No panorama empresarial atual, é crucial que todos os empresários possuam um entendimento aprofundado da contabilidade. Uma base sólida em contabilidade permite que um indivíduo avalie o desempenho financeiro de sua empresa de forma precisa.
A contabilidade é um processo que abrange a identificação, análise, registro e comunicação de informações essenciais sobre a situação financeira de uma organização. Ao fazê-lo, ela capacita os gestores a tomarem decisões informadas e estratégicas.
Antes de nos aprofundarmos nas Regras de Ouro da Contabilidade, é importante familiarizarmos com alguns termos básicos. São eles:
Entidade: Refere-se a uma unidade econômica que possui suas transações contabilizadas separadamente de outras entidades. As principais categorias de entidades incluem parcerias, corporações e empresas individuais.
Transação: Uma transação é um evento onde ocorre uma troca de valor entre duas ou mais entidades. Isso pode envolver compras, recebimento de fundos, pagamentos a fornecedores, etc. Transações podem ser a crédito ou em dinheiro.
Crédito: Abreviado como Cr, créditos são lançamentos contábeis que diminuem ativos ou aumentam passivos. Um crédito pode representar a concessão de um adiantamento ou o fornecimento de bens, serviços ou dinheiro.
Débito: Abreviado como Dr, um débito é um lançamento contábil que aumenta o valor de um ativo ou diminui um passivo. Um débito pode significar a remoção de bens, serviços ou dinheiro da conta de uma entidade devedora.
Despesas: As despesas de uma empresa representam o custo de ativos ou serviços utilizados durante um período contábil. Exemplos incluem depreciação, salários, aluguel, contas de luz e água, telefone e outras despesas recorrentes.
Perda: A perda é a diferença entre as despesas de um período e as receitas correspondentes. Em outras palavras, é o montante de dinheiro perdido ou custos incorridos sem a obtenção de lucro em troca. Exemplos incluem dinheiro ou itens roubados ou perdidos e danos resultantes de acidentes.
Ganho: Um ganho representa um aumento no valor de um ativo. Lucro ou ganho ocorre quando o valor atual de um ativo é superior ao seu preço de compra original.
Outros termos importantes em contabilidade incluem ativos, auditoria, balanço patrimonial, orçamento, fluxo de caixa, dividendos, patrimônio e muitos mais.
Agora que já temos uma compreensão básica, vamos explorar as três regras de ouro da contabilidade, sua importância, classificação e outros detalhes relevantes.
Por que necessitamos de regras na contabilidade?
Sem regras claras, os lançamentos contábeis não poderiam ser devidamente registrados. As “Regras de Ouro da Contabilidade” servem como diretrizes para o registro sistemático e cronológico de transações e lançamentos contábeis. Para garantir a precisão da contabilidade, é fundamental seguir as 3 Regras de Ouro da Contabilidade.
Antes de nos aprofundarmos nesses princípios essenciais, vamos revisar a terminologia básica das regras contábeis.
Diário: É um livro de registro original onde todas as informações transacionais são anotadas à medida que ocorrem. Ele identifica quais contas devem ser creditadas e quais devem ser debitadas. O processo de registrar transações em um diário é chamado de “jornalização”.
Contas: No diário, as contas são categorizadas em três classificações principais: Conta Pessoal, Conta Real e Conta Nominal.
- Conta Pessoal: Uma conta geralmente ligada a indivíduos, empresas e associações. Também pode ser uma pessoa artificial ou uma conta pessoal representativa. Há três tipos principais:
- Conta Pessoal Natural: Conta relacionada a seres humanos. Exemplo: Maria, João, Ana, Pedro, etc.
- Conta Pessoal Artificial: Contas de entidades empresariais. Exemplo: Empresas, órgãos governamentais, sociedades e clubes.
- Conta Pessoal Representativa: Contas que refletem contas conjuntas. Exemplo: conta de retirada de um proprietário, conta de capital de um proprietário, conta de passivo pendente, etc.
- Conta Real: Contas relacionadas aos ativos, posses, passivos, patrimônio e propriedades de uma empresa. Exemplo: Conta de Máquinas, Conta de Investimentos, Conta de Ativos, Conta de Passivos, Caixa, Depósitos Fixos, etc.
- Conta Nominal: Também conhecida como conta temporária, esta conta está relacionada a receitas, ganhos, perdas e despesas. Ela é encerrada no final de cada período contábil. Exemplo: Contas de salário, aluguel, juros pagos, descontos recebidos, etc.
Agora, vamos explorar as Regras de Ouro da Contabilidade.
Regra 1: Debitar o Recebedor, Creditar o Doador
As contas pessoais seguem o princípio de debitar o recebedor e creditar o doador. Debite a conta que recebe algo e credite a conta que doa.
