No cenário empresarial atual, marcado pela rapidez e dinamismo, as organizações necessitam de tecnologias de ponta para otimizar a velocidade e a eficiência, simplificar o processamento de pedidos e reduzir despesas.
Um sistema de gerenciamento de pedidos (OMS) de nível corporativo oferece benefícios cruciais, como a otimização do gerenciamento de pedidos, a visibilidade do estoque, a automação e o aprimoramento da experiência do cliente.
No entanto, o uso de um OMS se torna especialmente vantajoso quando se elimina a necessidade de manipular diversas planilhas para encontrar as informações corretas. Este guia abrangente apresenta algumas das melhores ferramentas para gerenciar e rastrear pedidos de forma eficiente.
O que é um software de gestão de pedidos?
Antes de explorarmos o funcionamento de um OMS, é essencial compreender o processo. O gerenciamento de pedidos é uma prática comercial que abrange a captura, o rastreamento e o atendimento dos pedidos dos clientes. O ciclo do OMS começa quando o cliente efetua o pedido e termina quando recebe o pacote.
Os sistemas de gerenciamento de pedidos são soluções de software que as empresas utilizam para facilitar a entrada e o processamento de pedidos. Um pedido perfeito significa atender às especificações do cliente, cumprindo-as integralmente e entregando as mercadorias de acordo com os termos e condições acordados.
O principal objetivo do OMS é automatizar e simplificar o processo de atendimento de pedidos, reduzindo o tempo necessário para o ciclo do pedido ao pagamento e, simultaneamente, aumentando a eficiência do processo de pedidos para atacadistas e fornecedores.
Empresas que adotam sistemas de gerenciamento de pedidos podem inserir e converter cotações ou pedidos, acompanhar seus níveis de estoque, consultar faturas anteriores para identificar tendências, confirmar preferências de envio e ajustar preços, tudo em um único sistema.
Os sistemas modernos de gerenciamento de pedidos são projetados com diversas funcionalidades, incluindo a integração de recursos como software de cobrança, gerenciamento de assinaturas ou software de CRM.
No entanto, o produto específico que você obtém dependerá dos serviços de seu interesse e das funções que precisa executar. Em geral, um produto se qualifica para ser incluído na categoria OMS quando é capaz de:
- Fornecer níveis de estoque e disponibilidade em tempo real.
- Facilitar o atendimento de pedidos através da inserção e conversão de cotações ou pedidos.
- Avaliar automaticamente as preferências de envio, incluindo transportadoras e suas taxas ou opções de seguro.
- Acompanhar formulários de pedidos, desde a coleta até a entrega, passando pelo faturamento.
Benefícios de utilizar um software eficiente de gerenciamento de pedidos
Toda empresa que busca competitividade e excelência no mercado atual precisa de um OMS eficiente e confiável.
A implementação de soluções de gerenciamento de pedidos proporciona diversos benefícios para as empresas que operam em um mercado cada vez mais digital. Entre os benefícios mais notáveis do uso de software de gerenciamento de pedidos, destacam-se:
#1. Redução do Custo de Inventário
O OMS automatiza processos e simplifica o gerenciamento de estoque, permitindo que os usuários movam facilmente o estoque entre locais através de simples processos de digitalização para reabastecimento.
Os usuários podem definir regras para automatizar pedidos durante a embalagem, especificando gatilhos como peso, valor, opções de entrega e outros, tornando obsoletos os processos manuais e o tempo gasto com eles.
#2. Recebimento de Pedidos Mais Rápido e Preciso
O OMS elimina a necessidade de monitorar pedidos manualmente, fornecendo atualizações em tempo real à medida que os pedidos são despachados. Os sistemas são baseados em nuvem, permitindo que os usuários acompanhem o progresso de seus pedidos pendentes, eliminando a necessidade de recursos de hospedagem, pois as informações podem ser acessadas de qualquer local e a qualquer momento.
#3. Otimização das Operações de Armazém
O OMS permite que os usuários tenham uma visão geral completa do armazém e de todo o estoque, criando uma plataforma de fácil utilização que pode ser acessada em qualquer lugar e a qualquer momento, fornecendo atualizações em tempo real sobre todos os pedidos e remessas.
Alguns dos recursos notáveis do OMS incluem leitura de código de barras móvel, mapas de capacidade de depósito, rastreamento detalhado de estoque e suporte a múltiplos depósitos.
