Uma constante nas operações empresariais é a necessidade de produzir documentos.
Na era da tecnologia, as empresas migraram dos documentos físicos para arquivos eletrónicos armazenados na nuvem. Esta transição não só diminui o consumo de papel, como também torna mais eficiente a criação de documentos.
Os seus processos de trabalho diários dependerão ainda mais da geração de documentos se a sua atividade estiver ligada aos setores jurídico, de seguros ou bancário.
Faturas, propostas, contratos, apresentações para clientes, orçamentos e regulamentos internos são documentos essenciais para o funcionamento da sua empresa e para a comunicação com clientes, colaboradores e fornecedores.
A preparação e entrega de documentos como apólices, informações de contas, processos judiciais e outras comunicações urgentes, exigem agilidade.
Neste artigo, explicaremos a importância da geração de documentos e como ela pode impulsionar a eficiência da sua empresa. Vamos direto ao assunto!
Porque é Essencial um Software de Geração de Documentos
A utilização de software para geração de documentos tornou-se fundamental para as empresas por diversas razões.
A sua equipa irá beneficiar da poupança de tempo.
Um bom sistema automatizado de criação de documentos agiliza tarefas como a conceção, edição, criação e importação de documentos. Desta forma, liberta recursos humanos e reduz a necessidade de envolver a equipa de desenvolvimento na criação e resolução de problemas do processo.
Elimina erros e omissões
Automatizar procedimentos que envolvam várias etapas manuais de introdução de dados reduz automaticamente a probabilidade de erro humano. O mesmo acontece com a criação de documentos.
Quando é disponibilizada uma solução intuitiva para criar documentos de alta qualidade, os funcionários aprendem mais rapidamente e são capazes de produzir documentos de melhor qualidade.
A sua marca torna-se consistente
É crucial ter uma imagem uniforme em todas as comunicações corporativas para o sucesso da marca. Isto aplica-se tanto à documentação eletrónica como à impressa da sua empresa, e não apenas aos materiais de marketing.
Com um sistema de geração de documentos eficiente, os funcionários conseguem personalizar documentos para clientes específicos, mantendo uma imagem corporativa consistente.
Funcionalidades de um Software de Geração de Documentos
Um bom software de geração de documentos deve ter as seguintes funcionalidades:
Formatação automática e múltipla
Deve ser possível alterar rapidamente qualquer documento, incluindo o tipo de letra, tamanho ou formato (PDF, Docx, CSV), sem comprometer a sua integridade.
Esta funcionalidade é essencial, pois muitos clientes têm preferências quanto ao tipo de formato de documento utilizado. Certifique-se de que a solução escolhida oferece várias opções de formatação.
Integração simples
Deve ser possível juntar documentos de diferentes aplicações, incluindo JSON e XML, e integrá-los com outros programas que utiliza com frequência.
Assim, o fluxo de dados torna-se mais simples e rápido, e torna-se mais fácil produzir um documento final com a certeza de que tudo foi feito corretamente.
Conteúdo dinâmico
A capacidade de combinar dados variáveis para criar um documento é um aspeto fundamental de uma ferramenta de criação de documentos. Para personalizar a mensagem e atingir o público certo, é necessário escolher uma ferramenta que recolha os dados corretos e os inclua no documento.
Conformidade e segurança
As melhores soluções oferecem a possibilidade de aplicar protocolos de segurança e conformidade, consoante a necessidade ou por documento. Garanta que a solução escolhida utiliza ligações SSL seguras e firewalls fiáveis.
Agora que conhece as características de um software de geração de documentos, apresentamos algumas das plataformas mais usadas pelas empresas:
SmartDocuments
Começamos com o SmartDocuments, uma plataforma de criação automatizada de documentos que permite implementar modelos inteligentes capazes de inovar o fluxo de trabalho documental, melhorando a produtividade.
Esta plataforma pode ser facilmente integrada com o Microsoft Teams e o SharePoint, guardando automaticamente os documentos.
O SmartDocuments é capaz de inserir automaticamente dados de clientes e produtos do SAP nos documentos, o que poupa bastante tempo.
A ferramenta SmartWizard permite criar e gerir facilmente modelos de documentos padrão, inserir dados de sistemas externos e reforçar a identidade corporativa.
Graças às funcionalidades de criação de documentos e gestão de modelos, a plataforma é utilizada em diversos setores, como o governo, o jurídico e o recrutamento, para reduzir o tempo e os riscos envolvidos na criação de documentos.
Docmosis
O Docmosis oferece um processo de geração de documentos rápido, fiável e escalável, usando uma abordagem baseada em modelos inteligentes. Pode utilizar os recursos da plataforma para criar cartas, faturas, propostas, contratos, extratos e relatórios personalizados em formatos PDF e Word.
