Está a enfrentar dificuldades com compatibilidade, dispositivos, segurança, custos e o desperdício de papel associados às tarefas de impressão no seu local de trabalho? Livre-se destas preocupações e explore este software de gestão de impressão, concebido para economizar recursos financeiros e garantir a satisfação dos seus colaboradores e utilizadores.
A gestão de impressão é um conceito cada vez mais relevante, especialmente para empresas e centros de cópias que procuram reduzir despesas operacionais e maximizar a rentabilidade. Além disso, atua como uma defesa crucial, prevenindo que documentos confidenciais caiam nas mãos de indivíduos mal-intencionados. No entanto, identificar o software de gestão de impressão ideal pode ser um desafio, exigindo um esforço de pesquisa significativo.
Continue a ler para aprofundar o seu conhecimento sobre a gestão de impressão e descobrir as melhores aplicações disponíveis, poupando-lhe tempo valioso na pesquisa de mercado.
O que é Gestão de Impressão?
A gestão de impressão engloba a aplicação de diversas práticas, como o acompanhamento de equipamentos de impressão, o rastreamento de dispositivos computacionais, a monitorização da produção de impressão, a segurança de dados confidenciais, a otimização dos custos de impressão e a análise do processo de impressão. Os mais recentes criadores de software inteligente combinam estas funcionalidades numa única solução abrangente de gestão de impressão.
Startups, pequenas e médias empresas utilizam, no mínimo, uma ferramenta básica para gerir as suas operações de impressão. Em contrapartida, grandes empresas implementam soluções de gestão de impressão completas, tanto localmente como na nuvem, para gerir as suas atividades de impressão a nível global.
Vantagens da Gestão de Impressão
A seguir, apresentamos as vantagens e motivos para implementar uma solução de gestão de impressão padrão:
#1. Redução dos Custos de Impressão
As empresas suportam despesas anuais elevadas com a impressão, incluindo custos com equipamentos, recargas de toner e papel. Estudos revelam que uma organização pode alcançar poupanças significativas ao adotar um sistema de gestão de impressão, limitando a impressão desnecessária por parte dos funcionários.
#2. Proteção de Documentos Confidenciais
Não se pode permitir que os colaboradores imprimam documentos comerciais confidenciais sem restrições. É fundamental documentar a impressão de arquivos secretos para definir responsabilidades claras para a sua destruição após a conclusão do trabalho. O software de gestão de impressão possibilita assegurar a segurança dos dados.
#3. Otimização do Processo de Impressão
Gestores e supervisores frequentemente testemunham colaboradores a perder tempo em filas para recolher as suas cópias impressas. Estas práticas pouco produtivas podem ser evitadas através da otimização do processo de impressão. Os seus funcionários também ficarão gratos por estas melhorias.
#4. Impressão Remota
Funcionários em teletrabalho podem enviar comandos de impressão através de soluções de gestão de impressão baseadas na nuvem. Posteriormente, podem levantar as cópias físicas no local de trabalho. Estas soluções de impressão também garantem a proteção dos dados comerciais, encriptando os pacotes de dados durante a sua transmissão.
#5. Redução do Desperdício de Papel
A produção de papel implica o corte de árvores, causando danos ao meio ambiente. A instalação de um sistema de gestão de impressão robusto pode controlar eficazmente o desperdício de papel e contribuir para a preservação da natureza.
Vejamos agora os melhores softwares de gestão de impressão disponíveis para a sua empresa.
PaperCut
Quando se fala de soluções eficazes de gestão de impressão para empresas de todas as dimensões, o PaperCut destaca-se como um dos principais nomes. Esta ferramenta e os seus serviços baseados na nuvem auxiliam empresas de qualquer porte a minimizar o desperdício. Ao mesmo tempo, os empresários podem deixar de se preocupar com a segurança dos seus dados ao imprimir relatórios confidenciais.
Com o PaperCut, a experiência de impressão torna-se mais agradável. Os seus funcionários podem usar vários dispositivos no trabalho, como smartphones, tablets, Chromebooks, laptops, etc., o que pode dificultar a tarefa dos administradores de TI em garantir que todos os drivers estejam instalados, para uma impressão eficaz em diferentes equipamentos.