#4. Eliminação da Papelada
A migração para software de gerenciamento de pedidos baseado em nuvem, acessível de qualquer lugar com conexão à internet, elimina a necessidade de papelada. Ao digitalizar a documentação, você trabalha com mais facilidade, economiza tempo e espaço, além de facilitar a transferência de informações.
Além disso, ao contrário dos sistemas manuais em papel, a digitalização elimina a possibilidade de perda de documentos, aumentando a segurança. O uso do OMS também reduz ou elimina custos associados à compra de papel, tinta, impressoras e postagem, além do tempo gasto pelos funcionários em tarefas repetitivas.
#5. Relatórios e Documentos Personalizados
Os sistemas de gerenciamento de pedidos permitem que você crie relatórios abrangentes usando formatos flexíveis que são compatíveis com os canais modernos de comércio eletrônico.
A capacidade de personalizar seus relatórios de acordo com os requisitos específicos do seu negócio oferece a segurança que somente ferramentas avançadas de geração de relatórios podem proporcionar, além de eliminar os processos tradicionais e demorados de envio e recebimento de relatórios.
#6. Prevenção de Rupturas de Estoque Através da Atualização de Canais
A má gestão de estoque é uma das principais causas de funcionários estressados, clientes insatisfeitos e redução nos lucros. Um bom OMS pode integrar níveis de estoque com canais internos de comércio eletrônico, garantindo que os canais de vendas permaneçam atualizados.
As plataformas OMS podem integrar marketplaces e carrinhos de compras, o que significa que os usuários podem gerenciar todas as suas plataformas de e-commerce em um único local.
#7. Faturamento Simplificado
O faturamento manual é uma das tarefas mais complexas para a maioria das empresas, e o uso do OMS introduz sistemas de faturamento claros e transparentes.
Processos de faturamento simplificados, que segregam os custos de atendimento, remessa, embalagem e armazenamento, facilitam a logística e o cumprimento de parcerias, eliminando os riscos de duplicação na entrada de dados. Além disso, o software de gerenciamento de pedidos também pode se integrar a sistemas de contabilidade, facilitando o faturamento contínuo de importação e exportação.
#8. Simplificação de Pedidos Complexos
Com sistemas de gerenciamento de pedidos, não há mais pedidos complexos, pois os melhores OMS são equipados com painéis que ajudam os usuários a executar os pedidos mais avançados com base nas condições atuais.
Os sistemas podem simplificar pedidos executando tarefas como criar mensagens personalizadas, etiquetar mercadorias específicas com base em tamanho ou destinos geográficos ou reter pedidos para revisão.
Recursos Essenciais em um Software de Gerenciamento de Pedidos
Como os sistemas OMS são projetados para permitir que as empresas gerenciem todos os processos de atendimento, incluindo coleta, inventário, relatórios de disponibilidade e visibilidade de entrega, alguns dos recursos essenciais incluem:
✅ Processos de vendas automatizados: Deve automatizar o acompanhamento de todos os aspectos de vendas, pagamentos e status de entrega.
✅ Controle de estoque: Capacidade de monitorar automaticamente os níveis de estoque e acionar pedidos quando os estoques estão baixos.
✅Gestão de relacionamento com o cliente: Gerenciar toda a jornada do cliente, desde a aquisição até a retenção.
✅ Automação de vendas: Automatizar pedidos de produtos, lidar com pagamentos e comunicar-se com clientes.
✅ Envio e recebimento: Oferecer visibilidade de recebimentos e envios, fornecendo atualizações em tempo real e alertas sobre problemas emergentes.
✅ Rastreamento de documentos: Rastrear todos os documentos à medida que avançam pelo fluxo de produção e vendas.
✅ Relatórios avançados: Analisar relatórios de desempenho sobre clientes, pedidos ou canais de vendas e identificar áreas que precisam de melhoria.
✅ Aplicativos móveis: A disponibilidade de aplicativos móveis permite acessar o OMS em qualquer lugar.
A seguir, examinaremos alguns dos melhores softwares de gerenciamento de pedidos disponíveis no mercado.
Zoho
Considerado um dos sistemas de gerenciamento de pedidos mais versáteis, Zoho oferece uma variedade de recursos, incluindo processamento de pagamentos, rastreamento de remessa, gerenciamento de estoque, gestão de faturas, rastreamento de lote e número de série, gestão de múltiplos armazéns e automação.