Este software possui um mecanismo de geração de documentos que se integra com aplicações de software personalizadas e de terceiros. O Docmosis disponibiliza vários recursos para simplificar a criação de estruturas de documentos complexas.
- Utilize o Microsoft Word ou o LibreOffice Writer para os modelos de documentos.
- Insira texto ou espaços reservados para todo o conteúdo dinâmico.
- Adicione texto, imagens e tabelas, códigos de barras, códigos QR e muito mais.
- Adicione relatórios personalizáveis aos modelos.
Fastdok
O Fastdok é um software de criação de documentos versátil, utilizado em vários setores, como TI, negócios, educação, recursos humanos, entre outros, para gerar os documentos necessários.
Este software de geração de documentos, baseado na nuvem, é rápido, fácil de usar e eficaz na criação de documentos para diferentes finalidades.
O aspeto único do Fastdok é o seu processo de automatização que lhe apresenta documentos prontos a utilizar, com base nas respostas a um conjunto de perguntas.
O Fastdok orienta o processo de documentação digital, fornecendo questionários focados, exemplos claros e explicações, com o objetivo de o ajudar a gerar os documentos da forma mais simples possível.
Edocgen
O Edocgen oferece um processo flexível de geração de documentos, com suporte para automatização baseada em dados e vários modelos simples e complexos, com o objetivo de melhorar a produtividade da equipa.
Este software de geração de documentos é intuitivo e assegura a transformação do processo de criação de documentos, proporcionando uma melhor comunicação e experiência aos clientes.
As principais funcionalidades do Edocgen são as seguintes:
- Gera milhares de documentos em massa, preenchendo os dados de várias fontes, como JSON/XML/Excel, bases de dados e muito mais.
- Gera automaticamente formulários da web a partir de modelos para criar documentos.
- Permite a geração de documentos sob demanda através da API REST e obtém instruções em tempo real.
- Pode ser facilmente implementado localmente ou na nuvem (Azure, GCP ou AWS).
- Oferece modelos de documentos nos formatos PPTX, Microsoft Word, PDF preenchível e Excel.
Checkbox
Com a confiança de empresas como a Deloitte, a KPMG e a BMW, o Checkbox é um software poderoso para criação e gestão de documentos, que facilita o processo de criação de documentos, reduzindo o tempo gasto na elaboração e gestão manuais. Desta forma, a gestão pode concentrar-se em aspetos mais importantes, relacionados com a estratégia.
O Checkbox analisa e elimina erros no documento, validando-o de acordo com modelos padrão. O Checkbox também permite obter informações instantâneas, visualizar o estado de aprovação, obter assinaturas eletrónicas e receber resultados automatizados sobre o documento que acabou de criar.
A ferramenta simplifica o processo de negociação e assinatura, melhorando o tempo de entrega do documento e auxiliando na tomada de decisões baseadas em dados.
Docshifter
O Docshifter é um software de automatização de documentos centralizado, que ajuda a gerir todos os documentos baseados em modelos e a convertê-los para o formato PDF.
A ferramenta é rápida, escalável e compatível, e o processo automatizado elimina a necessidade de copiar e colar os dados nos modelos de documento, poupando tempo.
O Docshifter não é apenas uma plataforma de criação de documentos; é também um software de conversão de PDF, que utiliza vários formatos de ficheiro da empresa como entrada, enriquece os ficheiros e converte-os para PDF. Algumas das características do Docshifter são:
- Conversão de PDF 10x mais rápida, com custos reduzidos de licenciamento e infraestrutura
- Integração com ferramentas existentes através de conectores nativos ou API Rest
- Criação de modelos no Microsoft Word para reduzir custos.
Templafy
O Templafy é uma ferramenta para gerir todas as atividades relacionadas com documentos da sua empresa. A plataforma oferece vários módulos e modelos que podem ser utilizados para criar uma solução que satisfaça as necessidades da sua empresa.
O Templafy oferece um centro de administração para as empresas gerirem todos os aspetos do processo de criação de documentos comerciais. Facilita a gestão e distribuição de modelos predefinidos, recursos de documentos, tipos de letra e assinaturas de e-mail.
Reforce as infraestruturas de TI e aumente o valor com integrações seguras para aplicações de conteúdo de documentos existentes. O Templafy oferece as seguintes funcionalidades para as empresas atenderem às suas necessidades individuais:
- Uma vasta biblioteca de modelos e recursos da empresa dentro das aplicações de documentos.
- Técnica de automatização inteligente para auxiliar na criação dinâmica e precisa de documentos.
