Se você está se esforçando para gerenciar as finanças do seu negócio, você deve estar ciente de para onde seu dinheiro está indo. Como resultado, ter um scanner de recibos é a melhor opção.
Os recibos de quaisquer mercadorias ou produtos que você adquire nas lojas tendem a se perder, seja em um oceano de documentos ou em uma confusão de papéis. Por outro lado, os papéis físicos são mais propensos a serem danificados ou destruídos.
Alternar seus recibos e papéis impressos em arquivos digitais pode resolver esses problemas, e um scanner de recibos é uma ferramenta ideal para essa tarefa. Alguns scanners de recibos oferecem serviços de internet que permitem que você organize e recupere seus recibos de qualquer lugar.
Este artigo discutirá o que você precisa saber sobre scanners de recibos. Então, sem mais delongas, vamos começar.
últimas postagens
O que são aplicativos de scanner de recibos?
Os aplicativos de scanner de recibos permitem tirar fotos de seus recibos físicos e transformá-los em cópias digitais que você pode obter facilmente do armazenamento em nuvem compartilhado. Antes de prosseguirmos, vamos aprender o que um scanner de recibos faz.
Um aplicativo de scanner de recibos é um aplicativo de smartphone que permite que sua equipe capture recibos usando seus telefones celulares. Para economizar papelada, as empresas começaram a usar scanners de recibos para custos de negócios, juntamente com o software OCR (Optical Character Recognition).
Sua empresa está precisando de um software de digitalização de recibos?
Você deve examinar o valor dos recibos de leitura para sua empresa. A maneira mais óbvia de decidir se sua empresa deve ter um aplicativo de scanner de recibos é observar a frequência e a complexidade do sistema de reembolso da sua organização.
Examine os dados anteriores sobre as despesas de negócios e o envolvimento dos funcionários. Pergunte aos seus funcionários se eles acham que isso os ajudará.
Mais importante ainda, fale com a equipe financeira, pois são eles que lidam diariamente com reembolsos e questões relacionadas a despesas. O aplicativo do scanner de recibos pode beneficiar todo o pessoal corporativo, reduzindo a quantidade de documentação manual necessária para o reembolso e gerenciamento de dados de custos.
Vantagens de usar um aplicativo de digitalização de recibos
A antiga técnica de pagamento de reembolso leva tempo tanto para os funcionários quanto para a equipe financeira. O procedimento também é vulnerável a vários erros. Será um desafio para os funcionários obterem o reembolso de suas despesas se perderem seus recibos.
É aqui que o uso de um aplicativo de digitalização de recibos pode ajudá-lo. Ele permite que sua equipe envie seus recibos rapidamente em formato digital. Os algoritmos de reconhecimento óptico de caracteres no aplicativo eliminam erros humanos que podem ocorrer ao inserir dados diretamente de recibos.
Um scanner de recibos para sua empresa também pode ajudar seu departamento financeiro. Com os recibos digitais, eles não precisarão perseguir os funcionários para enviar solicitações de recibo.
Os scanners de recibos estão disponíveis em várias configurações, desde físicas (scanners de computador e móveis) até digitais (por exemplo, aplicativos e software online). No entanto, como essa ferramenta é um investimento, você deve conhecer os aspectos essenciais que as melhores oferecem antes de comprar uma.
Aqui está uma lista dos principais recursos a serem procurados em um scanner de recibos. Você pode não precisar de todos eles, mas siga este conselho para escolher o melhor para você.
Características de um scanner de recibos
É sabido que cada corporação tem requisitos únicos para rastrear recibos de negócios. Ao escolher um aplicativo, verifique se ele atende às necessidades da sua empresa. Com muitas alternativas disponíveis no mercado hoje, pode ser difícil escolher.
Aqui está um breve resumo dos pontos críticos a serem considerados ao escolher um aplicativo de gerenciamento de recibos.
Adaptabilidade
Você pode precisar de um scanner portátil de recibos quando precisar monitorar relatórios de despesas e recibos de trabalhadores ou contratados. Isso pode assumir a forma de um scanner portátil.
O tamanho do scanner também é significativo para a portabilidade. Opte por um gadget que seja leve e pequeno o suficiente para caber confortavelmente em uma pasta ou bolsa.
Disponibilidade on-line
Um scanner de recibos que pode ser disponibilizado online, como mobilidade, é útil. Você poderá se conectar ao software de contabilidade muito rapidamente, acelerando seu processo. Como resultado, você poderá recuperar seus recibos a qualquer hora e de qualquer local.
Espaço de armazenamento e segurança
Se você selecionar armazenamento em nuvem físico ou digital, considere as limitações do seu scanner de recibos. Você digitalizaria recibos diariamente ou semanalmente? Você só vai usá-lo em casos raros, ou você vai usá-lo durante todo o ano? Isso pode ajudá-lo a descobrir a quantidade de armazenamento necessária para o software do scanner de recibos ou em uma unidade externa.
