A Importância da Priorização em Projetos e Negócios
A ideia de priorizar tarefas pode parecer simples à primeira vista: basta dar atenção ao que o cliente considera urgente. No entanto, para projetos de negócios, essa abordagem não é suficiente. A priorização eficaz é baseada em princípios científicos, e é aí que entra a matriz de priorização de projetos.
Para expandir seus negócios e superar a concorrência, é preciso ir além de uma boa ideia, uma equipe capacitada e ferramentas avançadas. A execução de tarefas com qualidade é fundamental, seja no desenvolvimento de aplicativos ou na produção de bens de consumo.
A excelência na execução só é alcançada quando a equipe trabalha de forma organizada e utiliza métodos científicos para atribuir, concluir e executar tarefas. A matriz de priorização é uma ferramenta que simplifica a gestão de projetos, permitindo que mais seja feito em menos tempo, por meio da execução planejada de tarefas de alto valor.
Este artigo aborda o conceito de matriz de priorização de projetos, seus benefícios, aplicações e modelos.
O que é uma Matriz de Priorização?
A matriz de priorização é uma ferramenta de análise de tarefas utilizada no gerenciamento de processos de negócios e também em conjunto com técnicas Seis Sigma para avaliar escolhas com base em critérios específicos, auxiliando na decisão de onde concentrar esforços.
Ela pode ser aplicada tanto em projetos simples quanto em projetos complexos de longa duração. Além de empresas, freelancers, empreendedores individuais e profissionais de diversas áreas podem se beneficiar dessa ferramenta em suas atividades profissionais e pessoais.
Em certas situações, as partes interessadas de um projeto podem ter dificuldades em decidir quais tarefas priorizar. Nesses casos, a matriz de priorização oferece uma base científica para escolher a tarefa certa, considerando seu valor e urgência.
As matrizes de priorização podem variar em formato, de acordo com a complexidade do projeto e os critérios de avaliação. Algumas são simples, utilizando um diagrama 2×2 com eixos “Valor” e “Custo”. Outras podem ser mais complexas, combinando a matriz de priorização com a metodologia Seis Sigma.
Matriz de Priorização Seis Sigma
A metodologia de gestão Seis Sigma está intimamente ligada à matriz de priorização. Como o Seis Sigma busca analisar lacunas, aprimorar processos continuamente e eliminar desperdícios, a matriz de priorização se encaixa perfeitamente nessa abordagem.
Nesse processo, a matriz de priorização compara dois ou mais conjuntos de dados, utilizando critérios ponderados para classificar as tarefas e indicar onde direcionar o foco. Ao avaliar diversos conjuntos de dados, a matriz Seis Sigma se torna mais do que um simples diagrama 2×2.
Ela normalmente inclui:
- Variáveis de saída como cabeçalhos de coluna.
- Variáveis de entrada como linhas no painel esquerdo.
- Pontuação ponderada, porcentagem, classificação e status no lado direito da tabela.
- Uma pontuação ponderada calculada na parte inferior dos cabeçalhos das colunas.
Ao aplicar o método Seis Sigma para priorizar tarefas, é possível tomar decisões mais lógicas e obter um consenso entre as partes interessadas.
De acordo com Lynne Hambleton, consultora de negócios, desenvolvedora de estratégias e autora, existem três tipos de matrizes de priorização Seis Sigma, descritos em seu livro “Arca do Tesouro dos Métodos, Ferramentas e Melhores Práticas de Crescimento Seis Sigma“:
#1. Critérios de Consenso: Prioriza variáveis com pontuações mais altas, considerando as opiniões de todos os membros da equipe, gerando um modelo baseado em consenso com pontuações numéricas.
#2. Matriz de Combinação: Semelhante a um gráfico de causa e efeito, avalia o impacto de todas as variáveis entre si.
#3. Critérios Analíticos Completos: A ferramenta mais complexa de priorização Seis Sigma, utilizada por gerentes de portfólio de projetos para analisar diversos projetos e seus impactos nas finanças da empresa e no relacionamento com o cliente.
