Comparando as melhores plataformas de colaboração

Você não consegue decidir se precisa do Confluence ou do SharePoint para o seu negócio? Leia este guia definitivo sobre Confluence vs. SharePoint para tomar uma decisão informada.

Para promover a colaboração de dados entre departamentos e até entidades externas, você procura ferramentas de gestão do conhecimento e colaboração de dados.

Confluence e SharePoint são as duas ferramentas mais populares neste nicho. Continue lendo para descobrir como esses dois aplicativos se comparam. Além disso, aprenda como tomar as decisões corretas sobre obter o Confluence ou o SharePoint.

Confluência: uma visão geral

O Confluence é uma ferramenta robusta de gerenciamento de conhecimento e brainstorming para empresas de todos os tamanhos e setores. No Confluence, você pode criar espaços de trabalho de equipe para várias operações de negócios, conforme descrito abaixo:

• Elaboração de estratégia de negócios
• Criação de serviços, produtos, aplicativos, etc.
• Recursos humanos e folha de pagamento
• Marketing e vendas
• Documentação e relatórios
• Planejamento do projeto
• Gerenciando produtos
• Políticas e regulamentos da empresa

Você cria Espaços dentro da ferramenta e depois cria muitas Páginas dentro desses Espaços dedicados. Para melhor organização, você pode usar Árvores de Páginas para criar uma hierarquia de Páginas com metadados.

Funciona totalmente na nuvem com opções de hospedagem em data centers ou servidores locais. Se você estiver trabalhando com os principais editores internacionais, agências de produção de conteúdo e empresas de gerenciamento de produtos e projetos, há uma grande chance de receber links do Confluence para páginas e sites destinados ao uso comercial.

Leia também: Confluência Vs. Jira: conhecendo suas semelhanças e diferenças

Papel do Confluence como ferramenta de colaboração no trabalho

O Confluence vem com as plataformas intuitivas que uma equipe remota e híbrida precisa para colaboração. Ele ajuda você a criar um espaço de equipe com uma visão geral estelar da equipe ou projeto usando os seguintes campos:

• Imagem de cabeçalho
• Descrição do espaço
• Objetivos da Equipe
• Informações de contato

Portanto, você e seus funcionários e contratados têm tudo ao seu alcance se usarem o Confluence. Como a ferramenta permite que você e sua equipe carreguem conteúdo como imagens, textos, documentos, PDFs, multimídia, códigos e assim por diante, ela se torna a única fonte confiável de dados de negócios a qualquer hora e em qualquer lugar.

Ela promove o trabalho móvel e o gerenciamento de conteúdo por meio de seus aplicativos para Android e iOS. Você pode executar quase todas as tarefas a partir de um dispositivo móvel, para que sua empresa continue crescendo, mesmo que você e alguns gerentes importantes estejam de férias.

Benefícios do uso do Confluence

• O Confluence ajuda as empresas a criar bases de conhecimento sem esforço que qualquer pessoa pode acessar de um computador ou telefone celular.
• A ferramenta também agiliza e organiza o processo de criação e publicação de conteúdo criando um espaço de edição colaborativo, automação de aprovação de conteúdo e proteção de conteúdo.
• Ao exibir conteúdo comercial usando o Confluence, você pode criar uma camada extra de segurança e impedir a duplicação não autorizada de conteúdo ou ataques de ransomware.
• Se um aplicativo móvel ou desenvolvedor da Web enviar o conteúdo errado publicamente, você poderá recuperá-lo rapidamente e atualizar as páginas com o conteúdo correto usando o controle de versão para textos, códigos e quadros brancos.
• As empresas que já usam Jira Software, Jira Service Management, Jira Work Management, etc., as ferramentas usam principalmente o Confluence para tudo sobre conteúdo digital.

SharePoint: uma visão geral

O Microsoft SharePoint é uma ferramenta de publicação de intranet e página da Internet com funcionalidades para arquivamento, publicação e distribuição de conteúdo. Se você é uma empresa e precisa de portais da Web separados para conteúdo voltado para o público e para os funcionários, talvez queira obter o Microsoft SharePoint.

