A Essencialidade da Automação de Documentos no Mundo Corporativo Moderno
Há muito tempo, os documentos desempenham um papel crucial em todas as esferas empresariais. Com o crescimento das empresas, a necessidade de documentação comercial aumentou exponencialmente, tornando-se mais complexa e desafiadora de gerenciar.
Para que os documentos sejam aproveitados de forma eficaz, é indispensável que as empresas os classifiquem e categorizem com precisão. A falta de organização pode gerar problemas e gargalos na comunicação e fluxo de trabalho entre os membros da equipe.
Nesse cenário de ritmo acelerado, a automação de documentos surge como uma solução vital para otimizar processos e aumentar a produtividade.
A automação de documentos é impulsionada por tecnologias inovadoras que estão transformando a maneira como as empresas lidam com a documentação. Essa abordagem facilita processos manuais, que costumam ser demorados e propensos a erros.
Contudo, diante de tantas opções disponíveis, escolher o software mais adequado para cada empresa pode ser uma tarefa complexa. Cada solução possui funcionalidades distintas e é adaptada a diferentes perfis de usuários.
Por exemplo, as demandas de automação de documentos de uma equipe de vendas são distintas daquelas de um escritório de advocacia. Cada um desses setores se beneficiaria de uma ferramenta projetada para atender às suas necessidades específicas.
Este artigo tem como objetivo apresentar os melhores softwares de automação de documentos disponíveis e como eles podem otimizar o tempo e o trabalho das equipes.
O que é Automação de Documentos?
A automação de documentos emprega programas e softwares para criar documentos eletrônicos com o mínimo de intervenção humana.
Essa tecnologia auxilia na automatização de fluxos de trabalho, englobando digitalização, armazenamento, extração, captura de dados e classificação de documentos.
Os usuários criam “modelos” no software de automação de documentos. Esses modelos definem como os documentos devem ser adicionados, modificados ou removidos, com base em parâmetros específicos.
A automação de documentos pode ser dividida em:
- Processamento de Documentos: Envolve a extração de informações relevantes de vários documentos, a validação dessas informações e a transformação desses dados em um formato que seja útil para o usuário final. O processamento de documentos abrange todas as etapas do ciclo de vida do documento.
- Produção de Documentos: Utiliza dados coletados ou recuperados como entradas para gerar propostas, contratos, cartas comerciais, faturas e outros tipos de documentos.
Por que as Empresas Precisam da Automação de Documentos?
As empresas lidam diariamente com um grande volume de documentos, cujo gerenciamento ineficiente pode gerar custos significativos.
A automação torna o processamento de documentos mais acessível e conveniente. A seguir, estão algumas das principais razões pelas quais as empresas devem investir em automação de documentos:
Redução do Trabalho Repetitivo
A automação de documentos diminui o tempo e o esforço despendido pelos funcionários em tarefas repetitivas. A digitalização, extração de dados, classificação, indexação e armazenamento de documentos são essenciais para o bom funcionamento de qualquer empresa. A automação de documentos realiza todas essas tarefas e muito mais.
Processamento de Documentos Mais Rápido
O uso de modelos personalizados agiliza o processamento de documentos e reduz o tempo gasto com papelada. Isso possibilita a criação de um procedimento de documentação que pode ser seguido por todos os membros da equipe, otimizando o uso do tempo e esforço de cada um.
Diminuição da Taxa de Erros
Documentos criados manualmente podem conter erros de digitação ou informações desatualizadas, exigindo revisões e correções que consomem tempo e esforço.
A precisão da automação avançada de documentos minimiza ou elimina esses erros. Modelos predefinidos e tecnologias baseadas em IA facilitam a obtenção das informações necessárias e alertam a equipe apropriada quando há falta de dados.
Economia de Despesas
Empresas que automatizam a criação de documentos obtêm benefícios financeiros significativos. A automação reduz os custos relacionados à impressão, armazenamento físico de documentos e melhora o controle administrativo.
