Sessões improdutivas frequentemente têm como raiz a ausência de uma pauta clara. Vamos revolucionar a forma como conduzimos reuniões, utilizando modelos de pauta que promovem a produtividade.
É possível que, no ambiente de trabalho, você já tenha participado de reuniões sem um propósito definido. Infelizmente, é comum estarmos presentes em encontros onde não temos oportunidade de contribuir ou sequer compreendemos o tema da discussão.
Como consequência, retornamos às nossas tarefas sem resultados concretos e com horas de trabalho desperdiçadas. Contudo, é possível transformar suas reuniões com o uso de uma pauta bem estruturada.
Neste artigo, além de explicar o conceito de pautas de reunião, apresentarei alguns dos melhores modelos disponíveis para otimizar seus encontros. Vamos direto ao ponto e iniciar a jornada rumo à produtividade.
Quais as vantagens de documentar as pautas das reuniões?
Antes de abordarmos os benefícios da documentação, é importante definir o que é uma pauta de reunião. Trata-se de um plano ou esboço conciso, compartilhado pelo organizador com todos os participantes. A pauta ajuda a alinhar expectativas, definir as perguntas que precisam ser respondidas e direcionar a discussão.
Agora, voltando à questão, quais as vantagens de registrar as pautas? Abaixo, listo algumas delas:
Permite que todos contribuam
O principal obstáculo em reuniões não planejadas é que nem todos conseguem expressar suas ideias. Isso pode ocorrer por diversos motivos: falta de conhecimento sobre o assunto ou interrupções de outros participantes. No entanto, a documentação da pauta pode mudar esse cenário, pois permite que todos saibam o propósito, a metodologia e o cronograma da reunião.
Otimiza o tempo
Embora a documentação da pauta não esteja diretamente ligada ao tempo, ela contribui para que a reunião seja mais breve e produtiva. Ao incentivar os participantes a entenderem os objetivos com antecedência, ela elimina dúvidas e evita conversas fora do tema, poupando tempo valioso.
Facilita o acompanhamento da discussão
A documentação da pauta se destaca pela apresentação de dados bem categorizados e organizados. Essa característica possibilita que os participantes acompanhem facilmente a discussão e apresentem seus pontos de vista, pois sabem o que será abordado e quando poderão se manifestar.
Mantém um registro da discussão
As reuniões são essenciais em qualquer organização. É comum participar de várias reuniões em um único dia e, às vezes, de nenhuma. No entanto, é difícil lembrar de cada ponto e plano discutido em todas elas.
Nesse sentido, a documentação da pauta permite que você registre todas as informações relevantes de forma organizada. Além disso, esse registro pode ser utilizado para compartilhar um resumo da discussão com os participantes ausentes.
Como um modelo de pauta pode auxiliar na organização e otimização da reunião?
Agora que você compreende o que é uma pauta e suas vantagens, certamente está curioso para saber como elaborar uma. No entanto, criar uma pauta de reunião não é tão simples quanto parece. Felizmente, a internet oferece ferramentas que facilitam essa tarefa.
Em vez de criar uma pauta do zero, você pode utilizar modelos de pauta online. Esses modelos predefinidos, que detalham o propósito e a estrutura da reunião, oferecem diversas vantagens. A seguir, apresento as principais:
Simplificação
Os modelos de pauta simplificam a criação de uma pauta produtiva, ao fornecer um guia claro para todos os participantes. Eles incluem todos os tópicos e ações que devem ser abordados durante a reunião.
Dessa forma, os participantes não precisam se preocupar com os pontos essenciais de última hora. Pelo contrário, eles podem se preparar com antecedência, utilizando a documentação.
Economia de tempo
Preparar uma pauta de reunião demanda tempo e esforço. Além de listar os pontos-chave, é preciso organizar e categorizar a pauta de forma a não omitir nenhum tópico relevante.
É nesse ponto que os modelos de pauta se tornam valiosos. Eles já possuem dados bem organizados e categorizados. Você precisa apenas adicionar os pontos essenciais, o que economiza tempo e garante que todos os tópicos sejam abordados de maneira eficiente.
Variedade de opções
Como sabemos, cada reunião é única. Por isso, a pauta também deve ser diferente. Não se preocupe, pois diversas plataformas online oferecem uma variedade de modelos de pauta.
Seja para uma reunião individual ou com toda a equipe, é possível encontrar e organizar sua reunião com modelos online em questão de segundos. Até mesmo o planejamento de projetos se torna mais fácil com o uso do modelo adequado.
Uma pesquisa recente revelou que cerca de 83% dos funcionários dedicam até 33% de sua semana de trabalho em reuniões, com uma média de 3 horas por dia. Esses números evidenciam o tempo consumido por reuniões.
Além disso, esse tempo pode ser desperdiçado se as reuniões não trouxerem os resultados desejados. Por isso, é crucial ter uma pauta bem organizada para economizar tempo e garantir resultados produtivos. A seguir, apresento alguns dos melhores modelos de pauta que podem ser utilizados em suas próximas reuniões.
Hugo
Ao buscar por modelos de pauta, Hugo frequentemente aparece entre os primeiros resultados. Isso não é apenas resultado de uma boa estratégia de marketing, mas também da qualidade dos seus serviços. Hugo oferece mais de 80 modelos de pauta gratuitos, criados por profissionais experientes. Você pode encontrar modelos para diversas ocasiões, como brainstorming de campanhas publicitárias, reuniões gerais, atas de reunião, entre outros.
