Modelos de relatórios de gastos oferecem uma solução prática tanto para indivíduos quanto para empresas. Ao adotar esses modelos, é possível alcançar uma maior clareza nas finanças. Explore os modelos de relatórios de despesas disponíveis para equilibrar seus gastos com seu orçamento planejado.
Relatórios de despesas permitem que empregadores determinem o valor exato a ser reembolsado a seus empregados. Adicionalmente, eles auxiliam os funcionários na obtenção de benefícios fiscais. Acima de tudo, esses relatórios proporcionam um registro detalhado das despesas em diversas situações, com comprovantes e recibos anexados.
Antes de nos aprofundarmos na discussão sobre os modelos de relatórios de gastos, vamos entender melhor o que são esses relatórios e qual a sua importância. Caso você esteja ansioso para começar a monitorar seus gastos, veja a tabela abaixo com os melhores modelos disponíveis!
| Título | Descrição | Explorar |
| Relatório customizável com cálculo total automático. | Acompanhe facilmente as despesas comerciais, personalize e crie relatórios. | WPS |
| Adicione despesas por mês e visualize as tendências de gastos. | Modelo gratuito e personalizável com colunas básicas. | Zoho |
| Vários modelos para diferentes finalidades com avisos. | Modelos de Planilhas Google e Excel prontos para usar. | Spendesk |
| Modelos personalizáveis para pequenas empresas. | Acompanhe despesas comerciais e solicite reembolsos. | Sinal fácil |
| Acompanhamento dedicado de despesas de viagem com descrições detalhadas. | Klippa |
O que é um relatório de despesas?
Um relatório de despesas é um documento que tem como objetivo manter um controle detalhado das despesas de uma pessoa ou organização. Este relatório geralmente inclui a data, a natureza das despesas, uma descrição do item gasto e os documentos ou recibos comprobatórios.
Ele permite monitorar seus gastos ao mesmo tempo em que gerencia seu orçamento, garantindo transparência financeira. Para as empresas, um relatório de despesas devidamente preenchido é crucial para o reembolso de despesas de funcionários e para a conformidade com regulamentos e políticas internas.
Como isso auxilia no rastreamento de gastos?
Um relatório de gastos é, essencialmente, uma relação detalhada de todos os seus custos e despesas. Ele desempenha um papel crucial no controle financeiro, revelando quanto dinheiro foi utilizado, em que momento e por qual motivo. Além das despesas listadas, os recibos são anexados como prova do gasto.
Ao apresentar de forma clara o destino do dinheiro, ele facilita a gestão e o controle de gastos, tanto para indivíduos quanto para empresas. Os gastos são categorizados nesse relatório, permitindo identificar rapidamente em qual setor a maior parte do orçamento está sendo direcionada.
Adicionalmente, é possível monitorar as tendências de gastos, o que auxilia na tomada de decisões financeiras mais assertivas e no cumprimento do orçamento estabelecido. Em resumo, ele serve como um guia visual da sua jornada financeira.
Leia também: Melhores planilhas de Excel gratuitas para gestão de finanças pessoais.
Vantagens de um relatório de despesas
É comum pensar que os modelos de relatórios de gastos servem apenas para registrar como o dinheiro foi gasto, mas os benefícios vão muito além disso!
- Permite descobrir facilmente onde o dinheiro está sendo gasto.
- Ajuda a verificar se os gastos estão dentro do orçamento estabelecido.
- Fornece dados para tomadas de decisões financeiras conscientes.
- Garante a conformidade com as leis e regulamentos financeiros.
- Permite o reembolso de funcionários por despesas relacionadas ao trabalho.
- Melhora a eficiência financeira através da identificação de gastos incomuns.
- Identifica áreas onde é possível reduzir custos.
- Oferece registros organizados para auditorias financeiras e fiscais.
- Permite reivindicar deduções fiscais elegíveis, diminuindo a carga tributária.
Portanto, as vantagens de um relatório de despesas vão além do simples acompanhamento de finanças, sendo fundamental tanto no contexto pessoal quanto empresarial.
Assim, o gerenciamento de gastos através de relatórios é essencial. Ferramentas financeiras baseadas em IA podem ser úteis nesse processo. No entanto, criar um relatório do zero pode ser uma tarefa complexa e demorada. Para simplificar, apresentamos alguns modelos que podem ser utilizados para seus relatórios de gastos.
HubSpot
O modelo da HubSpot está disponível para download em formatos como Word, Excel, Planilhas Google e PDF. Este modelo personalizável permite incluir informações como período de pagamento, detalhes do funcionário (nome, setor, função), finalidade e outros dados relevantes.
Ele inclui várias colunas para as categorias necessárias, com a opção de adicionar colunas adicionais, caso necessário. Após o registro de todos os gastos nas colunas correspondentes, o valor total é calculado automaticamente. Empresas podem também incluir dados como informações de aprovação, notas e valores totais de reembolso no relatório.
