Se você tem um negócio ou é uma pessoa ocupada, é provável que receba e envie e-mails importantes diariamente.
No entanto, esses e-mails importantes podem se perder às vezes. Eles podem ser excluídos acidentalmente ou removidos de forma maliciosa da caixa de entrada. Alguns e-mails importantes também são engolfados em sua caixa de entrada, quando você recebe vários e-mails diariamente.
Dos muitos e-mails que você recebe todos os dias, existem alguns importantes que você pode querer acessar mais tarde. É aqui que o arquivamento de e-mail é útil. Ao arquivar determinados e-mails, você pode proteger dados cruciais que não deseja perder devido a sobrecarga ou qualquer outra consequência.
Apesar da utilidade do arquivamento de e-mail, é surpreendente como tantas pessoas não aproveitam esse poderoso recurso. Nesta postagem, aprenderemos mais sobre arquivamento de e-mail e mergulharemos em alguns dos melhores softwares de arquivamento de e-mail que você absolutamente precisa usar.
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Benefícios do arquivamento de e-mail
Ao arquivar um e-mail, você o arquiva para referência futura. Muitos profissionais corporativos usam o arquivamento para proteger seus dados ou retornar a um e-mail importante no futuro. Veja por que o arquivamento de e-mail pode beneficiá-lo:
#1. Armazenamento 📦
Cada e-mail que você recebe é salvo em servidores ativos. O fluxo de e-mails pode fazer com que o desempenho do servidor diminua. Para melhorar o desempenho, você teria que excluir e-mails. Mas e se houver dados importantes nele? É aí que o arquivamento de e-mail pode ajudá-lo.
Ele permite que você migre dados de e-mail importantes para um servidor externo seguro ou para uma nuvem, a partir do qual você pode acessá-los facilmente.
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#2. Segurança 🔒
Quando seus e-mails são arquivados, eles ficam protegidos em um ambiente seguro com backups de dados regulares.
Existem ferramentas de arquivamento de e-mail que fornecem excelentes recursos de recuperação de desastres, mas isso somente quando você escolheu o software certo. Um indicador vital de um bom software de arquivamento de e-mail é 99,9% de tempo de atividade garantido.
#3. Produtividade 👨💻
Uma caixa de entrada lotada pode dificultar a busca por um e-mail específico. Se o seu trabalho exige que você procure um e-mail específico, primeiro você terá que classificar vários e-mails.
Ao arquivar seus e-mails, você pode acessar facilmente os e-mails necessários do arquivo e do backup de dados de e-mail. Além disso, para manter sua equipe em uma página, também faz sentido usar ferramentas de caixa de entrada compartilhada para gerenciar os e-mails da equipe.
#4. Conformidade ⚖️
Organizações em muitos setores mantêm registros de comunicações por e-mail para fins oficiais. Isso pode ser feito durante uma auditoria ou investigação. Excluir todos os e-mails pode não ser a melhor ideia se você quiser ficar do lado certo da lei e não quiser acabar em águas quentes com as autoridades.
Você pode arquivar e armazenar e-mails importantes no arquivo e estar no lado mais seguro. No geral, o arquivamento de e-mail pode trazer vários benefícios em nível pessoal e organizacional.
Introdução ao software de arquivamento de e-mail
O software de arquivamento de e-mail foi projetado para recuperação de desastres, ajudando você a armazenar e-mails importantes e recuperá-los sob demanda. Essas ferramentas também ajudam a remover e-mails indesejados, liberar espaço de armazenamento do servidor e acelerar as operações de e-mail. Ao mesmo tempo, você também pode usar soluções de segurança de e-mail para se proteger contra spam e ataques de phishing.
O software de arquivamento de e-mail pode ser útil em muitos casos, seja para uso pessoal ou profissional.
Se você administra uma empresa, precisa ter uma solução de arquivamento de e-mail para garantir a conformidade com os regulamentos do setor, para que todas as comunicações por e-mail em sua organização possam ser preservadas caso haja uma investigação oficial ou auditoria.
