A existência se desenrola como uma sucessão de acontecimentos, não é mesmo?
Contudo, não há nenhuma imposição de que todos esses momentos devam ocorrer presencialmente, em espaços superlotados. Atualmente, um número crescente de eventos está migrando para o ambiente virtual.
Então, está à procura de alguém para organizar sua próxima conferência empresarial? Garanta que irá usufruir de um software de gestão de eventos de alta qualidade!
Um sistema de software para gestão de eventos bem concebido pode impactar significativamente o sucesso do seu evento. Ele pode auxiliá-lo no planejamento, organização e execução da sua conferência com profissionalismo. Essa ferramenta de gestão de eventos possibilita o envio de convites, o acompanhamento de confirmações de presença e a organização dos palestrantes.
O que é um Software de Gerenciamento de Eventos?
Um software de gestão de eventos serve de auxílio para os gestores, permitindo que gerenciem áreas específicas das operações diárias. Esses sistemas são ferramentas de apoio no planejamento e execução de eventos, abrangendo desde o registro até o agendamento e a cobrança.
Os aplicativos de gestão de eventos oferecem soluções completas, aliviando o volume de trabalho. A plataforma pode gerenciar eventos e equipes, internas ou externas, dependendo da solução escolhida. Ademais, o software possibilita a interação com os participantes.
Quais são os Aspectos da Organização de um Evento?
Existem diversas facetas envolvidas no planejamento de um evento.
- Planejamento e Orçamento – Este processo se concentra no orçamento. Trata-se também de definir a natureza do evento.
- Seleção do Local – Elementos como a dimensão, o tipo, a localização e as instalações do evento são cruciais na escolha do local.
- Marketing de Eventos – A promoção e divulgação do evento para o público-alvo são componentes do marketing.
- Gestão de Voluntários – Recrutar, treinar e programar voluntários é essencial na gestão de voluntários.
- Transporte – O departamento de logística cuida dos serviços de transporte, hospedagem e alimentação.
- Gestão de Riscos – A gestão de riscos envolve identificar potenciais perigos e desenvolver estratégias para mitigá-los.
- Atendimento ao Cliente – O atendimento ao cliente assegura que todos tenham uma experiência agradável.
Funcionalidades do Software de Gestão de Eventos para uma Experiência Simplificada
- Agendamento e processos personalizados: Os sistemas de gestão de eventos permitem a criação e publicação de formulários online, solicitação de aprovações e criação de campos personalizados.
- Documentação e Recursos: Estes sistemas de gestão dispõem de uma biblioteca de recursos e planejadores de documentação acessíveis aos usuários.
- Acesso móvel em qualquer lugar: A facilidade de uso dos sistemas de gestão de eventos exige aplicativos móveis. Vivemos numa era de avançada tecnologia, sendo, portanto, essencial um sistema de gestão de eventos compatível com dispositivos móveis.
- Gestão e proteção de dados: Uma solução segura para eventos permite que os planejadores mostrem ou ocultem informações com base em salas, status, tipo de evento ou usuário. A segurança do evento também deve incluir mecanismos de acesso para garantir que os protocolos sejam seguidos. Os dados de alunos e professores devem ser monitorados com segurança, com backups frequentes e criptografia.
- Acompanhamento e atualização facilitados de eventos: É possível acompanhar os eventos e editá-los facilmente através de uma interface intuitiva. Não deve ser necessário cancelar e reagendar para alterar a hora, data, estado ou requisitos de serviço.
Agora que compreende os requisitos do software de gestão de eventos, vamos analisar alguns dos principais softwares de gestão de eventos.
Zoho
O Zoho é uma ferramenta de gestão de eventos baseada na nuvem, que auxilia no planejamento, organização, registro, acompanhamento e pagamento de conferências. Este software destina-se a empresas de todas as dimensões, desde startups a grandes corporações, permitindo que os patrocinadores criem pacotes de patrocínio atrativos e gerenciem as solicitações de patrocínio. É fácil personalizar e integrar com outros aplicativos Zoho e ferramentas de terceiros.
