Simplificando a Gestão Financeira com Digitalização de Recibos
Se a gestão financeira da sua empresa está a tornar-se um desafio, é crucial que compreenda para onde o seu dinheiro está a ser direcionado. Uma solução eficaz para este problema é a implementação de um scanner de recibos.
Os recibos de compras, sejam de bens ou produtos adquiridos em lojas, tendem a perder-se no meio de uma vasta quantidade de documentos ou num amontoado de papéis. Além disso, os documentos em papel são facilmente danificados ou destruídos.
A conversão de recibos e documentos físicos em arquivos digitais pode resolver estes problemas, e um scanner de recibos é a ferramenta ideal para essa tarefa. Alguns scanners de recibos oferecem serviços online, permitindo a organização e o acesso aos seus recibos a partir de qualquer lugar.
Neste artigo, vamos explorar tudo o que precisa saber sobre scanners de recibos. Vamos começar!
O que são Aplicações de Scanner de Recibos?
As aplicações de scanner de recibos permitem que fotografe os seus recibos em papel e os transforme em cópias digitais, facilmente acessíveis através do armazenamento em nuvem. Antes de avançarmos, vamos perceber o que faz exatamente um scanner de recibos.
Um aplicativo de scanner de recibos é uma ferramenta para smartphones que permite à sua equipa capturar recibos usando os seus telemóveis. Para reduzir o uso de papel, as empresas começaram a usar scanners de recibos para custos empresariais, juntamente com o software OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres).
A sua Empresa Precisa de Software de Digitalização de Recibos?
É fundamental avaliar o valor da leitura de recibos para a sua empresa. A forma mais clara de determinar se a sua empresa necessita de um aplicativo de scanner de recibos é analisar a frequência e complexidade do sistema de reembolso da sua organização.
Analise dados anteriores sobre as despesas da empresa e o envolvimento dos funcionários. Pergunte aos seus funcionários se acreditam que esta ferramenta será útil.
Acima de tudo, fale com a equipa financeira, pois são eles que lidam diariamente com reembolsos e questões relacionadas com despesas. A aplicação de scanner de recibos pode beneficiar todos os funcionários da empresa, reduzindo a quantidade de documentação manual necessária para o reembolso e a gestão de dados de custos.
Vantagens de Usar uma Aplicação de Digitalização de Recibos
O método tradicional de processamento de reembolsos é demorado tanto para os funcionários como para a equipa financeira. Este processo também é suscetível a vários erros. Além disso, será difícil para os funcionários receberem o reembolso das suas despesas se perderem os seus recibos.
É aqui que a utilização de uma aplicação de digitalização de recibos se torna útil. Permite que a sua equipa envie os seus recibos rapidamente em formato digital. Os algoritmos de reconhecimento ótico de caracteres da aplicação eliminam erros humanos que possam ocorrer ao introduzir dados diretamente dos recibos.
Um scanner de recibos para a sua empresa também pode ser uma mais-valia para o seu departamento financeiro. Com recibos digitais, não será necessário que persigam os funcionários para submeterem pedidos de recibos.
Os scanners de recibos estão disponíveis em várias configurações, desde físicas (scanners de computador e móveis) até digitais (aplicações e software online). No entanto, sendo esta ferramenta um investimento, é importante conhecer os aspetos essenciais que as melhores oferecem antes de efetuar uma compra.
Apresentamos uma lista dos principais recursos a procurar num scanner de recibos. Pode não precisar de todos, mas siga estas recomendações para escolher o melhor para si.
Características de um Scanner de Recibos
É sabido que cada empresa tem requisitos únicos para o controlo de recibos de negócios. Ao escolher uma aplicação, verifique se ela se ajusta às necessidades da sua empresa. Com tantas opções disponíveis no mercado atualmente, pode ser difícil escolher.
Segue um breve resumo dos pontos cruciais a considerar ao escolher uma aplicação de gestão de recibos.
Adaptabilidade
Poderá necessitar de um scanner de recibos portátil quando precisar de monitorizar relatórios de despesas e recibos de trabalhadores ou contratados. Este poderá assumir a forma de um scanner de mão.
O tamanho do scanner também é importante para a portabilidade. Opte por um dispositivo leve e pequeno o suficiente para caber numa pasta ou mala.
Disponibilidade Online
Um scanner de recibos que possa ser disponibilizado online, tal como acontece com a mobilidade, é útil. Poderá ligar-se ao software de contabilidade rapidamente, acelerando o processo. Consequentemente, poderá recuperar os seus recibos a qualquer momento e em qualquer lugar.
Espaço de Armazenamento e Segurança
Quer selecione armazenamento em nuvem físico ou digital, considere as limitações do seu scanner de recibos. Irá digitalizar recibos diariamente ou semanalmente? Irá utilizá-lo apenas em ocasiões raras ou durante todo o ano? Isto poderá ajudá-lo a descobrir a quantidade de armazenamento necessária para o software do scanner de recibos ou num disco externo.
