Simplifique a representação de procedimentos ou algoritmos complexos através da criação de um fluxograma.
Os diagramas sempre foram um método eficaz para compreender e administrar tarefas intrincadas. No caso específico do fluxograma, suas vantagens são inúmeras.
Desde a apresentação clara e concisa de qualquer processo até a inspeção e definição de padrões de qualidade e eficiência no trabalho, ele contribui para o bom funcionamento de todas as etapas.
Adicionalmente, o fluxograma facilita a comunicação de todo o processo com a equipe. Auxilia, também, na identificação de etapas desnecessárias e gargalos, permitindo a otimização do trabalho.
Não é extremamente útil?
Certamente que sim!
Portanto, vamos analisar mais profundamente os fluxogramas e entender como criá-los.
O que é um fluxograma?
Um fluxograma é um diagrama que ilustra qualquer processo ou algoritmo, de cima para baixo ou da direita para a esquerda, por meio de etapas. Ele descreve todo o trabalho em pequenas tarefas, culminando com uma solução ou o fim do processo. Ele pode ser desenhado em papel ou digitalmente, com o auxílio de softwares específicos.
Ele funciona como um mapa virtual para sua jornada através de um processo, facilitando a compreensão do caminho a seguir.
Diversos autores categorizaram os fluxogramas com base em suas próprias perspectivas. Por exemplo, Sternecker classificou os gráficos com base no “Controle de Fluxo”. Segundo ele, os fluxogramas se dividem em quatro tipos.
São eles:
- Fluxogramas de documentos,
- Fluxogramas de sistema,
- Fluxogramas de dados e
- Fluxogramas de programa.
Da mesma forma, existem várias outras categorias de fluxogramas, baseadas em outros critérios.
Então, como ele ajuda a entender as coisas facilmente?
Um fluxograma auxilia na compreensão de processos complexos de forma imediata, simplificando o fluxo de trabalho ou algoritmo. Ele apresenta uma representação visual clara de qualquer processo intricado, facilitando o acompanhamento do que já foi feito, do que deve ser feito em seguida e do que está pendente.
É possível analisar a situação de forma simples e seguir o fluxo para garantir os resultados desejados. E, finalmente, oferece uma conclusão predefinida para o cenário em questão.
Ele representa todo o processo por meio de diferentes formas, associadas a diferentes tipos de etapas. As etapas em um gráfico podem ser ações, tomadas de decisão, documentação, entrada/saída, esperas ou atrasos, etc. Existe uma forma correspondente para cada tipo de etapa. Essas não são regras rígidas, mas sim padrões globais para torná-los acessíveis a todos.
Por exemplo, se uma etapa envolve alguma tomada de decisão, você deverá usar uma forma de losango. E assim, existem diversas formas para os diferentes tipos de etapas. As setas atuam como caminhos, indicando a ordem das etapas. Há diversas formas atrativas para as etapas, como retângulos, losangos, ovais, etc.
Formas proeminentes e seu uso no fluxograma
As diversas formas foram criadas para definir os tipos de etapas. E existem inúmeras formas para os diferentes fluxogramas e suas respectivas etapas. Algumas formas proeminentes e frequentemente usadas são as seguintes:
- Terminator – Possui uma forma oval para os pontos inicial e final. É utilizado também para indicar o resultado de algum caminho no gráfico.
- Decisão – Apresenta duas opções, resultantes das respostas “Sim” e “Não” à decisão. Em algoritmos de computador, pode ser representada por instruções “if-else”, utilizadas para comparar e gerar resultados binários.
- Processo – Um símbolo retangular é usado para ações ou funções definidas no processo. Pode haver etapas únicas nessas caixas, ou mais de uma etapa contínua em conjunto.
- Documento – Esta forma é inserida quando há algum documento como entrada. Por exemplo, recebimento de cartas, e-mails, pedidos, etc. O mesmo símbolo é usado quando algum documento é gerado como saída de dados, por exemplo, memorandos, cartas, etc.
- Dados (Entrada/Saída) – A forma de losango no diagrama denota dados disponíveis como entrada ou saída do processo.