Características
- Operações automatizadas para otimizar a produtividade e reduzir o trabalho manual
- Análise de dados e relatórios em tempo real
- Um robusto mecanismo de proteção de dados
- Incorporação de outros serviços e aplicativos
- A capacidade de escalonar em consonância com o crescimento da sua empresa
Comece a usar o Zoho com o plano gratuito. Dependendo das necessidades, pode fazer a transição para planos pagos.
O Zoho é uma plataforma intuitiva e de fácil utilização, que combina colaboração em equipa, gestão de projetos e apoio ao cliente. Atrair empresários será a parte mais fácil de utilizar o Zoho Backstage.
RSVPify
O RSVPify é uma plataforma de gestão de eventos baseada na nuvem, que auxilia na gestão de convites, bilhetes, listas de convidados e participantes. O seu painel permite visualizar os próximos eventos, acompanhar os registros e efetuar o acompanhamento.
É possível também arrastar convidados para mesas específicas. A plataforma oferece uma solução de marca branca, permitindo que as empresas personalizem os formulários com as suas imagens, logótipos, temas e fontes.
O código QR simplifica o check-in, gere eventos com restrição de idade e protege informações confidenciais. Os usuários podem gerenciar as mesas de assentos em qualquer lugar, incluindo eventos principais e secundários, e visualizar as preferências de refeição dos convidados.
Características
- Agilize o processo de inscrição do seu evento com formulários de inscrição flexíveis
- A venda online de bilhetes nunca foi tão fácil, rápida ou conveniente
- A forma mais simples, rápida e personalizável de gerir eventos virtuais
- Aumente a visibilidade do seu evento e da sua marca com uma personalização eficaz
- Crie save-the-dates, convites, atualizações e lembretes personalizados e com a sua marca
Os custos para uso pessoal começam em $19 mensais, enquanto os custos para negócios e lucro são de $39. Um plano empresarial mensal começa em $5.988.
O RSVPify é uma ferramenta de gestão de eventos abrangente, que auxilia no planejamento, gestão e comercialização dos seus eventos. Os planejadores de eventos e os profissionais irão apreciar este aplicativo fácil de usar, com várias funcionalidades.
Cvent
O Cvent é uma plataforma para gestão de eventos que auxilia os organizadores no planeamento e execução de eventos de sucesso. Permite simplificar as operações do evento, como o registro, a emissão de bilhetes, a localização de espaços e as atividades promocionais.
A plataforma simplifica a logística do evento, oferece experiências envolventes aos organizadores e facilita a medição do sucesso do evento.
Características
- Os planejadores de eventos podem utilizar esta ferramenta para gerir todos os aspetos dos seus eventos
- É fácil rastrear, registar e otimizar o comparecimento, o envolvimento e o feedback
- Pode comercializar um evento de várias formas para torná-lo mais impactante
- Existem relatórios de desempenho, insights de eventos e apoio ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana
- É um aplicativo compatível com dispositivos móveis Android, iOS e Windows
As informações de preços só estão disponíveis após o envio das credenciais (preço baseado em cotação). O treinamento básico e a configuração estão incluídos.
O Cvent é adequado para organizações sem fins lucrativos e empresas. É o ideal para grandes eventos. Possui excelentes funcionalidades a um ótimo preço, pelo que os organizadores de eventos o apreciam. As ideias e implementações de gestão de dados e de campos são as melhores.
Stova
A plataforma de gestão de eventos e reuniões da Stova permite que empresas de todos os tamanhos e setores gerenciem os diversos processos envolvidos num evento.
O Stova possibilita que os usuários criem webinars, gerenciem e personalizem sessões, adicionem participantes e elaborem relatórios personalizáveis. O Stova integra-se com vários aplicativos de terceiros e possui uma API que os usuários podem utilizar para fazer a integração com os seus aplicativos.
