Se você utiliza o Microsoft Planner, provavelmente já percebeu que ele oferece mais funcionalidades do que aparenta à primeira vista. Este artigo apresenta algumas dicas, truques e recursos que o ajudarão a evoluir de um usuário iniciante para um mestre do Planner.
Personalize seus títulos de tarefas com Emojis
As palavras são importantes, mas em certas ocasiões, emojis podem ser ainda mais eficazes. Embora você possa inserir emojis em diversos pontos de uma tarefa, o título é o lugar mais prático para um reconhecimento rápido.
Para acessar o seletor de emojis, pressione a tecla Windows + . (ponto final) em um PC, ou Command + Control + Espaço em um Mac, e selecione o emoji desejado.
O uso de emojis pode ser especialmente útil para tarefas recorrentes ou de naturezas específicas, permitindo que você identifique rapidamente o tipo de tarefa sem ter que ler o texto completo.
Emojis também podem ser usados nos títulos dos buckets (pastas), o que é bastante útil para planos que utilizam buckets para áreas específicas como design gráfico, comunicação, testes, entre outros. Ou, você pode empregar emojis para tornar mais explícito o que cada bucket representa.
Independentemente da sua necessidade, o uso de emojis nos títulos das tarefas contribui para uma melhor compreensão e uma abordagem mais visual.
Exibir anexos, check-lists e notas nos cards
Adicionar emojis ajuda a identificar a natureza da tarefa, mas não indica seu progresso ou os passos necessários para completá-la.
Você pode exibir anexos, check-lists ou texto de notas diretamente no card da tarefa para facilitar o acompanhamento de seu desenvolvimento.
Abra a tarefa no Planner e selecione “Mostrar no cartão” ao lado do elemento que você deseja exibir no card.
É possível exibir apenas um dos três elementos por vez, mas você pode alterar sua escolha a qualquer momento. O elemento selecionado será exibido no card.
Duplique tarefas individuais ou planos inteiros
Precisa recriar uma tarefa já existente? Não se preocupe em redigitar tudo de novo, basta duplicá-la.
Abra a tarefa que deseja copiar, clique no ícone de três pontos no canto superior direito e escolha “Copiar Tarefa”.
Selecione os elementos da tarefa que você deseja copiar e clique em “Copiar”.
Agora você tem uma cópia que pode usar para criar novas tarefas, o que é ideal para tarefas similares que precisam ser atribuídas a diferentes pessoas, como organizar uma reunião individual com seu chefe ou uma tarefa que é realizada por uma pessoa diferente a cada dia.
Se você costuma utilizar tarefas similares repetidamente, como um conjunto de tarefas para cada projeto ou um número fixo de tarefas semanais, você pode duplicar um plano inteiro.
Clique no ícone de três pontos na parte superior do plano e selecione “Copiar Plano”.
O novo plano terá o mesmo nome do plano original, mas com o prefixo “Cópia de”. Você pode alterar o nome, escolher se o plano estará disponível para todos na sua organização e clicar em “Copiar plano”.
Em poucos segundos, o novo plano estará disponível na seção “Planos recentes” na barra lateral.
Todos os elementos serão copiados, com exceção de:
- Descrição do plano
- Membros do plano
- Status favorito do plano
- Anexos de Tarefa
- Atribuições de Tarefas
- Progresso da Tarefa
- Datas de Tarefas
- Comentários da tarefa e atividade
Esta funcionalidade é muito útil para criar modelos de planos que precisam ser atualizados regularmente.
Arraste e solte tarefas entre as colunas para editar
Por padrão, as suas tarefas são organizadas nos buckets que você definiu (Pendências, Em Andamento, Concluído, ou quaisquer outros que você tenha criado). O Planner também permite agrupar tarefas com base em suas propriedades, como Data de Vencimento, Responsável, Prioridade e outras opções.
Já abordamos o agrupamento por diferentes segmentos anteriormente, mas aqui está um breve resumo:
Para alterar o modo como suas tarefas estão agrupadas, clique no botão “Agrupar por Bucket” no canto superior direito da interface do Microsoft Planner.
Selecione uma propriedade diferente para agrupar as suas tarefas e elas serão reorganizadas automaticamente. Por exemplo, se você escolher “Prioridade”, as tarefas serão agrupadas em novas colunas de prioridade.
Você pode arrastar e soltar as tarefas entre essas colunas para alterar suas propriedades. Você iniciou um teste e encontrou problemas? Sem problemas, agrupe por “Progresso” e arraste as tarefas testadas de volta para a coluna “Em andamento”. Depois, agrupe por “Atribuído a” e arraste as tarefas para os buckets das pessoas responsáveis por resolver os problemas ou para o bucket “Não atribuído”, caso qualquer um possa assumir a tarefa.
Este processo é muito mais rápido e prático do que abrir cada tarefa individualmente e editar cada campo manualmente.
Adicione tarefas e altere datas na visualização de calendário
Se você prefere visualizar suas tarefas por data de vencimento, clique na opção “Agendar” na parte superior do plano.
Isso exibirá uma visão de calendário de todas as suas tarefas. Você pode adicionar novas tarefas, arrastar tarefas para diferentes dias para alterar suas datas de vencimento, ou remover tarefas do calendário para remover a data de vencimento por completo.
A visualização de calendário exibe o mês atual por padrão, mas você pode clicar no botão “Semana” para ter uma visão semanal.
A visualização de calendário é a maneira ideal no Microsoft Planner para obter uma visão geral de tudo o que precisa ser feito. É muito mais fácil entender sua carga de trabalho quando você a visualiza dessa forma.
Seja na visualização semanal ou mensal, você pode arrastar e soltar qualquer tarefa para uma nova data para alterar a data de vencimento.
Você também pode arrastar qualquer tarefa da lista “Tarefas não agendadas” para o calendário para definir uma data de vencimento.
Por outro lado, você também pode arrastar uma tarefa do calendário para a lista “Tarefas não agendadas” para remover a data de vencimento.
Adicione novas tarefas clicando no botão “Adicionar tarefa” ou clicando no sinal de adição (+) em qualquer data, o que definirá automaticamente a Data de vencimento da tarefa como essa data.
A visualização de calendário oferece uma perspectiva diferente sobre suas tarefas, além de fornecer uma visão intuitiva da sua carga de trabalho.
Acesse todos os anexos no armazenamento de arquivos do Planner
Ao longo do tempo, um plano pode acumular muitos anexos, sejam imagens, documentos, planilhas ou outros tipos de arquivo. Se você precisar encontrar um anexo específico, pode localizá-lo no armazenamento de arquivos.
Clique no ícone de três pontos no topo do plano e selecione a opção “Arquivos”.
Isso abrirá uma nova aba no seu navegador, exibindo o site do SharePoint que armazena todos os arquivos das suas tarefas.
Você pode adicionar, editar ou excluir arquivos, mas esteja ciente de que se você excluir um arquivo deste local, ele será excluído do seu plano. No entanto, esta é a maneira mais rápida de encontrar um arquivo caso você tenha muitos anexos nas suas tarefas.
Com essas dicas e truques, você está no caminho certo para se tornar um mestre do Microsoft Planner.