Como funciona o software de arquivamento de e-mail
Ao arquivar determinados e-mails, você basicamente os migra de sua caixa de entrada principal para uma pasta de arquivo separada. Ao fazer isso, você pode preservar o e-mail para referência futura e acessá-lo sem problemas.
Com uma solução de arquivamento de e-mail eficaz, você pode mover seus e-mails importantes para um local mais seguro, permitindo a recuperação de desastres.
O principal benefício de usar o software de arquivamento de e-mail é que ele atende aos requisitos de conformidade organizacional, mas isso varia de software para software. As empresas também podem configurar a ferramenta de arquivamento com base em suas necessidades. Por exemplo, uma empresa pode arquivar todos os e-mails recebidos, se necessário, reduzindo a necessidade de limpar frequentemente a caixa de entrada de e-mail.
Antes de procurar uma solução de arquivamento de e-mail, é melhor examinar seus recursos e regras de conformidade e decidir de acordo.
Principais recursos a serem procurados no software de arquivamento de e-mail
Antes de se comprometer com uma solução de arquivamento de e-mail, existem alguns recursos importantes com os quais você não deve se comprometer.
Esses são os requisitos mínimos se você deseja um software eficiente e eficaz para armazenamento e backup contínuos de e-mails importantes. Aqui estão os recursos obrigatórios do software de arquivamento de e-mail:
- Recurso de pesquisa rápida e intuitiva para acessar dados de e-mail armazenados no software
- Gerenciamento contínuo de grandes quantidades de dados de e-mail cruciais
- Em conformidade com os regulamentos
- Custo-benefício e eficiente
Se você conseguir colocar as mãos em uma ferramenta que atenda a ✅todos os requisitos acima, você terá uma combinação perfeita.
Agora que aprendemos sobre o software de arquivamento de e-mail, vamos nos aprofundar nas melhores opções que você pode usar para sua necessidade.
Mimecast
Mimecast oferece uma solução baseada em nuvem para os problemas de arquivamento de uma organização cuja lista de arquivamento de e-mail parece interminável. Ele permite que você se livre de seus problemas de arquivamento de e-mail com funções robustas projetadas para tornar as coisas mais fáceis do que nunca.
Ao contrário do software comum de arquivamento de e-mail, o Mimecast é ótimo para empresas em crescimento que desejam optar por uma solução mais econômica.
Como a manutenção do software de arquivamento de e-mail pode ser cara e complexa às vezes, achei os recursos de gerenciamento de arquivamento de e-mail do Mimecast altamente úteis. Se você deseja arquivar e-mails vitais em um local seguro, protegido e de fácil acesso, é sensato optar pelo Mimecast.
Página inicial da loja de correio
Se você está procurando um lar completo para e-mails de vários computadores, sistemas e programas, o Mailstore Home é uma opção incrível que também é gratuita. Ele mantém as comunicações essenciais via e-mail em um arquivo central são e salvo.
Graças aos recursos avançados desta solução de arquivamento de e-mail, você não precisa mais perder seus e-mails devido a arquivos PST com defeito, backup de dados incompleto ou qualquer outro problema.
Por meio de sua função de pesquisa inteligente, o MailStore Home facilita a pesquisa de um e-mail específico, mesmo em grandes arquivos de dados. Você pode migrar e-mails para sua caixa de entrada principal e restaurá-los do arquivo quando quiser.
Email Archive Pro
O Email Archive Pro torna o arquivamento o mais simples possível. Com apenas um clique, você pode arquivar várias contas e pastas de e-mail e arquivá-las em um local seguro para referência futura. Você também pode transformá-los em PDFs pesquisáveis para recuperação rápida e fácil.
Essa solução de arquivamento de e-mail também oferece suporte nativo ao G-suite, integrando-se à API do Gmail. Com o Gmail OAuth, você pode desfrutar de segurança aprimorada e acesso de e-mail somente leitura.
Para uma experiência perfeita de arquivamento de e-mail, o Email Archive Pro é realmente um profissional no jogo.
barracuda
Sua empresa deseja minimizar os requisitos de armazenamento de e-mail e aumentar a produtividade do usuário? Barracuda é a solução ideal para lhe dar exatamente isso. Com esta ferramenta, você pode mover com segurança informações vitais para uma nuvem, tratando-a como um nível de armazenamento secundário para proteção extra de dados de e-mail.
