O mapeamento do fluxo de valor emerge como uma ferramenta essencial para identificar, comunicar e quantificar o valor gerado versus o desperdício em qualquer operação comercial. A seguir, exploraremos algumas ferramentas de fluxograma VSM que podem otimizar esse processo.
Vendas e operações são os pilares de qualquer empreendimento. Ao receber um pedido, inicia-se um ciclo que envolve a aquisição de matérias-primas, sua transformação e, finalmente, a entrega do produto ao cliente em troca de receita.
Desde a venda até a entrega do pedido, é crucial quantificar o desperdício e o valor agregado em cada etapa do processo. Essa análise minuciosa permite melhorias contínuas, aumento da rentabilidade e redução de custos indiretos. É nesse contexto que o mapeamento do fluxo de valor (VSM) se torna uma prática indispensável.
A seguir, aprofundaremos os conceitos fundamentais do VSM, além de apresentar algumas ferramentas que facilitam sua aplicação, sem a necessidade de um longo período de aprendizado.
O que é Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM)?
O mapeamento do fluxo de valor, ou VSM, é uma metodologia de fluxograma que permite visualizar, analisar e otimizar as etapas necessárias para a fabricação ou entrega de um produto ou serviço. Considerado um componente fundamental da metodologia Lean, o VSM oferece uma visão clara do fluxo de informações e processos, desde a origem até o ponto de entrega, seja um revendedor ou um consumidor final.
Assim como outros fluxogramas, o VSM utiliza um conjunto de símbolos padronizados e reconhecidos globalmente, representando diversas atividades do processo e os fluxos de informação associados.
A análise do VSM foca na perspectiva de agregação de valor. Tudo o que não contribui diretamente para a geração de receita é considerado desperdício. Um fluxograma VSM bem elaborado revela, portanto, quanto tempo e dinheiro são desperdiçados e onde o valor é adicionado. Com base nessa análise, é possível reduzir etapas desnecessárias e aumentar o valor agregado.
Como Funciona o Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM)?
Alinhado com a metodologia Lean, o VSM ajuda a quantificar cada etapa e as horas de trabalho necessárias para a criação de um produto ou serviço, desde a matéria-prima até o resultado final. Todas as etapas intermediárias são avaliadas em termos de valor agregado e desperdício.
Por exemplo, armazenar o estoque de uma loja virtual em um depósito pode ser considerado um desperdício dentro do VSM. Por outro lado, a aquisição de produtos de terceiros e a entrega imediata ao cliente agregam valor às operações de um negócio de comércio eletrônico.
O principal objetivo desta técnica de fluxograma é a criação de um roteiro para um estado futuro com mínimo desperdício e máximo valor agregado. Além disso, exploraremos a implementação do fluxograma VSM.
Os Símbolos do Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM)
1. Símbolos de Processo no VSM
- Ícone de fábrica para representar cliente e fornecedor.
- Uma pasta de arquivo para indicar fluxos de processo.
- Uma pasta de arquivos com uma caixa destacada para processos compartilhados.
- Caixas empilhadas para representar um banco de dados.
2. Símbolos de Materiais em Mapas de Fluxo de Valor
- Um triângulo vertical para simbolizar inventário.
- Uma seta para frente indicando remessas.
- Um ícone de caminhão para representar remessas externas.
3. Símbolos de Informação no VSM
- Uma seta em formato de raio para indicar informações eletrônicas.
- Um botão de opção para indicar pull sequenciado.
4. Símbolos Gerais no Mapeamento do Fluxo de Valor
- Uma caixa de diálogo ou mensagem para indicar um evento Kaizen.
- Uma caixa simples para outras informações relevantes.
- Um círculo numerado com um semicírculo sobreposto para representar o operador do processo.
Como Conduzir um Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM)
- Identifique os pontos problemáticos do cliente que deseja resolver. Isso automaticamente reduzirá o desperdício e aumentará o valor agregado.
- Documente esses pontos problemáticos em uma coluna usando notas adesivas.
- Forme uma equipe com participantes experientes que possam debater todo o processo e fornecer ideias para a solução de problemas.
- Limite o fluxograma VSM a um processo específico que, ao ser modificado, reduzirá ou eliminará os pontos problemáticos do cliente. Não é sempre necessário mapear todo o processo.
- Colete dados do processo de negócio e insira esses dados nos símbolos corretos em um editor ou ferramenta VSM.
- Avalie o mapa do processo atual em todos os aspectos para identificar as etapas de valor agregado e desperdício.