Não negligencie a segurança da instalação de armazenamento que você selecionar. Você vai querer garantir que todos os recibos e papéis sejam protegidos por mais de um nível de proteção.
Recibos e documentos tradicionais podem ser fisicamente danificados ou destruídos, mas os registros digitais podem acabar em mãos erradas se as devidas precauções de segurança não forem adotadas.
Velocidade
Uma das tarefas mais desagradáveis que uma empresa pode realizar é digitalizar recibos para declarações de despesas. Normalmente, as pessoas gostam de terminar essa tarefa o mais rápido possível, e um scanner de recibos rápido como um raio pode ajudar. Alguns scanners podem capturar uma imagem de seus documentos em apenas 7,5 segundos. Isso é útil para digitalizar muitos recibos de uma só vez.
Formatos de arquivo
Seus recibos podem ser formatados em um formato específico com base no que você os está usando. Um contador de impostos pode exigir que você digitalize ou carregue todos os seus recibos como PDFs, mas seu programa de despesas de trabalho só aceita fotos JPEG. Verifique quais formatos de arquivo seu scanner de recibos aceita, para que você não precise alterá-los após digitalizá-los manualmente.
Exportabilidade
Por fim, certifique-se de que seu scanner cobre toda a sua rotina após digitalizar seus recibos. Você vai mantê-los na nuvem? Você vai enviá-los para outra pessoa? Seu scanner de recibos deve ser capaz de transferir papéis digitalizados sem esforço.
Procure os melhores aplicativos de scanner de recibos no mercado agora que você conhece as funções essenciais de um scanner de recibos. Aqui vamos nós com a lista dos melhores.
Recibos Limpos
Neat Receipts é uma ferramenta de organização inteligente e um scanner portátil. Você pode digitalizar recibos, cartões de contato e documentos em trânsito usando o scanner móvel Neat Receipts, pois o software detecta, recupera e organiza dados pertinentes.
Características
- O scanner portátil NeatReceipts é leve e compacto o suficiente para caber em uma maleta, mochila ou bagagem de mão. Também não requer alimentação CA. Conecte-o via USB ao seu computador e você estará pronto para começar.
- Seu computador pode alimentá-lo via USB.
- O Neat verifica e extrai dados de tudo o que você digitaliza, resultando em recursos digitais.
- Com os dados de recibo, você pode criar relatórios de impostos ou despesas, exportar para o Excel ou sincronizar contatos usando o Outlook ou o Catálogo de endereços mais rapidamente.
- Ele oferece uma avaliação gratuita de 30 dias do NeatCloud, que permite sincronizar e fazer backup dos arquivos Neat e visualizá-los em qualquer navegador ou dispositivo móvel.
Além disso, enquanto você for um assinante do NeatCloud, você receberá o NeatCare, que oferece assistência adicional e seguro contra danos acidentais para o seu NeatDesk.
Destreza
A Dext prepara e reúne sua documentação com 99% de precisão e a processa imediatamente em seu software de contabilidade. Permite investir mais tempo em atividades que geram valor.
Características
- Dext Prepare é uma solução deliciosamente simples para organizar e digitalizar todos os seus documentos.
- Envie um recibo, uma conta ou um extrato bancário e a Dext coletará as informações desejadas e as entregará ao seu sistema de contabilidade. Você obterá os números precisos de que precisa, em vez de ser obrigado a se sentar e inseri-los fisicamente.
Dext Prepare captura e processa dados líderes de mercado antes de publicá-los em seu sistema de contabilidade. A agenda de sua equipe é liberada para trabalhos mais vitais e você recebe a garantia de que está lidando com os melhores.
Caixa de sapatos
Se você estiver procurando por armazenamento confiável para recibos de impostos digitais, o ShoeBoxed seria um aplicativo de scanner de recibos ideal. Isso ajudará você a facilitar o manuseio de seus recibos.
Características
- Simplifique as tarefas diárias de contabilidade.
- Explore recursos e ferramentas criados para pequenas empresas, contadores e contadores.
- Você pode transformar seus recibos em dados extraídos, verificados por humanos, categorizados, organizados, pesquisáveis e editáveis que você pode acessar quando e onde quiser.
Além disso, você pode criar relatórios de despesas abrangentes que incluem imagens de seus recibos e exportar, compartilhar ou imprimir seus dados para facilitar a preparação ou reembolso de impostos.
Despesa Fácil
O Easy Expense extrai informações essenciais como fornecedor, divisão, impostos, soma e tipo de pagamento usando um poderoso processamento de imagem e IA.
Além disso, este scanner de recibos monitora os gastos do cartão de crédito e da conta bancária sem esforço. O Easy Expense se integra às suas contas bancárias para verificar até 18 meses de transações para custos e baixas de impostos.
Características
- Funciona offline, tornando-o ideal para uso em movimento.
- A maneira mais rápida de capturar, cortar e rastrear recibos
- Nunca perca um recibo com a sincronização automática de nuvem.