Melhora as Interações com Clientes e Parceiros
Boas relações entre funcionários, fornecedores e clientes são cruciais para o sucesso de qualquer empresa. A criação manual de documentos, que está sujeita a erros, atrasos e inconsistências, pode prejudicar essas relações.
O acesso à documentação online torna mais simples e seguro o trabalho com fornecedores e o contato com os consumidores. A facilidade de visualizar os documentos de qualquer lugar e a qualquer momento promove melhores interações e ajuda a criar experiências personalizadas para o cliente.
Aumento da Segurança e Privacidade
Sistemas de automação de documentos oferecem áreas de armazenamento digital integradas com as permissões de acesso necessárias para evitar a perda de documentos e aumentar a segurança dos dados.
Setores como o jurídico e o de saúde podem proteger dados confidenciais de vazamentos e violações usando softwares de automação de documentos com medidas de segurança adicionais.
Como a Automação é Mais Eficaz do que o Processamento Manual?
Se a sua empresa precisa criar frequentemente os mesmos tipos de documentos, como contratos, faturas ou relatórios mensais, é provável que enfrente os seguintes desafios:
- Coletar dados manualmente de várias fontes, realizar cálculos complexos e criar visualizações para representar os dados pode ser demorado e exigir muito esforço.
- Garantir que os documentos estejam totalmente livres de erros pode ser uma tarefa difícil, mesmo após muitas revisões.
Esses problemas podem ser solucionados por meio de um software de automação de documentos, que permite coletar e organizar dados automaticamente de várias fontes.
Isso possibilita a criação de qualquer tipo de relatório em poucos segundos, com a garantia de que todas as informações estão precisas e livres de erros.
Funcionalidades Essenciais
#1. Acesso via Web
O acesso aos documentos a partir de qualquer local é essencial nos dias de hoje. Softwares de automação de documentos baseados na web oferecem acesso rápido e fácil a arquivos e pastas. As funcionalidades essenciais incluem:
- Acesso através de dispositivos móveis para visualizar e editar documentos
- Armazenamento em nuvem para guardar documentos com segurança.
- Compartilhamento de arquivos e pastas com outras pessoas.
#2. Arrastar e Soltar
O recurso de arrastar e soltar é uma funcionalidade indispensável em qualquer sistema de automação de documentos. Ele permite que você mova arquivos de um local para outro ou entre diferentes aplicativos de forma simples e rápida.
#3. Pesquisa de Documentos
Os usuários armazenam uma grande quantidade de arquivos e precisam ser capazes de localizá-los rapidamente usando algumas palavras-chave. Um software de automação de documentos auxilia na organização do armazenamento de documentos, facilitando o acesso quando necessário.
A funcionalidade de busca permite que os usuários pesquisem facilmente o material armazenado.
#4. Versionamento de Documentos
O controle de versão é outra funcionalidade importante de um sistema de automação de documentos. Ele possibilita que os usuários acessem as versões anteriores de um documento, comparem-nas e revertam para uma versão anterior, caso seja necessário.
#5. Bloqueio de Arquivos
O bloqueio de arquivos é um recurso crucial em softwares de automação de documentos. Ele impede que os usuários façam alterações em um arquivo bloqueado até que a pessoa que o bloqueou o desbloqueie.
#6. Visualizador e Editor Integrados
O visualizador integrado permite que os usuários visualizem e editem documentos sem precisar baixá-los ou abri-los em uma nova janela. Esse recurso economiza tempo, eliminando a necessidade de alternar entre abas ou aplicativos.
Quando o software detecta que outra pessoa está fazendo alterações no arquivo, ele o bloqueia e o desbloqueia quando a edição é finalizada.
#7. Avaliação e Compartilhamento
Um bom software de automação de documentos deve permitir que os usuários compartilhem documentos de forma segura e prática.
Adicionalmente, um sistema de classificação que possibilite aos usuários atribuir um valor numérico a cada documento auxilia no acompanhamento dos documentos mais relevantes e daqueles que precisam de alterações.
#8. Permissões de Arquivos e Pastas
Um software de automação de documentos deve incluir configurações de permissão para arquivos e pastas. Isso permite controlar o que cada membro da equipe pode fazer com os documentos em que está trabalhando.
