O Microsoft Excel é um software acessível de gerenciamento, rastreamento e análise de dados para todas as indústrias e setores.
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Por que o Excel se tornou uma necessidade de todas as empresas?
Um dos aplicativos de software mais usados atualmente é o Microsoft Excel. É um programa flexível que pode ser aplicado a muitas tarefas. O Excel é uma ferramenta fantástica para ter em sua caixa de ferramentas, seja você um empresário, um estudante ou apenas tentando controlar seus fundos ou atividades.
O Excel tornou-se necessário para todas as pequenas empresas e grandes empresas por vários motivos, incluindo, mas não limitado à sua capacidade de gerenciar dados, macros e pastas de trabalho.
Registrar dados, controlar finanças e produzir relatórios são excelentes plataformas para criação de gráficos e tabelas.
Além de ser extremamente flexível e fácil de usar, o Excel também tem um preço razoável. Ele pode ser usado para várias tarefas, desde definir orçamentos até acompanhar vendas.
Além disso, possui tabelas dinâmicas, ferramentas gráficas e Visual Basic for Applications, uma linguagem de programação de macros. Tem sido uma planilha usada extensivamente nos sistemas operacionais Microsoft Windows, Mac OS X, iOS e Android.
Aqui estão algumas justificativas importantes de por que toda empresa precisa dele
- Útil na organização de listas de vendas de clientes, orçamento e análise de estoque no setor financeiro.
- Útil para empresas de comércio eletrônico identificarem padrões e classificarem dados em grupos significativos.
- Executa tarefas de recursos humanos, como classificação de horas trabalhadas e organização de perfis e despesas de funcionários.
- Seus outros aplicativos incluem calendários de conteúdo, coleta de dados do consumidor, faturamento e controle e administração de inventário.
- Sua capacidade de integração rápida com outros pipelines de dados e ferramentas de automação o torna único. Por exemplo, o Zapier permite que você vincule milhares de aplicativos populares com o Microsoft Excel.
O Excel é necessário para todos que trabalham em qualquer setor que exija dados tabulares. Saber usar o Excel tornará sua vida muito mais simples, seja nos negócios, como profissional ou como professor.
Resumindo, o Excel é uma habilidade fantástica para quem busca gerenciar dados, plotar gráficos, analisar dados, previsões, etc. .
O que é Fórmula Excel?
As fórmulas do Microsoft Excel realizam cálculos, operações matemáticas e outras tarefas de processamento de dados.
No Microsoft Excel, uma fórmula manipula um grupo de dados de células para produzir o resultado pretendido. As Fórmulas, no entanto, retornam uma resposta, mesmo que o resultado esteja incorreto. As fórmulas do Excel realizam cálculos básicos até as operações matemáticas mais complexas.
O Excel também permite que você trabalhe com variáveis de data e hora e faça várias outras operações, como encontrar médias e porcentagens para um grupo de células.
Esta postagem abordará algumas das fórmulas e atalhos mais populares do Excel para ajudá-lo a realizar tarefas de maneira rápida e fácil.
Vejamos algumas das fórmulas mais usadas do Microsoft Excel.
VARIEDADE
Uma fórmula do Excel chamada ARRAY é usada para realizar cálculos complicados que geralmente são impossíveis de fazer manualmente.
Ele pode ser aplicado de várias maneiras, mas sua função fundamental é servir de entrada para cálculos ao longo de um intervalo de células do Excel.
As duas categorias básicas de fórmulas de matriz são aquelas que retornam uma matriz de valores e aquelas que retornam um único valor. As fórmulas ARRAY são uma ferramenta essencial para quem quer tirar o máximo proveito do Excel e podem ser usadas para executar uma ampla gama de cálculos diferentes.
Ilustração de matriz de célula única
Conforme ilustrado abaixo, a fórmula de matriz multiplica as ações da Célula C3 para G3 e seus preços da Célula C4 para G4. Finalmente, soma esses resultados para produzir um valor total de 14400.
Esta fórmula é um exemplo de uma fórmula de matriz de célula única, pois ocupa apenas uma célula.