O Zoho também ajuda os usuários a criar pedidos pendentes, pedidos de compra e remessas pontuais, entre outros recursos.
Novos usuários podem aproveitar o treinamento gratuito de duas horas e a sessão de integração, que inclui demonstrações personalizadas com base em negócios e fluxos de trabalho individuais.
Este OMS, mais adequado para empresas emergentes e em crescimento, oferece diferentes planos pagos a partir de $59 por mês, com cobrança anual para até 1.500 pedidos por mês, e $329 por mês, também com cobrança anual, para até 25.000 pedidos. Há também um plano gratuito para usuários que processam menos de 50 pedidos por mês.
Salesforce
O Salesforce OMS possui todas as funcionalidades básicas de um sistema de gerenciamento de pedidos. Sendo baseado em nuvem, ele pode implementar com eficiência todos os seus produtos nesse formato.
Entre os processos populares, a ferramenta facilita a automatização do processamento manual de pedidos, a sincronização de verificações de estoque e o gerenciamento de cronogramas de remessa e pedidos complexos.
Além disso, o Salesforce OMS pode rastrear pedidos online, agilizar o atendimento de pedidos, evitar rupturas de estoque, oferecer relatórios analíticos para tomadas de decisão eficazes e direcionar pedidos para o centro de atendimento ou depósito mais próximo.
Extensiv
Com o Extensiv OMS, você pode unificar seus dados de back-end de pedidos, pontos de venda e estoque, para vender diretamente de qualquer lugar a partir de uma única plataforma, além de automatizar todas as tarefas de trabalho intensivo e receber dados acionáveis.
Usuários do Extensiv podem integrar diversos canais de venda e transportadoras, como Magento, BigCommerce, Shopify, eBay, USPS, DHL e-Commerce, Sears, Newegg, Fedex e inovações do UPS Mail, entre outros.
O OMS baseado em nuvem reúne todas as suas operações de nível empresarial, incluindo designação de armazéns, impressão de etiquetas de remessa, atendimento de pedidos multicanal ou redirecionamento de pedidos, tudo em uma única interface.
Você pode melhorar o controle de seus gastos, geração de receita e outras eficiências operacionais, utilizando os insights em tempo real fornecidos pelo Extensiv OMS.
Aptos
O Aptos OMS é conhecido pela sua capacidade de unificar soluções comerciais, desde a execução de pedidos até a gestão de pedidos. Os principais recursos do sistema, especialmente para varejistas, incluem o aumento do volume de pedidos por meio de visibilidade aprimorada, roteamento e orquestração de pedidos de atendimento de loja e atendimento ao cliente aprimorado.
O Aptos fornece uma solução baseada em nuvem que permite a utilização de informações sobre posições de estoque em toda a empresa para priorizar decisões centradas no cliente, levando a uma maior lucratividade.
Entre os recursos mais importantes da ferramenta, destaca-se um aplicativo móvel de atendimento de loja que combina as crescentes demandas dos clientes com o inventário da loja, facilitando a coleta de compras online na loja e os pedidos de envio da loja para outras lojas ou diretamente para o cliente.
VTEX
O VTEX OMS é uma ferramenta de gerenciamento de pedidos omnichannel especializada em unificar virtualmente os estoques de uma empresa, aumentando a disponibilidade de produtos por meio de aplicativos móveis, tokens, lojas físicas e virtuais, entre outros canais, e eventualmente gerando mais vendas.
Além disso, o VTEX facilita a criação de múltiplos pontos de atendimento em lojas estratégicas para uma entrega mais tranquila e uma experiência de compra perfeita para os clientes.
Em termos de integrações, o VTEX OMS integra o estoque de todos os seus armazéns para criar um “estoque infinito” para os clientes, aumentando assim a eficiência das operações logísticas e comerciais da empresa.
O resultado é mais agilidade e eficiência nos prazos e melhor entrega nos canais de vendas físicos e online, pois o cliente pode facilmente visualizar seu estoque antes de efetuar a compra.
ShipStation
ShipStation é um OMS projetado especificamente para usuários que preferem ferramentas simples, sem funcionalidades excessivas. Embora seja usado principalmente para envio e atendimento de pedidos, o ShipStation fornece funcionalidades para inventário básico e soluções de gerenciamento de pedidos.