#9. Vinculação de Documentos
A vinculação de documentos permite que arquivos, documentos ou outras fontes de dados sejam acessados a partir de um único local.
Essa funcionalidade permite que você vincule um documento a qualquer outro registro relevante no software de automação de documentos ou acesse uma cópia de outro.
#10. Gerenciamento Inteligente de Conteúdo
Os melhores sistemas devem ser atualizados automaticamente em todas as contas e fontes de dados, editar modelos, criar fluxos de trabalho personalizados e aplicar regras que garantam precisão, conformidade e padrões de marca.
Além disso, algumas plataformas oferecem recursos de automação em lote que permitem aos usuários produzir grandes volumes de documentos de uma só vez, facilitando a criação de documentos técnicos sob demanda para segmentos específicos de clientes.
A seguir, apresentamos uma lista das soluções mais populares de automação de documentos, com uma visão geral de seus principais recursos, para ajudar você a escolher a melhor opção para sua empresa.
DocuPilot
DocuPilot é um programa de automação de documentos fácil de usar e adaptável. Ele permite que você use dados e modelos para criar documentos personalizados. O construtor de documentos integrado possibilita a criação de modelos personalizados.
Você pode enviar os documentos criados por e-mail ou conectá-los a serviços como Dropbox, Zapier e Docusign.
Recursos:
- Modelos predefinidos: O Docupilot oferece modelos predefinidos que podem ser utilizados para criar cotações, contratos, faturas e outros documentos.
- Integração: É possível conectar o software a diversas fontes de dados, como CRM, formulários, bancos de dados online, pesquisas e RH.
- Segurança: O Docupilot permite proteger e criptografar seus documentos com senhas, garantindo a privacidade de seus clientes.
- Fluxo de trabalho automático: O Docupilot simplifica fluxos de trabalho complexos, eliminando a necessidade de inserir dados repetidamente ao redigir um documento.
O DocuPilot se destaca pelo seu custo acessível.
airSlate
airSlate é um aplicativo de nuvem completo, que oferece funcionalidades desde a criação do fluxo até a análise de processos. É uma ferramenta que não exige conhecimento de programação.
O uso eficiente do aplicativo pode reduzir significativamente a demanda por processamento manual de documentos.
Recursos:
- Flow Creator: A interface de arrastar e soltar do Flow Creator permite que você crie uma representação visual do fluxo de trabalho do documento (UI).
- eSignature: Formulários digitais, pesquisas, documentos e conteúdos podem ter eSignatures juridicamente válidas adicionadas com facilidade.
- Pesquisas online: Através do recurso de pesquisas online, você pode criar pesquisas públicas, testar aplicativos beta e questionários.
- Automação de processos robóticos: Você pode automatizar processos utilizando bots airSlate, sem precisar escrever códigos.
O airSlate possui uma vasta biblioteca com milhares de modelos de automação de documentos para diversos setores.
PandaDocName
PandaDoc oferece um espaço centralizado para criação, edição e assinatura de documentos.
Se você busca um software de assinatura eletrônica, propostas automatizadas, ferramentas de vendas e marketing ou processamento seguro de documentos, o PandaDoc oferece os recursos necessários para otimizar seu funil de vendas e assinar documentos rapidamente.
O PandaDoc integra-se facilmente com mais de 30 aplicativos, proporcionando uma experiência de gerenciamento de documentos eficiente em diversas plataformas digitais.
Recursos:
- Arrastar e Soltar: Oferece opções padrão para arrastar e soltar elementos no documento com base na categoria, em vez da função de modelos.
- Assinatura Digital: Permite que os usuários assinem documentos digitalmente, eliminando o uso de papel.
- Criação de Documentos: Permite que os usuários criem qualquer tipo de documento, como contratos comerciais, propostas, licitações e outros documentos.
- Arquivamento de Registros: Após a criação do documento, é possível categorizá-lo e arquivá-lo.
Os usuários apreciam a flexibilidade dos modelos oferecidos pelo PandaDoc, além do rastreamento e análise de documentos.
