Ao trabalhar com muitos funcionários no local de trabalho, o RH precisa gerenciar as informações sobre todos eles para uma tomada de decisão precisa com habilidade.
Uma tarefa tão assustadora exige muito e deixa menos tempo para outras responsabilidades de RH.
Um HRIS pode potencialmente ser um excelente investimento para gerenciar informações sobre os funcionários e maximizar a eficiência.
Neste artigo, você descobrirá o que é o software HRIS, seus tipos e oito softwares HRIS para cuidar das atividades relacionadas a RH.
Então vamos pegar de cima.
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O que é um software HRIS?
Um Sistema de Informação de Recursos Humanos, também conhecido como HRIS, é um sistema que digitaliza atividades e processos de recursos humanos.
Você também pode dizer que um HRIS é um software que cuida das atividades de recursos humanos, como gerenciamento de informações de funcionários, contabilidade, folha de pagamento, etc.
Como o HRIS cuida de todas essas tarefas, fica mais fácil para o RH tomar melhores decisões, concentrando-se mais na análise dos dados do que na tentativa de coletá-los e compilá-los. Além disso, toda a organização pode trabalhar de forma mais eficiente e suave.
A maioria dos softwares HRIS geralmente possui recursos necessários para o gerenciamento de recursos humanos de ponta a ponta.
Benefícios do software HRIS
Processos automatizados para conclusão mais rápida de tarefas
Os deveres regulares de RH, como rastreamento de dias de licença, presença, folha de pagamento, etc., são todos automatizados por um HRIS. Isso ajuda a economizar tempo se você tiver equipes gigantescas para lidar.
Recrutamento fácil, avaliação de candidatos e integração
Um HRIS pode coletar e escanear muitos currículos ao mesmo tempo para encontrar o melhor candidato para uma posição. Esses recursos facilitam o trabalho do RH, eliminando a necessidade de verificar todos os currículos.
Mesmo depois que um candidato é finalizado, o HRIS pode cuidar de muitas tarefas de integração.
Aumenta a Colaboração e a Comunicação Interna
Um HRIS também serve para que todos os funcionários permaneçam conectados com a equipe de RH. Eles podem descobrir seus dados de frequência, holerites, análise de desempenho e solicitar licenças ou promoções através do HRIS.
Relatórios e Análise de Funcionários
Um HRIS pode rastrear todas as métricas de desempenho definidas para os funcionários e criar relatórios semanais, mensais, trimestrais e anuais para análise detalhada.
Tomada de decisão mais rápida e precisa
Quaisquer decisões sobre o gerenciamento dos funcionários podem ser tomadas de forma eficaz analisando todos os relatórios e lendo as informações dos funcionários do banco de dados HRIS.
Integração com outras ferramentas
Um HRIS pode ser integrado a qualquer outra ferramenta que sua empresa use para várias tarefas. Uma das práticas mais comuns de integração é integrar um sistema de gerenciamento de projetos com um HRIS.
Isso permite que o RH veja quais funcionários fizeram que tipo de trabalho e os ajuda a gerar classificações para cada funcionário.
Agora que você sabe o que é o software HRIS, aqui estão as coisas que você deve procurar ao investir em software HRIS.
Como escolher o software HRIS certo?
Entendendo suas necessidades
A primeira e mais importante coisa antes de puxar o gatilho é entender exatamente o que você quer do HRIS.
Existem diferentes tipos de software HRIS (mais sobre isso posteriormente). Comece reduzindo sua escolha dependendo desses tipos.
Em seguida, liste as tarefas que deseja automatizar e gerenciar usando um HRIS e veja a força de trabalho total que você deverá gerenciar.
Consultoria em outros departamentos
Outro fator a ser considerado antes de obter um HRIS é consultar todos os gerentes de departamento, suporte de TI e toda a equipe de RH.
Isso lhe dará uma visão sobre o que todas as coisas precisam ser cuidadas.
Além disso, consultar outras pessoas em sua empresa pode abrir algumas sugestões que podem ser usadas na compra de um HRIS.
Defina um orçamento
Diferentes tipos de HRIS e fornecedores terão soluções que oferecem pacotes diferentes com base em seus recursos.
Se você definir um orçamento de acordo com suas necessidades e o retorno esperado do investimento, poderá restringir sua lista a apenas alguns softwares.