Entre as principais funcionalidades deste software estão a possibilidade de importação e gestão de encomendas, o envio de informações de rastreamento para clientes e canais de venda e a impressão de etiquetas.
Além disso, você pode solicitar uma demonstração personalizada através do site deles, especialmente se estiver iniciando no negócio ou se for um usuário experiente que necessita de esclarecimentos.
Os planos de preços do OMS começam em $9,99 mensais para no mínimo 50 envios por mês, e podem chegar a $229,99 para até 7.500 envios mensais.
Kyte
O Kyte OMS é um aplicativo de ponto de venda dedicado que inclui um sistema móvel integrado para recebimento de pedidos. Ele permite que os usuários criem um catálogo digital que pode ser integrado às suas plataformas de mídia social ou enviado aos clientes. Sempre que alguém fizer um pedido, o Kyte envia uma notificação push para o telefone do usuário para que ele possa atendê-lo imediatamente.
Além disso, o usuário do OMS pode usar a plataforma para mapear suas operações ou criar status como “em preparação”, “confirmado” ou “pronto para embarque” para cada pedido.
O painel de pedidos da ferramenta foi projetado para ajudar os usuários a manter o controle de todos os seus pedidos em uma única tela, com seus diversos filtros, facilitando a criação de insights específicos para operações de rastreamento. O Kyte é perfeito para empresas como restaurantes que exigem PDVs móveis para vender diretamente aos clientes.
Orderhive
Se você está procurando uma ferramenta de gerenciamento de pedidos rápida e fácil de usar para pedidos online, Orderhive é uma excelente opção. Esta plataforma foi projetada para facilitar o gerenciamento de pedidos de todas as plataformas de vendas online do usuário em um único local, pois integra WooCommerce, Magento, Shopify, BigCommerce, Amazon e Etsy, entre outros.
O Orderhive oferece diversos recursos incríveis, incluindo rastreamento de vendas (você pode visualizar a receita total de todos os canais de vendas) e gerenciamento de estoque (rastreie facilmente os fornecedores, atualize automaticamente as informações e defina o reabastecimento automático para ser ativado quando os níveis de estoque atingirem um limite predefinido).
QuickBooks Commerce
O QuickBooks Commerce é um OMS multicanal completo, projetado para ajudar empresas online a combinar ponto de venda, gerenciamento de estoque, automação de marketing, gerenciamento de relacionamento com o cliente e muito mais em um único local. O mais interessante é que a ferramenta é fácil de configurar e executar em questão de horas.
O QuickBooks Commerce inclui um aplicativo móvel intuitivo que garante que os usuários possam gerenciar todo o seu negócio em movimento e a partir de vários dispositivos.
Com esta ferramenta, você pode gerenciar pedidos existentes e criar novos, controlar faturas ou verificar o histórico completo de vendas de clientes e produtos adquiridos.
Kibo
Kibo OMS é sua plataforma moderna de gerenciamento de pedidos baseada em nuvem, ideal se você busca automatizar o processo de administração de seus negócios. A ferramenta auxilia em questões como visibilidade de estoque, gerenciamento de pedidos e orquestração de atendimento.
O Kibo OMS ainda está desenvolvendo seus recursos de gerenciamento de pedidos distribuídos (DOM) para facilitar o desejo dos comerciantes de configurar pedidos complexos ou agregar fornecedores em alta velocidade e com custos mínimos.
Os principais recursos do Kibo incluem notificações por e-mail, impressão de etiquetas, interface de arrastar e soltar, gerenciamento de catálogo e monitoramento de tendências, entre outros.
Além disso, a ferramenta permite que os gestores forneçam aos clientes vários métodos de envio ou utilizem um editor WYSIWYG integrado para gerenciar o conteúdo do site e adaptar as especificações dos clientes de acordo com suas preferências. A ferramenta também oferece integrações com diversos aplicativos de terceiros.
Considerações Finais
Analisamos diversas soluções de gerenciamento de pedidos e, como cada uma tem suas vantagens e desvantagens, é importante escolher aquela que melhor se adapta às suas necessidades e que possa automatizar suas tarefas manuais e repetitivas.
Após avaliar as funcionalidades oferecidas por cada um, o seu melhor candidato deve ser aquele projetado para o seu ecossistema de negócios específico, seja você uma pequena ou grande empresa. Analise cuidadosamente suas necessidades antes de tomar uma decisão.
A seguir, confira nosso guia completo sobre e-commerce.