Características
- É uma ótima forma de promover eventos, criar reconhecimento e comunicar com o seu público
- O check-in é simples e seguro com o crachá do STOVA e a entrada sem contato
- As stands virtuais da Stova permitem conectar-se pessoalmente com leads de eventos e transformar leads em oportunidades de vendas
- O Stova mantém os seus participantes virtuais e presenciais conectados. Todos os eventos são gerenciados num único lugar
- Rastreia também as jornadas do usuário para obter informações detalhadas sobre as principais métricas do seu evento
É possível personalizar os seus preços com o Stova, com base nas suas necessidades específicas.
A interface fácil de usar do Stova simplifica o planejamento e a coordenação de eventos. É possível gerir eventos facilmente, colaborar com outros membros da equipe e acompanhar o desempenho do evento.
Planning Pod
O Planning Pod é uma poderosa ferramenta de gestão de eventos online, que mantém todos os seus detalhes num único lugar. Dispõe de mais de 30 ferramentas intuitivas que a sua equipe pode usar para gerir tarefas, listas de verificação, calendários, arquivos, pesquisas, fornecedores, patrocinadores e voluntários. Esta plataforma integra mais de 30 ferramentas para simplificar e otimizar o processo de planejamento de eventos.
Características
- Pode criar tarefas, atribuí-las à sua equipe e acompanhar o seu progresso
- Pode programar recursos de forma eficiente e gerir a disponibilidade da sua equipe com o agendamento de recursos
- Sincroniza com o seu calendário, para que esteja sempre a par de tudo
- Conecte a sua equipe com mensagens integradas, partilha de ficheiros e ferramentas de colaboração
- Mantenha-se a par do seu negócio com relatórios e análises abrangentes
O Planning Pod oferece um plano mensal básico a partir de $19.
Este software de gestão de eventos simplifica os fluxos de trabalho dos planeadores e torna os eventos mais fáceis, rápidos e eficientes, devido à sua interface intuitiva e funcionalidades eficazes.
Eventbrite
O Eventbrite é um sistema de gestão de eventos online que permite às pessoas planejar, comercializar e gerenciar eventos. Usando este software, os usuários podem criar, personalizar e partilhar eventos online e gerenciar as vendas, inscrições e pagamentos associados a tais eventos. Além disso, o Eventbrite oferece análises robustas e ferramentas de relatórios para rastrear e analisar o desempenho do evento.
Características
- Simplifica o processo de criação, gestão e promoção de eventos
- O Eventbrite fornece análises detalhadas para auxiliar os usuários a rastrear as vendas de bilhetes e o comparecimento
- O processamento de pagamentos integrado facilita a receção de pagamentos e a distribuição de dinheiro
- Os usuários podem utilizar o Eventbrite para promover eventos através de páginas de eventos e redes sociais
Pode experimentar a opção gratuita disponibilizada pelo Eventbrite. O plano de preços começa em 1% mais $0,99 para o plano Essential, 2,5% mais $1,99 para o plano Professional e 5% mais $4,99 para o plano Premium.
O Eventbrite é ideal para concertos, apresentações de celebridades, seminários, etc. O plano gratuito tem poucas funcionalidades, e as vibrações amigáveis e as APIs abertas tornam-no ainda mais seguro.
Swoogo
O Swoogo permite criar formulários de inscrição com condições ilimitadas, tipos de participantes e perguntas personalizadas. Personalizar estes formulários para cada evento é fácil, e pode cloná-los para outros eventos.
O Swoogo oferece integrações gratuitas, um construtor de sites de eventos de arrastar e soltar e análises nativas. Os seus webhooks de saída e integrações de API facilitam a integração com conjuntos de ferramentas martech complexos. Pode criar eventos utilizando o construtor de arrastar e soltar do Swoogo, BYOC (traga o seu código) e um back-end responsivo para dispositivos móveis.