O PaperCut resolve este problema de forma eficaz através dos seus serviços de impressão Easy, como o envio de um comando de impressão para uma fila, a recolha da cópia em qualquer impressora e um ecrã tátil MFD comum para todos os modelos de impressora.
Pode também implementar uma impressão empresarial altamente segura com os seus serviços. O PaperCut utiliza uma proteção de impressão tripla:
- Permite proteger a infraestrutura de impressão antes de alguém imprimir, definindo o que pode ser impresso e quem pode imprimir.
- Durante o processo de impressão, pode ser utilizada a autenticação de 2 fatores e a libertação de cópia de impressão segura baseada em cartão.
- Após a conclusão da impressão, pode implementar medidas como marcas d’água, registos de auditoria, assinaturas digitais e o arquivamento de impressões para garantir a segurança dos dados confidenciais.
O PaperCut oferece também algumas ferramentas gratuitas, como uma alternativa ao Google Cloud Print PaperCut Mobility Print, o QRdoc para carimbar documentos comerciais e o PaperCut Views para análise de impressão.
Print Conductor
Com o Print Conductor, pode imprimir mais de 90 tipos diferentes de documentos sem sequer abrir o ficheiro. Este software oferece um mecanismo de impressão rápido e confiável, juntamente com uma interface simples e intuitiva para a impressão em massa. Além disso, pode classificar documentos de impressão, visualizar o documento, controlar trabalhos de impressão em lote e ajustar rapidamente as configurações de impressão, tudo numa única aplicação.
Esta ferramenta é compatível com todos os tipos de impressoras modernas em redes locais, de longa distância e na nuvem. Adicionalmente, para além das impressoras físicas, pode utilizar esta ferramenta para gerir tarefas de impressão em impressoras virtuais, como impressoras PDF e OneNote.
Tal como os seus concorrentes, o Print Conductor inclui um módulo de análise de impressão, que ajuda a estimar as necessidades de papel e tinta antes de grandes trabalhos de impressão em lote. As estimativas estão disponíveis no relatório Detalhado e na página Relatório.
Print Manager Plus 9.0
O Print Manager Plus 9.0 adiciona uma nova dimensão à gestão de impressão, fornecendo às empresas um controlo, acesso e informações inigualáveis sobre as suas operações de impressão. Os criadores desta ferramenta aperfeiçoaram o seu programa ao longo de décadas de utilização em inúmeras empresas.
Este software de gestão de impressão de ponta representa o que existe de melhor em tecnologia e suporte ao utilizador. Ao implementar esta ferramenta na sua organização, pode reduzir os custos de material de impressão, diminuir o desperdício de papel e obter uma melhor análise de impressão em todos os departamentos.
A seguir, apresentam-se alguns dos recursos notáveis deste software de gestão de impressão:
- O administrador de TI pode realizar auditorias de impressão em tempo real por funcionário, estação de trabalho, impressora, rede e custo.
- A estação de libertação com cartão de identificação ou pagamento simplifica as tarefas de impressão para as empresas e centros de cópias.
- As suas definições de quotas e orçamentos ajudam a economizar dinheiro, limitando a impressão por pessoa, estação de trabalho ou impressora.
O Print Manager Plus 9.0 adota também uma política ecológica para tornar o seu escritório ou centro de cópias mais sustentável. Reduz o desperdício de tinta, energia e papel, diminuindo assim a pegada de carbono da sua empresa.
uniFLOW
O uniFLOW é outra ferramenta para assumir o controlo da infraestrutura de impressão no local de trabalho. Grandes organizações e empresas de impressão que utilizam vários equipamentos de impressão avançados, como Canon, Xerox, Epson, Brother, Konica Minolta, etc., usam esta ferramenta para lidar com tarefas de impressão, digitalização e gestão de documentos.
Oferece aplicações no local e baseadas na nuvem para gestão de impressão. As ferramentas na nuvem e no local funcionam como um portal integrado para digitalização, impressão e gestão de dispositivos, com facilidade e segurança total.