- Processo pré-definido – Representa um processo conhecido ou um processo definido em outro local. Também pode ser usado para processos complexos. Não é necessário incluí-los no fluxograma, mas pode-se usá-los para entender o funcionamento interno de um processo.
- Entrada Manual – Como o nome indica, refere-se à entrada de dados feita manualmente por alguém, geralmente por meio de algum dispositivo ou ferramenta.
- Atraso – Este símbolo indica um atraso em alguma parte do processo. É possível mencionar o período de atraso dentro da caixa, para uma representação mais clara.
- Comentário ou Anotação – O símbolo de comentário é utilizado quando uma etapa requer informações adicionais. Este símbolo geralmente aparece entre chaves com o texto relevante. Ele pode ter uma linha tracejada ligando-o a uma seção específica do fluxograma que necessita de explicação.
- Banco de Dados – Possui formato cilíndrico e é utilizado quando dados são armazenados em um serviço de armazenamento.
- Conector na página – Um conector na página é um pequeno círculo que une elementos diferentes na mesma página, evitando fluxos confusos e desordenados.
- Conector fora da página – Ajuda a unir elementos em páginas distintas. Para processos complexos, pode ser necessário criar fluxogramas extensos, que abrangem várias páginas. Nesses casos, os conectores fora da página facilitam o fluxo da informação.
Casos de uso populares de fluxograma
Além dos algoritmos de computador, os fluxogramas são amplamente utilizados em outros campos, como negócios, manufatura, educação, engenharia, vendas e marketing. Eles abrangem todas as áreas possíveis de um processo nesses campos, oferecendo um panorama completo do início ao fim.
Antes de criar um para suas necessidades, vamos analisar alguns casos de uso populares dos fluxogramas.
Algoritmos de computador eficientes
Os fluxogramas se provaram extremamente úteis no desenvolvimento de algoritmos de computador eficazes. Ao facilitar a compreensão de problemas complicados, eles são capazes de apresentar toda a ideia para criar uma solução lógica eficiente, na forma de algoritmos. Assim, eles auxiliam na comunicação, discussão e análise dos algoritmos.
Planejamento de novos projetos
É comum que equipes trabalhem frequentemente em novos projetos. Nesse contexto, os fluxogramas se mostram muito valiosos no planejamento. Eles são capazes de representar de forma eficaz as etapas necessárias para a conclusão de todo o projeto.
Auditoria dos processos
Além de oferecer uma visão clara do trabalho, os fluxogramas são eficientes na identificação de problemas nos processos. Quando todo o trabalho é dividido em pequenas etapas interligadas, eles auxiliam na identificação de etapas desnecessárias, permitindo a realização de melhorias. Isso economiza tempo e assegura um fluxo de trabalho mais eficiente.
Gerenciando o fluxo de trabalho
Diagramas de fluxo de trabalho (um tipo de fluxograma) são utilizados para gerenciar o fluxo de trabalho, seja direcionando o trabalho humano, integrando processos, ou ambos.
Os processos são definidos da melhor maneira, visando o resultado mais eficaz e eficiente.
Modelagem de Processos de Negócios
Os fluxogramas são benéficos para documentar processos de negócios. Esses processos podem ser complexos, com muitas possibilidades ou resultados finais. Os fluxogramas ajudam a organizar e direcionar esses processos. Um tipo específico de diagrama, conhecido como “cadeia de processos orientada a eventos” (EPC), é utilizado para processos de negócios.
Tomada de decisão 🤔
Os fluxogramas podem apresentar todas as opções possíveis, tornando o processo de tomada de decisão mais rápido, orientado por dados e fácil. Os fluxogramas direcionam os pensamentos durante a tomada de decisões, auxiliando na escolha mais rápida.
Creately
Uma ferramenta muito útil para criar fluxogramas com a ajuda de modelos é o Creately, que oferece automação para acelerar o processo. Ele possui diversas formas, tipos de diagramas, atalhos de barra de ferramentas, temas e estilos que ajudam o conteúdo a se destacar.
A área de desenho é organizada e limpa, permitindo que você se concentre na criação do fluxograma sem distrações. Essa é uma das razões pelas quais empresas como PayPal, Amazon e eBay utilizam seus serviços.
