Os sistemas de gerenciamento de visitantes (VMS) estão se tornando populares à medida que as organizações são obrigadas a subir de nível devido ao aumento dos riscos relacionados aos padrões de saúde, segurança e conformidade.
De acordo com um relatórioo tamanho do mercado para o sistema global de gerenciamento de visitantes provavelmente aumentará de US$ 1,1 bilhão em 2021 para US$ 2,3 bilhões em 2026.
Vários fatores são responsáveis por seu crescimento, incluindo maior conscientização de segurança, demanda por trabalho sem papel e a necessidade de aderir aos regulamentos. Isso fica evidente principalmente após a eclosão do Covid-19, levando a grandes mudanças na forma como as indústrias costumavam trabalhar.
A tecnologia e os sistemas de segurança avançaram para enfrentar a força de trabalho digital e os cenários mundiais pós-COVID.
Um sistema de gerenciamento de visitantes pode ajudar as organizações a se adaptarem perfeitamente às mudanças, oferecendo os melhores serviços, produtos e experiência do visitante.
Vamos discutir este software e como ele pode ajudá-lo.
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O que é Gestão de Visitantes?
O gerenciamento de visitantes refere-se ao processo de rastreamento e gerenciamento de visitantes que entram e saem de suas instalações organizacionais. Quer a sua organização tenha recepcionista ou não, a gestão de visitantes é essencial para a segurança dos seus colaboradores e da empresa.
Mesmo que você ofereça excelentes produtos, serviços e atendimento ao cliente, o gerenciamento de visitantes dá um passo à frente para garantir que eles deixem suas instalações com uma boa impressão. Isso não apenas aumenta a reputação da sua marca e aumenta o reconhecimento, mas também incentiva as pessoas a voltarem a procurar você quando precisam.
Agora, você pode pensar quem estamos chamando de visitantes aqui. Os visitantes podem ser:
- Fornecedores e contratados
- Participantes de uma reunião de negócios
- Profissionais de regulamentação ou auditoria
- Candidatos a entrevista de emprego
- Mensageiros
- Pessoas que procuram alguma informação
- entregadores
Além disso, os visitantes podem ser funcionários que podem não ser visitantes frequentes das instalações, como pessoas que trabalham em casa. Às vezes, drop-ins inesperados também podem acontecer.
O que é um sistema de gerenciamento de visitantes?
Um sistema ou software de gerenciamento de visitantes (VMS) é uma ferramenta que rastreia e gerencia as pessoas que chegam às instalações comerciais e as deixam. Ele representa vários processos para gerenciar o fluxo de visitantes desde a chegada até a partida para proporcionar a melhor experiência, garantindo a segurança de todos e a conformidade dos negócios.
Empresas de todos os tamanhos podem usar software de gerenciamento de visitantes, não apenas as empresas maiores. Além disso, o VMS é eficiente para vários setores verticais da indústria, incluindo defesa e aeroespacial, automotivo, produtos químicos, serviços e suprimentos comerciais, bens de consumo, distribuições, saúde, TI, eletrônicos, engenharia e muito mais.
Existem diferentes tipos de VMS disponíveis:
- Gerenciamento de visitantes de autoatendimento: Um quiosque é usado para check-ins. Aqui, os visitantes esperam nas filas, preenchem os dados e enviam os documentos necessários para obter um crachá de convidado.
- VMS administrado pela equipe: A equipe de uma organização monitora e controla os visitantes usando o software.
- VMS baseado em computador: é um sistema de computador de uma janela para permitir que uma empresa monitore e controle os visitantes. Ele pode coletar dados em tempo real e automatizar tarefas manuais para uma melhor experiência.
- VMS baseado em SaaS: É um software de terceiros para monitorar e controlar visitantes de empresas de diferentes portes. Aqui, as organizações não precisam gerenciar a infraestrutura ou gastar tempo em manutenção; os provedores de serviços cuidam disso, e o custo é acessível.
Qual é a necessidade de um sistema de gerenciamento de visitantes?
Os sistemas de gerenciamento de visitantes são vitais para as organizações monitorarem e gerenciarem visitantes, especialmente durante e após uma crise global como a Covid-19. Ele ajuda você a se adaptar aos novos desafios e garantir a segurança de sua força de trabalho e visitantes.
