Os contratos são o pipeline de receita de qualquer negócio, e o software de gerenciamento de contratos garante que o canal seja impecável e oportuno.
Os contratos comerciais estão se tornando totalmente digitalizados. Não há mais redação de documentos, redação final, assinatura, correio, etc. A equipe de finanças, vendas ou suporte ao cliente agora usa ferramentas automatizadas para produzir centenas de contratos diariamente.
Se você ainda não experimentou nenhum aplicativo de gerenciamento de contratos, está no lugar certo. Apresentamos a lista definitiva de aplicativos de gerenciamento de contratos abaixo para que você possa escolher.
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Qual é o objetivo do software de gerenciamento de contratos?
Os aplicativos de gerenciamento de contratos facilitam o processo de contrato ao lidar com as negociações até a assinatura final. Soa interessante? Encontre abaixo alguns propósitos populares:
Diminuir o prazo do contrato
Geralmente, leva até 4 semanas para finalizar um rascunho do conteúdo do contrato. Se você é responsável pela elaboração de contratos, impressione seu gerente produzindo contratos profissionais em minutos usando também um gerenciamento de contratos robusto.
Aumente a precisão do contrato
Erros não intencionais em um contrato podem quebrar um bom negócio e diminuir a confiança de sua empresa. Você pode evitar esses contratempos usando ferramentas de contrato automatizadas. Essas ferramentas utilizam contatos anteriores para preencher automaticamente números vitais, campos, dados, etc.
Tudo o que você precisa fazer é fazer algumas personalizações e modificações nos dados preenchidos para atualizar o contrato.
Automação de processos-chave
Um processo de contrato envolve muitas etapas, como negociação, criação, rascunho de cotações, cotações atualizadas, cotações renovadas, lembretes de assinatura de contrato etc. Você pode automatizar todas essas etapas usando um software de gerenciamento de contratos para economizar sua sanidade e, claro, muitos papéis também .
Habilitação de assinatura eletrônica
A equipe de vendas e suporte ao cliente pode continuar movendo o processo de assinatura de contrato de uma pessoa para outra por meio de assinaturas eletrônicas. A assinatura digital de documentos é mais rápida do que a assinatura presencial.
Agora que você aprendeu os propósitos por trás dos aplicativos de gerenciamento de contratos, é hora de aprender alguns processos populares de gerenciamento de contratos.
PandaDocName
Embora o PandaDoc seja um software de gerenciamento de contratos popular e robusto, ele faz mais do que isso. Além de permitir que você personalize, negocie e inclua o eSign em contratos complexos, ele mantém as conversas em andamento e funciona na sua velocidade.
Essa plataforma rica em recursos contém centenas de modelos de contrato que você pode personalizar usando um editor de arrastar e soltar e compartilhar com seus clientes imediatamente. Além disso, você pode usar a biblioteca de opções de cláusulas pré-aprovadas para gerar contratos sem erros para usos múltiplos.
Os recursos destacados do PandaDoc são:
- Notificações em tempo real
- Processamento de pagamento perfeito
- Aplicativo móvel para Android e iOS
- Documentos e usuários ilimitados
- Integração de CRM para importação de dados de clientes
Ele permite que você agilize seu processo de gerenciamento de contratos automatizando tarefas como aprovação, assinatura de pedidos e permissões de usuário personalizadas. Os membros da equipe também podem comentar no documento ou continuar a conversa por meio do recurso geral de bate-papo.
Contratos Zoho
O Zoho Contracts é um software abrangente de gerenciamento de contratos que permite otimizar o ciclo de vida do contrato. Ele ajuda as empresas a melhorar a eficiência em todos os aspectos de gerenciamento de contratos, melhorando a conformidade e mitigando os riscos comerciais. Este aplicativo pode atender a todas as suas necessidades relacionadas a contratos, desde a criação de documentos, aprovação e negociação até a assinatura.
