Os problemas surgirão em qualquer projeto, não importa quais precauções você tome e quão simplificado seja o sistema. Mas você tem um método poderoso, conhecido como análise de causa raiz (RCA), que o ajuda a identificar problemas sem esforço.
Gerentes de projeto especializados e líderes de negócios usam o procedimento RCA para descobrir problemas que prejudicam os negócios. Identificar os problemas também ajuda a desenvolver soluções para evitar os mesmos problemas no futuro.
Se você é gerente de negócios, gerente de projetos, líder de operações ou executivo de negócios estagiário, deve aprender sobre o método RCA e as ferramentas ou modelos de suporte.
Continue lendo o artigo para descobrir algumas informações básicas e avançadas sobre RCA. Você também encontrará alguns modelos de análise de causa raiz fáceis de usar que o ajudarão durante sua carreira de gerenciamento de projetos.
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O que é análise de causa raiz?
RCA é o procedimento de encontrar as causas-raiz dos problemas e gargalos para desenvolver soluções apropriadas. O processo considera realmente eficaz prevenir e resolver sistematicamente os problemas exatos, em vez de simplesmente lidar com sintomas individuais.
Sua equipe pode realizar o procedimento de RCA por meio de um conjunto de princípios, metodologias e técnicas. Você precisa formular o processo para que a equipe possa aproveitar os recursos da RCA para identificar os elementos causadores de problemas para qualquer tendência de negócios, projeto ou evento.
Um sistema de análise de causa raiz ajuda a identificar a causa raiz de uma falha ou parada de um processo organizado. Por exemplo, processar tíquetes de atendimento ao cliente, fabricar produtos, etc., sempre enfrentará novos desafios. Sua arma para combater esses problemas novos é um RCA e sua documentação.
Quase todas as indústrias ou atividades comerciais usam essa ferramenta para detectar o problema mais profundo subjacente às operações ou processos de serviço. Não é economicamente viável resolver sempre o mesmo problema. Portanto, você precisa identificar a causa real e, em seguida, eliminá-la de uma vez por todas usando a técnica RCA.
Por que a análise de causa raiz é importante?
#1. Reduzir custos
Se a falta de manutenção do maquinário da fábrica estiver causando a quebra de peças móveis, você pode entrar em contato com o fabricante para substituir essas peças. Se acontecer com frequência, aumentará o custo de produção. Em vez disso, você pode realizar uma RCA para identificar a causa principal da manutenção do instrumento, o que economizará tempo e dinheiro.
#2. Descobrindo falhas e principais causas
Se sua empresa lida com produtos, serviços, processos, tecnologias e sistemas, realizar uma RCA antes de lançar o produto o ajudará a identificar falhas de projeto subjacentes. Depois de corrigi-los e entregar produtos ou serviços, você ganhará a confiança dos clientes.
#3. Desenvolva um solucionador de problemas de processo simplificado
Os documentos RCA permitem que qualquer pessoa vinculada ao processo resolva problemas futuros seguindo um artigo de ajuda. Assim, você não precisa poupar um especialista ou pagar a terceiros cada vez que um problema antigo surge.
#4. Torne os locais de trabalho mais seguros
A maioria dos locais de trabalho que lidam com tarefas de missão crítica e perigosas executam uma RCA para descobrir problemas de segurança no local de trabalho. Ele ajuda a organização a permanecer em conformidade com os requisitos locais ou internacionais de segurança no local de trabalho.
#5. Leve os produtos ao mercado mais rapidamente
Se você executar um RCA diligentemente antes de iniciar o processo de fabricação, poderá resolver falhas de projeto que geralmente surgem quando os usuários finais usam o produto. Assim, você levará produtos de qualidade ao mercado mais rapidamente que seus concorrentes.
#7. Reaja a um problema imediatamente
Os RCAs ajudam as empresas a desenvolver procedimentos operacionais padrão (SOP) para problemas de segurança, paralisações de software, falhas de processo, calamidades naturais etc. Assim, sua equipe pode simplesmente seguir o SOP e reagir mais rapidamente a problemas novos e antigos.
Componentes obrigatórios de um modelo de análise de causa raiz
Se você estiver criando um modelo RCA ou personalizando um existente, lembre-se de incluir os seguintes elementos no documento RCA:
#1. Descrição do Evento
Você precisa criar um SOP detalhado para a descrição do evento em um RCA. Além disso, deve haver um formato aceito por toda a empresa no qual a equipe ou os executivos inserirão os detalhes. Os dados descritivos devem conter a data, hora, definição do incidente, testemunhas, vítimas, etc.