Os recursos de impressão segura e driver universal do uniFLOW são desenvolvimentos notáveis que deve conhecer. A tecnologia de impressão segura permite atribuir contas individuais a cada funcionário. Os funcionários precisam libertar a cópia impressa utilizando o seu próprio cartão de identificação ou PIN. Adicionalmente, o utilizador deve estar presente perto da máquina para recolher a cópia impressa.
O driver Universal garante que a aplicação é compatível com vários dispositivos e equipamentos de impressão. Os utilizadores podem enviar comandos de impressão para qualquer impressora em rede, a partir de todos os dispositivos informáticos, como telemóveis ou laptops.
UniPrint InfinityCloud
O UniPrint InfinityCloud é outra ferramenta popular para interface de desktop virtual (VDI) e gestão de impressão empresarial, oferecendo uma solução escalável. Como é uma ferramenta independente do fornecedor, a aplicação pode comunicar facilmente com todas as impressoras e dispositivos de computação modernos para fins de impressão.
A solução da UniPrint é ideal para empresas de todos os tamanhos, desde startups a conglomerados multinacionais. Oferece também serviços especializados, tanto no local como na nuvem, para setores como Bancos e Finanças, Seguros, Fornecedores de Serviços Geridos (MSPs), Fornecedores de Serviços na Nuvem, Governo, Organizações Não Governamentais (ONGs) e Saúde.
A sua solução de gestão de impressão destacada inclui recursos padrão, como um modelo de consumo flexível, licenciamento de ferramentas, impressão sem servidor, análise de impressão, acompanhamento de impressão, impressão de qualquer lugar e impressão sem toque.
PrinterAdmin
Pode também experimentar o PrinterAdmin, se necessitar de uma solução de gestão de impressão conveniente para uma instituição de ensino ou empresa. Esta ferramenta permite monitorizar todos os aspetos da impressão, como utilizadores, equipamentos de impressão, estações de trabalho e custos.
Inclui também um módulo de análise ou perceção de impressão padrão, que fornece informações sobre o volume de impressão, o consumo de tinta e o custo total de impressão da sua empresa.
A ferramenta PrinterAdmin integra funcionalidades avançadas. Estas são:
- Print Job Manager para configurações de impressão, criação de contas, ativação de drivers, etc.
- A estação de libertação de documentos reduz o desperdício e aumenta a segurança ao libertar a impressão apenas quando o utilizador está presente.
- A ferramenta Imprimir marca d’água permite capturar detalhes de impressão.
Todas as aplicações incluem um período de avaliação gratuito de 30 dias. Pode aproveitar esta oferta e determinar se a ferramenta é adequada para o seu negócio, utilizando-a durante algum tempo.
Print Tracker Pro
O Print Tracker Pro inclui um recurso de instalação com um clique, permitindo começar a utilizar a gestão de impressão em poucos minutos. Dado que a configuração e a operação desta ferramenta são simples, os seus funcionários ou clientes terão a melhor experiência.
Trata-se de uma solução de gestão de impressão inteligente, capaz de comunicar com todos os tipos de impressoras modernas e dispositivos informáticos com precisão, minimizando o tempo de inatividade devido à instalação de drivers ou falta de compatibilidade com dispositivos.
O seu sistema de rastreamento robusto fornece todas as informações detalhadas relacionadas com a impressão, como níveis de toner, contadores, contagens de páginas, instalações de impressoras e alertas de serviço. Adicionalmente, pode configurar a ferramenta para enviar lembretes para recargas de tinta ou contabilizar a leitura do contador da impressora para faturas.
Considerações Finais
Apresentamos acima uma lista selecionada de softwares de gestão de impressão populares e prontos para uso empresarial. Pode utilizar qualquer uma destas aplicações para o trabalho a partir de casa, local de trabalho, lojas, editoras ou centros de cópias.
Já que está aqui, pode também consultar estas excelentes ferramentas para converter páginas da web em PDF e economizar dinheiro evitando imprimir, sempre que possível.