Características
- Pode adicionar a sua marca a todas as páginas de inscrição com o construtor de formulários de arrastar e soltar
- Coloque todas as informações, conteúdo, patrocinadores e oportunidades de networking do seu evento num único lugar
- O Swogo Analytics oferece uma imagem clara de como o seu público está engajado e o que lhe interessa
- Pode arrastar e soltar (ou trazer o seu HTML) para facilitar o marketing do evento
- Pode integrar gratuitamente o HubSpot, Zoom, Pigeonhole, Marketo, Salesforce e muito mais.
O Swoogo tem quatro planos. Os preços começam num plano de $9.800 por ano, um plano de três por $15.000 por ano, um plano de cinco por $2.400 por ano e um plano empresarial por um preço personalizado.
O software de gestão de eventos Swoogo simplifica a organização, gestão e promoção de eventos. Pode auxiliar organizadores de eventos de todas as dimensões, desde pequenas empresas até grandes corporações.
Social Tables
O Social Tables permite que escolha o seu local, faça o diagrama do evento, gerencie os convidados e faça o check-in no seu evento. As ferramentas gratuitas permitem compartilhar uma estratégia abrangente com seus locais, clientes e parceiros. Gerenciar visitas VIP, pedidos especiais de comida e diagramas de assentos também é fácil.
Pode navegar nos eventos do Social Tables facilmente, com uma interface de utilizador intuitiva. Pode permitir que os parceiros usem o seu sistema sem qualquer treinamento. Ademais, todas as informações de eventos são armazenadas num local central.
Características
- Esta plataforma é uma forma simples e rápida de criar e gerenciar plantas baixas
- Pode manter uma lista de verificação e uma lista de tarefas para se manter organizado
- Identifique outros planejadores e fornecedores e estabeleça relacionamentos com eles
- Utilize análises eficazes para analisar o desempenho do evento
- A integração de plataformas de bilhética e software é possível
Pode escolher entre dois planos para o software de gestão de eventos: O gratuito inclui 150 participantes, uma conta e colaboração em tempo real. O profissional (a partir de $199/mês) inclui 250 participantes, apoio por e-mail e dois eventos.
O Social Table é mais benéfico para os planejadores de eventos que necessitam de plantas baixas e outros elementos de front-end. Muitas marcas globais de hospitalidade recomendam o Social Table. O aplicativo facilita a organização, especialmente para empresas de média dimensão, tornando o check-in e a reserva de lugares mais simples.
Hopin
O Hopin é uma plataforma de gestão de eventos baseada na nuvem, que auxilia as empresas a organizar, comercializar e coordenar eventos virtuais, híbridos e presenciais. O software de análise Hopin permite que os planejadores de eventos meçam o envolvimento dos visitantes e interajam com os participantes através de enquetes e questionários.
O gestor pode criar vários tipos de bilhetes, marketing por e-mail, gerar leads e gerenciar bilhetes. Pode criar páginas de destino com blocos modulares, adicionar layouts e temas personalizados, criar códigos promocionais e emitir reembolsos.
Para além do Hopin, existem várias aplicações com as quais o Hopin se integra, como o HubSpot CRM e o Slack. Está disponível uma opção de assinatura mensal, que inclui apoio por e-mail e chat.
Características
- O Hopin oferece ferramentas de gestão de eventos, como o registro, emissão de bilhetes, promoção e exposições virtuais
- Os participantes podem assistir a transmissões em direto e videoconferências em qualquer lugar
- Existe criação de agenda por arrastar e soltar, lembretes automáticos e pesquisas pós-evento
- O Hopin oferece mais do que apenas proteção por senha e autenticação de dois fatores
- As ferramentas de relatório e análise do Hopin permitem que os planejadores de eventos rastreiem as métricas de envolvimento.
O Hopin inclui um plano gratuito com funcionalidades interessantes. Pode também experimentar os planos pagos a partir de $67 por mês, enquanto os planos empresariais rondam os $6.000.
O software de gestão de eventos Hopin auxilia no planejamento e gestão de eventos virtuais de forma simples. Existem diversas funcionalidades, como a emissão de bilhetes e o streaming. Organizações e empresas que pretendem organizar eventos online podem usar este serviço.
