No mundo dos negócios de hoje, todos os proprietários de uma empresa devem entender completamente a contabilidade. Ter um sólido conhecimento de contabilidade faz com que o indivíduo perceba o desempenho da empresa.
A contabilidade é um processo de identificação, análise, registro e comunicação das informações necessárias sobre a situação financeira da empresa. E, em troca, ajudar os tomadores de decisão da empresa a tomar decisões sábias.
Antes de falarmos sobre as Regras de Ouro da Contabilidade, vamos orientá-lo em alguns termos básicos. Eles são os seguintes:
Entidade é definida como uma unidade econômica que diferencia a contabilização de certas transações de outras entidades. Os principais tipos de entidades são – parceria, corporação e empresa individual.
Transação: Uma transação é uma ocasião em que algum valor é trocado entre duas ou mais entidades. Pode envolver comprar, receber dinheiro, pagar a um credor, etc. Pode ser uma transação de crédito ou dinheiro.
Crédito: Abreviado como Cr, os créditos são lançamentos contábeis que reduzem ativos ou aumentam passivos. Um crédito é a concessão de um adiantamento ou adiantamento de bens, serviços ou dinheiro.
Débito: Abreviado como Dr., débito é um lançamento contábil que serve para aumentar o valor de um ativo ou diminuir um passivo. Um débito é a remoção de bens, serviços ou dinheiro da conta da entidade comercial que é devedora.
Despesas: As despesas de uma empresa são o custo dos ativos ou serviços usados durante um período contábil. Depreciação, salário, aluguel, luz e água, telefone e outras despesas regulares são alguns exemplos.
Perda é a diferença entre as despesas de um período e as receitas associadas. Ou, em outros termos, como a soma de dinheiro perdido ou custos incorridos sem qualquer lucro em troca. Por exemplo, dinheiro ou itens roubados e perdidos ou um acidente de incêndio.
Ganho: Um ganho é definido como um aumento no valor de um ativo. O lucro ou ganho ocorre quando o preço atual de um ativo de propriedade é maior que o preço de compra original.
Outros termos padrão em contabilidade são ativos, auditoria, balanço patrimonial, orçamento, fluxo de caixa, dividendos, patrimônio e muito mais.
Como já temos uma ideia básica, vamos apresentar as três regras de ouro da contabilidade, sua importância, classificação e muito mais.
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Por que precisamos de regras na contabilidade?
Sem regras específicas, os lançamentos contábeis não podem ser registrados. As “Regras de Ouro de Contabilidade” são as diretrizes para registrar lançamentos contábeis ou transações de forma sistemática ou cronológica. Para passar os lançamentos contábeis necessários para uma contabilidade precisa, deve-se seguir as 3 Regras de Ouro da Contabilidade.
Antes de mergulhar nesses princípios de ouro, vamos revisar as terminologias básicas das regras contábeis.
Diário: É um livro de lançamentos originais onde todas as informações transacionais são registradas à medida que ocorrem. Chama a atenção para as contas que precisam ser creditadas e aquelas que precisam ser debitadas. Journalizing é o processo de inserir as transações em um diário.
Contas: Na revista, existem basicamente três classificações principais de contas – Conta Pessoal, Conta Real e Conta Nominal.
- Conta Pessoal: Um Razão de Uso Geral conectado a indivíduos, empresas e associações. Também pode ser uma pessoa artificial e uma conta pessoal representativa. Existem três tipos de it viz.
- Conta Pessoal Natural: Conta relacionada a seres humanos. Exemplo: Richi, George, Bill, Amanda, etc.
- Conta Pessoal Artificial: Contas de entidades empresariais. Exemplo: Empresas, entidades governamentais, sociedades e clubes.
- Conta Pessoal Representativa: Contas que refletem contas conjuntas. Exemplo: conta de saque de um proprietário, conta de capital de um proprietário, conta de passivo pendente, etc.
- Conta Real: Contas relacionadas aos ativos, posses, passivos, patrimônio e propriedades de uma empresa. Exemplo: Conta Máquinas, Conta Investimentos, Conta Ativo, Conta Passivo, Caixa, Depósitos Fixos, etc.
- Conta Nominal: Esta conta, também conhecida como conta temporária, pertence a receitas, ganhos, perdas e despesas. É uma conta que você fecha no final de cada período contábil. Exemplo: Contas de salário, aluguel, juros pagos, descontos recebidos, etc.
Passemos agora às Regras de Ouro da Contabilidade.
Regra 1: debitar o recebedor, creditar o doador
As contas pessoais estão sujeitas ao princípio de debitar o destinatário e creditar o doador. Debite a conta se receber algo. Credite a conta se você doar.
Cenário 1: Você compra itens da Empresa XYZ no valor de USD 2.000. Você deve creditar a Empresa XYZ e debitar sua Conta de Compra em seus registros. Você deve creditar a Empresa XYZ porque ela é a doadora que fornece as mercadorias. A Conta de Compra do destinatário deve então ser debitada.