O Excel permite que o símbolo de igual (=) inicie fórmulas em sua sintaxe padrão, simplificando este procedimento. Você pode utilizar qualquer uma das funções internas do Excel em suas fórmulas de matriz.
Os usuários podem usar as funções ARRAY da pasta de trabalho do Excel para realizar uma variedade de cálculos. Você pode obter mais detalhes sobre como usar Arrays na Microsoft.
MÉDIA
A função MÉDIA (média aritmética) no Excel é usada para calcular a média dos dados, como sugere seu nome. A média desses dados específicos é fornecida em uma linha ou coluna adicionando todos os valores numéricos e dividindo o resultado pelo número de valores numéricos.
Vamos usar uma ilustração para ajudá-lo a entender isso:
Vejamos como encontrar o preço médio das ações na planilha do Excel abaixo.
Coloque o cursor onde deseja inserir a média, vá até o menu Autosum no canto superior esquerdo do Excel e escolha MÉDIA, conforme mostrado na planilha do Excel abaixo.
A fórmula para a média de toda a linha será adicionada, exibindo a resposta na célula apropriada, conforme mostrado abaixo:
O vídeo da Microsoft também pode ensiná-lo a compreender a função Média.
CONTAR
No Excel, a função COUNT normalmente é usada para contar o número de células em uma determinada matriz.
Em outras palavras, é empregado para determinar quantas células em um intervalo específico de números estão presentes.
Por exemplo, você pode inserir a fórmula =COUNT para contar os números entre D4 e D8 (D4:D8). A função COUNT retorna quatro pois o resultado deste intervalo contém quatro células com números conforme ilustrado pelo exemplo abaixo:
Os dados podem ser quantificados usando a fórmula COUNT. Para obter mais informações sobre como usar a função COUNT, visite o Microsoft Video.
ENCONTRO
A função Excel DATE pode ser usada para combinar anos, meses e dias específicos de outras células para construir datas.
Pode ser útil alterar dinamicamente as datas em uma planilha do Excel com base em outras informações.
A sintaxe padrão para a fórmula é =DATE (ano, mês, dia). A imagem abaixo mostra como a fórmula DATE funciona no Microsoft Excel.
Você pode alterar o formato da data usando a opção Formatar Célula, como pode ser visto na imagem abaixo.
DIVISÃO
Na verdade, o Excel não tem um símbolo de DIVISÃO. Basta pressionar a barra (/) para utilizar a função de divisão. É uma das fórmulas mais simples do Excel.
Vamos examinar um exemplo para entender como funciona a função DIVISÃO do Excel.
A fórmula =D/10 será usada para dividir os valores da coluna D por 10, conforme mostrado abaixo. A mesma fórmula pode ser aplicada a todas as células se você arrastar o canto da célula E4 para todas as outras células.
A fórmula de divisão será =C4/D4, conforme mostrado abaixo, para dividir os números na célula C4 pelos números na célula D4.
Basta arrastar o canto das células para reproduzir os resultados em qualquer número de células.
E SE
O comando SE é uma função do Excel usada com frequência. Ele permite comparações lógicas entre valores e retornos de saída. Texto e valores podem ser avaliados usando a função SE.
A função SE pode ser usada para operações matemáticas com funções lógicas como AND e OR além de comparação. A avaliação de erros é outra aplicação para isso.
Além disso, você pode aninhar diferentes funções SE para realizar várias comparações.
A função SE no Excel executa um teste lógico e retorna um valor ou texto para um resultado VERDADEIRO e FALSO.
Sua sintaxe padrão é IF (teste lógico, valor se verdadeiro, valor se falso).
Vamos examinar a planilha do Excel pic1 abaixo para entender a função SE:
A tarefa é identificar os alunos que obtiveram pontuação superior a 50 e marcá-los como Aprovado, enquanto os alunos que obtiveram menos de 50 devem ser registrados como Reprovado.
A instrução SE, conforme mostrado abaixo na Figura 1, verifica a pontuação do aluno na coluna D com o número 50, e se a pontuação for superior a 50, marcará como Aprovado; se for inferior a 50, será inserido como Fail. A aprovação e a reprovação são inseridas na coluna de resultados.