- Crie um mapa do estado futuro, reduzindo o desperdício sem afetar o resultado final.
- Aprove ou obtenha a aprovação do proprietário do processo ou do cliente para implementar as alterações.
Agora que exploramos os fundamentos do processo de mapeamento do fluxo de valor, apresentaremos algumas ferramentas para criar mapas de fluxo de valor profissionais para qualquer tipo de negócio:
Creately
A ferramenta VSM da Creately facilita a identificação de etapas que não agregam valor ou são desperdiçadas no seu processo de negócio atual. Ao visualizar a agregação de valor e os esforços desperdiçados em um painel intuitivo, é possível tomar ações para reduzir o desperdício e, consequentemente, aumentar o valor agregado.
Os recursos notáveis da ferramenta Creately para o mapeamento do fluxo de valor incluem:
- Integração de equipes multifuncionais em um processo VSM colaborativo remoto com contribuições em tempo real de todos os membros.
- Uma vasta coleção de modelos VSM para diferentes cenários, eliminando a necessidade de criar um modelo do zero.
- Uma biblioteca de formas abrangente para processos VSM complexos, utilizada por especialistas em VSM em todo o mundo.
- Funcionalidades de arrastar e soltar para criar mapas de fluxo de valor profissionais e de nível empresarial.
SmartDraw
As ferramentas de edição SmartDraw VSM facilitam a representação do mapa do processo, sua linha do tempo correspondente e o fluxo geral de informações em um fluxograma VSM padrão. O SmartDraw oferece uma extensa biblioteca de símbolos especializados, juntamente com explicações úteis para os especialistas e gestores de VSM.
Assim, basta arrastar e soltar as formas na tela do fluxograma para criar um VSM de forma rápida e eficiente. A maioria das formas vem com as anotações de texto padrão para fluxograma VSM, o que reduz a necessidade de digitação manual. O tempo poupado pode ser utilizado na discussão sobre as etapas de agregação de valor.
O SmartDraw oferece diversas opções de compartilhamento de VSM, como a criação de um link ao vivo para colaboração online e a exportação em formatos como Visio, PDF, SVG e JPG.
LucidChart
A ferramenta LucidChart VSM permite otimizar e visualizar o seu processo de negócio por meio de um fluxograma de componentes e comunicações no processo. As funcionalidades notáveis que fazem do LucidChart VSM uma excelente opção são:
- Automatização de todo o processo VSM usando formatação condicional e vinculação de dados ao fluxograma VSM.
- Análise do fluxo de valor do processo com uma visão abrangente através de pontos de dados vinculados e fórmulas matemáticas.
- Compartilhamento do fluxograma VSM com membros do projeto para comentários ou edição direta através de controle de acesso baseado em função.
- Criação de gráficos a partir de dados vinculados e modificação automática das formas à medida que os valores mudam.
- Um sistema de controle de versão robusto para rastrear todas as alterações feitas no ciclo de vida do fluxograma VSM.
Paradigma Visual
O Visual Paradigm é uma ferramenta de fluxograma VSM baseada na nuvem, eliminando a necessidade de instalação de qualquer aplicativo. A colaboração eficiente e econômica com as partes interessadas do projeto é possível, seja na criação ou atualização de um fluxograma VSM. Sem a necessidade de instalação, qualquer pessoa pode participar, comentar ou adicionar conteúdo para aperfeiçoar o fluxograma do VSM.
O editor Visual Paradigm VSM oferece todos os símbolos VSM padrão, além de formas criativas e profissionais adicionais que agregam mais valor ao processo VSM.
A experiência do usuário notável que pode ser esperada deste aplicativo VSM inclui:
- Edição completa através de arrastar e soltar, sem necessidade de codificação.
- Incorporação do gráfico do fluxograma VSM em aplicativos como MS Word, Excel, PowerPoint e Outlook.
- Exportação de diagramas em formatos visuais como PDF, JPG, SVG, GIF e PNG.
EdrawMax
O EdrawMax é outra excelente opção para a criação de fluxogramas de mapeamento do fluxo de valor informativos e autoexplicativos. Esta ferramenta de fluxograma online possui uma vasta biblioteca de fluxogramas VSM de nível comercial. Se preferir criar o próprio fluxograma do zero, encontrará todos os símbolos padrão do mapa de fluxo de valor utilizados por especialistas em VSM.