Com um site do SharePoint, você não precisa ter a dor de cabeça do desenvolvimento de páginas da Web, gerenciamento de conteúdo e publicação. Basta implantar o SharePoint na nuvem e usar seus modelos integrados para entrar no ar rapidamente com sites impressionantes, como Hub Site, Team Site e Communication Site.

Principalmente, as empresas usaram o SharePoint para organizar terabytes de dados de negócios gerados a cada dia. No entanto, o uso do SharePoint está diminuindo devido a seus complexos requisitos de desenvolvimento, gerenciamento e provisionamento de segurança.

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Função do SharePoint como ferramenta de colaboração no trabalho

Principalmente, o SharePoint funciona como um site de intranet confiável. Os funcionários, trabalhando no local ou remotamente, podem acessar a intranet a partir de dispositivos autorizados. Em seguida, eles podem acessar a guia Conteúdos e documentos do site para acessar os arquivos de negócios para seus projetos ou propósitos de trabalho regulares.

A função de armazenamento de documentos do SharePoint como um sistema de controle de versão. Ele armazena todos os arquivos carregados, documentos, imagens e multimídia em diferentes versões. Se você precisar colaborar em um arquivo, poderá fazê-lo usando as ferramentas online do Microsoft Office, como Word, Excel, PowerPoint etc.

Seu recurso Checkout é uma funcionalidade interessante para empresas de nível empresarial. Você pode fazer check-out de um documento do SharePoint. Até que você verifique o documento, ele não estará disponível para edição por outros membros da equipe.

Embora limitados, ainda existem negócios corporativos herdados e gigantes da tecnologia da informação que usam o SharePoint para sites internos e aplicativos móveis.

Benefícios de usar o SharePoint

• Grandes organizações e governos usam principalmente o SharePoint para comunicar dados e arquivos na Internet pública com segurança.
• Usar o SharePoint como uma solução de intranet reduz o custo de desenvolvimento de intranets e contratação de desenvolvedores da web.
• Você também pode usar sites do SharePoint como lojas de comércio eletrônico, gerenciamento de dispositivos de TI, arquivamento de conteúdo e assim por diante.
• Ele se integra bem com todos os aplicativos do Microsoft 365 para que você possa produzir relatórios, slides, aplicativos móveis, etc., em qualquer lugar, usando um navegador da Web em um laptop ou dispositivo móvel.
• As listas do SharePoint ajudam você com listas de tarefas, anotações, etc.
• Importe e exporte o calendário do Outlook para agendamento ou gerenciamento de eventos.

Confluência vs. SharePoint: o processo de trabalho

A principal diferença entre o Confluence e o SharePoint é o processo de trabalho. Começar a usar o Confluence é realmente fácil. A ferramenta irá orientá-lo até que você configure Spaces e Pages conforme necessário.

Pelo contrário, o SharePoint é uma solução complicada de gerenciamento de conteúdo. Sua configuração é tão complexa quanto sua arquitetura na internet ou intranet. Você ou o administrador que gerenciará seus sites e ativos do SharePoint deve possuir experiência funcional com a ferramenta. Embora qualquer pessoa possa configurar um site e uma página do Confluence, é necessário um administrador de TI especializado para configurar um site do SharePoint funcional.

O Processo de Trabalho da Confluência

O Confluence funciona oferecendo a você um painel onde você pode ter uma ideia das tarefas, as últimas novidades da sua organização, atividades do Spaces e assim por diante. Para isso, a Atlassian disponibilizou as seguintes interfaces nesta ferramenta de gestão de conteúdo e conhecimento:

• Seu nome e Espaço
• Continue de onde parou – para retomar as tarefas
• Descubra o que está acontecendo – um feed de conteúdo popular e seguido
• Espaços—todo espaço de trabalho e página que você criou ou compartilhou com você
• Anúncios
• Calendários — calendários pessoais e de equipe

O Spaces on Confluence hospeda todas as atividades em um projeto, equipe, departamento ou organização. Uma pequena empresa pode ter apenas um Espaço, enquanto uma entidade multinacional pode ter centenas de Espaços.

