Uma coisa é consistente em suas operações de negócios – o requisito para a geração de documentos.
Na era da tecnologia, as empresas fizeram a transição de documentos em papel para arquivos eletrônicos baseados em nuvem que não apenas reduzem o consumo de papel, mas também agilizam o processo de geração de documentos.
Seus processos de trabalho diários dependerão ainda mais da geração de documentos se você trabalhar nos setores jurídico, de seguros ou bancário.
Faturas, propostas, contratos, apresentações de clientes, orçamentos e declarações de política interna são documentos cruciais nos quais sua empresa sempre confiará para executar suas operações e se comunicar com clientes, funcionários e fornecedores.
Você precisará trabalhar rapidamente para preparar e entregar documentos de apólices, divulgações de contas, processos judiciais e outras comunicações cruciais.
Neste artigo, explicaremos por que a geração de documentos é essencial e como ela pode ajudar você a aumentar a eficiência da sua empresa. Então vamos começar direto agora sem mais delongas!
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Por que você precisa de um software de geração de documentos
O uso de software de geração de documentos tornou-se vital para as empresas devido aos seguintes motivos.
Sua equipe se beneficiará com a economia de tempo
Projetar, editar, criar e importar documentos são apenas algumas tarefas aceleradas por um excelente sistema automatizado de geração de documentos. Isso libera recursos humanos críticos e diminui a necessidade de coagir a equipe de desenvolvimento a criar e solucionar problemas do processo.
Elimina erros e omissões
Automatizar quaisquer procedimentos que incluam várias etapas manuais de entrada de dados reduz automaticamente a probabilidade de um erro humano. O mesmo vale para a criação de documentos.
Os funcionários aprendem mais rapidamente e podem produzir regularmente papéis de maior calibre quando uma solução amigável para criar documentos de alta qualidade é oferecida na plataforma de vendas.
Sua marca se torna consistente
Uma aparência uniforme em todas as comunicações corporativas é essencial para uma marca corporativa eficaz. Isso vale para a documentação eletrônica e impressa de sua empresa, não apenas para materiais de marketing.
Os funcionários podem produzir uma saída altamente personalizável para um cliente específico, mantendo uma imagem corporativa consistente usando um sistema de geração de documentos sólido.
Recursos do Software de Geração de Documentos
Um bom software de geração de documentos inclui os seguintes recursos:
Formatação automática e formatação múltipla
Você pode modificar rapidamente qualquer documento para alterar a fonte, tamanho ou tipo de documento (PDF, Docx, CSV) e isso não comprometerá a integridade do documento.
Como muitos clientes têm preferências específicas sobre o tipo de formato de documento que empregam, essa é uma função crucial. Certifique-se de que a solução selecionada forneça uma ampla gama de opções de formatação.
Integração simples
Você pode mesclar rapidamente documentos de vários aplicativos diferentes, incluindo JSON e XML, e integrá-los a outros programas que você usa com frequência.
Como resultado, o roteamento de dados torna-se mais superficial e rápido, e é mais fácil produzir um produto acabado sabendo que tudo foi feito corretamente.
conteúdo dinâmico
Um dos elementos cruciais de uma ferramenta de criação de documentos é a capacidade de combinar intervalos dinâmicos para criar seu documento. Para personalizar a mensagem conforme necessário e atingir o público certo, você deve optar por uma ferramenta para coletar os dados corretos e incluí-los em seu documento.
Conformidade e segurança
As melhores soluções oferecerão a opção de protocolos de segurança e conformidade conforme a necessidade ou por documento. Certifique-se de que sua solução escolhida emprega conexões SSL seguras e firewalls confiáveis e confiáveis.
Agora que você sabe como é um software sofisticado de geração de documentos, abaixo está uma lista de algumas das plataformas de geração de documentos amplamente utilizadas pelas empresas.
SmartDocuments
Comecemos pelo SmartDocuments, uma plataforma de criação automatizada de documentos que permite a implementação de templates inteligentes capazes de inovar o workflow documental, melhorando assim a produtividade.
Ele pode ser facilmente integrado ao Microsoft Teams e Sharepoint e salva automaticamente o documento.
O SmartDocuments é capaz de inserir automaticamente os dados do cliente e do produto do SAP nos documentos, reduzindo um tempo considerável.
Usando a útil ferramenta SmartWizard, você pode criar e gerenciar facilmente os modelos de documentos padrão, inserir os dados de sistemas externos e fortalecer sua identidade corporativa.
