Encontrar dificuldades na gestão da folha de pagamento é algo comum para empresas em expansão? Se sim, o sistema inteligente de pagamento de funcionários e processamento de impostos Zoho Payroll pode ser a solução ideal para você.
A supervisão de pagamentos, benefícios, aumentos e retenções de impostos de funcionários são tarefas complexas. Por isso, empresas de todos os portes utilizam softwares para centralizar essas operações. Essas ferramentas são conhecidas como aplicativos de processamento de folha de pagamento.
Entretanto, muitas empresas consideram esses aplicativos muito complicados, necessitando, em alguns casos, de uma equipe de contadores e executivos de recursos humanos dedicados exclusivamente à operação da ferramenta.
A folha de pagamento não precisa ser uma operação tão complexa e improdutiva. Apesar disso, ela exige atenção por parte dos proprietários, membros do conselho e diretores financeiros.
Imagine um aplicativo simples, que possa ser operado por apenas um executivo e capaz de lidar com milhares de funcionários. Descubra como o Zoho Payroll supera esse desafio enquanto analisamos essa ferramenta financeira inovadora da Zoho.
O que é o Zoho Payroll?
Zoho Payroll é uma aplicação de processamento de folha de pagamento baseada na nuvem, integrada à plataforma de processamento de contas Zoho Books. A Zoho desenvolveu este aplicativo de planejamento tributário e pagamento de funcionários considerando as leis tributárias e trabalhistas dos EUA, permitindo um processamento de folha de pagamento mais fácil por meio de operações automatizadas e evitando problemas jurídicos.
A ferramenta oferece cálculos automáticos de folha de pagamento, geração de holerites e pagamentos pontuais para manter os funcionários engajados. Inclui também um módulo de conformidade legal para auxiliar no cumprimento das leis federais e permite reestruturar salários para diferentes arranjos salariais.
Além disso, os funcionários têm acesso a um portal de autoatendimento para baixar formulários e holerites ou fazer upload de declarações de investimento para fins de economia de impostos. Essa plataforma de autoatendimento alivia a equipe de folha de pagamento de tarefas desnecessárias, permitindo que se concentrem em atividades mais importantes.
O Zoho Payroll integra-se perfeitamente com as funcionalidades do HRMS através do aplicativo Zoho People, e sincroniza os processos contábeis do Zoho Books. Isso resulta em uma integração e pagamento de funcionários mais rápidos.
O Zoho Payroll é adequado para startups, pequenas, médias e grandes empresas. Atualmente, a ferramenta inclui as regras federais de impostos e legislação trabalhista dos seguintes estados: Califórnia, Nova York, Washington, Tennessee, Carolina do Norte, Texas, Flórida, Illinois e Kansas. No entanto, é possível solicitar acesso antecipado para outros estados, já que a Zoho está trabalhando para incluir mais regiões.
Funcionalidades do Zoho Payroll
#1. Gestão de Funcionários
Gerenciar funcionários em um sistema de RH e processar a folha de pagamento em uma ferramenta de contabilidade pode não ser a melhor opção. Por isso, a Zoho implementou um módulo de gerenciamento de funcionários diretamente no aplicativo Zoho Payroll.
Essa funcionalidade oferece ferramentas necessárias como integração de funcionários, documentação digital e gestão de desligamento. Além disso, permite importar dados históricos da folha de pagamento e começar a partir daí, mesmo que já tenha iniciado o ano fiscal em curso.
#2. Processamento da Folha de Pagamento
O Zoho Payroll oferece um módulo intuitivo que simplifica o gerenciamento da folha de pagamento. Uma equipe reduzida pode preparar as execuções de pagamento da empresa, autorizar lançamentos e concluir as execuções sem problemas.
Essa função oferece recursos como cálculo bruto para líquido, revisão de folhas de pagamento aprovadas, agendamento do dia de pagamento (semanal, quinzenal ou mensal) e pagamento online diretamente nas contas bancárias.
Não importa se você contrata funcionários assalariados ou freelancers por hora, o aplicativo permite processar os pagamentos de acordo com seus contratos, oferecendo recursos de tipos e taxas de pagamento. Além disso, pagamentos de bônus são facilitados com o cálculo automático de benefícios e retenções de impostos.
#3. Benefícios e Contabilidade da Folha de Pagamento
O módulo de benefícios e contabilidade da folha de pagamento permite incluir seguro de saúde, benefícios de aposentadoria e benefícios tributáveis no pacote de remuneração dos funcionários. A biblioteca do Zoho Payroll oferece diversos pacotes de benefícios, desde planos de aposentadoria 401(k) até seguro de saúde, permitindo que você selecione os componentes desejados em uma lista abrangente.
É possível também planejar folgas remuneradas, licença médica e políticas de férias usando as ferramentas integradas desse aplicativo de folha de pagamento. Além disso, os funcionários com saldo de licenças em excesso podem receber o pagamento de suas folgas quando deixarem a empresa.
#4. Impostos e Formulários
Não é preciso pesquisar na internet por esclarecimentos de regras fiscais ou formulários de folha de pagamento. O módulo de Impostos e Formulários do Zoho Payroll oferece todos os sistemas em conformidade com os estados suportados nos EUA. Basta selecionar o imposto estadual e federal adequado para concluir o processo de arquivamento.
Por exemplo, selecione o Formulário 944 para criar um relatório automático das obrigações fiscais anuais de sua empresa para impostos federais retidos, Previdência Social e Medicare. Da mesma forma, selecione o Formulário 941 para obter a declaração trimestral do total de depósitos de impostos, Previdência Social e imposto retido na fonte dos salários dos funcionários.