Imagem 1
Aqui está outra ilustração de como uma declaração IF pode ser aplicada ao gerenciamento de projetos ou vendas:
A tarefa é encontrar projetos que estão dentro do orçamento e acima do orçamento no arquivo Excel abaixo.
A fórmula SE for adicionada à coluna E determina se um projeto está dentro do orçamento ou acima do orçamento, comparando seu custo real da coluna D com seu preço orçado da coluna C. O resultado é colocado na Coluna E.
Muitas empresas usam a função SE para calcular cronogramas de pagamento de dívidas, criar cronogramas de depreciação, avaliar imprecisões de dados, monitorar orçamentos, organizar dados etc.
ESQUERDA, MEIO E DIREITA
Para extrair um caractere, palavra ou número específico de uma célula do Excel, use os comandos LEFT, MID e RIGHT.
Vamos ver uma rápida demonstração de como fazer isso.
Exercício – Extraia o nome do nome completo usando a função LEFT
A sintaxe da função LEFT é =LEFT (texto, num)
Conforme visto na planilha do Excel abaixo, nosso exemplo usa =LEFT(B4,3), e o primeiro nome Sam é extraído e inserido na célula D4. O primeiro nome da posição final da esquerda é representado pelo número 3.
Se você deseja extrair nomes e números usando a função SE, deve ter muito cuidado ao especificar os números inicial e final; você não pode simplesmente duplicar a fórmula nas células abaixo e esperar o resultado.
Como o primeiro nome Ricky tem cinco letras, sua fórmula seria =LEFT(B5,5) se você quisesse extrair o primeiro nome de B5.
Agora vamos ver como usar a função MID e separar o segundo nome do nome completo.
A sintaxe da função MID é =MID(texto, número inicial, número final)
Em nossa planilha do Excel abaixo, o segundo nome é Derling da célula B4, para que a fórmula seja
=MID(B4,5,11).
O D de Derling começa na contagem cinco, enquanto o G de Derling termina na contagem 11. Os números 5 e 11 são usados na fórmula. Derling será extraído como o segundo nome e inserido na célula E4.
Nesta função, você também deve ter cuidado ao mencionar os números inicial e final. Você não pode copiar e colar a fórmula para replicar a fórmula em outras células.
Finalmente, vamos extrair ‘ext.’ número da coluna C usando a função DIREITA
A sintaxe da função RIGHT é =RIGHT (text , end num)
Veja a planilha do Excel abaixo para ver como funciona a função DIREITA.
A fórmula será =DIREITA(C4,2).
O número 2 é a localização final do ramal. da direita. Como visto na imagem abaixo, o ramal 88 será removido e colocado na célula F4.
Sem contar que para evitar erros, o número da posição deve corresponder exatamente.
Para extrair rapidamente informações de um vasto banco de dados, como contatos, endereços, listas, etc., use as funções LEFT, MID e RIGHT.
MULTIPLICAÇÃO
Outra operação fácil do Excel é multiplicar números usando o asterisco
símbolo.
Você já aprendeu que as fórmulas do Excel sempre começam com o sinal de igual (=). Para compreender a fórmula de multiplicação, vejamos um exemplo.
Por exemplo, se você inserir a fórmula = 11*5 e pressionar Enter, a célula mostrará a resposta como 55.
Pegue mais uma ilustração.
Se você deseja multiplicar o número na coluna C por um número na coluna D, a fórmula será =C5*D5, conforme mostrado abaixo na planilha do Excel.
Se você arrastar o canto da célula E5 para qualquer outra célula, a fórmula será aplicada automaticamente a todas elas e o resultado será posicionado adequadamente.
A fórmula de multiplicação começará com PRODUCT se você quiser multiplicar números específicos de uma coluna, conforme ilustrado na figura a seguir.
O PRODUTO também pode ser usado para mencionar células sequenciais separadas por dois pontos (:), conforme ilustrado na Figura 1.
Imagem 1
Existem várias maneiras de usar o recurso de multiplicação do Excel.
A fórmula para multiplicar um único inteiro constante por uma coluna inteira é =C5$D$5, conforme demonstrado na planilha do Excel abaixo.