Não negligencie a segurança do sistema de armazenamento que selecionar. Irá querer garantir que todos os recibos e documentos estão protegidos por mais do que um nível de proteção.
Recibos e documentos tradicionais podem ser fisicamente danificados ou destruídos, mas os registos digitais podem cair em mãos erradas se as precauções de segurança adequadas não forem adotadas.
Velocidade
Uma das tarefas mais desagradáveis que uma empresa pode realizar é digitalizar recibos para declarações de despesas. Normalmente, as pessoas querem terminar esta tarefa o mais rapidamente possível, e um scanner de recibos veloz pode ajudar. Alguns scanners podem capturar uma imagem dos seus documentos em apenas 7,5 segundos. Isto é útil para digitalizar muitos recibos de uma só vez.
Formatos de Ficheiro
Os seus recibos podem ser formatados num formato específico com base no uso que lhes está a dar. Um contabilista pode pedir-lhe que digitalize ou carregue todos os seus recibos em PDF, mas o seu programa de despesas de trabalho aceita apenas fotos JPEG. Verifique quais os formatos de ficheiro que o seu scanner de recibos aceita, para não ter de os converter manualmente após a digitalização.
Exportabilidade
Por fim, certifique-se de que o seu scanner acompanha toda a sua rotina após digitalizar os seus recibos. Irá guardá-los na nuvem? Irá enviá-los para outra pessoa? O seu scanner de recibos deverá ser capaz de transferir documentos digitalizados sem esforço.
Agora que conhece as funções essenciais de um scanner de recibos, vamos analisar as melhores aplicações de scanner de recibos disponíveis no mercado. Aqui está a lista das melhores.
Neat Receipts
O Neat Receipts é uma ferramenta de organização inteligente e um scanner portátil. Pode digitalizar recibos, cartões de contacto e documentos em movimento usando o scanner móvel Neat Receipts, uma vez que o software deteta, recupera e organiza dados relevantes.
Características:
- O scanner portátil NeatReceipts é leve e compacto o suficiente para caber numa pasta, mochila ou bagagem de mão. Além disso, não necessita de alimentação CA. Ligue-o através de USB ao seu computador e estará pronto para começar.
- O seu computador pode alimentá-lo através de USB.
- O Neat verifica e extrai dados de tudo o que digitaliza, resultando em recursos digitais.
- Com os dados dos recibos, pode criar relatórios de impostos ou despesas, exportar para o Excel ou sincronizar contactos usando o Outlook ou o Catálogo de endereços mais rapidamente.
- Oferece uma avaliação gratuita de 30 dias do NeatCloud, que permite sincronizar e fazer cópias de segurança dos ficheiros Neat e visualizá-los em qualquer navegador ou dispositivo móvel.
Além disso, enquanto for assinante do NeatCloud, receberá o NeatCare, que oferece assistência adicional e seguro contra danos acidentais para o seu NeatDesk.
Dext
O Dext prepara e reúne a sua documentação com 99% de precisão e processa-a imediatamente no seu software de contabilidade. Permite investir mais tempo em atividades que geram valor.
Características:
- O Dext Prepare é uma solução incrivelmente simples para organizar e digitalizar todos os seus documentos.
- Envie um recibo, uma fatura ou um extrato bancário e o Dext irá recolher as informações desejadas e entregá-las ao seu sistema de contabilidade. Irá obter os números precisos de que precisa, em vez de ser obrigado a inserir esses dados manualmente.
O Dext Prepare captura e processa dados líderes de mercado antes de os publicar no seu sistema de contabilidade. A agenda da sua equipa fica livre para tarefas mais importantes e terá a garantia de que está a trabalhar com o melhor.
ShoeBoxed
Se procura um armazenamento fiável para recibos fiscais digitais, o ShoeBoxed é a aplicação ideal de scanner de recibos. Irá ajudá-lo a facilitar a gestão dos seus recibos.
Características:
- Simplifique as tarefas diárias de contabilidade.
- Explore recursos e ferramentas criadas para pequenas empresas, contabilistas e revisores oficiais de contas.
- Pode transformar os seus recibos em dados extraídos, verificados por pessoas, categorizados, organizados, pesquisáveis e editáveis, que pode aceder quando e onde quiser.
Além disso, pode criar relatórios de despesas abrangentes que incluem imagens dos seus recibos e exportar, partilhar ou imprimir os seus dados para facilitar a preparação ou o reembolso de impostos.
Easy Expense
O Easy Expense extrai informações essenciais, como fornecedor, divisão, impostos, total e tipo de pagamento, usando um processamento de imagem potente e IA.
Além disso, este scanner de recibos monitoriza os gastos do cartão de crédito e da conta bancária sem dificuldade. O Easy Expense integra-se com as suas contas bancárias para verificar até 18 meses de transações para custos e deduções fiscais.
Características:
- Funciona offline, sendo ideal para uso em movimento.
- A forma mais rápida de capturar, cortar e controlar recibos.