Dito isso, as reuniões de negócios face a face ainda existem, mesmo nesta era de webinars ao vivo e videoconferências. De fato, muitas empresas agora estão abertas e permitem visitantes, portanto, garantindo que todos os visitantes sejam contabilizados e garantindo a segurança; os sistemas de gerenciamento de visitantes desempenham um papel fundamental.
Vejamos alguns dos benefícios do VMS:
Melhor experiência do visitante
Oferecer uma boa experiência ao visitante irá construir a reputação da sua marca e receber mais visitantes. As pessoas escolherão você em vez de concorrentes se você garantir que eles saiam felizes de suas instalações. Um VMS pode ajudá-lo a conseguir isso, permitindo que você gerencie tudo com facilidade, sem criar aborrecimentos para os visitantes.
Processo de recepção simplificado
Com um bom VMS instalado, todos os processos serão gerenciados com eficiência, desde o recebimento dos visitantes até a partida. O uso do software permite que sua equipe trate seus convidados com base nos motivos de sua visita. Isso também ajudará você a gerenciar as reuniões e garantir que elas comecem a tempo, e os visitantes não fiquem frustrados esperando no saguão.
Segurança e rastreamento sem contato
O software VMS ajudará você a realizar o rastreamento e gerenciamento de visitantes sem contato. Isso garantirá a segurança de todos dentro das instalações do seu prédio. Como resultado, você pode manter proteção superior contra problemas relacionados à saúde, como COVID ou outras doenças infecciosas. Além disso, o software ajudará você a defender sua organização contra riscos relacionados à propriedade intelectual, segurança no local de trabalho e assim por diante.
Observância
Usando o VMS, você pode registrar dados importantes coletados dos visitantes, incluindo suas informações pessoais, IDs, documentos médicos e outros papéis. Isso ajudará você a gerenciá-los facilmente e manter um registro, para que você não corra riscos de conformidade como GDPR, HIPAA, etc.
Acompanhamento de funcionários/funcionários
Além de gerenciar visitantes, o software ajudará você a rastrear as atividades de seus funcionários ou funcionários. Isso maximizará sua produtividade e os ajudará a se concentrar em áreas cruciais. Como os riscos podem ser externos e internos, ficar de olho na equipe interna ajuda a reduzi-los.
Se você deseja aproveitar esses benefícios, aqui estão alguns dos melhores fornecedores de VMS do mercado.
iLobby
iLobby é líder global em gerenciamento de visitantes corporativos, na qual aeroportos internacionais, grandes bancos, empresas da Fortune 500 e o governo confiam para gerenciar, monitorar e rastrear visitantes.
Digitalize o documento de identificação com foto para obter as informações usando um scanner dedicado ou câmera embutida para garantir a identificação adequada. Use um banco de dados de lista de observação interno ou de terceiros para verificar instantaneamente e sinalizar ou negar convidados indesejados.
Durante uma emergência, ele alertará todos os funcionários e fornecerá a você uma lista dos que estão no local para ajudar com o número de funcionários. Ele automatiza o processo altamente complexo de validação, monitoramento e triagem de indivíduos em todos os locais para atender aos requisitos de conformidade, segurança, proteção e privacidade.
Você pode filtrar visitantes, contratados, funcionários, visitantes recorrentes, tipos personalizados, entrevistas, reuniões, eventos e entregas. Proteja sua empresa verificando quem está em seu prédio, agilizando o processo de login dos visitantes, automatizando a conformidade e a segurança e controlando o acesso físico.
Informe seus visitantes sobre os documentos legais, como responsabilidade, renúncias e NDAs, e colete suas assinaturas digitais. Além disso, armazene todos os documentos legais em um único local com segurança para baixá-los sempre que necessário. Você também pode criar relatórios personalizados facilmente com poucos cliques e visualizar todos os relatórios do painel ou exportar as informações.
Esteja sempre pronto para as auditorias, mantendo uma lista de documentos assinados e outros dados. Integre-se com suas ferramentas de negócios como Skype for Business, Google Hangouts, Slack, chamada de voz, diretórios de usuários como Azure Active Directory, Cisco, identidades do Google, etc., logon único Okta, Onelogin, CRMs, e-mail e calendário, unidades, acesso controle e muito mais.