O exemplo abaixo multiplica todos os números na coluna C usando o número constante 8 da coluna D.
Os símbolos do dólar ($) informam ao Excel que a referência a D5 é “absoluta”, o que significa que a referência sempre será D5 quando você copiar a fórmula para outra célula.
PERCENTAGEM
A função PERCENTAGE do Excel é usada para determinar porcentagens de vários dados, incluindo porcentagens de respostas corretas de exames, preços de desconto com base em descontos percentuais, diferença percentual entre dois números e muito mais.
A porcentagem é calculada como a proporção por cem em procedimentos matemáticos. Nesse sentido, o denominador e o numerador são divididos e o número resultante é multiplicado por 100.
O Excel calcula porcentagens dividindo os dados e transformando-os em porcentagens usando o atalho de teclado Ctrl+Shift+% ou o sinal de porcentagem (%) encontrado no grupo Números na guia Início, conforme mostrado na imagem abaixo.
Vejamos o exemplo abaixo para entender melhor como funcionam as porcentagens:
A tarefa é determinar a porcentagem de alunos que têm quatro disciplinas com 100 pontos cada.
Conforme mostrado abaixo, a Coluna I contém as notas obtidas pelos alunos, e as notas totais (100 pontos para cada disciplina x 4) são apresentadas na coluna J.
Vamos examinar o processo de cálculo de porcentagem agora.
A porcentagem é calculada usando a seguinte fórmula.
= I5/J5 (Marcas Obtidas / Marcas Totais)
Essa fórmula é adicionada à coluna K na planilha do Excel e os resultados são mostrados abaixo; no entanto, exigimos porcentagens em vez de decimais.
Navegue até a guia Início, selecione o grupo Número conforme indicado na imagem abaixo e clique no sinal de porcentagem (%) ou pressione CTRL+SHIFT+% para converter esses decimais em porcentagens. Na imagem do Excel acima, a Coluna L exibe os resultados do cálculo.
É preciso estar familiarizado com a formatação de células para compreender os decimais na função PERCENTAGE. Visite a página da Microsoft para ver uma prévia dele.
ALEATÓRIA
No Microsoft Excel, não existe uma função precisa para ALEATÓRIO de itens de lista.
A função RAND produz números aleatórios como base para randomizar sua lista com base na ordem crescente e decrescente, se você quiser RANDOMIZE qualquer coisa.
Coloque a função RAND na coluna ao lado da lista para RANDOMIZE. Em seguida, classifique esses números aleatórios em ordem crescente ou decrescente, o que faz com que seus itens de lista mudem de posição.
Você pode excluir a coluna da função RAND assim que seus itens forem randomizados, já que você não precisa mais dela.
Para entender melhor como a função RAND funciona, considere o exemplo abaixo.
Defina o cursor próximo à sua lista de colunas e digite =RAND().
Como você pode ver na imagem abaixo, esta função irá inserir um número aleatório na célula, e se você mover o canto da célula, irá refletir todos os números aleatórios até o final da sua lista.
Vá para a guia Página inicial, clique em Classificar e filtrar e escolha Classificar do maior para o menor ou Classificar do menor para o maior para randomizar a lista.
Como você pode ver na imagem abaixo, as coisas na sua lista são aleatórias. Você pode eliminar a coluna da função RAND assim que sua lista for gerada aleatoriamente.
SUBTRAÇÃO
As tarefas mais simples no Microsoft Excel são somar e subtrair números.
Vamos praticar a subtração de valores de uma coluna dos valores de outra coluna.
A fórmula começa com o sinal de igual (=), seleciona a célula a ser subtraída, insere o sinal negativo (-) e seleciona a próxima célula.
A fórmula de subtração será duplicada em todas as células se você arrastar o canto da célula E4.
Você pode até subtrair um único número do intervalo de números.
Vamos ver o exemplo abaixo para entender
A fórmula será =C5-$D$5, conforme exibido na planilha Excel abaixo. Você pode inserir esta fórmula na coluna adjacente. Movendo o canto da célula E5, você pode copiar esta fórmula para outras células.