Bizzabo
O Bizzabo é um software de eventos para empresas de média e grande dimensão. É fácil planear espetáculos e angariar fundos, para que os gestores de eventos se possam concentrar no marketing. Tem tudo o que é necessário para agilizar o trabalho e a colaboração.
O sistema operacional Bizzabo Experience, rico em dados, ajuda os planejadores de eventos a transformar os eventos em grandes negócios. O Bizzabo permite que consiga que mais pessoas se inscrevam em eventos. O Bizzabo elabora campanhas de e-mail e páginas de destino. Também melhora o ROI dos patrocinadores. A análise pós-evento acontece imediatamente. Além disso, pode criar aplicativos móveis para eventos com o Bizzabo.
Características
- O Bizzabo combina todos os dados do seu evento, como inscrições e perfis de participantes, num só lugar
- O Bizzabo permite personalizar, monitorizar e ajustar as campanhas de marketing de eventos
- Os participantes do evento podem usar os diretórios de participantes e perfis pessoais do Bizzabo para fazer networking online
- Pode tratar de tudo o que se relaciona com o seu evento com o Bizzabo, desde o planeamento até ao orçamento
- A análise avançada do Bizzabo fornece uma análise abrangente do comportamento e envolvimento do participante
O Bizzabo oferece um preço inicial de $15.000,00 por ano, aumentando a partir desse valor.
O software de gestão de eventos Bizzabo facilita a criação, gestão e análise de eventos. Possui uma interface de utilizador intuitiva, análises eficazes, formulários de inscrição personalizados, campanhas de e-mail automatizadas e muito mais. Irá poupar tempo e dinheiro enquanto organiza grandes eventos com o Bizzabo.
Ungerboeck
O Ungerboeck auxilia instalações desportivas, exposições, teatros, planejadores de eventos e museus a gerenciar tudo, desde os convidados até as faturas sem auditoria.
Utilizando o CRM e os módulos de gestão de vendas, os supervisores podem tratar de campanhas promocionais, comunicações com clientes, contratos e propostas. Uma empresa pode colocar produtos num site específico da marca e arrastá-los para layouts de stand com a ajuda de um serviço de exposição.
Os organizadores podem acompanhar os participantes numa ampla variedade de eventos, incluindo seminários, acampamentos, treinamentos, workshops e eventos.
Características
- É fácil criar e gerir inscrições para eventos através deste sistema abrangente
- A emissão de bilhetes automatizada permite que os clientes gerem e gerenciem os bilhetes online
- O agendamento de recursos possibilita que os clientes agendem funcionários, recursos e locais
- Os clientes podem aceitar pagamentos online com o processamento de pagamentos online
- Fornece informações sobre os eventos dos clientes por meio de análises e relatórios
A plataforma de gestão de eventos Ungerboeck simplifica o planejamento e a execução de eventos, sendo uma boa opção para quem pretende gerir grandes eventos.
Attendease
O Attendease foi criado em 2001, sob a designação Coverall Crew. Inicialmente, oferecia registro de eventos online e web design para sites de eventos, e agora é um sistema integrado de gestão de eventos. Quer planeje um evento grande ou pequeno, o Attendease é o software de gestão de eventos ideal. É ótimo para eventos públicos, privados e gratuitos.
Ademais, os gestores de eventos podem trabalhar em vários eventos ao mesmo tempo. O seu processo de planejamento de eventos pode ser automatizado para torná-lo repetível e escalonável. Pode criar um aplicativo móvel que envolva os participantes através do compartilhamento nas redes sociais. Os participantes obtêm uma experiência de evento totalmente de marca, desde o site até o registro online e o marketing por e-mail.
Características
- O Attendease permite que os usuários criem formulários personalizados e gerenciem as informações dos participantes
- O seu criador de agenda facilita a criação e personalização de agendas para eventos
- Os usuários podem criar e personalizar os seus sites de eventos com o software de gestão de eventos do Attendease
- Pode processar pagamentos e gerenciar bilhetes com o software de gestão de eventos Attendease
- Os recursos analíticos e de relatórios do Attendease fornecem informações sobre o desempenho do evento, comparecimento e muito mais.