- Digitalização automática de documentos e apresentações para detetar conteúdo desatualizado e verificar a conformidade com as regras.
- Partilha, colaboração e acesso a informações úteis para otimizar o desempenho do documento.
Nintex
Utilize o Nintex para criar e partilhar automaticamente todos os documentos relacionados com a empresa, como contratos, ordens de serviço e faturas, diretamente do Salesforce ou do Office 365. Assim, elimina a necessidade de copiar e colar os dados e minimiza os erros, garantindo que os documentos são precisos e cumprem os requisitos.
O Nintex ajuda a automatizar o processo de criação de documentos, oferecendo os seguintes recursos:
- Automatize a criação de documentos sem escrever código, para melhorar a eficiência.
- Utilize modelos predefinidos em diferentes idiomas para criar documentos nos formatos de ficheiro Word, Excel, PowerPoint e PDF.
- Simplifique a geração de revisões internas e o processo de assinatura de documentos, automatizando o encaminhamento de documentos.
- Associe dinamicamente dados de qualquer fonte utilizando modelos de documentos e soluções de armazenamento na nuvem, como Salesforce, SharePoint e Box.
Pandadoc
O Pandadoc é o software ideal para criar, enviar e gerir documentos em conformidade com HIPAA, FERPA e GDPR, sem gastar muito tempo. Esta ferramenta oferece vários modelos de marca e temas personalizados para acelerar a criação de documentos importantes.
O Pandadoc tem como objetivo simplificar o processo de geração de documentos, garantindo que a voz e o estilo da marca são mantidos.
Presta especial atenção à criatividade e aos detalhes, e oferece modelos de marca e temas personalizados, juntamente com a integração do Canva, que permite arrastar e largar facilmente elementos de design apelativos.
O Pandadoc permite incorporar vídeos, GIFs animados e uma tabela de preços inteligente que dá ao cliente o poder de escolher os serviços que pretende contratar.
Documentos Facilitados
Desenvolvido pela Salesforce, o Docs Made Easy permite criar documentos sólidos, sofisticados e dinâmicos que aceleram o processo de criação de documentos na sua organização.
A plataforma permite criar apresentações, relatórios, orçamentos, faturas, contactos e muito mais, transferindo dados de um objeto padrão para modelos pré-formatados.
O Docs Made Easy aumenta a produtividade dos profissionais, permitindo-lhes criar documentos eficientes através das seguintes funcionalidades:
- Sincroniza dados do Salesforce para automatizar a geração de documentos.
- Extrai dados do CRM e do objeto personalizado e junta-os com modelos pré-formatados.
- Transporta e entrega documentos com aspeto profissional de forma rápida e fácil.
- Receba notificações instantâneas quando um cliente interage com o seu documento.
Formstack
O Formstack é outra opção a considerar para automatizar o processo de geração de documentos da sua organização. Esta ferramenta minimiza a necessidade de papelada para criar documentos profissionais e atraentes, que podem ser facilmente enviados para qualquer lugar.
Graças ao criador e editor de documentos, que suporta gestos de arrastar e largar, pode criar vários documentos, como propostas, formulários, contratos e contactos, em poucos minutos. O Formstack oferece os seguintes recursos:
- Adicione secções condicionais para mostrar ou ocultar conteúdo ao visualizador.
- Gere vários documentos a partir de uma única fonte de dados.
- Partilhe os documentos em qualquer lugar ou carregue-os para uma aplicação diferente diretamente a partir do Formstack.
- Utilize modelos pré-concebidos da biblioteca para criar documentos comerciais rapidamente.
SDocs
Por último, temos o SDocs, um software de geração de documentos rápido e fácil, desenvolvido no Salesforce, que oferece segurança para as organizações. Esta ferramenta é utilizada por várias empresas para melhorar a eficiência, reduzir erros e eliminar o trabalho moroso relacionado com documentos.
Como o SDocs é uma solução nativa de criação de documentos para o Salesforce, os dados nunca saem do sistema, o que garante maior segurança e agilidade na prestação de serviços. Também é possível ajustar as configurações de visibilidade dos documentos nos perfis de utilizador, filtrando os documentos que os utilizadores têm permissão para criar.
A plataforma oferece os recursos necessários para simplificar o processo de automatização de documentos. O editor de documentos integrado é simples de usar e não exige formação adicional.
Conclusão
Este artigo aborda algumas das ferramentas de criação de documentos disponíveis no mercado. Ao escolher uma ferramenta para a sua organização, analise os requisitos da sua empresa e compare os recursos e funcionalidades das ferramentas de automatização de documentos.
A maioria das opções listadas aqui oferece um período de avaliação gratuito que pode usar para verificar se as ferramentas cumprem o que prometem.