SOMA
No Excel, a função SOMA combina vários números, adiciona um único número a um intervalo de números, adiciona números de uma coluna a outra, etc.
Vamos ver como adicionar números de células alternativas.
A fórmula de soma começa com o sinal de igual (=), conforme mostrado na planilha do Excel abaixo.
Coloque o cursor onde deseja que os números totais sejam exibidos e comece adicionando um símbolo de igual (=), escolhendo a célula à qual deseja adicionar, seguido de um sinal de mais (+) e fazendo isso quantas vezes quiser . Após pressionar enter, você obterá a soma dos números alternativos, conforme mostrado abaixo.
Vejamos como usar o método AutoSum para adicionar todos os números em uma única coluna. É, novamente, uma das fórmulas mais simples do Microsoft Excel.
Vamos usar o mesmo exemplo anterior e somar todos os números simultaneamente.
Todos os números selecionados serão adicionados automaticamente indo para a guia Home, alternando para a área de edição e selecionando AutoSoma, conforme mostrado na imagem abaixo.
SOMA
No Excel, a função SOMA SE adiciona números que atendem a condições específicas.
Por exemplo, se você deseja adicionar números maiores que 11 de um intervalo de números, é usada a função SOMA.
Agora vamos ver como realizar esse cálculo.
Defina o intervalo de células e a condição para a adição; neste caso, queremos adicionar apenas valores maiores que 11.
Como pode ser visto no exemplo abaixo, a fórmula para realizar esta operação é =SOMA (C4:C10, “>11”).
Você também pode usar SUMIF para adicionar números dependendo de uma condição de texto. É uma fórmula muito flexível que você pode usar para integrar, com base nas circunstâncias, em qualquer página do Excel.
APARAR
Espaços extras à esquerda ou à direita são eliminados usando TRIM.
A fórmula TRIM geralmente começa com um sinal de igual (=), seguido pelas informações da célula e Enter.
= TRIM (C7)
Como visto na imagem abaixo, a função TRIM elimina espaços à esquerda, em excesso e à direita da célula C7.
Ao formatar uma planilha gigante do Excel, a função TRIM é útil porque tudo o que você precisa fazer é especificar o intervalo de células para remover quaisquer espaços extras.
PROCV
A pesquisa manual levaria muito tempo, especialmente se a pasta de trabalho for extensa, para encontrar algo em uma grande tabela ou intervalo de células.
Em tais circunstâncias, a função PROCV é bastante útil. É usado para localizar o número de um item, texto, etc., dentro de um determinado intervalo.
Dê uma olhada neste exemplo para ver como o PROCV funciona.
Os nomes dos alunos e as informações sobre os resultados dos testes estão incluídos no arquivo Excel abaixo.
A tarefa é encontrar o status do resultado de Margaret Adleman, cujo número de rolagem é 3.
A equação para realizar esta ação é
=PROCV(G5, B4:E9,4, FALSO)
- Vamos entender os detalhes de sintaxe
- G5: esta célula contém o termo de pesquisa ou o número que você deseja localizar na tabela ou pasta de trabalho grande
- B4:E9: Este é o intervalo da tabela em que VLOOKUP pesquisa.
- 4: Instrui a função PROCV a retornar o valor da quarta coluna da tabela na mesma linha.
FALSE: Retorna um erro se a correspondência não for encontrada.
Conforme visto na planilha abaixo, a função PROCV identificou o status do resultado de Margaret Adleman como Falha na célula G6.
Use XLOOKUP, uma versão atualizada do VLOOKUP, se você tiver Excel 365 ou Excel 2021. Os benefícios adicionais da função XLOOKUP incluem a capacidade de pesquisar em qualquer direção e o fornecimento de correspondências precisas por padrão. Além disso, é mais simples e conveniente de utilizar.
O que são atalhos do Excel?
Os atalhos do Excel podem agilizar seu trabalho e permitir que você conclua tarefas de forma rápida e eficiente sem passar constantemente pelo menu.
Ao trabalhar com um banco de dados considerável, os atalhos do Excel podem ser benéficos. Você pode obter rapidamente a funcionalidade necessária com apenas algumas teclas.