Os principais recursos do Zoho Contracts são:
- Assinaturas juridicamente vinculativas
- Itens de ação para lembretes
- Funções de usuário e permissões de acesso predefinidas
- Criptografia e data centers privados
- Repositório central para empresas
Você pode criar novos contratos instantaneamente com o assistente de criação de contratos, experimentar qualquer modelo predefinido para contratos comuns ou criar modelos personalizados. Recursos como um editor de documentos integrado, controle de alterações e comentários tornam a colaboração de documentos perfeita para você.
Além disso, você pode usar essa plataforma para projetar o fluxo de trabalho de aprovação, obter informações valiosas de dados analíticos, capturar o histórico do contrato, ver as alterações atuais e gerenciar as obrigações do contrato.
ContractWorks
Se você estiver procurando por um software simples de gerenciamento de contratos que leve apenas alguns minutos para configurar, opte pelo ContractWorks. Ele não apenas aumenta drasticamente a visibilidade do seu contrato, mas também minimiza o risco de perder a próxima data de renovação.
Os recursos destacados do ContractWorks são:
- Relatórios personalizados e programados cobrindo todos os aspectos
- Alertas e notificações ilimitados para contratos importantes
- Tags de IA para navegação e pesquisa de contrato fáceis
- Ferramentas inteligentes de IA para rastrear os principais pontos de dados
- GUI intuitiva e gerenciador de implementação dedicado
Este aplicativo permite incluir um número ilimitado de usuários, independentemente do plano escolhido. Usando o OCI e o recurso de pesquisa avançada, você pode encontrar imediatamente os detalhes do contrato de que precisa.
Além disso, permite armazenar todos os contratos em um repositório de contratos escalável e seguro. O recurso de assinatura eletrônica integrado permite enviar, assinar e arquivar contratos de qualquer lugar.
Concórdia
Concord é uma plataforma única para todos os seus processos de contrato. Ele permite que você gerencie a redação, aprovação, assinatura eletrônica e armazenamento de contrato e controle total sobre o gerenciamento do ciclo de vida do contrato.
Nesta plataforma, você pode realizar outras tarefas essenciais, como negociação externa, busca de contratos, gerenciamento de alertas de prazos e geração de relatórios. Também facilita a redline de documentos colaborativos, comentários e bate-papo com colegas e fornecedores.
Os principais recursos do Concord incluem:
- Automação de tarefas regular com integração avançada
- Insights relacionados ao contrato com comparação de campo
- Alertas por e-mail para renovação de contrato ou prazo
- Assinaturas ilimitadas com vínculo legal
- Roteamento e aprovação automática de documentos
O Concord suporta integração com vários aplicativos para facilitar seu fluxo de trabalho. Você pode integrá-lo com mais de 4.000 aplicativos através do Zapier ou usar sua API REST e webhooks. Além disso, você pode combiná-lo com Salesforce, DocuSign, Dropbox, Box, Google Drive, Slack, Hubspot, Microsoft Teams, Typeform, Google Forms e muito mais.
DocuSign CLM
O DocuSign CLM é a escolha certa para pequenas empresas, pois oferece um software de gerenciamento de contratos econômico. Ele ajuda você a organizar todo o processo criando acordos personalizados, automatizando o trabalho do contrato e aprendendo sobre tendências, riscos e oportunidades.
Você pode criar um contrato rapidamente usando modelos, bibliotecas de cláusulas, um editor de arrastar e soltar e regras condicionais. Também permite controle de versão e roteamento de contrato para revisão interna e externa.
Os principais recursos do DocuSign CLM são os seguintes:
- Automação de tarefas e gerenciamento de fluxo de trabalho complexo
- Economiza tempo ao padronizar os processos de gestão de contratos
- Remove gargalos para um trabalho eficiente
- Apoie a inteligência de negócios com revisão rápida e informações de tendências
- Colaboração suave e fácil entre os membros da equipe
Além disso, as empresas podem usar o DocuSign CLM para armazenar contratos em uma central respiratória, gerenciar obrigações, pesquisar contratos com filtros e muito mais. O aplicativo tem mais de 100 etapas de fluxo de trabalho pré-configuradas que você pode usar para gerar, revisar, aprovar e armazenar contratos.