Você também deve considerar adquirir um software que seja uma compra única ou que tenha pacotes de longa duração que ofereçam certos descontos.
Fale com os fornecedores e entenda o software
Depois de fazer uma lista de software HRIS que você acha que é bom o suficiente para suas necessidades, entre em contato com o fornecedor.
Marque uma reunião para discutir como o sistema funciona e entender completamente todos os recursos.
Isso lhe dará uma ideia sobre o funcionamento real da funcionalidade no papel que os fornecedores prometem. Além disso, você pode comparar esses softwares entre si para tomar as decisões corretas.
Participe de sessões de demonstração
Se houver demonstrações gratuitas para o HRIS de sua escolha, não as perca. Uma demonstração pode ser incrível para realmente ter uma ideia prática da funcionalidade e complexidade do software.
Se você mantiver esses fatores em mente, poderá identificar um ótimo software HRIS.
Aqui está uma lista de alguns dos melhores softwares HRIS que encontramos. Dê uma olhada e veja qual é uma excelente opção para você e sua organização.
Freshteam
Freshteam HRIS é um ótimo software para tarefas de gerenciamento de funcionários, como integração, desligamento, gerenciamento de informações de funcionários e rastreamento de presença.
Características
- Configure o sistema para integração e colete e armazene com eficiência os documentos dos funcionários na plataforma
- Representação de dados analíticos e relatórios fáceis para pipelines de candidatos e mudanças na força de trabalho
- Um portal de autoatendimento permite que os funcionários adicionem e saiam horas, saídas, etc.
O Freshteam HRIS é uma excelente ferramenta para informações de funcionários e gerenciamento de força de trabalho. Você pode experimentar o software gratuitamente com uma avaliação de 21 dias para ver se é o ajuste certo.
ondulação
ondulação é um HRIS abrangente que oferece uma ampla gama de recursos que podem cuidar de praticamente tudo para um RH.
Características
- Integra-se com Slack, Zoom, Google Workspace, etc.
- Gerencie alterações de funcionários, tarefas de integração e desligamento facilmente
- Lida com tarefas de compensação, como gerenciamento da folha de pagamento, dedução automática de impostos, etc.
- Gerencia outros benefícios dos funcionários, como seguro de saúde
- Gerenciamento e rastreamento de tempo e presença dos funcionários
- Sistema de gerenciamento de aprendizado integrado para treinamento de produtos, treinamento de código de conduta, etc.
A ondulação é provavelmente uma das melhores soluções para gerenciamento de RH, mas tem um lado mais caro.
Zoho People
Zoho People é um HRIS de rastreamento de dados e desempenho de funcionários com funções como LMS, Analytics e recursos de personalização, juntamente com os principais recursos de RH.
Características
- Recursos de gerenciamento de funcionários, como coleta e armazenamento de informações pessoais, classificação da força de trabalho, etc.
- Recursos de rastreamento de presença e gerenciamento de folgas
- Gerencia a documentação ao integrar um novo funcionário
- LMS corporativo com todos os tipos de sistemas de treinamento
- Fluxos de trabalho personalizáveis e sistema de autoatendimento para todos os funcionários
- Fácil integração com Zoho Payroll para gerenciar remuneração e benefícios para seus funcionários
O Zoho People HRIS padrão só é ótimo para gerenciamento de funcionários e algumas outras tarefas de RH. Se você estiver procurando por funcionalidade de folha de pagamento, precisará obter o Zoho Payroll junto com este HRIS, que também aumentará o custo.
ADP
O ADP é um HRIS que oferece funcionalidades como gerenciamento de tempo de funcionários, folha de pagamento, benefícios e seguros, serviços de conformidade e terceirização de RH.
Características
- Ótimo processamento de folha de pagamento com depósitos mais rápidos e integração com software de negócios
- Gerenciamento de força de trabalho eficiente e automatizado com soluções de controle de tempo e presença
- Recrutamento e integração fáceis com serviços de triagem para contratação adequada
- Acesso à terceirização de RH para todas as principais tarefas de RH
- Serviços de conformidade, como impostos e verificação de funcionários
O ADP é um ótimo HRIS para pequenas empresas que não possuem uma grande equipe de RH para gerenciar todas as tarefas. O serviço de terceirização de RH também é bastante útil para startups que desejam fazer o negócio funcionar o mais rápido possível.