Benefícios da Matriz de Priorização
#1. Organização de Tarefas: Facilita a organização de um grande volume de tarefas de acordo com sua importância e valor, evitando que a priorização se torne um processo aleatório.
#2. Personalização: Ao contrário de outros softwares, a matriz de priorização é altamente personalizável, permitindo que a equipe adicione ou remova variáveis conforme a evolução do projeto.
#3. Reutilização: Os modelos de matrizes de priorização podem ser reutilizados em novos projetos, bastando atualizar os pesos, critérios, variáveis e tarefas.
#4. Simplicidade: A ferramenta é fácil de usar e compreender por todos os membros da equipe, mesmo aqueles sem conhecimento técnico.
#5. Objetividade: A ferramenta promove a objetividade nas decisões, minimizando o impacto de fatores pessoais.
#6. Delegação: Auxilia gestores e proprietários de projetos a delegar tarefas de forma eficaz, maximizando a utilização da equipe.
Quando Usar a Matriz de Priorização
A matriz de priorização é útil quando:
- É preciso priorizar tarefas complexas, tickets ou problemas que envolvem múltiplas variáveis.
- É necessário avaliar dados para classificar tarefas, projetos, etc., e definir classificações.
- É preciso planejar tarefas de projetos profissionais ou pessoais, visando a conclusão no prazo.
- É importante elaborar um documento conciso que visualize as principais áreas de foco de um projeto.
- É necessário delegar tarefas adequadamente aos membros da equipe, sem comprometer o cronograma.
- É preciso fomentar o trabalho colaborativo dentro da equipe de projeto.
A ferramenta é particularmente útil para:
- Profissionais que trabalham em casa e precisam gerenciar tarefas domésticas e de escritório.
- Freelancers e prestadores de serviços que precisam priorizar projetos e tarefas.
- Empresas de todos os portes que avaliam projetos com base em seu valor para o negócio.
- Gerentes de projetos que supervisionam diversas equipes e projetos.
Como Usar a Matriz de Priorização
Para utilizar a matriz de priorização de forma eficaz, é fundamental compreender seus quadrantes:
Quadrante 1
- Tarefas de alto valor que demandam pouco esforço e geram grande impacto.
- São tarefas urgentes e críticas, que devem ser concluídas o mais rápido possível.
Quadrante 2
- Grandes projetos que demandam muito esforço e geram grande impacto.
- Essas tarefas geralmente não possuem um prazo definido.
- É fundamental definir marcos razoáveis e buscar alcançá-los regularmente.
Quadrante 3
- Tarefas de baixo esforço e baixo impacto.
- Devem ser delegadas a subordinados ou colegas sempre que possível.
Quadrante 4
- Tarefas que não agregam muito valor ao negócio e exigem muito esforço.
- Devem ser concluídas após as tarefas dos outros quadrantes.
- É possível buscar formas de eliminar essas tarefas do processo.
Após entender os quadrantes, é hora de colocar a matriz de priorização em prática:
#1. Escolha projetos ou tarefas que correspondam aos critérios e variáveis estabelecidas.
#2. Verifique se os itens escolhidos realmente possuem valor para o seu negócio, evitando perdas financeiras.
#3. Selecione as próximas tarefas de acordo com sua classificação na matriz, utilizando-a como uma ferramenta de planejamento de projetos.
#4. Utilize um software ou modelo de matriz de priorização para organizar e armazenar as informações, facilitando a revisão e reutilização.
Melhores Práticas da Matriz de Priorização
#1. Defina os critérios de classificação de tarefas em conjunto com o proprietário do projeto, gerente, equipe e usuários finais.
#2. Utilize o Processo de Hierarquia Analítica (AHP) para obter um consenso entre as partes interessadas e definir critérios ponderados confiáveis.
#3. O processo de pontuação deve ser colaborativo, utilizando ferramentas como formulários online e quadros brancos para chegar a um consenso.