Dentro de um Espaço, existem várias Páginas. Se você usar o Project Management Space of Confluence pré-configurado, obterá estas páginas:

• Plano de projeto
• Documentação da Decisão
• Relatório de status

Ao contrário do SharePoint, você não pode permitir que ninguém acesse seus espaços, páginas ou blogs do Confluence. Você pode enviar um convite para colaboradores externos, mas eles devem se inscrever em uma conta gratuita ou paga do Confluence antes de poderem colaborar com você.

O processo de trabalho do SharePoint

Em primeiro lugar, acessar o SharePoint pela primeira vez é tão desafiador quanto gerenciar esta ferramenta. Você precisa acessar o portal Home do Microsoft 365 e visitar o menu Aplicativos no painel de navegação do lado esquerdo para encontrar o SharePoint.

Quando você está na página inicial do SharePoint, pode criar novos sites ou postagens. Você não pode criar postagens autônomas até configurar um site do SharePoint. Um site do SharePoint consiste nos seguintes elementos:

• Lar
• Conversas
• Documentos
• Caderno
• Páginas
• Conteúdo do site
• Lixeira de reciclagem
• Editar

Ao criar sites no SharePoint, você pode escolher entre o site de equipe e o site de comunicação. Depois de criar um, você pode torná-lo público ou privado, dependendo do conteúdo hospedado. Seja um site público ou fechado, você deve convidar o visitante para o site a partir do painel Compartilhamento do Site. Seu site permite que você e seus funcionários permaneçam produtivos, permitindo que você use equipes, listas, OneNote, OneDrive, etc., no SharePoint.

Confluência vs. SharePoint: uso

Usos da Confluência

Veja abaixo os principais usos do Confluence:

• Desenvolvimento de sites e páginas wiki da empresa
• Gerenciando tarefas e projetos junto com o conteúdo
• Criando um fluxo de trabalho de publicação de conteúdo para mídia online ou offline
• Criação de planos de desenvolvimento de carreira para indivíduos e funcionários
• Configurando um glossário de design de conteúdo

Usos do SharePoint

Encontre abaixo o uso digno de nota do SharePoint:

• Criação e publicação de sites de intranet para empresas
• Criando uma biblioteca de documentos para equipes ou toda a organização
• Configure um espaço de armazenamento de arquivos para grandes arquivos de negócios, como vídeos, códigos, módulos de aplicativos, etc.
• Automatize fluxos de trabalho de negócios usando ferramentas adicionais da Microsoft, como Power Automate e Power Apps

Confluência vs. SharePoint: uma comparação de recursos

RecursosConfluênciaSharePointEdição em tempo realDisponívelDisponívelComentários embutidosDisponívelDisponívelDescoberta de conteúdoEsforçoComplicadoAcesso ao conteúdo por padrãoOpenBuried em elementos da interface do usuárioNavegação superiorIntuitivoPrecisa de treinamento excessivoHierarquia da organização do conteúdoEspaços > Árvores de páginas > Páginas > BlogsEquipe/Site de comunicação > Documentos > Biblioteca de documentosPainel ou página inicial com feed e tarefasDisponívelNão disponível; você deve criá-lo usando aplicativos e páginas Análises de espaços ou páginas Facilmente acessíveis no painel de navegação do lado esquerdo Análises padrão não estão disponíveis; você pode acessar o uso do Site; análise avançada pode ser configurada usando aplicativos de terceirosPáginas flexíveis com criação de campo modularDisponívelNão disponível; você deve criar macros de formatação de SitesContent volumosasDisponívelNão disponível; precisa usar scripts complicados do Power AutomateVisual digital whiteboardDisponível com integrações como Miro, Lucidchart, Mural, etc.Whiteboarding não disponívelModelos de espaço de trabalhoMais de 100 modelos gratuitosNenhum modelo disponívelArmazenamento em nuvem e anexos de arquivo250 GB para Standard e ilimitado para Premium/ Enterprise1 TB para SharePoint Online Plano 1 e ilimitado para SharePoint Online Plano 2 ou Office 365 E3 ou um plano melhor Assinatura gratuita Vitalícia grátis para até 10 usuários Nenhuma avaliação gratuita ou plano gratuito está disponível