Os modelos de pauta do Hugo são compatíveis com Word e Google Docs. Além disso, também podem ser usados no Fellow. Hugo oferece modelos em 13 categorias distintas, incluindo modelos para reuniões ágeis, reuniões individuais e modelos gerais de reunião.
Hugo também oferece recursos adicionais, como anotações, elaboração colaborativa de pautas, sincronização de calendários e muito mais. A plataforma é intuitiva e fácil de usar. É possível se adaptar rapidamente à sua interface.
O Hugo é gratuito. No entanto, é possível optar pela versão premium para ter acesso a recursos adicionais.
Canva
Canva é um aplicativo popular utilizado diariamente por muitas pessoas. Talvez você não saiba, mas nosso aplicativo de edição favorito também pode auxiliar na criação de uma pauta de reunião perfeita. Agora você já sabe!
O Canva é um aplicativo poderoso que oferece diversos modelos, como convites, posts para redes sociais e outros designs. Os modelos de pauta de reunião são uma excelente adição ao seu portfólio. O Canva oferece dezenas de modelos de pauta gratuitos, que podem ser utilizados, editados e impressos facilmente.
Você pode encontrar modelos formais e informais no aplicativo. Além disso, o Canva oferece modelos de apresentação de pauta personalizáveis, que podem tornar sua reunião ainda mais autêntica e produtiva. Como já estamos familiarizados com o Canva, usar a plataforma não será difícil para ninguém.
Asana
Está em busca de modelos de pauta de reunião que atendam a todas as necessidades do seu escritório? Asana pode ser a solução. Asana é um site gratuito que pode tornar suas reuniões mais produtivas e interessantes.
Trata-se de um site fácil de usar, que oferece os melhores modelos de pauta. Os modelos diminuem a carga de trabalho, pois incluem todos os tópicos essenciais que devem ser discutidos em uma reunião.
Em termos de tipos, Asana oferece modelos básicos e avançados. Você pode encontrar modelos de pauta bem estruturados, baseados em tipos específicos de reuniões. Seja para reuniões de início de projeto, brainstorming de equipe, reuniões com toda a empresa ou qualquer outro modelo, Asana pode facilitar seu trabalho em segundos.
Smartsheet
Smartsheet é um site online gratuito que oferece diversos modelos de pauta de reunião. O site oferece uma lista bem organizada e abrangente, o que torna sua busca mais fácil e eficaz.
Este site inclui diversos tipos de modelos de pauta, como modelos clássicos, modelos para conferências, modelos informais, modelos para reuniões de diretoria e muito mais.
Além dos modelos, Smartsheet é uma ferramenta útil para empresas, pois oferece recursos adicionais, como colaboração em tempo real, fluxo de trabalho automatizado e melhor visibilidade. Em resumo, você pode concluir que Smartsheet é um assistente de reunião perfeito.
Trello
Trello é um site e aplicativo popular e confiável. É considerado o gerente de projetos ideal. Essa plataforma auxilia na organização de tarefas, gestão de projetos e muito mais. Em termos de modelos, Trello oferece modelos de pauta que podem ser facilmente utilizados e personalizados.
Além disso, Trello permite que os usuários carreguem imagens e documentos para gerenciar o trabalho com mais eficiência. Também é possível colaborar com os membros da equipe diretamente na plataforma, compartilhando a pauta da reunião.
Miro
Encontrar uma plataforma para todas as necessidades do seu escritório é fácil. Miro oferece todas essas características. Miro é um site gratuito, com diversos modelos de pauta e recursos avançados.
O modelo principal do Miro é a pauta de reunião de equipe. Este modelo inclui todos os dados essenciais que podem ser utilizados posteriormente para tomar decisões importantes para a empresa. Os modelos de pauta de reunião de equipe podem ajudar a analisar o progresso, compartilhar atualizações relevantes de projetos e reconhecer esforços individuais.
O modelo de pauta de reunião de equipe é considerado um modelo avançado. Ele pode ser facilmente personalizado para qualquer outro departamento, como campanhas de marketing, planejamento de sprint, etc.
Atlassian
Se estiver buscando um modelo de pauta geral produtivo, sua pesquisa pode terminar com o próximo site. Atlassian é um site gratuito que oferece diversos tipos de modelos de pauta de reunião. No entanto, ele é mais famoso por seu modelo de pauta para reuniões gerais.
As reuniões gerais são consideradas as mais críticas em qualquer organização. Tendo isso em mente, este site oferece os melhores modelos de pauta para reuniões gerais, com um formato transparente e conectado.
Este modelo da Atlassian inclui todos os tópicos de discussão, desde metas até o destaque de uma equipe específica. Ele não irá decepcionar sua reunião em nenhum aspecto. O modelo de pauta para reuniões gerais da Atlassian oferece um formato produtivo e completo que toda empresa deveria escolher.
Conclusão
Reuniões são essenciais em qualquer organização. Elas permitem que os membros da equipe compreendam seus objetivos, a posição atual da empresa, os planos e outros fatores relevantes. No entanto, de que adianta passar horas em reuniões se os participantes saem com a pergunta: “Qual o propósito dessa reunião?”
É nesse ponto que as empresas precisam utilizar modelos de pauta de reunião. Neste artigo, exploramos alguns dos melhores modelos de pauta que podem tornar suas reuniões mais produtivas e interessantes.
Você também pode explorar alguns dos principais aplicativos de reuniões remotas para Slack e Teams.