Como os dados são armazenados fora do ambiente de e-mail operacional, eles são retidos com segurança sem a preocupação de exclusão ou corrupção. Ao gerenciar o volume de dados em seu servidor de e-mail, você pode reduzir imensamente os custos enquanto mantém níveis ideais de eficiência operacional.
A Barracuda também garante a conformidade com os requisitos governamentais e regulatórios e agiliza a descoberta eletrônica.
Jatheon
A Jatheon tem uma poderosa solução de arquivamento de e-mail no local para ajudá-lo a armazenar, recuperar, gerenciar e auditar uma enorme pilha de dados de e-mail e informações corporativas não estruturadas.
O conjunto de arquivamento avançado da Jatheon permite analisar os dados arquivados e obter insights que podem ser usados em todos os departamentos. Ele agiliza a descoberta eletrônica permitindo o acesso para gerenciar e proteger os dados, ao mesmo tempo em que fornece funcionalidade de pesquisa específica para facilitar a localização e recuperação de dados.
Para uma solução completa de arquivamento de e-mail, o Jatheon é uma excelente escolha. Ele pode melhorar a governança de dados detectando problemas antes que eles aumentem e evitando a má conduta dos funcionários.
Busca
Uma solução de arquivamento de e-mail que torna o armazenamento, o gerenciamento e a recuperação de dados de e-mail mais fácil do que nunca, o Quest pode ser implementado de forma bastante transparente.
Com esta solução, você pode reduzir as necessidades de armazenamento de dados de longo prazo e a necessidade de gerenciar o desempenho de seu servidor de e-mail armazenando anexos de e-mail de instância única separadamente dos servidores.
A Quest também apresenta recursos de retenção eficazes ao cumprir as políticas de conformidade regulamentar. Além disso, você pode criar tags para categorização, permitindo migrar e recuperar apenas os dados de sua escolha.
Libraesva
A Libraesva é uma das principais soluções de arquivamento de e-mail para proteger informações comerciais importantes, melhorar a eficiência dos funcionários e simplificar a conformidade.
Se você está procurando uma solução de governança de e-mail, gerenciamento de riscos e conformidade simples, mas eficaz, não procure mais, Libraesva.
Esteja você usando um servidor de e-mail no local ou na nuvem, a Libraesva pode fornecer as melhores soluções de arquivamento de e-mail. Ele vem com integração nativa com Office 365 e Microsoft Exchange, e o add-on Outlook exclusivo do software permite que você acesse o e-mail arquivado facilmente, seja no Windows ou Mac.
ArcTitan
O ArcTitan é uma ferramenta integrada e automatizada com o Office 365, que oferece uma pesquisa de e-mail super rápida para os dados armazenados no arquivo. Você adoraria a configuração fácil e a implantação econômica desse software. Ele transforma dados de e-mail cruciais em um repositório, armazenando-os no arquivo.
Se você precisa de uma solução de arquivamento de e-mail para sua empresa, educação ou MSP, o Arctitan é uma excelente opção para necessidades de arquivamento dinâmico. Sem mencionar que o acesso remoto a e-mails torna o negócio ainda mais atraente.
N-capaz
Se você preferir soluções baseadas em nuvem para armazenar e proteger dados de e-mail, encontrará o N-able como um dos melhores do mercado. É uma solução de arquivamento de e-mail em nuvem robusta e criptografada para garantir que seus dados permaneçam seguros e protegidos.
Você pode proteger seus dados por meio dele e atender aos requisitos de conformidade estabelecidos pelos órgãos reguladores relacionados ao setor, como HIPAA, FRCP e SOX.
Os MSPs podem gerenciar os requisitos de armazenamento de e-mails de entrada e saída como um profissional com N-able, reduzindo os custos de armazenamento da infraestrutura local.
Smarsh
Uma ferramenta eficaz para registrar comunicações vitais por e-mail, o Smarsh pode armazenar e-mails que incluem anexos enquanto permite que sua organização cumpra os regulamentos governamentais e as regras de manutenção de registros.
