Gerenciar projetos e priorizar as coisas está ficando muito complicado para você? Quão ótimo seria se houvesse uma maneira de ajudá-lo a entender quais tarefas exigem que tipo de atenção e energia.
É aí que entra a Matriz de Esforço de Impacto ou matriz 2×2. É uma ferramenta que simplifica a priorização e ajuda equipes e indivíduos a se reconectarem com suas metas e identificarem etapas acionáveis para iniciar o trabalho.
Se você está procurando um modelo de matriz de esforço de impacto fácil, este artigo é uma excelente introdução. Mas primeiro, vamos deixá-lo atualizado com o básico da matriz de esforço de impacto.
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O que é uma Matriz de Esforço de Impacto?
Uma Matriz de Esforço de Impacto ou uma matriz 2×2 nada mais é do que uma ferramenta que empresas e indivíduos usam para priorizar tarefas de forma eficaz. A priorização acontece analisando o esforço que precisa ser feito para uma tarefa e comparando-o com o impacto que ela terá.
Na maioria das vezes, uma matriz de esforço de impacto é criada por meio de brainstorming com sua equipe. Isso permite identificar o número total de tarefas e projetos para todos os membros da equipe. Você pode então descobrir a importância e a urgência dessas tarefas.
Com este exercício, você pode identificar a ordem das tarefas que precisam ser feitas para obter o melhor impacto com o menor esforço.
Normalmente, as tarefas com menor esforço e maior impacto são aquelas nas quais você precisa se concentrar. No entanto, isso não quer dizer que as tarefas de baixo esforço e baixo impacto sejam inúteis. Às vezes, mesmo esses podem ajudar de uma forma ou de outra.
Os 4 Quadrantes da Matriz de Esforço de Impacto
Os 4 quadrantes da matriz de esforço de impacto são mostrados abaixo:
Esses quatro blocos são segregados por terem Impacto no eixo X e Esforço no eixo y. Cada um dos blocos é o seguinte:
#1. Vitórias Rápidas – Baixo Esforço e Alto Impacto
Este bloco inclui todas as tarefas que podem ser feitas de forma fácil ou rápida, mas que impactam significativamente a empresa ou o seu trabalho. As tarefas neste bloco são de prioridade mais alta.
#2. Principais Projetos – Alto Esforço e Alto Impacto
Este bloco inclui todas as tarefas que exigem uma quantidade significativa de esforço e têm um grande impacto. Estes são considerados os objetivos de longo prazo da empresa e têm uma prioridade decentemente alta.
#3. Preenchimentos – Baixo Esforço e Baixo Impacto
Este bloco inclui todas as tarefas que podem ser feitas facilmente, mas que não causam um impacto grande o suficiente. Portanto, as tarefas sob este bloco não são a maior prioridade.
No entanto, você ainda pode fazer essas tarefas no seu tempo extra ou quando não estiver se sentindo produtivo, apenas para tirar essas tarefas do caminho.
#4. Tarefas ingratas – alto esforço e baixo impacto
Este bloco inclui todas as tarefas que demandam muito tempo e esforço, mas não causam impacto suficiente. Essas tarefas são altamente desnecessárias e devem ser deixadas de lado se todas as outras tarefas precisarem ser feitas.
Quando usar uma matriz de esforço de impacto?
A matriz de esforço de impacto é essencial para trabalhar sempre que você ou sua equipe tiver vários projetos ou tarefas com uma ampla gama de benefícios potenciais.
Você também precisa dele sempre que estiver confuso sobre o melhor curso de ação ou decidir por onde começar.
Às vezes, a matriz 2×2 pode até ajudá-lo a organizar seu fluxo de trabalho e torná-lo organizado.
Normalmente, startups ou organizações menores têm uma tonelada de trabalho diferente que precisa ser feito por um grupo muito pequeno de pessoas. Em uma estrutura tão caótica, muitas ideias e projetos podem ser prejudicados. Assim, uma matriz pode resolver essa bagunça e fazer a organização funcionar.
Aqui está uma lista de benefícios incríveis que a matriz de esforço de impacto tem para você e sua equipe:
Benefícios da Matriz de Esforço de Impacto
#1. Mantenha todos informados e sincronizados
O melhor benefício da matriz de esforço de impacto é, na verdade, a maneira como ela coloca todos na mesma página para trabalhar em direção a uma meta. Sua equipe também pode usar modelos de matriz de esforço de impacto para adicionar outra camada de organização do trabalho.
#2. Otimizar recursos e sua alocação
Quando você sabe quais tarefas precisam ser feitas e quando precisam ser feitas, você pode gerenciar seus recursos e alocá-los adequadamente. Assim, os recursos críticos são mantidos para as tarefas prioritárias.
#3. Cria uma sequência de tarefas de trabalho e prioriza tarefas
A matriz de esforço de impacto ajuda a criar uma sequência de ações/tarefas organizadas com base na prioridade. Isso cria um caminho linear para a equipe seguir.