#2. Linha do tempo dos eventos ou tendências
A seção de linha do tempo deve incluir uma descrição completa de todos os incidentes antes, durante e depois que o acidente ou problema ocorreu. Isso ajudará a descobrir as causas subjacentes do evento. Você pode incluir dados como hora, data, pessoas envolvidas, máquinas danificadas, dados prejudicados, etc., na linha do tempo.
#3. O Método e a Equipe de Investigação
O sucesso de todo o processo de RCA dependerá de sua metodologia e da equipe que realizará o procedimento. O método do RCA deve seguir os princípios, ferramentas e modelos padrão. No entanto, dependendo do processo de produção ou do sistema de entrega de serviços, você precisa personalizar determinados parâmetros.
Depois de finalizar o procedimento de RCA, esboce um documento de RCA e envie-o aos departamentos para revisão e feedback. Analise o feedback e os comentários para elaborar o modelo final de análise de causa raiz que o departamento ou empresa seguirá.
Agora, reúna pessoas experientes do processo e explique o procedimento de RCA para elas. Esta será a equipe responsável por seguir diligentemente o método de RCA sugerido pela empresa.
#4. Causas Raiz/Resultados da Investigação
Depois de ter o RCA, você deve investigar os problemas até o nível granular máximo possível. Novamente, deve haver uma equipe dedicada para essa tarefa. Você pode incluir gerentes de operações, associados de processo, engenheiros, especialistas em dados etc., dependendo do seu negócio.
O processo de investigação também exigirá procedimentos pré-aprovados de registro, análise e relatório de dados.
#5. Plano de ação para corrigir o processo/produto
Depois que os investigadores encontrarem soluções para os problemas da RCA, você precisará documentar essas sugestões. Agora, elabore outro SOP para treinar os funcionários afetados sobre como lidar com esses incidentes no futuro.
Às vezes, as empresas precisarão obter tais SOPs aprovados pelos gerentes técnicos, de controle de qualidade e de fábrica para que todos permaneçam atualizados.
Algumas ferramentas populares de análise de causa raiz
#1. Diagrama de pareto
Esta ferramenta RCA também é famosa pela regra 80-20. Você pode usá-lo para visualizar a frequência de incidentes e seus efeitos acumulados. O autor do Gráfico de Pareto, Vilfredo Pareto, disse que 20% dos erros potenciais causariam 80% das falhas em um processo.
Assim, com a ajuda deste gráfico, você pode se concentrar em 20% dos elementos potenciais do seu produto ou serviço que provavelmente causarão falhas no produto ou falhas no serviço.
O gráfico de Pareto é essencialmente um gráfico de barras que inclui as causas e a frequência das falhas. Se você puder criar o gráfico com precisão, ele visualizará claramente a distorção entre as falhas e as causas. A maioria dos gerentes de processo acha surpreendente que pequenos fatores causem a maioria das falhas.
#2. 5 Porquês
É o procedimento mais simples para a realização de uma RCA. Você só precisa criar um modelo de análise de causa raiz com perguntas baseadas no porquê. Normalmente, você precisa perguntar por que um incidente 5 vezes. Isso deve permitir que você analise a causa raiz de qualquer falha de processo ou produto.
No entanto, existem RCAs baseados em 5 Porquês que podem conter mais de 5 perguntas. Como o processo requer recursos investigativos e questionamentos, você deve seguir um processo de toda a empresa para tal RCA. Caso contrário, você pode não confiar nas descobertas de um RCA que usa perguntas aleatórias.
A análise dos 5 porquês inclui principalmente uma declaração do problema e, em seguida, 5 perguntas sobre o problema em questão. Por exemplo, por que um agente parou de processar tíquetes de clientes? Se a resposta for a internet, então por que a internet falhou. Simplesmente, continue fazendo mais perguntas até chegar à causa raiz.
#3. Diagrama Espinha de Peixe
Ishikawa ou diagrama de espinha de peixe é outro método visual popular de RCA. O diagrama final parece uma espinha de peixe e daí o nome. O criador da ferramenta é Kaoru Ishikawa, o famoso inovador da gestão da qualidade do Japão.
A parte mais à direita ou mais à esquerda do gráfico é a falha ou o problema. Então, você desenha uma linha reta e inclui categorias de causas potenciais como procedimentos, ambiente, pessoas, equipamentos, etc. Agora, dentro dessas seções, você precisa colocar as razões granulares.
As empresas usam principalmente essa ferramenta em seu modelo de análise de causa raiz para um problema desconhecido ou que nunca ocorreu antes. Além disso, os especialistas também usam o diagrama espinha de peixe para analisar problemas complexos, descobrir vários aspectos da causa raiz e descobrir gargalos do processo.
