Aplicativos de contabilidade são ferramentas indispensáveis para empresas, auxiliando no acompanhamento de despesas e contas, no controle financeiro e na preparação para a temporada de impostos.
Pequenos empresários e startups, em sua busca por expansão, muitas vezes precisam viajar internacionalmente. Manter o controle de tudo durante essas viagens pode ser um desafio, exigindo, em alguns casos, a dependência de terceiros para essa função.
Entretanto, essa realidade está mudando. Com aplicativos de gestão financeira, é possível monitorar tudo em tempo real, de qualquer lugar.
Softwares de contabilidade surgem como soluções eficazes para acompanhar o fluxo de caixa e as finanças de forma abrangente.
Uma gestão adequada garante que os registros estejam sempre atualizados, permitindo que os proprietários de pequenas empresas conheçam sua receita, prevejam a lucratividade, avaliem suas obrigações fiscais e verifiquem os saldos de suas contas.
No cenário atual, muitas empresas estão optando por softwares em vez de contadores para gerenciar folha de pagamento e impostos. A questão central é: qual software é o mais adequado para suas necessidades?
Este artigo visa esclarecer a importância de um software de contabilidade e apresentar opções que melhor se adaptam a diferentes modelos de negócios.
O que é um Software de Contabilidade?
Um software de contabilidade é um programa que permite que pequenas empresas monitorem suas despesas e receitas. Ele automatiza tarefas recorrentes, como entrada de dados, simplificando a gestão financeira. Além disso, facilita a compreensão da rentabilidade, a declaração de impostos e a realização de atividades contábeis de maneira geral.
Ideal para startups e pequenas empresas, o software de contabilidade se destaca por sua usabilidade e praticidade. Ele também auxilia na geração de relatórios como balanços patrimoniais e demonstrativos de resultados.
A maioria dos softwares inclui funcionalidades como rastreamento de pagamentos e contas a receber, gestão de estoque, emissão de faturas, entre outras. É crucial que o aplicativo seja seguro e fácil de usar, com características básicas como:
- Recursos contábeis essenciais: o software deve oferecer opções como emissão de faturas, conciliação bancária, gestão de contas a pagar, entre outros.
- Rastreamento de despesas: o aplicativo deve permitir o registro e a organização de faturas, recibos e outros documentos, auxiliando na criação de um orçamento mais eficiente e na melhoria da saúde financeira da empresa.
- Gestão de relatórios financeiros: em vez de perder tempo com tarefas manuais, o aplicativo deve gerar relatórios precisos e personalizados de forma rápida e automática.
- Rastreamento de tempo: o software deve permitir o registro do tempo gasto em cada projeto, facilitando a cobrança de horas faturáveis.
- Conexão com stakeholders: o aplicativo deve permitir o monitoramento de pagamentos e datas de vencimento, além de integrar-se a sistemas de pagamento online para agilizar as transações.
Por que Utilizar um Software de Contabilidade?
A tecnologia facilitou muito o dia a dia dos negócios. A popularização dos smartphones permitiu que muitos empreendedores gerenciem seus processos empresariais diretamente de seus aparelhos.
Desde o envio de faturas até o rastreamento de pagamentos, os softwares de contabilidade oferecem diversos benefícios para pequenas empresas, como:
- Organização de transações: o software centraliza todas as transações e registros financeiros, permitindo um acompanhamento facilitado.
- Economia de tempo: a automação de tarefas como conciliação de extratos e criação de lançamentos contábeis permite que o empreendedor ganhe tempo para outras atividades.
- Custo-benefício: a utilização de um software de contabilidade pode ser mais econômica do que a contratação de um contador para as mesmas funções.
- Conformidade: o software oferece recursos que auxiliam na conformidade com obrigações fiscais, como a geração de relatórios e preparação de impostos.
- Integração: ao integrar-se com outras plataformas, como e-commerce e CRM, o software de contabilidade se torna ainda mais prático para o proprietário da empresa.
- Acesso remoto: o usuário pode acessar suas informações de qualquer lugar e a qualquer momento, facilitando o acompanhamento de faturas e despesas.
- Redução de erros: a automação dos processos financeiros reduz o risco de erros nas operações.
Agora que você já sabe o que é um software de contabilidade e como ele pode beneficiar sua empresa, vamos apresentar alguns dos melhores aplicativos de contabilidade que oferecem recursos abrangentes para atender às necessidades financeiras do seu negócio.
FreshBooks
O aplicativo de contabilidade FreshBooks permite gerenciar seus negócios de qualquer lugar, mantendo-o conectado aos seus clientes. É uma ferramenta que auxilia no crescimento da sua empresa e na gestão contábil remota.
