O escopo do documento de trabalho ajuda a evitar adivinhações e falhas de comunicação em um projeto e a mantê-lo sob controle ao colaborar com clientes externos.
As empresas de hoje colaboram com várias partes antes de concluir um projeto. Para tal trabalho colaborativo, as empresas precisam de um documento profissional. Assim, eles podem consultá-lo mais tarde se as partes externas colaboradoras não entregarem as entregas do projeto de acordo com as especificações acordadas.
Um desses documentos comerciais é o escopo do trabalho. Você precisa dele sempre que aceita projetos de outra pessoa ou colabora com terceiros.
Continue lendo para aprender a escrever um escopo de documento de trabalho em uma linguagem clara e fácil de entender. Você também explorará alguns recursos online que oferecem diferentes tipos de escopo de modelos de trabalho e construtores baseados em formulários.
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Introdução
Escopo do trabalho, também conhecido como documento SoW, é um documento onde são descritas informações detalhadas sobre as bases de um projeto. Muitas pessoas também o consideram um contrato escrito entre eles e outras partes interessadas de um projeto, incluindo agentes, prestadores de serviços e subcontratados.
O documento geralmente explica como cada tarefa ou fase de um projeto é concluída, as entregas, os resultados esperados, os cronogramas de pagamento e o processo. Usando isso, freelancers ou equipes podem mencionar de forma clara e concisa o que as partes interessadas podem esperar de um projeto.
Em caso de mal-entendido, isso funciona como uma opção para todas as partes. A partir dele, todos sabem o que precisam fazer para que o projeto funcione para ambos. O documento SoW também é uma forma fantástica de comunicação eficaz – a falta do qual pode fazer com que um projeto e o relacionamento cliente-stakeholder falhem.
Componentes Essenciais
Dependendo do tipo de projeto e da indústria, o documento pode variar. No entanto, esses são os elementos comuns que você precisa incluir em quase todos os SoW para transparência.
Informação chave
Em cada documento SoW, você deve incluir os detalhes básicos de um projeto para que os leitores possam perceber imediatamente do que se trata. Inclua o nome do projeto, nome do autor, nome do cliente, data e outras informações cruciais.
Objetivos do projeto
Adicionar uma breve descrição do projeto no SoW sempre ajuda. Certifique-se de incluir o histórico do projeto, os objetivos, a declaração do problema e as pessoas envolvidas, mas de forma concisa.
Descrição de bens e serviços como uma lista
Agora, vamos para a parte mais importante deste documento – os produtos e serviços que você entregará ou executará dentro da estrutura do projeto.
É melhor dividir as entregas em partes menores e listá-las como tarefas e subtarefas. Seja um projeto freelancer ou um projeto de equipe, apresente as tarefas em uma tabela junto com as datas de conclusão projetadas e as pessoas de contato.
Entregáveis do Projeto
Pode não ser necessário para todos os documentos SoW, mas é benéfico mencionar o que o cliente receberá quando o projeto terminar. Assim, eles saberão o que esperar de você e de sua equipe.
Tempo do Projeto
O tempo desempenha um papel crucial em todos os projetos; portanto, você deve incluir o tempo de conclusão. Mencione quando você começará a trabalhar nele e quando terminará. Além disso, não se esqueça de mencionar quaisquer marcos ou conquistas que deseja realizar ao longo do caminho.
Uma lista fora do escopo
Outro componente opcional do documento SoW o levará ao próximo nível. Nesta seção, inclua tudo o que você não incluirá em seu projeto, mas os clientes podem esperar que você o faça. Isso deixará as coisas claras e ajudará a evitar qualquer mal-entendido.
Protocolo para Mudanças
Conforme você cria o SoW antes de iniciar um projeto, podem surgir necessidades posteriores para fazer alterações no escopo do projeto mencionado neste documento. Por esse motivo, você precisa adicionar um protocolo através do qual poderá fazer alterações nele.
Termos de pagamento
Todos os projetos pagos devem conter uma seção onde você deve descrever a despesa do projeto e os modos de pagamento. Se o projeto exigir que você invista dinheiro em bens, mão de obra, infraestrutura ou qualquer outro custo indireto, inclua-o nesta seção. Além disso, mencione cronogramas de pagamento, pagamentos de marcos e outros detalhes em seu documento SoW.
Termos e Condições
Você deve incluir todos os termos e condições do projeto nesta seção. Aqui, você também pode explicar os termos usados no SoW e quaisquer condições que não tenham sido esclarecidas anteriormente.
