Os executivos de suporte ao cliente precisam responder a centenas de consultas todos os dias. Os aplicativos de resposta automática podem tornar seu trabalho rápido e fácil.
Muitas das consultas que a equipe de suporte recebe diariamente são semelhantes. Digitar manualmente as respostas a essas perguntas é uma tarefa contraproducente. Mas, os usuários podem gerar respostas predefinidas para as perguntas mais frequentes e armazená-las em ferramentas de respostas prontas para uso instantâneo.
Vamos explorar mais sobre a resposta enlatada, incluindo seus benefícios e as principais ferramentas que oferecem esse serviço.
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O que é uma resposta enlatada?
Muitas pessoas confundem resposta enlatada com resposta automática. Enquanto as respostas automáticas são robóticas e impessoais, as respostas prontas são descritivas e personalizadas.
Essas são respostas predeterminadas para perguntas frequentes. As respostas prontas são sempre úteis e personalizadas, por isso não soam geradas por máquina para os clientes.
Como as respostas automáticas funcionam com as perguntas frequentes/wiki da sua empresa?
As respostas prontas e o Wiki da empresa, as perguntas frequentes e a base de conhecimento para solução de problemas devem estar sincronizados. Deve haver um sistema automatizado para injetar etapas específicas de solução de problemas ou informações gerais em um espaço reservado na resposta predeterminada.
Se você não usar espaços reservados de texto, as respostas prontas se acumularão. Será difícil para os agentes de atendimento ao cliente lidar com uma lista tão longa de respostas prontas. Para resolver esse problema, alguns serviços ou ferramentas de palavreado com script apresentam sintaxes.
Quando uma equipe de suporte insere determinados códigos de acesso ou sintaxes em um e-mail ou console de bate-papo, a ferramenta cria automaticamente o script. A ferramenta também extrai informações de suporte de uma base de conhecimento da empresa, FAQ ou Wiki.
Vincular a ferramenta de respostas predeterminadas à base de conhecimento da empresa também ajuda a fornecer orientações atualizadas ou etapas de solução de problemas. Caso contrário, você precisará atualizar manualmente todos os scripts de suporte.
Benefícios do uso de respostas predeterminadas
#1. Poupa tempo
Uma resposta pronta garante que você não precise digitar respostas para as perguntas mais frequentes. Como os executivos de suporte ao cliente podem responder rapidamente às consultas comuns com essas respostas, eles podem se concentrar em tarefas mais produtivas no tempo economizado.
#2. Gerenciamento contínuo
Os provedores de atendimento ao cliente podem gerenciar facilmente um grande número de clientes com a ajuda de aplicativos de resposta automática. Se você trabalha para um provedor de serviços de internet, o preço dos pacotes disponíveis é uma pergunta que você pode estar recebendo com frequência.
Em vez de responder a todos com a mesma resposta digitando, você pode fazer esse trabalho facilmente colando a resposta pronta na janela de bate-papo.
#3. Clientes satisfeitos
Os clientes querem uma solução instantânea para seus problemas. Se houver um atraso na resposta, você poderá perdê-los para seus concorrentes. Usando respostas prontas, você pode responder às perguntas deles e garantir que eles permaneçam leais à sua empresa.
#4. Aumente a taxa de conversação
As respostas predeterminadas também ajudam você a converter um lead em um cliente, respondendo às suas perguntas com rapidez e sucesso. Às vezes, um cliente em potencial faz uma pergunta única e a equipe de suporte tem muito o que fazer.
Nessa situação, eles podem responder às perguntas fáceis com as respostas prontas e usar o tempo para responder à consulta exclusiva. Assim, você pode converter esse lead em um cliente e melhorar sua taxa de conversão.
Aqui estão alguns dos melhores aplicativos de resposta enlatada.
escrivaninha
A digitação repetitiva pode ser frustrante e tediosa para a equipe de suporte ao cliente. Tipo de mesa é uma plataforma simples que os ajuda a se livrar disso, permitindo que eles criem e gerenciem respostas enlatadas consistentes.
Além disso, essa ferramenta multilíngue pode ser integrada a todos os sites e aplicativos que sua empresa usa, incluindo Chrome, Gmail, Facebook, Slack, Zendesk e Linkedin.
Se você optar por usar o typedesk, sua equipe terá o poder de responder às consultas dos clientes de forma consistente. Como resultado, os clientes e leads terão uma experiência aprimorada ao entrar em contato com sua central de suporte.
Essa ferramenta também vem com o recurso Team Folders, que permite compartilhar e sincronizar instantaneamente todas as respostas prontas com todos os membros da equipe. Além disso, os executivos de suporte podem tornar cada resposta pronta única usando variáveis.
Freshdesk
O objetivo do atendimento ao cliente é responder às dúvidas dos clientes, e o Freshdesk permite que você faça isso de forma transparente. Você pode se envolver com os clientes em uma conversa significativa em diferentes canais usando este aplicativo de resposta automática.
Este pacote omnichannel oferece uma solução de suporte completa que se concentra em fornecer um excelente atendimento ao cliente rapidamente. Ele compreende proativamente os requisitos dos clientes e responde a eles com o suporte mais intuitivo.
Como você precisa realizar menos tarefas repetitivas, você economiza tempo e o investe em algo mais proveitoso. Essa plataforma unificada fornece a base de conhecimento e a automação do fluxo de trabalho para atender rapidamente às consultas dos clientes.
Usando o Freshdesk, você também pode se conectar com os clientes por meio de seu canal de comunicação preferido e alterar o modo facilmente a qualquer momento.