Eles podem acelerar e simplificar sua análise de dados. Você pode verificar rapidamente o que está acontecendo em sua pasta de trabalho com atalhos.
Vamos ver alguns atalhos populares do Excel.
Selecione rapidamente linhas ou colunas
Clique no alfabeto na parte superior da coluna para escolher rapidamente a coluna inteira ou selecione qualquer célula e pressione Ctrl + Espaço para selecionar a coluna inteira.
Clique nos números de série na extremidade direita da planilha para escolher rapidamente a linha completa, selecione qualquer célula e pressione Shift + Espaço para selecionar a linha inteira.
A tecla de controle (Ctrl), ao clicar nas linhas ou colunas desejadas, selecionará as aleatórias.
Números de formato [!] Ctrl+Shift+1
é um atalho para aplicar o formato numérico padrão.
Trabalhe na pasta de trabalho instantaneamente
Você precisa de alguns atalhos para trabalhar em uma pasta de trabalho, que é a seguinte:
Ctrl + N para iniciar uma nova planilha
Ctrl + O abrirá uma planilha existente.
Ctrl + S Comando para salvar pasta de trabalho
Ctrl + W fechará a planilha atual.
Ctrl + PageDown avançará para a próxima planilha.
Ctrl + PageUp o levará para a planilha anterior.
Alt + A o levará para a guia Dados.
Alt + W irá levá-lo para a guia Exibir.
Alt + M abrirá a guia Fórmula.
Inserir data e hora atuais
Pressione Ctrl+; (ponto e vírgula) para adicionar a data atual.
Pressione Ctrl+Shift+; (ponto e vírgula), para inserir a hora atual.
Copiar para células adjacentes
Ctrl+R copiará valores ou fórmulas para uma célula de coluna adjacente.
Ctrl+D copiará valores ou fórmulas para a próxima célula da linha.
Ignorando células em branco durante a edição
Existem quatro métodos principais para ignorar células em branco.
1. Use a Função SE para ignorar as células em branco no intervalo.
2. Usando a função ISBLANK do Excel para desconsiderar células em branco em um intervalo.
3. Função ISNUMBER.
4. Usando a função COUNT do Excel para desconsiderar células em branco em um intervalo.
Copiar e colar várias seleções
Pressione Shift + Seta para baixo: Várias células podem ser selecionadas.
Ctrl+C irá copiar várias células.
Ctrl+V é usado para colar várias células.
Voltar para locais anteriores
A caixa de diálogo Go-To, de onde você pode ir para o local anterior, aparecerá quando você usar a tecla F5 ou Ctrl + G.
Alterar fórmula para valor
Alterar fórmula para valor é feito em três etapas:
Etapa 1: destaque as células que você deseja converter
Passo 2: Pressione Ctrl + C
Passo 3: Shift + F10 e V juntos.
Célula de entrada e limpar dados
Etapa 1: entrada de dados em uma célula
Etapa 2: Digite o texto ou os números necessários para inserir os dados e pressione ENTER ou TAB.
Passo 3: Puxe a alça de Preenchimento (canto da célula) para preencher os dados automaticamente em outras células da planilha.
Etapa 4: digite uma quebra de linha pressionando ALT+ENTER para iniciar uma nova linha de dados dentro de uma célula.
Passo 5: Para limpar completamente os dados e informações da planilha Excel, vá até a aba Home, no grupo Editing, e então clique no botão Clear e escolha “Clear All“.
Palavras finais
Qualquer empresa precisa do Microsoft Excel como ferramenta. Saber usar o Excel irá beneficiá-lo independentemente do seu campo, incluindo vendas, marketing, contabilidade ou qualquer outro.
A fórmula do Excel e os atalhos descritos acima facilitarão o gerenciamento de suas atividades, incluindo, entre outros, rastreamento de dados de vendas, monitoramento de suas campanhas de marketing, manutenção de contas, organização de atividades e muito mais. Você pode obter a avaliação gratuita do Excel da Microsoft.
Em seguida, você pode conferir cursos de excel online para níveis iniciantes a avançados.