Aceitação
Por fim, adicione esta seção que transformará isso em um contrato legalmente aplicável. Aqui, inclua a assinatura do cliente e dê espaço para as assinaturas de outras partes interessadas.
Casos de uso
Qualquer acordo de comissionamento de projeto entre um cliente e uma parte terceirizada deve acontecer por meio de um documento SoW. Encontre abaixo alguns casos de uso do mundo real do escopo de documentos do Word e seus modelos:
#1. Construção de Obras Arquitetônicas
Como o trabalho arquitetônico para edifícios comerciais e pessoais incorre em muitas despesas, riscos e investimentos de tempo, você deve usar um documento SoW padrão que a maioria das empresas de construção civil usa.
O modelo abaixo é um documento SoW padronizado que inclui todos os componentes vitais, como Definição do Projeto, Informações do Cliente e do Projeto, Processo de Seleção do Arquiteto, Cronograma do Projeto, Requisitos de Aprovação, Objetivo Geral, etc.
Download: Modelo de obras arquitetônicas grátis MS Word/Google Docs
#2. Renovação Interior e Exterior
Várias agências de decoração e empreiteiros usam este documento SoW para finalizar acordos de renovação de projetos individuais ou comerciais. Você pode usar um modelo se for um novo participante nesse campo e não tiver ideia de como criar um.
O seguinte modelo de documento SoW foi elaborado de acordo com as necessidades dos empreiteiros gerais dos EUA para a renovação de edifícios comerciais ou residenciais. Ele contém todo o conteúdo “dentro do escopo” para obras de renovação. No entanto, você pode adicionar mais ou excluir alguns de acordo com o projeto em que está trabalhando.
Download: Modelo de obras de renovação grátis MS Word/Google Docs
#3. Projetos de Paisagismo Residencial e Comercial
Os projetos de paisagismo incluem muito trabalho molhado, bem como exibições profissionais. O documento SoW é a chance de você mostrar sua criatividade e gostos de design para que a parte comissionada obtenha outro ponto sólido para contratar sua agência.
Este modelo SoW de trabalho de paisagismo consiste em blocos de imagem onde você pode colocar um logotipo de marca, paletas de cores de marca, ícones e exemplos de trabalho. Há uma página em branco extra que você pode usar para escrever mais conteúdo. Para cada página, você pode alterar o exemplo de imagem de paisagismo.
Download: modelo SoW de paisagismo gratuitamente MS Word/Google Docs
#4. Marketing de mídia social
Ajudar as empresas com seus anúncios de mídia social e campanhas de marketing é lucrativo. Vários freelancers e agências de marketing digital estão nessa. Se você também estiver neste domínio, um documento SoW pode ajudá-lo a longo prazo.
Encontre abaixo um modelo SoW de marketing de mídia social organizado, nítido e profissional que agências e freelancers podem usar comercialmente. Ele contém os componentes obrigatórios do documento SoW, como detalhes do cliente, descrições do projeto, detalhes da campanha, entregas principais, tabelas de campanha, etc.
Download: Modelo SoW de marketing de mídia social gratuitamente MS Word/Google Docs
#5. Contratos Governamentais
Um documento SoW é altamente necessário para trabalhos contratuais que você pode obter do governo federal, estadual, municipal e municipal. Além disso, você descobrirá que o escopo do contrato governamental dos documentos de trabalho é o mais elaborado em conteúdo e escopos.
Aqui você encontra um exemplo do modelo SoW para projetos contratuais do governo. Ele permite que você adicione o logotipo da sua agência e outro conteúdo SoW, como nome da organização, nome do projeto, detalhes do autor, plano de fundo e objetivos do projeto, descrição do projeto, cronograma/cronograma, proposta de custo do fornecedor, etc.
Pode ser necessário adicionar ou excluir conteúdo, dependendo do projeto de contrato governamental no qual você está interessado. Examine os requisitos do projeto para um formato de documento SoW antes de enviar a versão final.
Download: Modelo SoW de contratos governamentais gratuitamente MS Word/Google Docs
O que fazer para escrever o documento SOW ✔
- Inclua detalhes explícitos sobre o trabalho, pagamento, recursos, prazo, marcos, etc.
- Adicione elementos visuais como imagens do produto ou serviço final que você espera, gráficos, tabelas, etc.