Bambu RH
Bambu RH é um HRIS para agilizar o sistema de informação de recursos humanos e organizar todos os dados de forma segura. Ele também oferece relatórios e análises, personalizações de visualização e muito mais.
Características
- Faz coleta e gerenciamento de dados para visualização e modificações em tempo real
- Os dados coletados também podem ser representados na forma de relatórios expressivos para análise aprofundada.
- Personalize seu sistema de informações para acessar a documentação com facilidade e flexibilidade incrível
O Bamboo HR é um HRIS de função limitada que visa especificamente a documentação de dados, relatórios, análises e armazenamento seguro. Isso o torna uma solução incrível para pequenas empresas que precisam de gerenciamento de dados de RH.
Zenefits
Zenefits é um HRIS projetado para fácil integração, gerenciamento de funcionários, rastreamento de PTO e análises de desempenho.
Características
- Processo simplificado de curadoria e fornecimento de benefícios aos funcionários, como assistência médica e compensações de deslocamento
- Processamento de folha de pagamento rápido e fácil para todos os funcionários com muitos recursos avançados
- Auto-onboarding eficiente de novos recrutas com documentação fácil e outras atividades que eles mesmos podem fazer
- Compatível com compliance e fácil rastreamento de prazos importantes para um ótimo agendamento
O Zenefits HRIS está disponível em três pacotes diferentes, que você pode comprar dependendo de suas necessidades organizacionais.
RH natural
RH natural é uma solução de HRIS tudo-em-um para organizações de médio porte para simplificar todas as tarefas de RH facilmente.
Características
- Fácil gerenciamento de funcionários com coleta e armazenamento de dados precisos
- Os recursos de rastreamento de tempo incluem entrada e saída, saídas, horas extras, etc.
- Ótimo gerenciamento automatizado de folha de pagamento com depósitos e alterações salariais em tempo hábil
- Análise e relatórios de desempenho exaustivos
- Insights sobre gerenciamento de fluxo de trabalho e mudanças
- Como lidar com os benefícios dos funcionários com facilidade
O Natural HR é uma solução completa para todas as necessidades de RH de uma organização de médio porte ou de nível empresarial.
Paycor
Paycor é um HRIS para gerenciamento de força de trabalho e sistemas de informação de funcionários.
Características
- Sistema de puncionamento móvel fácil para que os funcionários marquem e marquem as horas de trabalho
- Acompanhe e avalie o desempenho dos funcionários onde o RH pode criar avaliações de desempenho, gerenciar transferências e promoções
- Os funcionários podem solicitar rapidamente uma folga ou sair.
- Novos recrutas podem fazer upload de suas informações pessoais antes mesmo do início do processo de integração.
- Obtenha insights usando tendências de remuneração total, força da força de trabalho atual, diferenciação de departamentos, etc.
Paycor é outra funcionalidade limitada do HRIS projetada explicitamente para gerenciamento eficiente da força de trabalho e rastreamento de informações dos funcionários.
Como o software HRIS é diferente de outros softwares de RH?
Diferenciar-se de todos os diferentes softwares de RH é para onde vamos em um ponto confuso.
Os softwares de RH tornaram-se mais complexos e abrangentes, tornando-se um tanto indistinguíveis com muito poucos diferenciais.
Existem 3 tipos principais de software de RH:
#1. HRIS – Sistema de Informação de Recursos Humanos
HRIS é o mais comum dos três e é praticamente um software de RH de nível básico. Você pode defini-lo dizendo que ele gerencia funcionários, inclui políticas e auxilia em diferentes processos.
Algumas das características comuns de um HRIS são recrutamento, manutenção de sistemas de atendimento, fluxos de trabalho, rastreamento de pessoal, administração, treinamento, desenvolvimento, etc.
#2. HCM – Gestão do Capital Humano
O HCM faz tudo o que um HRIS pode fazer e adiciona alguns recursos extras junto com ele.
A solução de software mais abrangente inclui recursos de gerenciamento de talentos, como remuneração, aprendizado e desenvolvimento, planejamento de sucessão e planejamento de carreira.
Um HCM também possui recursos como gerenciamento de processos de integração, rastreamento de desempenho, controle de posição, etc.
