
Através da opção de armazenamento de dados centralizado do DealRoom, pode visualizar todas as informações através de um visualizador de documentos e Excel integrado, sem ter de alternar entre plataformas. Permite também usufruir de análises de dados perspicazes, onde pode rever e analisar as atividades dos documentos e pedir acesso e interação com os clientes.
Com o DealRoom, não terá de se preocupar muito com o roubo de dados ou acesso não autorizado, uma vez que o software possui permissões personalizáveis e autenticação multifator. Além disso, pode concluir os seus pedidos de due diligence com a ajuda de uploads fáceis de arrastar e largar.
O plano inicial do DealRoom tem um custo de $1.295/mês.
Caplinked
Caplinked é um fornecedor conceituado de salas de dados virtuais, capaz de o ajudar a elevar a gestão de documentos para o próximo nível, com segurança. Irá fornecer-lhe um amplo espaço de trabalho que funciona como um cofre para o armazenamento de documentos dos seus negócios, clientes e investidores.
O Caplinked emprega encriptação de 256 bits de nível militar e está em conformidade com as normas HIPAA e SOC 2. Quer a sua empresa pertença ao setor de investimento, TI ou manufatura, o Caplinked ajuda-o a criar grupos personalizados e a configurar as permissões de acordo com os requisitos.
Adicionalmente, o Caplinked vai além da simples partilha de ficheiros, permitindo a criação de cópias de segurança e a configuração de instruções especiais de acesso ao armazenamento. Pode utilizar a sua gestão de direitos digitais para proteger os seus ficheiros confidenciais com encriptação adequada, de modo a que apenas visualizadores com credenciais seguras possam aceder aos mesmos.
Este fornecedor de VDR também utiliza o poder da IA para o auxiliar a redigir automaticamente informações confidenciais e a organizar dados através de uma única pesquisa de texto. Através do seu painel central, pode rastrear facilmente todas as ações e modificações efetuadas no sistema.
A Caplinked oferece o software VDR em dois planos, com o plano Team a começar nos $149 por mês.
Box
Box pode simplificar a gestão de negócios e a partilha de dados através da sua ferramenta VDR. Ajuda a simplificar e proteger a due diligence de fusões e aquisições, a negociação de contratos, o processo de licitação e a gestão de outras operações, com facilidade.
Desde auxiliar os clientes a responder de imediato e a realizar negociações, até à assinatura de acordos, o Box permite que escolha entre mais de 1.400 integrações, para acelerar os ciclos de negócio. Oferece também acesso móvel e visualização no navegador, em mais de 125 formatos de ficheiros, que funcionam sem esforço, sem comprometer a segurança ou a integridade dos dados.
O Box oferece vários protocolos de segurança, classificação e processos robustos de autorização do utilizador, para garantir a segurança e a privacidade do licitante. Além disso, obterá acesso e visibilidade seguros aos ficheiros através da sua função de ocultação de colaboração e marca d’água. Utiliza também funcionalidades de eliminação e retenção, para aderir a conformidades como SOX e FINRA.
Além disso, o Box é um recurso que utiliza a aprendizagem automática para o auxiliar a extrair informações relevantes e necessárias dos documentos armazenados. Para trabalhar num novo negócio, pode colaborar com os licitantes na sua VDR e partilhar e gerir os seus dados.
Digify
Se procura um fornecedor de data room virtual de confiança, para gerir os seus negócios com os clientes, o Digify poderá ser uma boa opção.
Esta solução VDR fornece os conhecimentos necessários para acelerar os seus negócios e oferece-lhe um rastreamento de documentos e análises impressionantes sobre a interação do seu investidor com os dados. O Digify oferece uma opção de marca avançada, que lhe permite usar URLs com marca própria na plataforma VDR.
O Digify irá ajudá-lo a fazer uma personalização rápida, utilizando o seu logótipo, avatares e cores de marca, o que é útil para construir confiança com os convidados da sua sala de dados. Com a certificação ISO27001, NDAs ao clicar e encriptação completa, este fornecedor de VDR também garante segurança de alto nível.
Os planos Standard deste serviço começam nos $120 por mês quando faturados anualmente.
Onehub
As salas de dados virtuais da Onehub fornecem uma plataforma perfeita para o armazenamento e gestão de dados, e para a conclusão bem-sucedida dos seus negócios.
Esta VDR permite-lhe colaborar de forma segura e sem esforço com os seus clientes, clientes e colegas, através da partilha de documentos, dados e outras informações essenciais, sem preocupações. Pode poupar muito do seu tempo utilizando a função de carregamento por arrastar e largar, e obter visualizações de alta qualidade de mais de 30 tipos de ficheiros.
Graças ao rastreamento avançado de atividades, terá conhecimento de todas as ações que ocorrem dentro da sua sala de dados. O Onehub simplifica bastante a organização de todos os ficheiros e pastas, ao mesmo tempo que controla quem pode aceder a que ficheiros.
O Onehub esforça-se por proteger totalmente os seus dados e a sua sala de dados com encriptação de nível bancário de 256 bits, reduzindo as possibilidades de um hacker ter acesso aos seus dados. Permite também personalizar o espaço de trabalho com o logótipo e a cor da sua organização, dando-lhe um toque pessoal.
iDeals
Partilhe e colabore em documentos empresariais e outros dados confidenciais de forma segura, utilizando as VDRs do iDeals. Esta solução fornece uma plataforma interativa, acessível a partir de qualquer dispositivo, sem necessidade de plug-ins.
Ao carregar documentos para o iDeals, pode simplesmente arrastar e largar o ficheiro, que será automaticamente numerado para sua conveniência. Pode também definir marcas d’água e configurações antes do início de um negócio, e estas serão automaticamente aplicadas a todos os documentos que adicionar.