Um dos melhores recursos deste software é que ele suporta a captura direta da fonte no formato nativo para garantir que o contexto completo dos dados seja preservado.
Ele pode ajudar a separar mensagens internas, externas, recebidas e enviadas. Além disso, também oferece acesso ao arquivo pessoal que permite que seus funcionários acessem seu histórico de e-mail.
Não há dúvida de que o Smarsh é um pacote e tanto para arquivamento de e-mail.
MailMeter
MailMeter tem todos os recursos que você esperaria de um bom software de arquivamento de e-mail em um só lugar. Desde navegar em caixas de entrada até realizar pesquisas de e-discovery e DSAR e fornecer gerenciamento de e-mail local e na nuvem, é a solução completa para suas necessidades de arquivamento de e-mail.
A interface avançada da ferramenta facilita o estreitamento do escopo da pesquisa de e-mail por qualquer motivo, usando critérios definidos.
O MailMeter pode ser fenomenal se você administra um negócio, pois precisa lidar com um grande volume de dados de e-mail. Investir neste software pode facilmente evitar a perda de dados e proteger seus dados de e-mail.
Arcserve
O Arcserve torna o gerenciamento de e-mail o mais simples possível, simplificando a captura e o armazenamento de e-mail em vários locais, divisões e usuários finais.
O software pode se integrar a várias plataformas de terceiros, incluindo Gmail, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange e IBM Domino. Portanto, independentemente do serviço que você usa, você só precisa do Arcserve para conectá-lo.
Cryoserve
Para facilitar a captura, armazenamento e busca de e-mails, o Cryoserve é uma ótima solução. A popularidade deste software pode ser devido à sua versatilidade. Ele pode ser usado como uma solução de arquivamento de e-mail, um SaaS baseado em nuvem, um dispositivo de hardware e uma solução híbrida para se adequar à sua infraestrutura de TI.
Ao armazenar cópias de todos os e-mails recebidos e enviados, a Cryoserve transforma os dados em um recurso para uso diário. Você pode ficar tranquilo sabendo que todos os seus dados críticos de negócios estão em boas mãos e podem ser recuperados facilmente quando necessário.
Intradin
Deseja proteger seus dados de e-mail em caso de qualquer litígio futuro, uma consulta de direito de saber ou uma solicitação de eDiscovery? Intradyn pode ajudá-lo a fazer isso com facilidade. Ele salva e-mails recebidos e enviados para garantir que você tenha um registro de todas as comunicações enquanto protege seus dados para referência futura.
O Intradyn permite importar e-mails brutos no formato RFC822 e migrar e-mails históricos. Além disso, funciona com todos os principais serviços de e-mail, incluindo MS Exchange, Gmail, Office 365 e muito mais.
microfoco
A Microfocus cuida de todas as suas necessidades de arquivamento de e-mail de forma flexível com um arquivo e várias plataformas. Essa ferramenta simplifica a captura, armazenamento, retenção, pesquisa e descoberta de toda a comunicação interna e externa via e-mail, mídia social e textos.
Se você está procurando uma solução que monitore a comunicação em todas as plataformas que sua empresa usa, o Microfocus é a ferramenta que faz isso.
É seguro dizer que é uma solução de arquivamento de e-mail tudo sob o mesmo teto.
Considerações finais
As soluções de arquivamento de e-mail simplificam o armazenamento e a proteção de seus e-mails, garantindo acesso rápido e contínuo. Também ajuda a cumprir as regras do setor de gravação de comunicações por e-mail para fins oficiais. Isso reduz a tarefa administrativa de gerenciamento de e-mail, pois o processo é automatizado. Para aumentar ainda mais a produtividade, você também pode usar o software de criação de modelos de e-mail.
Em última análise, tudo se resume ao software que você escolher. Os listados neste post são cuidadosamente escolhidos e funcionam muito bem em termos de velocidade, eficiência de custo e confiabilidade.
A seguir, confira as melhores soluções de proteção e filtragem de spam de e-mail.