FreshBooks
Ao utilizar o modelo de relatório de despesas da FreshBooks, você pode monitorar seus gastos comerciais de maneira simples, o que é crucial para a gestão financeira de sua empresa. O processo de rastreamento é facilitado, bastando baixar o modelo e começar a incluir os custos. A criação de um relatório de despesas para qualquer período de tempo se torna rápida e eficiente.
Este modelo pode ser personalizado para atender às necessidades específicas de sua empresa. Ele possibilita a inclusão de nome da empresa, endereço, nome do cliente, valor de despesas, valor do imposto e notas adicionais. Pequenas empresas, grandes corporações e até mesmo indivíduos podem se beneficiar deste modelo para monitorar seus gastos e elaborar relatórios precisos.
WPS
O modelo de gráfico de relatório de despesas da WPS pode ser baixado para seu computador e aberto no MS Excel. Usuários do WPC Office também podem utilizar este modelo em seu pacote de escritório.
Neste modelo da WPS, é possível registrar as despesas de diversas categorias para cada mês do ano. Uma vez que as informações são fornecidas, as tendências de gastos são exibidas de forma clara e concisa.
Zoho
O modelo de relatório de despesas da Zoho é gratuito e pode ser baixado sem necessidade de registro ou login. Este modelo é adequado para uso pessoal ou empresarial e está disponível no formato XLS, compatível com o Microsoft Excel.
Embora o modelo da Zoho inclua colunas básicas como descrição de despesas, data, categoria e valor, ele também permite que o usuário personalize o modelo de acordo com as necessidades específicas. Além disso, é possível adicionar o logotipo da sua empresa, o número do relatório, o nome do relatório, a data e outras informações relevantes.
Smartsheet
A Smartsheet oferece uma variedade de modelos de relatórios de despesas para diferentes finalidades. Há modelos para relatórios semanais, mensais, relatórios de negócios, modelos simples e rastreadores de despesas. Os modelos são compatíveis com o Excel e podem ser personalizados de acordo com a necessidade.
Os relatórios da Smartsheet permitem incluir o intervalo de tempo do relatório, bem como seu objetivo. Além disso, as colunas para as diversas categorias de gastos já estão dispostas, facilitando o uso e minimizando a necessidade de ajustes. Há também espaço para incluir notas adicionais, assinaturas de aprovação e listas detalhadas de despesas. O modelo também conta com um lembrete sobre a necessidade de anexar os recibos necessários.
Spendesk
Se você busca um modelo pronto para uso para controlar suas despesas, o modelo disponível no site da Spendesk é uma excelente opção. Ele economiza tempo ao oferecer modelos tanto para o Planilhas Google quanto para formatos compatíveis com Excel.
Este modelo é adequado para funcionários que precisam enviar relatórios de despesas mensais ou de outros períodos. As categorias comuns, como hotéis, transporte e alimentação já estão incluídas no modelo. Basta preencher a data, o valor e a descrição do custo para que ele calcule o valor do reembolso automaticamente.
Sinal fácil
Se você pertence a uma pequena empresa e precisa de um modelo de relatório de despesas para uso regular, experimente o modelo da Sinal fácil. É um modelo personalizável que pode ser editado no MS Word, MS Excel e Planilhas Google.
Ele auxilia os funcionários no controle de seus gastos recorrentes, incluindo categorias. Os modelos online também contribuem para a redução do uso de papel, ajudando a preservar o meio ambiente. Além disso, seu uso pode aumentar a produtividade da equipe e melhorar a experiência do usuário.
Dividir
A Divvy oferece um modelo completo de relatório de despesas que os funcionários podem usar para solicitar reembolsos de suas empresas. Gastos pessoais utilizados em nome da empresa podem ser rastreados por meio desse modelo. Ao utilizá-lo, não há necessidade de se preocupar em como criar um relatório.
O modelo gratuito da Divvy permite monitorar os gastos da empresa e solicitar reembolsos. Ele permite a criação de um relatório com detalhes minuciosos das despesas, como objetivo, local e data. O empregador pode verificar o relatório e reembolsar o valor gasto pessoalmente.
Klippa
O modelo da Klippa é específico para o rastreamento de despesas de viagem. Com ele, é possível incluir gastos de diferentes categorias durante viagens de negócios. Além do valor, é possível adicionar descrições detalhadas, incluindo recibos e valores tributáveis. O modelo está disponível nos formatos Word e Excel.
Ao criar um relatório de despesas de viagem utilizando este modelo, os funcionários podem solicitar a isenção de impostos sobre os gastos da viagem. Custos de hospedagem, alimentação e transporte são comumente incluídos nas despesas de viagem. Além disso, as empresas também podem se beneficiar desse controle.
Considerações Finais
Um modelo de relatório de despesas é uma ferramenta eficaz para gerenciar seus gastos e controlar seu orçamento. Neste artigo, reunimos alguns dos melhores modelos de relatórios de despesas que podem ser utilizados tanto por indivíduos quanto por organizações.
Caso você considere que os modelos não sejam suficientes para controlar os gastos de sua organização, explore o uso de aplicativos para o controle de despesas.