Cão de contrato
Você costuma perder o controle de seus contratos importantes? Contract Hound está aqui para ajudá-lo. Este software simples de gerenciamento de contratos permite que você encontre, armazene e organize facilmente todos os contratos para que você possa deixar suas preocupações de lado.
As características notáveis do Contract Hound são:
- Armazene e organize documentos em um banco de dados pesquisável
- Facilidade para adicionar usuários ilimitados gratuitamente para visualizar um contato
- Assinatura e aprovação seguras por meio de integrações
- Equipe de suporte responsiva para salvar suas costas
- Instalação de armazenamento de backup seguro e à prova de emergência
Você pode definir lembretes e notificações para datas de expiração e renovação do contrato. Você pode oferecer permissão somente leitura ou editorial para seus colegas preferidos nesta plataforma. As empresas também podem usar o Contract Hound para revisar e assinar contratos, gerenciamento de concessões e acompanhar alterações.
CMx
O CMx é a ferramenta dinâmica completa para todas as suas tarefas de gerenciamento de contratos. Essa plataforma está disponível na nuvem e no local. Com sua ajuda, as empresas podem acessar seus preciosos dados do Contract Lifecycle Management em uma plataforma, incluindo contratos, acordos legais e documentos relacionados.
Você pode criar contratos sem esforço, aproveitando a importação da cláusula aprovada para o MS Word por meio de arrastar e soltar. Você também pode manter todas as versões do contrato no contrato respiratório central.
Os atributos de destaque da aplicação CMx são:
- Análise avançada com dados acionáveis, relatórios personalizados e programados
- Autenticação multifator, multilocação segura, certificado SSL
- Dados criptografados armazenados em data centers seguros
- Fluxos de trabalho para revisão e aprovação de contratos
- Configuração fácil e permissão refinada
Ele também oferece suporte à integração com vários editores, aplicativos e plataformas de SSO, como Google Workspace, Salesforce, Microsoft Dynamics, Okta, MS Office 365 e Azure Active Directory.
Editor
Você está procurando um software de gerenciamento de contratos adequado para o seu negócio em rápido crescimento? Nesse caso, o Evisort pode ser a opção perfeita para sua empresa. Essa ferramenta de gerenciamento de contratos com inteligência artificial ajuda você com redução de carga de trabalho, alertas de expiração de contratos, pesquisa de contratos mais rápida e tempo de transação de contrato reduzido.
Os principais recursos do aplicativo Evisort são:
- Automação de contratos para aumentar os recursos
- Processos de aprovação transparentes para garantir a conformidade
- Alertas automatizados e notificações de gatilho
- Análise, relatórios e visualização de contratos avançados
- Integração sem código e gerenciamento de acesso
Com a Plataforma de Inteligência de Contratos da Evisort, você pode simplificar o gerenciamento de contratos. Ele também simplifica os fluxos de trabalho para ajudar sua equipe a se concentrar no trabalho estratégico e colaborar para um fechamento de negócios mais rápido. Essa plataforma oferece suporte à integração com aplicativos como Gmail, Google Drive, AWS, SharePoint, DocuSign, Adobe Sign, Box e Salesforce.
Recursos essenciais da ferramenta de gerenciamento de contratos
Um software de gestão de contratos vale a pena quando possui as seguintes funcionalidades:
Modelos de contrato
O aplicativo deve oferecer os modelos regulares que as empresas usam com frequência. Também deve oferecer a opção de converter um novo contrato em um modelo para o futuro.
Repositório Central de Conteúdo do Contrato
Deve haver um banco de dados para o conteúdo que os contratos usarão com frequência. O operador deve ser capaz de personalizar os campos conforme necessário.
Controle de acesso baseado em função
Agentes de vendas de campo, balconistas, suporte ao cliente, redator de contratos, PAs de gerentes e proprietários de empresas devem ter níveis de acesso diferentes no processo.