O iDeals é compatível com mais de 25 formatos e oferece a opção de restringir a exibição de determinados textos ou imagens no documento, editando a parte sensível. A gestão dos direitos dos documentos é altamente eficaz, onde pode configurar as permissões dos ficheiros de acordo com os requisitos.
Graças ao tempo de funcionamento da sala de dados de 99,95%, pode sempre aceder a todos os dados partilhados. Terá também acesso a relatórios gráficos que apresentam as atividades dos licitantes, o que poderá ajudá-lo a diminuir o seu tempo de tomada de decisão.
O iDeals oferece segurança de alto nível com encriptação de 256 bits, juntamente com chaves de 2048 bits. A sua infraestrutura de centro de dados é totalmente auditada e cumpre os requisitos da SOC 2, ao passo que as suas operações de centro de dados são auditadas pela EY e possuem certificação ISO 27001.
Uma vez que os vários centros de dados se espelham continuamente, as probabilidades de perder os seus dados são mínimas, mesmo em caso de falhas no servidor. O iDeals fornece vários recursos avançados, como exibição de cerca, marca d’água, limitação de endereços IP, visualizador de folhas de cálculo seguro e muito mais.
DocSend
Simplifique o seu processo de partilha de documentos e negócios com o DocSend da Dropbox. Esta solução oferece uma sala de dados virtual com gestão inteligente de permissões de endereços de e-mail e domínios e acessibilidade de dados confidenciais.
O DocSend permite-lhe também implementar proteção a um nível granular, através do fornecimento de gestão de permissões para documentos individuais. Esta plataforma VDR facilitou aos utilizadores a visualização dos seus ficheiros a partir de qualquer dispositivo com as permissões apropriadas, sem ter de descarregar o software.
Pode apresentar uma experiência de visualização personalizada da VDR, utilizando um logótipo personalizado e uma imagem de banner. Isto causa uma boa impressão nos visitantes. Permite-lhe partilhar vários documentos através de um único link.
FirmRoom
Com o apoio da certificação SOC 2 Tipo 2 e uma gestão simples de documentos, o FirmRoom fornece uma VDR fácil de usar, para todos os seus processos de colaboração e partilha de documentos.
A ferramenta VDR permite-lhe gerir os seus ficheiros de forma eficiente, através da funcionalidade de carregamento por arrastar e largar, notificar a equipa sobre novos documentos e aproveitar a indexação automática e a pesquisa avançada. Possui um visualizador de folhas de cálculo seguro, juntamente com um visualizador de documentos e Excel que permite visualizar dados em vários formatos de ficheiro.
O FirmRoom inclui uma redação inteligente integrada que identifica e remove rapidamente qualquer parte da informação estandardizada, para proteger documentos pessoais e empresariais críticos.
Adicionalmente, o FirmRoom emprega proteção impressionante para todos os documentos armazenados, através de acesso a documentos em 4 níveis, uma funcionalidade de marca d’água e um NDA. Através da sua análise inteligente, terá uma visão ampla do que está a acontecer com os documentos na VDR, incluindo o mapa de calor do documento e as atividades de grupos e utilizadores.
Ansarada
Alcance resultados de negócios cruciais com o Ansarada, que fornece salas de dados virtuais inteligentes para dar suporte ao crescimento do seu negócio. Além de ser uma plataforma segura de partilha de ficheiros, integra-se com outras plataformas para o ajudar a visualizar documentos, sem ter de mudar de aplicação manualmente.
A função de arrastar e largar torna a ferramenta mais fácil de utilizar para o armazenamento de ficheiros. Oferece também uma ferramenta de Fluxo de Trabalho de Negócio, que permite que a sua equipa trabalhe de forma colaborativa e estratégica, sem qualquer limitação no número total de utilizadores.
O Ansarada é uma sala de dados virtual moderna, que não só o ajuda a preparar-se para transações de fusões e aquisições e OPI, mas também implementa a gestão de utilizadores e a disciplina operacional. Aproveita o poder da IA para rastrear as atividades dos utilizadores.
Obtenha esta ferramenta pagando $1.039/mês para utilizadores ilimitados.
Imprima
Imprima é uma plataforma VDR que oferece acesso mais rápido aos dados através da tecnologia de armazenamento blob. É suportada por IA, o que permite trabalhar em qualquer tipo de documento, em qualquer idioma, e redigir automaticamente partes importantes dos documentos, para fins de conformidade com o RGPD.
Além disso, o Imprima revê com precisão a documentação legal e estrutura automaticamente a sua VDR. Oferece um painel em tempo real e mapas de calor para rastrear os interesses do licitante e permite criar modelos personalizados num formato gráfico.
Através da ferramenta de IA e automação da Imprima, pode rever a documentação legal e estruturar automaticamente as suas VDRs rapidamente. Aperfeiçoou a gestão de utilizadores, simplificando o seu processo de negociação e permitindo-lhe gerir perguntas e respostas na sua VDR.
A Imprima está em conformidade com a ISO 27001:2013 e o RGPD, para proteger os dados e manter a privacidade. Os seus servidores de dados baseados na UE praticam medidas de segurança líderes do setor.
Conclusão
As salas de dados virtuais (VDRs) facilitaram às empresas o armazenamento e a gestão segura de dados, acelerando as fusões e aquisições e outros acordos de transações.
Todos os fornecedores de VDR mencionados acima vêm com funcionalidades básicas e avançadas, e oferecem políticas robustas de segurança e conformidade, para o proteger contra riscos de segurança e privacidade. Por conseguinte, escolha qualquer um deles, com base nas necessidades e acessibilidade do seu negócio.
A seguir, descubra os tipos de data center explicados em 5 minutos ou menos.