Data (MM/DD/AAAA)ContaDébito (Dr)Crédito (Cr)07/14/2022Conta de compra2000Contas a pagar2000
Cenário 2: Digamos que você pagou à Empresa XYZ por material de escritório em dinheiro por USD 1.500 neste exemplo. Você deve creditar sua Conta de Dinheiro (do doador) e debitar o destinatário.
Data (MM/DD/AAAA)ContaDébito (Dr)Crédito (Cr)08/15/2022Conta de Suprimentos1500Conta Caixa1500
Regra 2: Debitar o que entra e creditar o que sai
Use a segunda regra de ouro ao lidar com contas reais, também chamadas de contas permanentes. Essas contas não encerram seu ano fiscal. Seus saldos restantes são transferidos para o próximo trimestre contábil.
Essa regra torna tudo muito simples: debite a conta sempre que um item entrar na sua empresa (como um ativo). Credite a conta quando o valor sair da sua empresa. Por exemplo, um pagamento feito.
Vamos usar o exemplo da compra de um veículo por USD 5.000. Credite sua Conta de Caixa (o que sai) e debite sua Conta de veículo (o que entra)
Data (MM/DD/AAAA)ContaDébito (Dr)Crédito (Cr)07/16/2022Conta do veículo5000Conta à vista5000
Regra 3: Debite todas as despesas e perdas e credite todas as receitas e ganhos
As contas nominais são cobertas pela regra de ouro final da profissão contábil. Se sua empresa incorrer em despesas ou sofrer perdas, debite a conta em contas nominais. Se sua empresa tiver que registrar receita ou lucro, credite a conta.
Por exemplo, para receita ou ganho, digamos que você venda mercadorias da Empresa XYZ no valor de USD 17.000. Sua conta de vendas deve debitar a despesa e creditar a receita.
Data (MM/DD/AAAA)ContaDébito (Dr)Crédito (Cr)18/07/2022Conta de Caixa17000Conta de Vendas17000
Por exemplo, para despesas ou perdas, digamos que você gaste US$ 13.000 para comprar qualquer coisa da Empresa XYZ. Você deve debitar o pagamento (a compra de USD 13.000) e creditar a receita para registrar a transação.
Data (DD/MM/AAAA)Conta Débito (Dr)Crédito (Cr)17/07/2022Conta de compra13000Conta à vista13000
Créditos e débitos são documentados para cada transação na contabilidade. As ideias fundamentais da contabilidade dependem de débitos e créditos. Aqui estão alguns dos exemplos-
Exemplo 1: Negócio iniciado com Capital de USD 10.000
Duas contas – as contas Caixa e Capital – estão envolvidas nesta transação. Aqui, a Conta Caixa é a conta real, então você deve debitá-la com qualquer dinheiro que entrar na empresa (neste caso, Caixa), e como a Conta Capital é a proprietária da conta do negócio, você deve creditá-la. E então, a entrada geral seria Cash A/C para Capital A/C.
Exemplo 2: Maquinaria comprada no valor de USD 3.000 em dinheiro
Contas EnvolvidasNaturezaDr./ Cr.Journal EntryConta de MáquinasConta RealDébito (o que entra)Maquinaria A/C Dr.Cash AccountConta RealCrédito (o que sai)
Para descontar A/C
Aqui, haverá duas contas que serão afetadas – Machinery A/C e Cash A/C. Você vai debitar o que entra e creditar o que sai porque ambas são contas reais. Nesse caso, o Cash está saindo do negócio, então o A/C em dinheiro será creditado e as máquinas estão entrando na indústria, então seu A/C será debitado. Portanto, Machinery to Cash A/C seria a entrada geral.
Exemplo 3: Bens comprados a crédito de Smith no valor de USD 2.000
Contas EnvolvidasNaturezaDr./ Cr.Journal EntryConta de ComprasConta NominalDébito (despesa)Compras A/C DrConta do CredorConta PessoalCrédito (doador)
Para Smith A/C
As contas em questão são Smith, o credor, e o Compras A/C. Você terá que debitar a despesa porque Compras A/C é uma conta nominal, e Smith, o doador, será creditado com o dinheiro. Como resultado, a conta de Smith será creditada e a conta de Compras será debitada.
Exemplo 4: Salários pagos USD 5.000
Contas EnvolvidasNaturezaDr./ Cr.Journal EntryConta de SaláriosConta NominalDébito (despesa)Salário A/C DrConta BancáriaConta PessoalCrédito (doador)Para Banco A/C
Duas contas—Salaries A/C e Bank A/C—estão envolvidas neste caso. Como a conta salário é apenas uma conta nominal, o valor será debitado porque os salários são uma despesa da empresa. No entanto, como a conta bancária pertence à empresa pessoalmente, o dinheiro será creditado na conta. Salário A/C para o Banco seria a entrada padrão neste caso.
Resumindo
Para registrar transações financeiras em livros, todas as três regras de ouro são usadas. E isso permite que a empresa compreenda sua posição em termos de avaliações econômicas hoje. Os tomadores de decisão podem fazer escolhas sensatas, obter assistência com questões fiscais e legais e muito mais com esses documentos precisos.