#3. HRMS – Sistema de Gestão de Recursos Humanos
O HRMS é considerado o sistema mais abrangente dos três e possui todos os recursos oferecidos por um HRIS e um HCM. Muitos recursos se sobrepõem entre HRMS e HRIS, mas o primeiro adiciona uma camada diferente ao gerenciamento de funcionários.
Um HRMS inclui recursos como cálculo automático de impostos, processamento, dedução e depósito de salários. Também possui gerenciamento de tempo e mão de obra, o que é excelente para acompanhar os tempos do projeto para melhorar a produtividade e os lucros.
E essa afirmação seria difícil de argumentar, pois a maioria das empresas que oferecem esses softwares está constantemente adicionando mais e mais a essas ferramentas sofisticadas.
Isso leva ao uso de todas as ferramentas de RH de forma intercambiável.
De volta ao HRIS, vamos discutir os tipos de software HRIS que você pode usar.
Tipos de software HRIS
No núcleo, todos os 5 tipos de HRISs têm funcionalidades básicas que oferecem gerenciamento de funcionários, automação, autoatendimento e bancos de dados centralizados.
Esses são alguns dos recursos essenciais e, além disso, todos os diferentes softwares HRIS possuem um conjunto de funcionalidades exclusivas.
Veja do que tratam esses tipos:
#1. HRIS operacional
Os HRISs operacionais são ótimos para coleta e geração de relatórios de dados e recursos. Ele pode manter registros de funcionários, detalhes de cargos e informações de avaliação de desempenho.
Os gerentes de RH podem usar um HRIS operacional para gerenciar desempenho, promoções, contratações, mudanças internas de pessoal e avaliações.
Essas são todas as funções padrão de RH que podem ajudar a organização, eliminando a repetitividade dessas tarefas e aumentando a eficiência.
#2. HRIS Tático
Os HRISs táticos se concentram principalmente na tomada de decisões mais amplas, que podem impactar a organização em grande escala.
Juntamente com funções gerais, como treinamento, vagas, recrutamento e remuneração, também ajuda na alocação de recursos, desenvolvimento e análise de cargos.
Um HRIS Tático pode lidar com dados externos como relatórios da análise da concorrência, informações sindicais, avisos e exigências do governo, etc.
#3. HRIS Estratégico
Os HRISs estratégicos ajudam na análise da empresa para criar uma estratégia e tomar decisões de acordo.
Esses softwares auxiliam no planejamento da força de trabalho e no mapeamento de áreas e departamentos que terão muitas vagas e necessidades no futuro. Eles também ajudam na definição de metas relacionadas à força de trabalho, analisando o orçamento e as tendências do mercado.
Um HRIS Estratégico é feito para organizações de médio porte que desejam crescer ainda mais e expandir sua força de trabalho.
#4. HRIS abrangente
Como o nome sugere, um HRIS abrangente inclui tudo o que os tipos acima têm. As organizações que precisam da funcionalidade de HRIS operacional, tático e estratégico podem usar esse software para otimizar seu gerenciamento.
Um HRIS abrangente inclui recursos como gerenciamento de informações de funcionários e cálculos de vagas, auxilia no recrutamento e auxilia no rastreamento e análise de desempenho.
Os HRISs Abrangentes também são mais caros e oferecem uma plataforma padrão para tudo o que um executivo de RH precisa.
#5. Função Limitada HRIS
Este tipo é o oposto completo de um HRIS abrangente. Um HRIS de função limitada é altamente personalizado e visa tarefas de RH muito específicas. Normalmente, este HRIS tem apenas uma função e possui um sistema exaustivo para isso.
Um HRIS de função limitada pode ser uma solução incrível para organizações menores que não têm muitos requisitos ou precisam apenas de uma coisa a ser feita.
Eles são extremamente fáceis de aprender e operar, podem ser gerenciados por um único executivo de RH e são muito acessíveis.
Empacotando
Um HRIS pode mudar a forma como os funcionários de uma organização são gerenciados.
Com melhores ferramentas e funções, o RH pode manter os funcionários satisfeitos enquanto obtém os melhores resultados para a organização.
No entanto, o importante a lembrar é que um HRIS só será útil se você conhecer suas necessidades.
Portanto, certifique-se de levar em consideração tudo o que lê neste artigo antes de tomar uma grande decisão de compra.