Cenário 1: Suponha que você compre produtos da Empresa XYZ no valor de R$ 2.000. Você deve creditar a Empresa XYZ e debitar sua Conta de Compra em seus registros. A Empresa XYZ deve ser creditada por ser a doadora dos produtos. A Conta de Compra do destinatário deve ser debitada.
| Data (DD/MM/AAAA) | Conta | Débito (Dr) | Crédito (Cr) |
| 14/07/2022 | Conta de Compra | 2000 | |
| Contas a Pagar | 2000 |
Cenário 2: Digamos que você pague à Empresa XYZ R$ 1.500 em dinheiro por material de escritório. Você deve creditar sua Conta de Dinheiro (o doador) e debitar o destinatário.
| Data (DD/MM/AAAA) | Conta | Débito (Dr) | Crédito (Cr) |
| 15/08/2022 | Conta de Suprimentos | 1500 | |
| Conta Caixa | 1500 |
Regra 2: Debitar o que Entra, Creditar o que Sai
Use a segunda regra de ouro ao lidar com contas reais, também conhecidas como contas permanentes. Essas contas não são encerradas ao final do ano fiscal. Seus saldos remanescentes são transferidos para o próximo período contábil.
Esta regra simplifica o processo: debite a conta sempre que algo entrar na sua empresa (como um ativo). Credite a conta quando o valor sair da sua empresa. Por exemplo, um pagamento efetuado.
Vamos usar o exemplo da compra de um veículo por R$ 5.000. Credite sua Conta Caixa (o que sai) e debite sua Conta de veículo (o que entra).
| Data (DD/MM/AAAA) | Conta | Débito (Dr) | Crédito (Cr) |
| 16/07/2022 | Conta do Veículo | 5000 | |
| Conta Caixa | 5000 |
Regra 3: Debitar todas as Despesas e Perdas, Creditar todas as Receitas e Ganhos
As contas nominais são regidas pela regra de ouro final da contabilidade. Se sua empresa tiver despesas ou sofrer perdas, debite a conta correspondente. Se sua empresa gerar receita ou lucro, credite a conta.
Por exemplo, para uma receita ou ganho, digamos que você venda produtos da Empresa XYZ no valor de R$ 17.000. Sua conta de vendas deve debitar a despesa e creditar a receita.
| Data (DD/MM/AAAA) | Conta | Débito (Dr) | Crédito (Cr) |
| 18/07/2022 | Conta Caixa | 17000 | |
| Conta de Vendas | 17000 |
Por exemplo, para despesas ou perdas, digamos que você gaste R$ 13.000 para comprar algo da Empresa XYZ. Você deve debitar o pagamento (a compra de R$ 13.000) e creditar a receita para registrar a transação.
| Data (DD/MM/AAAA) | Conta | Débito (Dr) | Crédito (Cr) |
| 17/07/2022 | Conta de Compra | 13000 | |
| Conta Caixa | 13000 |
Créditos e débitos são registrados para cada transação na contabilidade. Os princípios básicos da contabilidade dependem de débitos e créditos. Aqui estão alguns exemplos:
Exemplo 1: Negócio iniciado com Capital de R$ 10.000
Duas contas — Caixa e Capital — estão envolvidas nessa transação. A Conta Caixa é uma conta real, então você deve debitá-la com qualquer dinheiro que entrar na empresa (neste caso, Caixa). Como a Conta Capital representa o proprietário do negócio, você deve creditá-la. Portanto, o lançamento geral seria Caixa A/C para Capital A/C.
Exemplo 2: Maquinário comprado no valor de R$ 3.000 em dinheiro
| Contas Envolvidas | Natureza | Dr./Cr. | Lançamento Contábil |
| Conta de Máquinas | Conta Real | Débito (o que entra) | Máquinas A/C Dr. |
| Conta Caixa | Conta Real | Crédito (o que sai) | Para Caixa A/C |
Neste caso, duas contas serão afetadas: Máquinas A/C e Caixa A/C. Você irá debitar o que entra e creditar o que sai, pois ambas são contas reais. O dinheiro está saindo do negócio, então o Caixa A/C será creditado, enquanto as máquinas estão entrando, então o Máquinas A/C será debitado. Portanto, Máquinas para Caixa A/C seria o lançamento geral.
Exemplo 3: Mercadorias compradas a crédito de Smith no valor de R$ 2.000
| Contas Envolvidas | Natureza | Dr./Cr. | Lançamento Contábil |
| Conta de Compras | Conta Nominal | Débito (despesa) | Compras A/C Dr. |
| Conta do Credor | Conta Pessoal | Crédito (doador) | Para Smith A/C |
As contas envolvidas são Smith (o credor) e Compras A/C. Você deverá debitar a despesa porque Compras A/C é uma conta nominal, e Smith, o doador, será creditado com o valor. Como resultado, a conta de Smith será creditada e a conta de Compras será debitada.
Exemplo 4: Salários pagos R$ 5.000
| Contas Envolvidas | Natureza | Dr./Cr. | Lançamento Contábil |
| Conta de Salários | Conta Nominal | Débito (despesa) | Salários A/C Dr. |
| Conta Bancária | Conta Pessoal | Crédito (doador) | Para Banco A/C |
Neste caso, duas contas estão envolvidas: Salários A/C e Banco A/C. Como a conta de salários é uma conta nominal, o valor será debitado, pois os salários são uma despesa da empresa. No entanto, como a conta bancária pertence à empresa pessoalmente, o dinheiro será creditado na conta. O lançamento padrão neste caso seria Salários A/C para Banco A/C.
Em resumo
Para registrar transações financeiras nos livros contábeis, as três regras de ouro são aplicadas conjuntamente. Isso permite que a empresa compreenda sua posição financeira atual. Com esses documentos precisos, os tomadores de decisão podem fazer escolhas informadas, obter suporte com questões fiscais e legais, e muito mais.