Pode entrar em contacto com o Attendease para obter informações sobre os preços.
A plataforma de gestão de eventos Attendease permite organizar eventos. Não leva tempo para começar e fornece informações valiosas sobre o desempenho do evento. O Attendease é uma excelente opção se necessita de uma solução de gestão de eventos abrangente.
Accruent
O Accruent é uma plataforma baseada na nuvem para gestão de imóveis e instalações. Pode personalizá-lo para educação, saúde, setor público, varejo, serviços públicos e manufatura.
A plataforma Accruent gere solicitações, agiliza a manutenção, aumenta a visibilidade e automatiza a manutenção preventiva. O Accruent permite que os usuários gerenciem mercadorias e compras com base em métricas de estoque.
Existem aplicativos Accruent para gerenciar manutenção, ativos, estoque, espaço, movimentos, manutenção preventiva e ordens de serviço. Existe também um recurso de planejamento de mercado e seleção de local. O serviço de assinatura do Accruent inclui telefone, e-mail e suporte online.
Características
- Gerencie vários eventos facilmente com calendários de eventos robustos
- Fornece um painel fácil de usar para gerir eventos, participantes e locais
- Os dados de um participante podem ser capturados usando um formulário de inscrição personalizado
- Envie campanhas de e-mail automatizadas aos participantes para os manter informados e engajados
- Um sistema de relatórios abrangente para medir o sucesso do evento e o retorno do investimento
Os preços da plataforma de gestão de eventos da Accruent variam de algumas centenas a alguns milhares de dólares mensais.
A plataforma de gestão de eventos da Accruent simplifica os processos de planejamento e gestão de eventos de forma eficiente e econômica.
Certain
As plataformas da Certain automatizam e facilitam diversas tarefas de planejamento de eventos com a sua plataforma abrangente de gestão e marketing de eventos. Auxilia na criação de um ecossistema de usuários coeso, através da integração de sistemas de pagamento, aplicativos de check-in e CRMs.
O organizador de eventos pode utilizar determinada plataforma para criar sites e formulários de inscrição. O sistema de processamento de pagamentos permite que os participantes paguem pelo registro. Os check-ins funcionam não apenas para o evento, mas também para sessões individuais. Pode obter análises em tempo real para tomar melhores decisões para as equipes de planejamento, marketing e vendas.
Características
- Os planejadores podem personalizar modelos de sites específicos para atender às suas necessidades
- Pode preencher alguns formulários com dados de CRM se corresponderem ao domínio/URL
- Pode também pré-criar e imprimir crachás sob demanda, se possuir impressoras no local. Os participantes recebem crachás quando fazem o check-in. Pode personalizar os campos do crachá.
- Algumas plataformas integram o GDS para reservar viagens e hospedagem quando se inscreve.
- Ao se inscrever, os participantes podem pesquisar as sessões por data, tema, palestrante e local.
Pode escolher entre as opções de preços disponíveis. Alguns planos Pro custam cerca de $24.990 e alguns planos Essential custam cerca de $14.990.
O Certain é uma plataforma completa de gestão de eventos que auxilia os usuários a gerenciar os seus eventos do início ao fim. Possui funcionalidades como o registro e a análise de eventos, e esta plataforma eficaz e de fácil utilização simplifica o planejamento de eventos.
Considerações Finais
Atualmente, as pessoas podem alcançar resultados notáveis e expressivos utilizando software de gestão de eventos. Essas ferramentas promovem excelentes arranjos de espaços e gestão eficaz.
Na verdade, há um futuro promissor para este software. Ademais, as funcionalidades e capacidades de cada solução de software de gestão de eventos tornam-no adequado para diferentes tipos de eventos. E necessita do software de gestão de eventos correto para garantir um evento bem-sucedido.
De seguida, explore o melhor software de webinar para expandir o seu negócio.