Agora, vamos explorar algumas ferramentas e modelos que podem auxiliar na implementação da matriz de priorização:
Smartsheet
Smartsheet é uma plataforma de gerenciamento de projetos utilizada por empresas de todos os portes. Caso sua empresa já possua uma assinatura, você pode utilizar o centro de soluções para criar um quadro de priorização de produto fácil de usar.
No centro de soluções, você encontrará quadros de projetos para diversas áreas, como Finanças e Contabilidade, Clientes, Recursos Humanos, etc. Na seção de Desenvolvimento de Produto, você encontrará a matriz de priorização.
Se você não possui uma assinatura do Smartsheet, ou não quer experimentar o plano de avaliação, a plataforma oferece modelos básicos de matriz de priorização que podem ser baixados em formato Excel, PDF ou Word no portal de modelos do Smartsheet.
Matriz de Prioridade Miro
Miro é uma plataforma que oferece diversas ferramentas em um só lugar, como quadros brancos, espaço de trabalho híbrido, reuniões remotas e planejamento de projetos. A plataforma também conta com uma biblioteca de modelos para gestão de projetos, incluindo mapas mentais, quadros Kanban e matrizes de prioridade.
Na biblioteca de modelos, busque por “Priorização” para encontrar modelos acionáveis, como os métodos de priorização 2×2, 3×3 e RICE (alcance, impacto, confiança e esforço).
Os modelos podem ser personalizados na plataforma Miro, e você pode exportar o quadro em diversos formatos, como JPEG, PDF, CSV e JIRA. A plataforma também oferece ferramentas para colaboração online, como votação, modo de apresentação, anotações em tempo real, chat e vídeo chamada.
Modelo de Matriz Eisenhower: Evernote
Evernote é um aplicativo de anotações que também oferece ferramentas para sincronização de documentos, organização de agendas e otimização de tarefas. Um dos modelos disponíveis é a Matriz de Eisenhower.
A Matriz de Eisenhower é um diagrama 2×2 que ajuda a classificar as tarefas com base em sua importância e urgência. As colunas são divididas em Urgente + Importante, Urgente + Não Importante, Importante + Não Urgente e Não Importante + Não Urgente.
Você pode personalizar o modelo no aplicativo Evernote por meio de uma avaliação ou assinatura paga.
Matriz de Prioridades do Google Workspace
Se sua organização utiliza o ecossistema do Google Workspace, você pode experimentar a Matriz de Prioridades, desenvolvida por prioritymatrix.com. É um aplicativo do Google Workspace Marketplace que oferece uma estrutura para priorização, com visualizações de projeto colaborativas.
Entre suas principais características estão:
- Delegação de tarefas
- Gerenciamento de tarefas
- Gerenciamento de múltiplos projetos
- Integração com Gmail, Google Drive, Google Docs, etc.
- Classificação de tarefas por meio de filtragem avançada
A ferramenta visa auxiliar você e sua equipe a se concentrarem nas tarefas certas. No entanto, ela é baseada em assinatura. Após o período de teste gratuito, é necessário adquirir uma licença para continuar utilizando a ferramenta.
A matriz de priorização é uma ferramenta popular para tomada de decisões em gestão de tempo, utilizada em diversos projetos para determinar quais tarefas precisam de foco imediato e quais podem ser realizadas posteriormente.
A lógica e a ciência por trás dessa técnica são sólidas, e ela ajuda sua equipe a otimizar o alinhamento de tarefas com os objetivos do projeto. No entanto, a utilização da matriz de priorização pode ser comprometida por:
- Dificuldade em definir os critérios corretos para aplicar a ferramenta.
- Dificuldade em ponderar corretamente esses critérios em discussões com os clientes.
- Dificuldade em fomentar um trabalho colaborativo em tempo real.
- Dificuldade em criar o modelo perfeito que funcione na maioria dos projetos.
Com os conceitos apresentados neste artigo e as ferramentas de matriz de priorização disponíveis, será mais fácil implementar essa técnica em seus projetos.
Você também pode ter interesse em conhecer softwares de gerenciamento de processos que podem impulsionar o crescimento dos negócios.