O plano gratuito oferece recursos limitados. Os planos pagos, a partir de $4,95/mês, oferecem mais opções, permitindo que você experimente todos os recursos da ferramenta.
Para arquitetos de nuvem AWS, existe uma ferramenta de diagramação específica.
Edraw
Compatível com Windows, Mac e Linux, o Edraw Flowchart Maker é tão bom quanto as outras opções mencionadas neste artigo. Grandes marcas como Samsung, IBM e Intel confiam em suas funcionalidades.
Ele oferece diversos símbolos, formas e elementos que podem ser incorporados usando a interface de arrastar e soltar, que é muito fácil de usar. Mesmo quem nunca utilizou uma ferramenta desse tipo antes, não terá dificuldades para aprender.
Veja o software em ação aqui:
Um dos maiores atrativos do Edraw Flowchart Maker é o preço de acesso vitalício, que gera economia a longo prazo.
Lucidchart
Lucidchart é um construtor de fluxogramas de arrastar e soltar que possui uma grande biblioteca de formas e elementos. É possível começar com uma tela em branco ou escolher um modelo para agilizar o processo. As formas adicionadas podem ser conectadas em sequência e personalizadas em cores e texto.
Ao finalizar a criação, o fluxograma pode ser salvo e compartilhado em diversos formatos. É possível também colaborar com outros membros da equipe e integrar com aplicativos do Google Workspace e Microsoft Office para aumentar a produtividade.
Zen Flowchart
Totalmente gratuito e confiável por mais de 650.000 usuários em todo o mundo, incluindo Google e Spotify, o Zen Flowchart se destaca nesta lista devido à sua facilidade de uso. A montagem do fluxograma leva apenas alguns cliques. Comece adicionando novos nós ou conectando nós diferentes com a ajuda de conectores inteligentes.
A interface é limpa e minimalista, permitindo que você se concentre na criação do conteúdo, sem distrações. É possível alterar facilmente a cor dos nós e personalizá-los com apenas um clique.
Após criar o fluxograma, salve-o em formato PNG ou como um documento dinâmico, que se adapta a alterações futuras.
SmartDraw
É possível usar o SmartDraw online ou baixar o software em seu sistema Windows para criar fluxogramas. Ambas as opções oferecem a mesma facilidade de uso.
É possível começar escolhendo um dos diversos modelos pré-fabricados e adicionar etapas com apenas alguns cliques. Não é preciso se preocupar com a formatação, pois a ferramenta faz isso automaticamente. Basta adicionar os comandos e a ferramenta reorganizará os elementos para um visual agradável.
Os fluxogramas criados podem ser armazenados em pastas compartilhadas, permitindo que a equipe colabore sempre que necessário. Se você tiver alguma dúvida ou dificuldade, pode entrar em contato com a equipe de suporte por e-mail ou telefone.
Diagrams
Como o nome sugere, Diagrams permite a criação de fluxogramas e outros diagramas para diferentes propósitos. Ele possui vários elementos que podem ser adicionados ao projeto, divididos em categorias como básico, avançado e diversos.
Na tela, você pode realizar diversas personalizações, criando algo original e de acordo com suas preferências, sem se limitar ao software. Com um clique, é possível alinhar setas e elementos de forma adequada.
Você pode utilizar o software também para criar diagramas de arquitetura de aplicativos.
Canva
Todos já ouvimos falar do Canva e suas diversas funcionalidades. Ele também permite a criação de fluxogramas com modelos profissionais e ajustes de cores, fontes e alinhamento.
A ferramenta foi pensada para quem não é designer. Portanto, tudo funciona no modo “arrastar e soltar”. É possível utilizar até 20 gráficos diferentes e adicionar diversos símbolos, imagens, ícones, etc.
Após criar o fluxograma, salve-o, baixe-o ou incorpore-o em suas apresentações com apenas alguns cliques.
Conclusão
Neste artigo, discutimos os fluxogramas e suas aplicações. Também mostramos como começar a criar fluxogramas de forma eficiente.
Você pode explorar também o Mind Map Maker para visualizar suas ideias.