Confluência vs. SharePoint: casos de uso

Use Casos de Confluência

#1. Planejamento de capacidade

Você pode usar o Confluence para planejar a capacidade de toda a equipe para um negócio específico. E classificar ainda mais a capacidade dos membros da equipe para projetos específicos. Na folha de alocação de tempo individual, os membros da equipe devem inserir seus nomes, tarefas, horas necessárias e horas por tarefa.

Em seguida, na capacidade da equipe para o projeto, eles preenchem os valores para a função, % de tempo semanal dedicado ao projeto, horas semanais no projeto e assim por diante.

#2. Documento de Gerenciamento de Mudanças

Se você planeja fazer mudanças em seus negócios, o Confluence o ajudará. Por se tratar de um editor de texto com suporte multimídia, você pode criar todos os rascunhos do processo de transformação do negócio em uma Confluence Page. Liste as etapas de gerenciamento de mudanças, como declaração do problema, princípio orientador, mensagens para funcionários, canais de comunicação, fluxo de trabalho de gerenciamento de mudanças, funções e responsabilidades, etc.

Casos de uso do SharePoint

#1. Gerenciando Vendas

Um dos casos de uso mais comuns de um site de equipe do SharePoint é o gerenciamento de operações de vendas. A página inicial funciona como um painel para as últimas notícias da equipe ou organização.

A guia Conversa pode ser modificada para acessar a comunicação em tempo real por meio do Teams ou a comunicação assíncrona por meio do Outlook. Representantes e gerentes de vendas podem usar a guia Documentos para acessar cotações de vendas, contratos, brochuras, faturas, etc. A guia Notebook permite que você faça anotações rápidas ao visitar clientes ou fornecedores.

#2. Crie uma biblioteca de documentos

Outra ótima maneira de usar sua assinatura do SharePoint é criando bibliotecas de documentos para equipes, departamentos ou toda a organização. Dessa forma, você pode evitar silos de dados. Você pode adicionar novas pastas para classificar documentos e arquivos em um diretório amplo. A Biblioteca de Documentos também permite criar arquivos do Word, Excel, PowerPoint, etc.

Confluência vs. SharePoint: o veredicto

Agora deve estar claro para você se você precisa do Confluence ou do SharePoint para o seu negócio. Em primeiro lugar, se a sua organização comercial deseja reduzir os custos de manutenção do servidor e da equipe de TI, você deve obter o Confluence.

Em segundo lugar, o Confluence é uma ótima opção se você estiver procurando por criação de base de conhecimento sem esforço, colaboração de documentos, brainstorming em tempo real, gerenciamento de tarefas etc. .

Pelo contrário, o SharePoint é adequado se sua empresa já depende muito dos aplicativos do Microsoft 365. Porque se você assinar apenas o SharePoint, perderá vários recursos que exigem outras ferramentas da Microsoft, como Outlook, OneDrive, Power Apps, Power Automate, Exchange, etc.

Uma assinatura do SharePoint digna de negócios começa a partir de $ 10,00/usuário/mês, que é mais cara do que o Confluence, sem mencionar todo o tempo e esforço que você precisa para investir na configuração de sites.

Portanto, o Confluence é um software de gerenciamento de conteúdo e colaboração de trabalho mais inteligente e acessível do que o SharePoint.

Em seguida, confira o software de automação de documentos para economizar horas de trabalho.