O EdrawMax Online é intuitivo tanto para criadores de VSM experientes quanto para iniciantes. Seus símbolos são autoexplicativos e acompanhados por informações detalhadas sobre o uso do aplicativo.
O compartilhamento remoto é simplificado através da criação de diferentes níveis de acesso ao fluxograma compartilhado, usando autenticação em nuvem e direitos de acesso baseados em função. Assim, é possível permitir que alguns membros da equipe adicionem mais conteúdo, enquanto outros apenas revisem e comentem sem modificar o fluxograma VSM original.
Microsoft Visio
Se você utiliza as ferramentas do Microsoft 365 para necessidades comerciais ou pessoais, o Visio pode ser usado para criar fluxogramas VSM. No entanto, é importante observar que os símbolos e componentes para VSM no Visio estão disponíveis apenas com as seguintes assinaturas ou versões do aplicativo:
- Visio Plano 2
- Visio Profissional 2021
- Visio Profissional 2019
- Visio Profissional 2016
- Visio Profissional 2013
- Visio Premium 2010
No Microsoft Visio, é necessário criar todos os fluxogramas VSM do zero, pois não existem modelos pré-definidos. Os símbolos e conectores necessários são encontrados no estêncil “Formas do Mapa do Fluxo de Valor”. Basta arrastar e soltar os elementos na tela do Visio e adicionar texto através de caixas de texto. O processo pode ser demorado sem modelos.
FlowBreeze
Se você busca uma maneira fácil e acessível de mapear o fluxo de informações e o uso de materiais em um processo de negócios, o FlowBreeze VSM pode ser uma boa opção. Essa ferramenta funciona como um suplemento do Excel, incorporando funcionalidades de mapeamento do fluxo de valor em instalações autônomas do Excel em computadores Windows.
A ferramenta consiste em dois módulos principais:
- O Painel de Tarefas de Símbolos VSM atua como um menu adicional do Excel para a criação de fluxogramas VSM do zero, arrastando e soltando símbolos diretamente no Excel.
- O Value Stream Mapping Template Generator ajuda a criar diagramas VSM prontos para uso rapidamente, usando modelos pré-configurados.
O Excel é uma ferramenta amplamente utilizada por supervisores de projetos e fábricas para o fluxograma VSM, oferecendo acesso em tempo real aos dados do processo de negócios nos quais o VSM é desenhado.
Modelos VSM que Você Pode Baixar
1. Modelo de Mapeamento do Fluxo de Valor da Miro
Este modelo VSM da Miro facilita o esboço de um VSM do zero, o planejamento do mapa do estado futuro e a implementação das modificações para aumentar o valor dentro do processo de negócio. O modelo preenche automaticamente as notas adesivas necessárias, tais como:
- Como definir o escopo do processo VSM.
- O estado atual do processo.
- O estado futuro desejado do processo.
- O plano de implementação.
Para começar a utilizar o modelo, basta se inscrever em uma conta gratuita da Miro e, em seguida, baixar o modelo como um rascunho quando tiver adicionado conteúdo utilizando a ferramenta de edição do quadro branco Miro.
2. Modelo de Mapeamento de Fluxo de Valor Gratuito do FigJam
Este modelo VSM do FigJam é uma opção simples e eficaz para gerenciar projetos de desenvolvimento ou processos de negócios rotineiros. É gratuito para uso comercial e pessoal. É possível criar uma conta gratuita do Figma ou FigJam usando o Google ou outros e-mails para obter acesso de cópia ao modelo.
O modelo de fluxograma FigJam VSM possui as seguintes seções:
- Escopo.
- Estado atual.
- Estado futuro.
- Plano de implementação.
Cada seção inclui notas adesivas pré-preenchidas que podem ser modificadas de acordo com o projeto. Se precisar de mais notas adesivas, é possível adicioná-las. Ao concluir o mapeamento, finalize o plano de implementação para otimizar o resultado final do projeto.
Empacotando
Na metodologia de negócios Lean, o mapeamento do fluxo de valor é uma ferramenta essencial para avaliar o valor gerado em comparação com o desperdício em um processo de negócios. Diversos setores utilizam diferentes versões do VSM para realizar uma avaliação inicial do fluxo de valor e minimizar o desperdício. A criação de fluxogramas VSM profissionais exige prática e conhecimento de fluxogramas.
As ferramentas e modelos VSM mencionados neste artigo podem ajudar a realizar essa tarefa em menos tempo.
A seguir: Explicação do Diagrama do Service Blueprint [+ 5 Recursos].