#4. Gráfico de dispersão
É uma ferramenta RCA que ajuda você a criar um modelo de processo RCA para questões complexas. Quando há mais causas-raiz do que o esperado pela regra 80-20, você precisa visualizar a relação entre a causa e o efeito.
Os gráficos de dispersão são uma ferramenta amplamente utilizada para encontrar correlações entre variáveis quantificáveis. Aqui, você precisa fazer um gráfico de dispersão das variáveis de causa e efeito. Você deve colocar os efeitos no eixo X e as causas no eixo Y.
Se o gráfico de dispersão resultante mostrar uma curva ou uma linha reta, então os componentes estão correlacionados. Se não houver correlação, continue alterando os valores das variáveis do eixo X.
#5. FMEA
Modo de falha e análise de efeitos, ou FMEA, é uma ferramenta altamente popular para RCA entre desenvolvedores e designers de produtos. Ele ajuda a equipe de desenvolvimento a descobrir possíveis problemas antes de fabricar o produto em massa. Normalmente, a equipe usa um ou dois produtos protótipos para identificar falhas de projeto e outros problemas.
Em seguida, a análise do modo de falha começa no protótipo para identificar todas as possíveis falhas. Agora, simplesmente descreva os problemas em outra tabela, procure as causas-raiz ou realize uma análise de efeito.
Até agora, você aprendeu o básico da análise de causa raiz e suas ferramentas. Encontre abaixo alguns modelos úteis para as ferramentas de análise de causa raiz (RCAT) acima dos seguintes recursos gratuitos:
Folha inteligente
Você já deve saber Folha inteligente como uma das principais ferramentas de negócios para espaço de trabalho digital, colaboração remota e automação de fluxo de trabalho. Você ficará surpreso ao saber que também pode usar sua biblioteca de modelos para criar documentos RCA que realmente funcionam.
A biblioteca Smarsheet é rica em vários tipos de exemplos de análise de causa raiz que se encaixam facilmente em muitos projetos de negócios ou locais de trabalho. Por exemplo, ele oferece acesso fácil aos seguintes itens:
- Modelo RCA simples
- Método Six Sigma DMAIC para RCA
- Modelo RCA baseado na ferramenta 5 Porquês
- Mapeamento de causas de saúde
- RCA para uma empresa química
Os modelos acima também estão disponíveis em vários formatos, como arquivos do Microsoft Word, modelo do Microsoft Excel e arquivos Adobe PDF. Você pode facilmente baixar esses formatos sem pular por aros.
Guru
o Guru modelo para o procedimento de RCA é outra fonte confiável para elaboração de documentação de RCA para empresas. Ele apresenta a você vários exemplos e ferramentas gratuitas do método RCA, como:
- Um documento de RCA baseado em Gráfico de Pareto que ajuda você a identificar problemas como falta de treinamento, poucos funcionários do centro de serviços e preparação inadequada que faz com que as empresas tenham dificuldades.
- A técnica dos 5 porquês para identificar porque a taxa de rotatividade da sua empresa é maior que a média do mercado ou dos concorrentes.
- Um diagrama de espinha de peixe como uma ferramenta RCA para identificar as causas-raiz que são novas ou desconhecidas.
- Seis Sigma e DMAIC para RCA
- FMEA para detectar problemas que surgem durante qualquer ciclo de vida de desenvolvimento de produto.
TemplateLab
TemplateLab é mais um recurso para vários modelos de arte, imóveis, negócios, jurídico, finanças, etc. Portanto, você também pode contar com esse recurso para conteúdo RCA de alta qualidade, como formulários, exemplos e modelos.
O conteúdo disponível nesta plataforma é facilmente acessível através de downloads com um único clique. Você encontrará documentos RCA em vários formatos, como Adobe PDF, Microsoft Excel e Microsoft Word.
O repositório de documentos RCA é rico em exemplos do mundo real, como relatórios de investigação RCA, formulários de coleta de dados RCA vazios, documentos RCA para iniciantes, RCA via diagramas espinha de peixe e RCA para um grupo de desenvolvimento de negócios.
Será mais fácil para você editar os modelos ao baixar arquivos do Word ou Excel. Se você obtiver PDFs, deverá usar um editor de PDF para personalizar os documentos de exemplo.
Palavras finais
Neste artigo, apresentamos uma discussão aprofundada sobre análise de causa raiz. O artigo também descreve algumas das ferramentas e modelos vitais de análise de causa raiz que você pode usar em cenários do mundo real.
Você deve se tornar mais confiante e habilidoso ao resolver problemas no local de trabalho ou no projeto por meio da análise de causa raiz.
Você também pode estar interessado nessas ferramentas de estrutura analítica do projeto para gerenciamento de projetos.