Obtenha-o gratuitamente para teste ou escolha um plano a partir de US$ 199/mês.
Visitantes Enviados
Dê uma nova experiência a si mesmo e a todos que visitam seu local de trabalho com Visitantes Enviados. Mantenha seu local de trabalho seguro pelo sistema de gerenciamento de visitantes e economize seu tempo. Verifique quem, por que e quando alguém está visitando e restrinja o visitante que não atende aos seus critérios.
Além disso, torne seu local de trabalho mais saudável com a ajuda das opções de login sem toque. Não há necessidade de rastrear funcionários e manter o controle dos documentos assinados ou crachás de caligrafia. Em vez disso, você obtém tudo em um único painel para rastrear tudo o que deseja com a opção de baixar alguns documentos.
Cause uma boa impressão quando um hóspede aparecer enviando instruções para o local de trabalho, pesquisando-o para saber sua experiência e fazendo-o dizer uau com um login no iPad. Você também pode capturar e armazenar tudo com segurança para permanecer em conformidade com os regulamentos.
Durante as auditorias, exporte os dados necessários rapidamente para uma revisão indolor. Além disso, crie várias opções de login que fazem várias perguntas para saber o objetivo da visita de cada hóspede. Seus funcionários também receberão notificações instantânea e automaticamente quando os convidados chegarem.
Rastreie cada visitante definindo alguns critérios e verifique se eles aparecem em listas de observação internas ou de terceiros. Além disso, obtenha relatórios e análises sobre o volume de visitantes e exporte dados rapidamente com alguns cliques. Você também pode solicitar que seus convidados assinem documentos legais, como renúncias e NDAs, no iPad.
Além disso, crie crachás personalizados ou permita que o Envoy Visitors imprima os crachás automaticamente quando um visitante fizer login. Peça aos seus convidados para tirar uma foto para que o anfitrião possa cumprimentá-los com confiança. Você também pode criar um local de trabalho saudável e seguro, ficar de olho no escritório, fazer com que os dados funcionem de maneira mais inteligente e manter seus funcionários focados.
Obtenha recursos limitados se optar por um plano gratuito ou escolher o plano mais adequado para sua empresa por apenas $ 99/mês/local.
saudavelmente
saudavelmente é uma plataforma fácil e simples de usar o sistema de gerenciamento de visitantes para manter seu local de trabalho seguro. Em vez de usar uma recepcionista tradicional, use esta plataforma amigável e totalmente personalizável que permite integrar CRMs e aplicativos de mensagens conhecidos.
A ferramenta sempre garante que o membro certo seja notificado assim que o convidado terminar o processo de login. Não importa onde você esteja, você receberá alertas instantaneamente sobre a chegada de seus convidados para que possa agir rapidamente.
O Greetly visa tornar a interface mais acessível para os visitantes entenderem e para você utilizá-la na recepção. Ele também estende o ethos alegremente para as outras funções da interface. Você pode concluir o processo de configuração em minutos e estar pronto para usá-lo no mesmo dia.
A ferramenta pode representar sua empresa como você deseja com fluxos de trabalho de check-in totalmente personalizáveis. Ele reúne todos os dados dos visitantes e os simplifica para que os visitantes tenham a melhor experiência. Você também pode personalizar a interface de boas-vindas de acordo com suas necessidades e as dos clientes e permitir que o Greetly seja uma mão amiga.
A segurança é uma parte significativa de qualquer recepção, e o Greetly imprime instantaneamente os crachás com fotos, detalhes e outras informações relevantes do visitante. Ele oferece uma demonstração gratuita e recebe você com um guia passo a passo para começar.
Os planos pagos começam em $ 79 / mês por local.
Aplicativo de login
Aplicativo de login é construído para o local de trabalho moderno, que é seguro e inteligente para login. Você pode usar este software para gerenciamento de visitantes, registro de contratados e funcionários e reserva de salas de recepção. Possui Spaces – um complemento flexível e inteligente para reuniões e reserva de salas de trabalho.
A plataforma ajuda você a aproveitar ao máximo sua força de trabalho e gerenciar a capacidade com eficiência. Você também pode permitir que seus visitantes façam login usando seus smartphones por meio de um leitor de código QR. Seus convidados não precisam instalar nenhum aplicativo separado; o login sem contato é seguro e totalmente personalizável para as indústrias.