#4. Alinha a equipe com os objetivos da empresa
Além de encontrar as tarefas prioritárias, a matriz também explica por que as tarefas precisam ser priorizadas. Assim, a equipe entende os objetivos por trás disso e, por sua vez, entende os objetivos da empresa.
#5. Economizando tempo e maximizando a eficiência no fluxo de trabalho
Com a matriz, você pode evitar gastar tempo em coisas que exigem muito tempo para um impacto muito menor. Assim, seu fluxo de trabalho se torna mais sensível ao tempo e sua eficiência de trabalho aumenta.
Por mais fácil que pareça a matriz de esforço de impacto, ainda há algumas coisas que você pode fazer para maximizar os benefícios e a utilidade dessa prática.
Dicas para facilitar a matriz de esforço de impacto
#1. Definir objetivos claros para a matriz
O porquê de todas as coisas é importante em todos os lugares. Certifique-se de encontrar isso para a matriz também. Ter objetivos e motivos claros para criar a matriz lhe dará uma direção precisa para realizar essa prática corretamente.
#2. Faça um brainstorming de todas as atividades e tarefas com seus colegas de equipe
O brainstorming sempre permite uma discussão holística sobre as coisas. Fazer isso com seus colegas de equipe trará uma perspectiva diferente para a matriz, e as tarefas podem ser priorizadas com todos em mente.
#3. Crie um plano de ação sólido para o processo após criar a matriz
Apenas fazer a matriz de esforço de impacto não vai fazer as coisas acontecerem. Na verdade, ter um plano de ação sólido e executá-lo é a única coisa que vai. Portanto, certifique-se de ter um plano pronto para todas as tarefas e suas sequências para um fluxo de trabalho tranquilo.
#4. Tenha uma comunicação forte dentro da equipe e faça relatórios para as tarefas
Depois que o trabalho for iniciado, você precisará se comunicar proativamente com a equipe se a sequência ou as prioridades foram precisas o suficiente.
Se houver áreas de melhoria, certifique-se de criar um relatório de como foi fazer ajustes para a próxima vez que você fizer outra matriz de esforço de impacto.
Isso era tudo o que você precisava saber sobre a Matriz de Esforço de Impacto. Agora, vamos ver alguns modelos de Matriz de Esforço de Impacto que facilitarão sua vida!
Miro
Miro é uma ferramenta fantástica projetada para equipes e indivíduos criarem gráficos, tabelas, mapas e muito mais para planejar e organizar coisas.
Ao usar este modelo, aqui estão algumas coisas que descobrimos:
- O aspecto de design é altamente amigável, e qualquer pessoa com um conhecimento básico de modificação desses modelos de design pode usar esta ferramenta
- Não há muita ajuda para explicar como o modelo de matriz de esforço de impacto funciona, então um iniciante pode ter que pesquisar o que é e como é feito.
- Ao iniciar seu primeiro design, a ferramenta pede sua experiência no uso de ferramentas de design como o Miro, o que o torna amigável para iniciantes em termos de design.
Miro é uma ferramenta freemium, então você pode usá-la para criar templates gratuitamente. No entanto, você também pode atualizá-lo para acessar recursos premium, como projetos ilimitados, colaboração com vários membros da equipe etc.
Lucidspark
Lucidspark é outra ferramenta de design criada especificamente para produtividade e tarefas relacionadas ao trabalho. Possui uma interface de usuário simples e fácil criação e edição de modelos.
Aqui estão os recursos do modelo de matriz de esforço de impacto do Lucidspark:
- A interface do usuário é direta e rápida; você pode criar a matriz rapidamente adicionando os projetos nas caixas
- O modelo apresenta um design básico, mas você pode adicionar imagens e alterar as cores e fontes para torná-lo seu
- O layout básico dos quatro quadrantes é feito para apresentar tarefas com níveis variáveis de esforço e impacto, não apenas defini-las em um bloco, mas você pode alterá-las de acordo.
Você pode começar a usar o Lucidspark gratuitamente, mas também pode atualizá-lo para acessar outros recursos premium.
Canva
Canva é uma ferramenta de design que pode ser usada para todos os tipos de necessidades de design. Você pode usá-lo para criar gráficos de produtividade, como a matriz de esforço de impacto, logotipos de design, infográficos e muito mais.
Aqui estão algumas coisas sobre o modelo do Canva para a matriz de esforço de impacto:
- Apresenta uma série de recursos de design, como adicionar elementos, cores e alterações de fonte, adicionar imagens e vídeos, fazer animações etc., o que é um pouco exagerado
- Ótima ferramenta para usuários que a usarão frequentemente para outros requisitos de design e criação de conteúdo
- O modelo de matriz de esforço de impacto apresenta um design tradicional que só pode listar tarefas sob os blocos e não possui níveis personalizados para o mesmo.