- Se o documento contiver jargões de negócios, certifique-se de que você e a parte signatária os definam antes de comissionar o projeto.
- Se for um projeto de longo prazo com muitas entregas complexas que dependem do tempo, inclua um cronograma de revisão do SoW em intervalos mensais ou trimestrais.
- O documento também deve conter definições de sucesso do projeto. Quando você concluir o projeto, o cliente poderá revisar facilmente as definições de sucesso e não haverá espaço para revisões e retrabalhos desnecessários.
- Mantenha o SoW nítido, conciso e breve. Não use enchimentos desnecessários para alongar o documento.
- Você deve redigir o documento colaborando com as partes interessadas externas e internas. Por exemplo, as partes interessadas internas serão sua equipe de projeto e as partes interessadas externas serão o cliente e os fornecedores terceirizados.
- Mencione serviços intimamente relacionados que não acompanham o projeto, como hospedagem após o desenvolvimento do site, publicação de aplicativos após o desenvolvimento do aplicativo etc., a menos que o cliente pague pelo serviço.
Agora, vamos pular para o que não deve ser feito para escrever um documento de escopo de trabalho (SOW).
O que não fazer ao escrever o documento SOW ❌
- Não hesite em usar modelos de documentos SoW e exemplos de um projeto relevante ao criar o seu. Isso economizará tempo e esforço.
- Não inclua conteúdo vago e ambíguo no documento que os subcontratados, fornecedores e outros terceiros possam usar a seu favor e causar danos monetários a você.
- Não apresse o processo de elaboração de um escopo de documento de trabalho. Sente-se com seus colaboradores e planeje meticulosamente o documento incluindo todas as definições, marcos, limitações, orçamento, etc.
- Não se esqueça de delinear claramente as entregas de um projeto que estão “fora do escopo” e “dentro do escopo”.
- Se o projeto exigir determinadas durações de treinamento profissional, não se esqueça de incluir isso no documento junto com os custos.
- Alguns documentos SoW carecem do fluxo de trabalho passo a passo sobre como o cliente deve auditar as entregas para que possam declarar a conclusão do projeto. Certifique-se de não cometer este erro. Inclua etapas pré-aprovadas que definem o projeto como concluído de acordo com os termos de comissionamento.
- Projetos de longo prazo podem exigir desvios, alterações de escopo, mudanças nas entregas, etc. Não se esqueça de mencionar tais possibilidades no documento SoW.
Além disso, verifique os recursos de modelo gratuitos para documentos SOW.
Recursos de modelos gratuitos
Folha inteligente
No Smartsheet, os usuários podem encontrar uma variedade de modelos gratuitos de escopo de trabalho para uso pessoal. Aqui, os modelos estão disponíveis em Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs e Google Sheets.
Marketing digital, construção comercial, desenvolvimento de software, design de interiores, web design e remodelação são algumas indústrias populares onde você pode usar esses modelos desta plataforma.
Arquivo de modelos
Template Archive é outro site onde você pode encontrar recursos gratuitos para criar o escopo de documentos de trabalho. Os templates são de vários designs e formatos para que você possa escolher de acordo com sua marca ou projeto. Além disso, você pode baixá-los e editá-los facilmente para criar um documento SoW exclusivo.
FormSwift
O FormSwift permite criar um escopo de documento de trabalho para sua próxima proposta de projeto de duas maneiras. Primeiro, baixe um modelo genérico em Microsoft Word ou Adobe PDF em seu site. Em seguida, você pode preencher os espaços em branco para criar um documento SoW personalizado.
Em segundo lugar, você pode passar por um construtor de SoW guiado, onde digita os detalhes relevantes e o construtor continua criando o documento. Demora cerca de 20 minutos a criar o documento online nesta plataforma.
Palavras Finais
Portanto, agora você conhece o escopo do documento de trabalho, seus componentes e o que fazer e o que não fazer para criar um documento SoW profissional que seu cliente vai adorar. Além disso, você também descobriu alguns casos de uso em que pode usar documentos SoW.
Para ajudá-lo ainda mais, o artigo delineou alguns escopos online de criadores de documentos de trabalho e bibliotecas de modelos. Você pode criar um documento SoW online usando qualquer uma das plataformas acima, seguindo um guia passo a passo ou baixando e personalizando um modelo.
Você também pode estar interessado nas principais ferramentas para documentos de assinatura eletrônica, como o escopo do trabalho ou ordens de serviço.