Além disso, crie um questionário para cada grupo de visitantes criando perguntas de múltipla escolha. Cuide dos requisitos de saúde e privacidade ou segurança da empresa, reduzindo o tempo de login. Também oferecerá controle completo sobre os dados.
O aplicativo Sign In equilibra o armazenamento de informações necessárias e críticas para segurança e geração de relatórios, mantendo a privacidade dos visitantes. Ele é construído para evoluir com novas funcionalidades e funcionalidades e entregar uma melhor experiência aos visitantes. Obtenha recursos avançados, como pré-registro de visitantes, login da equipe, gerenciamento de contratados, aplicativo complementar, mensagens, políticas, NDAs, campos de dados personalizados etc.
Você também obterá vantagens da lista de evacuação, vários sites, idiomas, eventos, entregas, tela de boas-vindas, integrações, crachás personalizados para cada visitante, notificações e muito mais. Personalize o pacote que você precisa ou faça uma avaliação gratuita de 15 dias. Se achar útil, mude para uma assinatura paga a qualquer momento.
Proxyclick
Capacite seus visitantes, contratados e funcionários a retornar com segurança, respeitando a privacidade e mantendo a conformidade global com Proxyclick. A reserva de mesa é uma maneira fácil, segura e simples de receber os funcionários no local de trabalho.
Permita que seus funcionários escolham onde, com quem e quando se sentam nos espaços predefinidos. Você terá total visibilidade de quem está trabalhando e onde todos estão sentados. Isso ajudará você a organizar o local de trabalho para ser seguro, acolhedor e eficiente.
Além disso, você pode explorar o volume e a profundidade das possibilidades com os sistemas extremos. Integre as ferramentas com as quais você e sua equipe estão familiarizados para implementações perfeitas. Este é o único VMS com um Atestado de Privacidade ISAE 3000 Tipo 1 completo para que as pessoas possam confiar em você.
Ele suporta 30 milhões de visitas em 7.000 locais para ajudá-lo a confiar mais em sua equipe. Você também pode escalar com o VMS que oferece hosts, quiosques e visitantes ilimitados. Obtenha uma lista interminável de recursos para aprimorar a experiência de cada visitante, agilizar a recepção e proteger os ativos.
Seus recursos incluem reservas de mesa e funcionários, fluxos de visitantes, painéis poderosos, fluxos inteligentes para visitantes e funcionários, integrações premium, segurança avançada, serviços corporativos, sucesso do cliente e muito mais. Além disso, você pode manter seus funcionários e visitantes seguros com o programa de prevenção ao COVID-19.
Rastreie seus visitantes e funcionários antes que eles cheguem, compartilhe instruções de segurança, conceda-lhes acesso com o código QR, mantenha-se seguro e flexível e limite os riscos à saúde. Escolha um plano que melhor atenda às suas necessidades por US$ 100/mês por local.
WhosOnLocation
Mantenha seus contratados, visitantes e funcionários seguros e protegidos com verificações de bem-estar, rastreamento de contato, login sem toque e muito mais enquanto trabalha fora e no local com WhosOnLocation. É uma solução abrangente que gerencia pré-registros, identidade do visitante, rastreamento de contato, alertas de segurança e cria conscientização sobre a política do visitante.
Gerencie a conformidade dos avisos de perigo dos contratados, gerenciamento de indução em várias instalações e atendimento. Você também pode gerenciar as permissões e a presença dos funcionários para dar suporte à segurança e aos perfis do site. Sem mencionar que tudo é respaldado por informações e relatórios poderosos.
A ferramenta oferece um login fácil e sem toque para rastrear cada funcionário que está trabalhando sozinho. Além disso, obtenha recursos de emergência como autoverificação, relatórios de evacuação e reunião, informações e colaboração e listas de chamada manuais. Limite o acesso a funcionários, contratados e visitantes qualificados e autorizados para proteger suas instalações.
WhosOnLocation ajuda você a rastrear visitantes, contratados e funcionários para reduzir o risco de intrusos ou convidados não autorizados. Além disso, certifique-se de quem é permitido no local e completou a triagem de saúde.
Tem planos que atendem a todos, independentemente do tamanho da empresa. Gerencie tudo a um preço inicial de US$ 599/ano por local.