Crove
Crove permite criar e automatizar todos os documentos de sua empresa. O editor de documentos permite automatizar qualquer documento por meio da adição de variáveis, condições lógicas, fórmulas do Excel e assinaturas eletrônicas.
O Crove centraliza as operações de documentos, evitando a necessidade de outras ferramentas. A biblioteca integrada de modelos vai além da simples automação de documentos.
Recursos:
- Cálculos: Permite realizar cálculos diretamente nos campos do documento usando fórmulas matemáticas.
- Formulários: Permite criar pesquisas, incluir lógica para ocultar ou exibir perguntas, e permite que qualquer pessoa crie documentos respondendo às perguntas.
- Visualização Rápida: Permite preencher o questionário e visualizar seus documentos em tempo real.
- Publicação de Formulários: Permite publicar seus formulários em um URL público; qualquer pessoa pode criar documentos usando-os, desde que siga as regras estabelecidas no link.
Crove pode ser a ferramenta ideal se você busca um software gratuito de automação de documentos.
Documentar
Documate é um software de automação de documentos sem código, fácil de usar para a montagem de documentos jurídicos.
O software foi criado por um grupo de advogados e tecnólogos para auxiliar instituições de caridade jurídica na criação de fluxos de trabalho direcionados ao cliente.
O software é utilizado principalmente por advogados, mas pode ser utilizado por qualquer empresa que queira desenvolver documentos de maneira simples.
Recursos:
- Formulários da Web: Permite que os usuários criem formulários da web que inserem dados em documentos Word ou PDF.
- Pesquisa Online: Os usuários criam uma pesquisa e carregam documentos de modelo que se conectam aos campos do formulário de pesquisa.
- Incorporação: Os usuários podem gerar documentos a partir da entrada, distribuir os fluxos de trabalho ou incorporá-los em sites.
Essa plataforma de automação de documentos é adequada para profissionais e advogados que desejam uma solução sem código e com uma interface simples.
Templafy
Templafy é um software de automação de documentos que permite que grandes empresas organizem o conteúdo e os ativos da empresa de forma rápida.
O sistema aumenta a eficiência na criação de documentos e garante a conformidade legal e da marca.
A plataforma é adaptável a infraestruturas de TI e aplicativos em constante evolução.
Recursos:
- Sistema baseado em permissão: Permite que gerentes e equipes de conformidade gerenciem todos os ativos documentais, garantindo que os membros da equipe utilizem apenas as informações permitidas.
- Integração: Os funcionários podem simplificar a criação de contratos, propostas e outros documentos em seus programas de processamento de texto, por meio da conexão com Microsoft Office e Google G Suite.
- Interface de administração: Permite que os funcionários acessem ferramentas padrão de geração de documentos, com a distribuição central de arquivos de modelo de escritório.
O Templafy é mais indicado para empresas maiores, já que exige um mínimo de 50 usuários.
ExperLogix
ExperLogix é um software abrangente que permite que usuários empresariais simplifiquem, aprimorem e automatizem processos de documentos de missão crítica.
Recursos:
- Fluxos de documentos: Permite criar fluxos de documentos usando uma interface visual, sem a necessidade de programação.
- Design de modelos: Oferece as ferramentas necessárias para criar modelos dinâmicos orientados por dados e configurar fluxos de trabalho complexos.
- Coleta de dados digitais: Os Smart Forms da Experlogix são formulários flexíveis, incorporados e baseados na Web que simplificam a entrada e o envio de informações por usuários ou clientes eletronicamente.
- Gerenciamento de saída: Os Serviços de Documentos oferecem métodos automatizados flexíveis para lidar com grandes volumes de documentos.
O Content Manager da Experlogix é um repositório seguro e organizado que facilita o gerenciamento, armazenamento e recuperação de ativos digitais.
Considerações Finais
O software de automação de documentos é uma solução indispensável para empresas que desejam reduzir erros, economizar custos e eliminar tarefas repetitivas.
Para dar o próximo passo em sua jornada de otimização, você pode conferir ferramentas que auxiliam na colaboração de documentos.