Graças aos recursos de criação de documentos e gerenciamento de modelos, a plataforma encontra seu uso em diferentes setores, como governo, jurídico e recrutamento, para reduzir o tempo e os riscos envolvidos na criação de documentos.
docmose
O Docmosis fornece um processo de geração de documentos rápido, confiável e escalável usando a abordagem baseada em modelo inteligente. Você pode utilizar os recursos da plataforma para criar cartas, faturas, propostas, contratos, extratos e relatórios personalizados nos formatos PDF e Word.
Ele é equipado com um mecanismo de geração de documentos auto-hospedado que se integra com sucesso a aplicativos de software personalizados e aplicativos de terceiros. O docmosis fornece uma série de recursos para agilizar o processo de criação de estruturas complexas de documentos.
- Use o Microsoft Word ou o LibreOffice Writer para modelos de documentos.
- Digite ou adicione espaços reservados de texto simples para todo o conteúdo dinâmico.
- Adicione texto, imagens e tabelas, código de barras, código QR e muito mais.
- Adicione relatórios personalizáveis aos modelos.
fastdok
O Fastdok é um software de criação de documentos versátil que encontra seu uso em vários setores, incluindo TI, Negócios, Educação, Recursos Humanos e muito mais, para criar os documentos necessários.
Este software de geração de documentos baseado em nuvem é rápido e fácil e se mostra eficaz na criação de documentos para diferentes fins.
O que é único no Fastdok é seu processo de automação que apresenta a você documentos prontos para uso com base na lista de perguntas que você responde.
O Fastdok orienta o processo de documentação digital fornecendo um conjunto de questionários focados, um conjunto claro de exemplos e explicações com a intenção de ajudá-lo a gerar os documentos da maneira mais fácil possível.
Edocgen
A Edocgen fornece um processo flexível de geração de documentos, suportando automação de documentos baseada em dados e oferecendo uma variedade de modelos simples a complexos para melhorar a produtividade da equipe.
Este software de geração de documentos é amigável e garante transformar o processo de criação de documentos, proporcionando uma melhor comunicação e experiência aos clientes.
As principais características do Edocgen são as seguintes:
- Ele gera milhares de documentos em massa, preenchendo os dados de várias fontes, como JSON/XML/Excel, bancos de dados e muito mais.
- Gera automaticamente formulários da web a partir de modelos para criar documentos.
- Oferece suporte à geração sob demanda usando a API REST e baixa instruções em tempo real.
- Ele pode ser facilmente implantado no local ou na nuvem para ser executado no Azure, GCP ou AWS.
- Fornece modelos de documentos nos formatos PPTX, Microsoft Word, PDF preenchível e Excel.
Caixa de seleção
Com a confiança de nomes como Deloitte, KPMG e BMW, o Checkbox é um poderoso software completo de criação e gerenciamento de documentos que facilita o tedioso processo de criação de documentos, reduzindo efetivamente o tempo gasto na elaboração e gerenciamento manuais dos documentos, permitindo que o gerenciamento concentre-se em trabalhos mais importantes relacionados à estratégia.
A Checkbox examina e elimina os erros, se houver, no documento, validando-o em relação aos modelos padronizados. A caixa de seleção também permite que você obtenha insights instantâneos, visualize o status de aprovação, obtenha assinaturas eletrônicas e receba resultados automatizados sobre o documento que você acabou de criar.
A ferramenta também facilita o processo de negociação e assinatura, melhorando o tempo de entrega do documento e ajudando a tomar decisões baseadas em dados.
Docshifter
O Docshifter é um software de automação de documentos centralizado que ajuda a gerenciar todos os documentos baseados em modelos e os converte em formato PDF.
A ferramenta é rápida, escalável e compatível, e o processo automatizado elimina a necessidade de copiar e colar os dados nos modelos de documento e economiza seu valioso.
Docshifter não é apenas uma plataforma de criação de documentos; é também um software de conversão de PDF que usa vários formatos de arquivo da empresa como entrada, enriquece os arquivos e os converte em PDF. Algumas das características célebres do Docshifter são as seguintes:
- Conversão de PDF 10x mais rápida com custos reduzidos de licenciamento e infraestrutura
- Pode integrar-se com ferramentas existentes usando conectores nativos ou API Rest
- Projete os modelos no Microsoft Word para reduzir o custo.
Modelo
Templafy é a ferramenta que você precisa implantar para gerenciar todas as atividades relacionadas a documentos de sua empresa. A plataforma oferece um conjunto de módulos e templates que também podem ser utilizados para desenhar uma solução que atenda às necessidades de sua empresa.
O Templafy oferece um centro de administração robusto para empresas gerenciarem todos os aspectos do processo de criação de documentos comerciais. Ele facilita o gerenciamento e a distribuição de modelos predefinidos, recursos de documentos, fontes e assinaturas de e-mail.