Com o FreshBooks, você pode rastrear automaticamente a quilometragem percorrida durante viagens a negócios e categorizá-las com apenas um toque. Além disso, ele mostra as possíveis deduções fiscais diretamente no seu celular.
Após a conclusão de um projeto, você pode enviar a fatura diretamente do seu escritório e receber o pagamento instantaneamente.
O FreshBooks elimina a necessidade de recibos em papel. Basta tirar uma foto nítida do recibo para que o aplicativo capture automaticamente os totais, taxas do comerciante e impostos, agilizando o rastreamento de despesas.
Além disso, responder a comentários e perguntas de clientes ficou mais fácil com a contabilidade móvel. Você pode acompanhar conversas e mantê-las em um único lugar, além de receber atualizações quando o cliente visualiza a fatura ou quando o pagamento está vencido.
O FreshBooks se sincroniza com os aplicativos de contabilidade móveis e de desktop, permitindo que você trabalhe em qualquer dispositivo sem perder informações importantes. Ele também oferece recursos como estimativas e rastreamento de propostas, rastreamento de tempo, gestão de projetos e de pagamentos, contabilidade e relatórios.
O aplicativo pode ser baixado gratuitamente ou adquirido por um valor inicial de US$ 1,70/mês para acesso a recursos adicionais.
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Disponível em:
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Android
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iOS
Zoho Books
O aplicativo Zoho Books facilita a gestão contábil do seu negócio, estando disponível para Android e iOS. Ele oferece insights sobre o desempenho da sua pequena empresa por meio de um painel de KPIs. Além disso, proporciona opções de pagamento convenientes e seguras para que seus clientes realizem pagamentos online de forma direta.
Você pode criar faturas personalizadas que reflitam sua marca e enviá-las para seus clientes. O monitoramento de contas e despesas ficou mais fácil, permitindo que você veja como o dinheiro está saindo da sua empresa.
Também é possível gerar relatórios financeiros, como demonstrativos de fluxo de caixa, demonstrativos de resultados e balanços patrimoniais, para entender a situação do seu negócio.
Adicione widgets à tela inicial do seu telefone Apple para acessar rapidamente listas de faturas, contas a receber e cronômetros. O Zoho Books também pode rastrear sua distância percorrida em viagens e convertê-la em despesas por meio de mapas e GPS da Apple. Além disso, digitalize cartões de visita e adicione as informações à sua lista de contatos.
Com os atalhos de conversa da Siri, você pode criar despesas, visualizar faturas não pagas, iniciar ou parar cronômetros e definir lembretes de transações. O aplicativo Zoho Books também oferece suporte ao Apple Watch, que permite que você controle suas finanças enquanto realiza outras tarefas, envie lembretes de pagamento, monitore o tempo dos projetos, visualize faturas pendentes e muito mais.
O aplicativo pode ser testado gratuitamente ou é possível escolher um plano pago para seu negócio em crescimento.
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Disponível em:
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Android
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iOS
QuickBooks
O aplicativo móvel QuickBooks permite que você gerencie seus negócios de qualquer lugar, acessando seus dados instantaneamente. Você pode inserir transações, faturar clientes, enviar relatórios, registrar despesas e realizar outras tarefas de onde estiver.
O QuickBooks faz o backup automático de seus dados na nuvem e sincroniza com todos os dispositivos. Ele auxilia na emissão de relatórios de lucros e perdas e no acesso aos balanços patrimoniais. Além disso, cuida dos seus pagamentos. Você pode usar o leitor de cartão móvel para receber pagamentos com cartão de crédito.
O aplicativo registrará a transação e enviará automaticamente o dinheiro para a sua conta bancária. Você também pode criar faturas facilmente e enviá-las por e-mail para seus clientes. Se você utiliza um dispositivo Android, pode enviar faturas através do WhatsApp.
Receba notificações instantâneas quando o cliente visualiza a fatura ou realiza o pagamento total. O aplicativo móvel QuickBooks transforma a câmera do seu celular em um scanner de recibos, registrando as despesas nos livros assim que a transação é aprovada. Além disso, você pode adicionar as despesas à fatura, anexar um recibo e acompanhar as deduções fiscais.
Os planos de preços são flexíveis e podem ser adquiridos a partir de US$ 15/mês. É possível realizar um teste gratuito por 30 dias.
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Disponível em:
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Android
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iOS
Wave
Com o aplicativo Wave, você gerencia suas finanças de qualquer lugar, monitorando serviços bancários, pagamentos e faturamento em um único lugar. Isso permite economizar tempo, simplificar a gestão financeira e receber pagamentos de forma mais rápida.