Apenas para uso de produtividade, o Canva pode parecer um pouco avançado demais para muitos iniciantes.
No entanto, pode ser uma excelente ferramenta para usuários intermediários ou avançados para criar designs e modelos exclusivos.
É de uso gratuito, mas ter a versão premium permitirá que você acesse diferentes modelos e outros elementos.
Criativamente
Criativamente é uma ferramenta de design de produtividade feita especificamente para empresas e organizações para lidar com tarefas organizacionais, como criar um modelo de matriz de esforço de impacto.
Aqui estão os recursos do modelo de matriz de esforço de impacto Creately:
- O modelo é fácil e colorido, com maneiras muito simples de anotar as tarefas em cada quadrante
- O layout da matriz facilita o entendimento, mas não oferece um nível mais alto de personalização
- Amigável para iniciantes, mas restringe os usuários de personalizar o modelo para melhores designs e layout para a matriz
Embora o Creately não seja o melhor para customização, ele faz seu trabalho muito bem e é uma ótima solução para líderes e gerentes de equipe que desejam realizar a tarefa com facilidade e rapidez.
Mapa de grupo
Mapa de grupo é uma das melhores ferramentas nesta lista para um modelo de matriz de esforço de impacto. Combina o melhor dos dois mundos, ou seja, design e eficácia.
Aqui estão os recursos do modelo de matriz de esforço de impacto do Groupmap:
- O modelo é extremamente bem feito, onde você pode clicar em qualquer lugar e começar a escrever as tarefas, e ainda ficará incrível
- O layout é muito fluido e você pode microajustar os níveis de impacto e esforço necessários para essa tarefa
- Não há muito o que fazer em termos de design, mas o modelo apresenta um design atraente que faz o trabalho
Em termos de design, há um limite para sua personalização, onde você pode alterar o plano de fundo e o layout do eixo para atender às suas necessidades. No entanto, você pode fazer uma matriz excelente e eficaz com o mínimo de esforço.
Ayoa
Ayoa é uma ferramenta de design de mapa de produtividade onde você pode encontrar modelos para fluxogramas de projetos, gráficos, matrizes, etc.
Aqui estão os recursos do modelo de matriz de esforço de impacto Ayoa:
- O modelo é fácil de trabalhar e tem opções de design suficientes para adicionar um pouco de personalização
- O layout da matriz de esforço de impacto apresenta um design fluido com caixas de projeto individuais para identificar cada uma delas corretamente
- A interface do usuário é amigável para iniciantes, mas é um pouco mais lenta que o restante das ferramentas nesta lista
A versão de avaliação gratuita do Ayoa dura apenas 7 dias, após os quais você precisa obter a versão premium para criar novos modelos.
Figma
Figma é uma ferramenta de design que oferece vários modelos para diferentes tipos de mapas e gráficos que as organizações precisam para produtividade e gerenciamento de equipes.
Aqui estão os recursos do modelo de matriz de esforço de impacto Figma:
- Ao iniciar qualquer diagrama ou modelo no Figma, você é recebido com um tutorial sobre como usar a ferramenta, que é um ótimo recurso para iniciantes
- Há também uma caixa de instruções sobre como usar o modelo para a matriz de esforço de impacto e como você pode personalizá-lo para melhor eficácia.
A ferramenta é minimalista e oferece orientação suficiente para um iniciante criar uma matriz de esforço de impacto respeitável sem a ajuda de mais ninguém. É incrível para usuários iniciantes e até veteranos que querem fazer e tirar o pó rapidamente.
Venngage
Venngage é uma ferramenta de design freemium usada para criar diferentes modelos e gráficos de design. A Matriz de Esforço de Impacto faz parte da versão comercial da Venngage, que é uma versão paga da ferramenta.
Aqui estão os recursos do modelo de matriz de esforço de impacto da Venngage:
- O modelo de matriz de esforço de impacto oferece um ótimo layout fluido onde você pode ajustar a quantidade de esforço e impacto que o projeto tem
- Em termos de design, a ferramenta oferece ótima personalização e um modelo inicial decente para criar um design atraente para exibir seus projetos de maneira eficaz.
O modelo de matriz de esforço de impacto da Venngage é uma ótima ferramenta, mas o nível de personalização que ele oferece não é bom o suficiente para garantir a compra. Independentemente disso, se você está procurando um bom software de design para vários projetos de design, esta é uma boa ferramenta!
Empacotando
A Matriz de Esforço de Impacto é uma prática essencial para avaliar o cronograma e as prioridades do seu trabalho. Para acompanhar isso, você também precisa de um modelo ideal que funcione exatamente da maneira que você precisa.
Depois de usar todas essas ferramentas, descobrimos que você não precisa ter altos níveis de personalização para obter um modelo de matriz decente.
No entanto, se você optar pelas ferramentas que oferecem isso, poderá maximizar a atratividade e a eficácia da matriz.
Você também pode ver alguns modelos de árvore de decisão.