Intenções sociais
Você está cansado de alternar entre várias ferramentas de mensagens e bate-papo? Então, é hora de usar o Social Intents, um dos melhores aplicativos de resposta enlatada. Usando esta solução, você pode conversar com os visitantes do seu site diretamente do aplicativo de colaboração que você já usa em equipe.
O software de bate-papo ao vivo é um aplicativo popular que funciona no Microsoft Teams, Slack e Webex. Como você não precisa sair do aplicativo existente, você pode responder instantaneamente às consultas e deixar os clientes satisfeitos.
O Social Intent permite que você use respostas prontas para ajudar os clientes com tempos de resposta rápidos e construir relacionamentos com os clientes. Seus acionadores proativos de bate-papo ao vivo também são úteis para envolver os visitantes do site. Além disso, o aplicativo suporta a colaboração com todos os membros da equipe para resolver os problemas dos clientes.
HappyFox
HappyFox é um sistema de tíquetes de help desk completo para um suporte ao cliente melhor e mais rápido. Ele ajuda você a reduzir o caos e organizar seu processo de suporte com recursos como um poderoso sistema de tickets de suporte e uma base de conhecimento de autoatendimento.
Você pode responder mais rapidamente a consultas comuns e frequentes usando sua ferramenta de suporte enlatada. Além de adicionar modelos de resposta, este aplicativo realiza ações de ticket, como alteração de status e adição de tags.
Quando você estiver prestes a responder a um ticket, todas as ações predefinidas disponíveis ficarão visíveis para você. Além disso, é possível pesquisar ações predefinidas específicas e aplicá-las. Essa plataforma também suporta a criação de ações predefinidas específicas para uma equipe.
O HappyFox também oferece suporte à integração com vários aplicativos de negócios, incluindo MS Teams, WhatsApp, Salesforce, Wrike, Asana, Slack, Facebook, Jira, Shopify, Adobe Commerce, Zapier e Twitter.
Crocante
Os cenários de negócios modernos exigem que as empresas se conectem com os clientes e liderem instantaneamente. Crocante é uma plataforma de mensagens multicanal que permite que você faça isso. Ele consiste em uma lista de ferramentas sofisticadas com as quais você pode alcançar uma revolução orientada para o cliente para sua empresa e desbloquear o hipercrescimento por meio de conversas com eles.
Esta plataforma vem com um recurso chamado Caixa de entrada compartilhada. Ele centraliza suas conversas de vários canais, como e-mail, messenger, SMS, chat ao vivo e Twitter DM. Assim, torna-se viável fornecer o melhor serviço ao cliente através de uma colaboração sem esforço.
O Crisp também oferece suporte a um hub central para uma base de conhecimento. Você pode combiná-lo com chatbots e chats ao vivo para aprimorar a experiência do cliente com respostas em tempo real.
UseResposta
UseResposta é um software de suporte ao cliente multicanal que reduz significativamente o tempo de resposta e aprimora a experiência do cliente. A plataforma é uma suíte totalmente escalável e personalizável que visa auxiliar sua equipe de suporte.
Usando esta ferramenta, você pode gerenciar sem esforço mais de 10 canais de suporte, como e-mail, bate-papo ao vivo, mensageiro, fóruns da comunidade e mídia social. Sua notificação automatizada e atribuição de consultas tornam a tarefa mais fácil para todos os executivos de suporte ao cliente.
Além disso, o UseResponse fornece análises e relatórios avançados sobre o desempenho do seu processo de suporte ao cliente. Com um rastreador de classificação de funcionários e SLA, a ferramenta pode oferecer um melhor atendimento ao cliente. Além disso, os usuários podem integrar este aplicativo com outras ferramentas, como Google, Salesforce, Jira e Zapier.
Klutch
Você está cansado de procurar em documentos e drives para encontrar a resposta certa no momento apropriado? Usar Klutch para armazenar todas as respostas rápidas e guias em uma única base de conhecimento da empresa.
Agora, você não precisa perder tempo procurando as respostas apropriadas ou digitar as mesmas respostas para perguntas repetitivas. Acesse as respostas prontas adequadas de qualquer dispositivo e responda com isso.
Você pode até escrever um e-mail em um clique para seus clientes. Além disso, essa plataforma permite armazenar trechos e links usados com frequência. Os usuários podem acessar essa ferramenta no aplicativo de desktop, Chrome, Edge e qualquer dispositivo móvel.
EngageBay
EngageBay pode fornecer as melhores respostas prontas que são úteis para atendimento ao cliente, como suporte técnico e e-mails. Especialmente quando você recebe centenas de perguntas de serviço semelhantes, essas respostas prontas podem economizar seu tempo e ajudá-lo a vender mais.
Assim, seu atendimento ao cliente terá um impulso e se tornará mais produtivo vendendo mais produtos em menos tempo.
Para uma melhor conexão com o cliente, você também pode experimentar as ferramentas de personalização rápida. Os recursos de personalização farão com que as respostas prontas pareçam algumas respostas recém-digitadas e personalizadas.
Para aumentar a eficiência dos negócios, o EngageBay promove recursos de automação. Basta definir as condições das consultas dos clientes e a ferramenta responderá com respostas personalizadas e prontas.
Você não precisa ser um especialista em tecnologia para usar esta ferramenta devido aos seus atalhos e ícones intuitivos. Além disso, os usuários podem escrever qualquer resposta e marcá-la prontamente como pronta para uso posterior.
Conclusão
Quando há um grande volume de consultas, os aplicativos de resposta automática podem fornecer as soluções mais fáceis. Além de responder rapidamente, esses aplicativos tornam sua equipe de suporte produtiva e convertem mais leads.
Se você também estiver interessado em criar uma base de conhecimento para sua empresa, experimente essas plataformas para criar uma base de conhecimento.