- Nunca perca um recibo com a sincronização automática da nuvem.
- Auto-categorização inteligente para maximizar as deduções.
- Transações de revisão em massa.
Usando o Easy Expense, pode sincronizar entre utilizadores em tempo real através de permissões de utilizador. Pode restringir facilmente quem pode ver informações relevantes.
Expense Management
Desde a digitalização ilimitada de recibos e monitorização da quilometragem até ao reembolso no dia seguinte, uma ferramenta de controlo de custos como o Expense Management pode ajudá-lo a gerir o seu sistema de contabilidade.
Características:
- Controlar e organizar recibos enquanto viaja ou trabalha remotamente pode ser difícil, resultando, por vezes, na perda de recibos.
- Pode digitalizar recibos sem restrições, registar a sua quilometragem, enviá-los por e-mail para aprovação e fazer outras tarefas.
Quando combinado com a função SmartScan, os seus recibos são digitalizados e recuperados instantaneamente, poupando tempo e energia.
Smart Receipts
O Smart Receipts transforma o seu telemóvel num scanner de recibos e gerador de relatórios de despesas! Recolhe informações de recibos e permite criar relatórios em PDF e CSV que pode enviar para as suas contas de e-mail.
Características:
- Podem ser criados relatórios profissionais, quer para o controlo do seu orçamento, quer para as necessidades do seu trabalho, usando relatórios totalmente configuráveis em PDF, CSV e ZIP.
- O Smart Receipts permite-lhe escolher entre mais de 20 tipos de dados padrão diferentes (como datas, preços, impostos, categorias de recibos, notas, opções de pagamento e muito mais).
Este recurso pode ser útil para ajudá-lo a criar o documento ideal, poupando inúmeras horas de trabalho e permitindo que se concentre em questões mais importantes.
Foreceipts
A aplicação Foreceipts é a solução ideal de gestão de recibos, sendo usada por mais de 500.000 proprietários de empresas, trabalhadores independentes, agências e freelancers em todo o mundo.
Características:
- Tire fotografias dos seus recibos em papel ou envie os seus recibos digitais para si próprio. A aplicação Foreceipts irá digitalizar instantaneamente os dados dos seus recibos e irá introduzi-los no seu livro de registos. Pode também adicionar receitas digitalizando as suas faturas.
- Partilhe os seus relatórios de despesas em Excel ou PDF com o seu contabilista ou utilize-os para declarar os seus impostos. Cada uma das suas fotografias de recibos é armazenada, para que esteja protegido em caso de auditoria.
Estabeleceram categorias de gastos comerciais para os Estados Unidos e o Canadá, para que o seu relatório de despesas de fim de ano cumpra adequadamente os requisitos da declaração de impostos. Pode também alterar as categorias conforme necessário.
Veryfi
A aplicação de captura e extração de dados OCR mais rápida e segura do mundo para recibos, faturas e notas de encomenda chegou. Livre-se da introdução de dados e da escrituração; poupe horas por semana. O Veryfi recupera fornecedores, pagamentos, totais, impostos e até itens de linha em segundos.
Características:
- A API de OCR da Veryfi extrai, categoriza e melhora todas as informações de registos de compras de consumidores desorganizados, faturas e notas de encomenda, até aos itens de linha (dados de compra ao nível da SKU) em grande escala, eliminando a necessidade de scripts ou intervenção humana.
- A API de OCR da Veryfi fornece uma das mais poderosas e sofisticadas plataformas de extração de dados OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) e ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres) atualmente disponíveis.
Estes recursos permitem que supere a sua concorrência e ofereça aos seus utilizadores os melhores serviços possíveis em todo o mercado.
Como Escolher a Aplicação de Recibos Mais Adequada?
Manter os recibos devidamente organizados é uma das formas mais simples de evitar o stress da época de impostos. As ferramentas que mencionámos tornam isso acessível sem a necessidade de guardar centenas de pequenos pedaços de papel.
Considere as suas necessidades individuais como freelancer ou proprietário de empresa ao escolher uma aplicação. Pense no seguinte:
- Quantas pessoas supervisiona?
- Quantos clientes atende?
- Quantas compras de negócios realiza por mês?
- Com que frequência e para onde viaja em trabalho?
Dependendo das suas circunstâncias, poderá necessitar de várias ferramentas para personalizar o seu sistema de controlo de recibos.
Conclusão
É fundamental manter o controlo das despesas do seu escritório para não perder o direito a ser pago por elas. Caso contrário, o dinheiro não estará disponível até ao próximo ciclo de pagamento.
Por isso, podem ser usados diversos tipos de software como scanners de recibos. Cada um facilita este processo, oferecendo melhores recursos e serviços. Em suma, vale a pena utilizar as principais aplicações de digitalização de recibos acima mencionadas. Se ainda não o fez, deve obter uma!
Pode também explorar alguns dos melhores softwares de controlo/gestão de despesas para proprietários de pequenas e médias empresas.