Armazenamento seguro e criptografado
Um software de gerenciamento de contrato robusto usará software de autenticação e protocolos de criptografia para proteger os contratos de agentes mal-intencionados.
OCR, AI, PDF e Impressão
O software deve incluir um programa OCR se você precisar adicionar conteúdo de um contrato físico. Uma IA pode processar as entradas para criar PDFs limpos e profissionais.
Ocasionalmente, você pode precisar de cópias impressas, então a opção de impressão também deve estar lá.
Painel
Um painel mostrando várias métricas da equipe de processamento de contratos ajudará os gerentes, diretores financeiros e a equipe de liderança a fazer planos comerciais e financeiros adequados.
O software de gerenciamento de contratos de última geração deve mostrar um painel com contratos pendentes, rascunhos de contratos, contratos em andamento, contratos enviados para aprovação do cliente e novas propostas de contrato.
Assinatura eletrônica integrada
Ao comprar um terno de gerenciamento de contrato, certifique-se de que ele inclua um recurso de assinatura eletrônica. Caso contrário, você pode precisar comprar outro aplicativo apenas para assinaturas eletrônicas. Separar esse recurso vital certamente diminuirá a velocidade de processamento do seu contrato.
Pipeline de Processo de Contrato
O aplicativo deve oferecer um fluxo de trabalho de processamento de contrato intuitivo. Por exemplo, o agente de campo iniciará o fluxo do contrato. Em seguida, a equipe de vendas ou produtos verificará os elementos do contrato e os encaminhará aos gerentes.
Depois que um gerente finaliza os preços e os termos, a pessoa pode enviar o contrato para a liderança. E tudo isso deve acontecer dentro do aplicativo.
Monitoramento de administrador
Deve haver recursos avançados de visualização para os gerentes de negócios, executivos de finanças, liderança e proprietário do negócio. Isso garantirá que tudo esteja indo de acordo com a política da empresa.
O que é o processo padrão de gerenciamento de contratos?
O processo ou fluxo de trabalho típico de gerenciamento de contratos consiste em seis etapas. Dê uma olhada em cada estágio do ciclo de vida.
Criação
A primeira etapa do gerenciamento de contratos é criar um acordo. Você pode usar um modelo ou começar a escrevê-lo do zero.
Colaboração
Sendo um documento comercial importante, os contratos geralmente precisam incluir colaboração interna. Várias equipes enviam suas entradas para finalizar um contrato em nome da empresa.
Editando
A primeira cópia do acordo dificilmente é a final. Ele precisa passar por várias edições e alterações de versão para finalização.
Assinatura
Quando a parte de escrita estiver concluída, você precisa assinar o papel do contrato. Nos tempos modernos, o uso de assinaturas eletrônicas está aumentando.
Rastreamento
Há também a necessidade de rastrear as obrigações e cumprimentos de um contrato.
Armazenar
Todos os contratos devem ser armazenados em um respirador pesquisável, centralizado e seguro. Assim, os usuários podem classificar e localizar documentos rapidamente.
Comunicando
Você deve obter um relatório de análise personalizado para seu contrato com informações acionáveis. Isso ajuda você a tomar decisões informadas.
Renovação
Em muitos casos, os contratos são renovados após um certo tempo. No entanto, é crucial manter o controle das datas de vencimento da renovação.
Livros populares para aprender gerenciamento de contratos
Gestão de Contratos: Competência de Negócios Essenciais
Elaboração e Negociação de Contratos
Princípios de Gestão de Contratos
Gestão de contratos: segredos vencedores
Palavras finais
Até agora, você explorou as oito melhores ferramentas como software de gerenciamento de contratos que estão conquistando o mundo dos negócios. Você pode escolher uma das opções acima, dependendo de suas necessidades de negócios, cargas de trabalho do contrato e orçamento. Você pode usar o teste e assinar se a ferramenta parecer satisfatória.
Você também pode estar interessado em saber onde comprar e vender negócios online.