O Wave também permite que você mantenha suas finanças pessoais e empresariais separadas. Você pode se conectar ao software de contabilidade para automatizar seu livro contábil. Além disso, pode utilizar o Cartão de Débito Empresarial Wave Visa e cartões virtuais em qualquer lugar.
O aplicativo oferece um painel intuitivo para monitorar suas finanças, permitindo que você controle a saúde financeira da sua empresa. Você também pode criar, personalizar e enviar faturas de qualquer lugar.
O Wave oferece notificações instantâneas para avisá-lo quando a fatura é visualizada, o pagamento está pendente ou já foi concluído, possibilitando um melhor gerenciamento do fluxo de caixa. Além disso, você encontra lembretes de pagamento automático quando a fatura vence.
Marque as faturas como pagas imediatamente após o recebimento do pagamento para que seus registros estejam sempre atualizados. Você pode personalizar suas faturas adicionando cores, logotipos e utilizando diferentes modelos. Também é possível adicionar suas condições de pagamento personalizáveis às suas faturas.
Crie sua conta gratuita hoje e pague de acordo com os serviços que você necessita.
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Disponível em:
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Android
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iOS
Xero
O aplicativo de contabilidade Xero permite que você gerencie seus negócios com confiança e controle suas finanças de qualquer local. Com ele, você pode enviar faturas instantaneamente após a conclusão de um trabalho, revisar transações e conciliá-las em segundos.
O aplicativo permite que você rastreie faturas não pagas e vencidas para saber o status das mesmas. Você também pode verificar o desempenho da sua empresa em tempo real. Além disso, é possível converter orçamentos em faturas e enviar as faturas por e-mail ou aplicativos de mensagens.
Adicione novos clientes rapidamente quando precisar enviar uma fatura e verifique os pagamentos pendentes no seu aplicativo de contabilidade. Acompanhe seus clientes quando visualizam suas faturas e monitore o fluxo de caixa e o lucro da sua pequena empresa.
Você pode começar a usar o aplicativo de contabilidade Xero gratuitamente e acessar todos os recursos por 30 dias, antes de escolher o plano mais adequado para sua empresa. Se você trabalha por conta própria ou está iniciando um negócio, pode escolher um pacote inicial com recursos suficientes para atingir suas metas financeiras.
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Disponível em:
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Android
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iOS
Sage Accounting
O aplicativo Sage Accounting permite que você trabalhe de qualquer lugar e gerencie suas finanças com facilidade. Ele é mais adequado para pequenas empresas e oferece aplicativos móveis para Android e iOS. Com ele, você pode ser mais produtivo, mesmo trabalhando em casa.
O aplicativo também permite que você acesse informações importantes mesmo quando estiver offline. É possível acompanhar seus clientes e verificar faturas pendentes.
Além disso, você pode enviar lembretes de pagamento para faturas não pagas, acompanhar a saúde financeira do seu negócio em tempo real e atualizar as contas de onde estiver.
O aplicativo de contabilidade Sage permite acessar informações financeiras em qualquer lugar, seja com um cliente ou em viagem. Ele ajuda a acompanhar o quanto cada cliente deve para que você possa monitorar seu fluxo de caixa.
Você também pode digitalizar recibos usando a câmera do seu celular e carregar os dados no aplicativo de contabilidade. O Sage também importa seus contatos do smartphone para o aplicativo, reduzindo erros ao copiar endereços, contatos e números de telefone.
Você também pode atualizar seus níveis de estoque durante a emissão de faturas, agilizando esse processo. Após a entrega do produto ou serviço, você pode anexar arquivos e imagens às suas faturas antes de enviá-las aos clientes.
Obtenha melhores resultados na gestão financeira do seu negócio escolhendo o plano ideal. Você pode atualizar ou cancelar a assinatura a qualquer momento. A empresa não cobra taxas ocultas, compromissos ou contratos. É possível realizar um teste gratuito para verificar qual plano é o mais adequado para sua empresa.
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Disponível em:
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Android
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iOS
Considerações Finais
A contabilidade é um setor crucial em qualquer empresa. Para gerenciar as contas de forma eficaz, você precisa rastrear e monitorar suas despesas diárias.
Utilizar um aplicativo de contabilidade confiável economiza tempo e recursos no processo de gestão das contas. Ao escolher o melhor software de contabilidade para o seu negócio, considere alguns fatores como preço, período de avaliação gratuito, facilidade de uso, gestão de estoque e projetos, geração de relatórios, entre outros.
Para complementar, confira também os melhores geradores de faturas para receber pagamentos dos seus clientes.