- Auto-categorização inteligente para maximizar as deduções
- Transações de revisão em massa
Usando o Easy Expense, você pode sincronizar entre usuários em tempo real por meio de permissões de usuário. Você pode limitar facilmente quem pode ver informações relevantes.
Gerenciamento de despesas
Desde a digitalização ilimitada de recibos e monitoramento de quilometragem até o reembolso no dia seguinte, uma ferramenta de rastreamento de custos como o Expense Management pode ajudá-lo a gerenciar seu sistema de contabilidade.
Características
- Rastrear e organizar recibos ao viajar ou trabalhar remotamente pode ser difícil e às vezes resultar em perda de recibos.
- Você pode digitalizar recibos sem restrições, registrar sua milhagem, enviá-los por e-mail para aprovação e fazer outras coisas.
Quando combinado com a função SmartScan, seus recibos são digitalizados e recuperados instantaneamente, economizando tempo e energia.
Recibos inteligentes
Os Recibos Inteligentes transformam seu telefone em um scanner de recibos e gerador de relatórios de despesas! Ele coleta informações de recibo e permite criar relatórios em PDF e CSV que você pode enviar para suas contas de e-mail.
Características
- Relatórios profissionais podem ser criados tanto para o monitoramento do seu orçamento quanto para as demandas do seu trabalho usando relatórios totalmente configuráveis em PDF, CSV e ZIP.
- Os Recibos Inteligentes permitem que você escolha entre mais de 20 tipos de dados padrão diferentes (como datas, preços, impostos, categorias de recebimento, observações, opções de pagamento e assim por diante).
Esse recurso pode ser útil para ajudá-lo a criar o documento ideal, economizando inúmeras horas de trabalho e permitindo que você se concentre em coisas que são mais vitais para você.
Previsões
O aplicativo Foreceipts é a solução ideal de gerenciamento de recebimentos, com mais de 500.000 proprietários de empresas, trabalhadores autônomos, agências e freelancers em todo o mundo usando-o.
Características
- Tire fotos de seus recibos em papel ou envie seus recibos digitais para você mesmo. O aplicativo Foreceipts digitalizará instantaneamente os dados em seus recibos e os inserirá em seu livro. Você também pode adicionar renda digitalizando suas faturas.
- Compartilhe seus relatórios de gastos em Excel ou PDF com seu contador ou use-os para arquivar seus impostos. Cada uma de suas fotos de recibo é armazenada, para que você esteja protegido em caso de auditoria.
Eles estabeleceram categorias de gastos comerciais para os Estados Unidos e Canadá, para que seu relatório de despesas de fim de ano atenda adequadamente aos requisitos de declaração de impostos. Você também pode alterar as categorias conforme necessário.
Muito-fi
O aplicativo de captura e extração de dados de OCR mais rápido e seguro do mundo para recibos, contas e faturas está aqui. Livre-se da entrada de dados e da escrituração; economizar horas por semana. Veryfi recupera fornecedores, pagamentos, totais, impostos e até mesmo itens de linha em segundos.
Características
- A API de OCR da Veryfi extrai, categoriza e aprimora todas as informações de registros de compras de consumidores desorganizados, faturas e faturas até itens de linha (dados de compra no nível de SKU) em escala, eliminando a necessidade de scripts ou humanos no circuito.
- A Veryfi OCR API fornece uma das mais influentes e sofisticadas plataformas de extração de dados OCR (Optical Character Recognition) e ICR (Intelligent Character Recognition) disponíveis atualmente.
Esses recursos permitirão que você supere sua concorrência e ofereça a seus usuários os melhores serviços possíveis em todo o mercado.
Como escolher o aplicativo de recibos mais adequado?
Manter os recibos devidamente organizados é uma das maneiras mais simples de evitar o estresse da temporada de impostos. As ferramentas que mencionamos o tornam acessível sem a necessidade de preservar centenas de pequenas tiras de papel.
Considere suas necessidades individuais como freelancer ou proprietário de uma empresa sempre que concordar com uma. Pense no seguinte:
- Quantas pessoas você supervisiona?
- Quantos clientes você atende?
- Quantas compras comerciais você faz por mês?
- Com que frequência e para onde você viaja a trabalho?
Dependendo de suas circunstâncias, você pode precisar de várias ferramentas para personalizar seu sistema de rastreamento de recibos.
Conclusão
Você precisa manter o controle das despesas do seu escritório organizadas para não perder o direito de ser pago por elas. Caso contrário, o dinheiro não estará disponível até o próximo ciclo de pagamento.
Assim, muitos tipos diferentes de software podem ser usados como scanners de recibos. Cada um facilita esse processo, oferecendo melhores recursos e serviços. Então, vamos encerrar. Vale a pena usar os principais aplicativos de digitalização de recibos listados acima. Se você ainda não o fez, você deve obter um!
Você também pode explorar alguns dos melhores softwares de rastreamento / gerenciamento de despesas para proprietários de pequenas e médias empresas.