#5. Métricas da Folha de Pagamento
A análise de dados da folha de pagamento é importante para otimizar a empresa e eliminar despesas desnecessárias. O Zoho Payroll fornece essas informações através do recurso Métricas da Folha de Pagamento.
O recurso gera um resumo de despesas com todos os gastos, como salários de funcionários, contribuições, benefícios, impostos estaduais e federais. É possível exportar esses relatórios para outras ferramentas de inteligência de negócios para análise detalhada.
#6. Administração da Folha de Pagamento
A administração da folha de pagamento é um recurso essencial em qualquer software de folha de pagamento. Em primeiro lugar, ela permite controlar o acesso ao aplicativo para funcionários, executivos e gerentes de folha de pagamento.
Além disso, se você gerencia uma força de trabalho distribuída com funcionários ou contratados nos EUA ou no exterior, a Administração da Folha de Pagamento permite criar diferentes locais de trabalho para facilitar o rastreamento dos pagamentos.
Zoho Payroll: Benefícios para Funcionários
- Receba pagamentos pontualmente por horas de trabalho precisas, sem necessidade de disputas.
- Cumpra as obrigações fiscais federais com facilidade e sem esforço.
- Receba pagamentos de forma segura e conveniente por meio de transferências bancárias.
- Acesse documentos de folha de pagamento, como holerites, formulários fiscais, através de uma plataforma de autoatendimento.
Zoho Payroll: Benefícios para Startups
- Controle as operações da folha de pagamento por meio de permissões e acesso baseado em funções.
- Foque no marketing de produtos/serviços e nas relações com investidores, automatizando todo o sistema de folha de pagamento para pagamentos, impostos e benefícios.
- Crie um sistema de autoatendimento para entrega de formulários fiscais, comprovantes de investimento e holerites.
- Reduza gastos com pessoal no departamento de folha de pagamento.
Zoho Payroll: Benefícios para Pequenas Empresas
- Calcule pagamentos de funcionários com precisão, evitando perdas desnecessárias.
- Avalie e prepare impostos com facilidade, economizando tempo no processo.
- Tenha pagamentos de salários automatizados e seguros via Forte.
- Sincronize com o Zoho Books para dados contábeis da folha de pagamento, tornando o processo perfeito.
Aplicativo Móvel Zoho Payroll
O aplicativo móvel do Zoho Payroll funciona como um portal de autoatendimento para os funcionários, junto com o quiosque baseado na web. Os funcionários podem baixar o aplicativo na App Store e Play Store para seus respectivos smartphones.
Os funcionários podem visualizar seus holerites e recibos de pagamento através do aplicativo móvel. Também podem obter uma análise detalhada dos planos de compensação e verificar os saldos e políticas de folgas através da ferramenta.
Alternativas ao Zoho Payroll
OnPay
OnPay é uma ferramenta de folha de pagamento que também inclui benefícios de RH e funcionários. Sendo um aplicativo web online, é fácil acessar e operar. Além disso, oferece uma vasta lista de tipos de negócios, incluindo startups, empreendedores profissionais, agricultura, dentistas, restaurantes, ONGs e contadores.
O aplicativo facilita a integração rápida e fácil de novos funcionários, contratados e fornecedores. Permite organizar toda a documentação e finanças dos funcionários em um único aplicativo seguro, além de integrar com outros aplicativos financeiros, como Xero e QuickBooks.
Rippling
Rippling é uma ferramenta de processamento de pagamentos automatizada e de serviço completo para pequenas e grandes empresas. Ela oferece suporte à retenção de impostos, folha de pagamento, benefícios e conformidade legal para todos os 50 estados dos EUA. Além disso, permite lidar com funcionários e contratados internacionais, oferecendo as funcionalidades necessárias.
Além da conformidade automática da força de trabalho e registros fiscais, o aplicativo oferece funcionalidades essenciais, como rastreamento de folgas remuneradas (PTO), monitoramento de horas de trabalho e relatórios detalhados da folha de pagamento. O recurso de código de trabalho permite visualizar os custos de cada funcionário por cliente e identificar formas de economizar.
Patriot Software
Patriot Software é outra ferramenta popular de processamento de pagamentos de funcionários. Além do módulo de folha de pagamento, oferece um recurso de contabilidade completo, caso você escolha se inscrever. Sendo um aplicativo totalmente online e compatível com dispositivos móveis, startups de diversos setores e empresas experientes usam essa ferramenta para processar a folha de pagamento.
Dependendo do tamanho e da complexidade da folha de pagamento, você pode escolher entre a folha de pagamento básica e o serviço completo. No plano básico, você executa a folha de pagamento dos funcionários e arquiva os impostos. No plano de serviço completo, a equipe da Patriot Software registra e deposita os impostos federais.
Considerações Finais
Este artigo explica de forma clara os recursos empresariais do Zoho Payroll, auxiliando na tomada de decisões estratégicas ao escolher o aplicativo de gestão de folha de pagamento adequado para sua startup, pequena ou média empresa.
Essa ferramenta pode ser usada também por empresas de nível empresarial, oferecendo uma opção de dimensionamento flexível. Experimente uma avaliação gratuita do aplicativo para conhecer as funcionalidades e a produtividade que você procura.
Considere também dar uma olhada nas Soluções de RH e Folha de Pagamento da ADP.