Convidado de Tração
Dê à sua organização um único local para gerenciar, governar e proteger todo um processo de operações de visitantes com Convidado de Tração. O Traction Guest mantém seus sites seguros, processos compatíveis e funcionários seguros, garantindo que cada interação gere produtividade máxima.
Ele ajuda visitantes e funcionários a encontrar sua entrada e localização corretas, validar ou escanear sua identificação, conhecer seu anfitrião, escolher seu idioma. Além disso, é possível rastrear quem está no local para manter os protocolos de emergência e segurança. Além disso, colete os dados necessários para atender aos padrões de conformidade.
Represente sua marca ao receber visitantes para construir experiências e criar um impacto visual que torne cada visita memorável e produtiva. Com a ajuda de um único sistema configurável, atenda aos seus requisitos de localização global, como permissões, idiomas e dados.
Adquira um plano adequado para sua organização por apenas US$ 115/mês/iPad.
Visitante Pronestor
Visitante Pronestor oferece uma plataforma segura para gerenciar visitantes. É uma solução de gerenciamento inovadora onde você pode obter uma visão geral completa dos visitantes do passado, presente ou futuro. Ele também permite que você acompanhe todas as reuniões e reservas, fornecendo notificações automatizadas.
O Pronestor Visitor ajuda você a enviar instruções para seus visitantes e fornecer um cartão de embarque para digitalizar com o telefone para fazer o check-in. Com relatórios adequados, você saberá quem está onde e quem deve ver. A ferramenta também pode lidar com muitos pontos de entrada em vários locais ao mesmo tempo. Além disso, você pode informar as orientações aos seus visitantes no ato do cadastro ou antes das reuniões.
Esta plataforma mostra uma visão de 360 graus das atividades da organização. Comece a combinar o feedback e os dados para aumentar a disponibilidade de suas instalações, essencial para a produtividade. Além disso, a plataforma torna mais fácil para seus convidados e organização se manterem saudáveis e seguros.
SwipedOn
Crie o sistema de login de funcionários e visitantes mais acessível SwipedOn isso é seguro, simples e simplificado. Ele permite que você experimente um ambiente de trabalho flexível com gerenciamento completo do local de trabalho.
O SwipedOn ajuda você a transformar o local de trabalho, substituindo antigos livros de visitantes por uma solução de gerenciamento de visitantes simples, moderna e elegante. Obtenha muitos benefícios dessa plataforma única, como a realização de login sem contato de funcionários e visitantes.
Você obterá recursos como ferramentas de rastreamento de contatos, notificações instantâneas, impressão de crachás de identificação, acordos digitais, quadro de entrada e saída de funcionários, gerenciamento de evacuação e perguntas de triagem com alertas. Os visitantes podem fazer login diretamente digitalizando o código QR usando a câmera do celular sem contato físico. Isso evitará que sua empresa e sua equipe sejam expostas a doenças infecciosas.
Além disso, você pode lidar facilmente com registros de segurança e saúde, política COVID-19, acordos de não divulgação, etc. Muitos setores usam o SwipedOn, como construção, logística, sem fins lucrativos, serviços públicos, educação, cuidados com idosos, manufatura, esportes, marinha, turismo, coworking e muito mais. A melhor coisa é que SwipedOn planta árvores para cada novo cliente.
Experimente a plataforma ainda melhor com muitos complementos, como catering, entregas e SMS ilimitados. Para melhores opções de gerenciamento para seus funcionários e visitantes, você pode conectar SwipedOn com as ferramentas de negócios para executar seu trabalho sem problemas, como Microsoft Active Directory ou Azure Active Directory.
Você também encontrará custos zero de configuração, fácil rastreamento de contatos, ferramentas de triagem de visitantes e login sem toque em todos os planos. Modernize a recepção para os visitantes por apenas US$ 49/mês para um único local.
Conclusão 👨🏫
Atualmente, os sistemas de gerenciamento de visitantes são procurados em diferentes setores e tamanhos de empresas. O software pode ajudá-lo a oferecer uma excelente experiência ao visitante, garantindo a segurança organizacional e as necessidades de conformidade.
Em seguida, explore alguns dos melhores softwares de rastreamento de tempo para a equipe.