Fortaleça as infraestruturas de TI e forneça mais valor com integrações seguras para aplicativos de conteúdo de documentos existentes. O Templafy fornece o seguinte conjunto de recursos para as empresas para atender às necessidades individuais dos negócios:
- Uma rica biblioteca de modelos e ativos da empresa dentro de aplicativos de documentos.
- Técnica de automação inteligente para ajudar na criação dinâmica e precisa de documentos.
- Digitalize automaticamente os documentos e apresentações para descobrir conteúdo desatualizado e verificar a conformidade com as regras.
- Compartilhe, colabore e acesse insights acionáveis para otimizar o desempenho do documento.
Nintex
Mude para o Nintex para criar e compartilhar automaticamente todos os documentos relacionados à empresa, como contratos, ordens de serviço e faturas, diretamente do Salesforce ou do Office 365. Isso ajuda a eliminar a necessidade de copiar e colar os dados e minimiza erros, entregando assim documentos precisos e em conformidade para os destinatários pretendidos.
O Nintex ajuda você a automatizar o processo de criação de documentos, oferecendo os seguintes recursos:
- Automatize a criação de documentos sem escrever código para melhorar a eficiência.
- Use modelos predefinidos em diferentes idiomas para criar documentos nos formatos de arquivo Word, Excel, PowerPoint e PDF.
- Simplifique a geração de revisões internas e o processo de assinatura de documentos automatizando o encaminhamento de documentos.
- Associe dados dinamicamente de qualquer fonte usando modelos de documentos e soluções de armazenamento em nuvem, como Salesforce, SharePoint e Box.
Pandadoc
O Pandadoc é o software no qual você deve confiar para criar, enviar e gerenciar documentos compatíveis com HIPAA, FERPA e GDPR sem gastar muito tempo. Essa ferramenta faça você mesmo oferece vários modelos de marca e temas personalizados para acelerar o processo de criação de documentos importantes.
A Pandadoc se esforça para simplificar o processo de geração de documentos e, ao mesmo tempo, garante que a voz e o estilo da marca sejam mantidos.
Ele presta atenção extra à criatividade e aos detalhes e, portanto, oferece modelos de marca e temas personalizados, juntamente com a integração do Canva que permite arrastar e soltar elementos de design impressionantes com facilidade.
O Pandadoc permite incorporar vídeos deslumbrantes, GIFs animados e uma tabela de preços inteligente que dá ao cliente o poder de escolher os serviços que deseja contratar.
Documentos facilitados
Desenvolvido pela Salesforce, o Docs Made Easy permite que você crie documentos robustos, sofisticados e dinâmicos que aceleram o processo de criação de documentos em sua organização.
A plataforma permite que você crie apresentações, relatórios, cotações, faturas, contatos e muito mais, transferindo dados de um objeto padrão para modelos pré-formatados.
O Docs Made Easy aumenta a produtividade dos profissionais, concedendo-lhes o poder de criar documentos eficientes usando os seguintes recursos.
- Sincroniza elegantemente os dados da força de vendas para automatizar a geração de documentos.
- Extrai dados do CRM e do objeto personalizado e mescla com modelos pré-formatados.
- Transporta e entrega facilmente documentos com aparência profissional de forma rápida e fácil com apenas alguns cliques.
- Seja notificado instantaneamente quando um cliente interagir com seu documento.
pilha de formulários
Formstack é outra opção para você verificar para automatizar o processo de geração de documentos para sua organização. A ferramenta minimiza os requisitos de papelada para criar documentos profissionais e esteticamente atraentes que podem ser facilmente enviados para praticamente qualquer lugar.
Graças ao simples criador e editor de documentos que suporta gestos de arrastar e soltar, você pode criar inúmeros documentos, como propostas, aplicativos, contratos e contatos, em poucos minutos. O Formstack permite que você acesse os seguintes recursos:
- Adicione seções condicionais para mostrar ou ocultar o conteúdo para o visualizador.
- Gere vários documentos a partir de uma única fonte de dados.
- Compartilhe os documentos em qualquer lugar ou carregue-os em um aplicativo diferente diretamente da interface do Formstack.
- Use modelos pré-projetados da biblioteca para criar documentos comerciais rapidamente.
SDocs
Por fim, na lista, temos o SDocs, um software de geração de documentos incrivelmente rápido e fácil construído no Salesforce que oferece segurança confiável para as organizações. A ferramenta é utilizada por várias empresas para melhorar a eficiência, reduzir erros e eliminar o tedioso trabalho relacionado a documentos.
Como o SDocs é uma solução nativa de criação de documentos para Salesforce, os dados nunca saem do ecossistema, garantindo mais segurança e agilidade na entrega de serviços. Também é possível ajustar as configurações de visibilidade do documento dos perfis de usuário e filtrar os documentos que eles têm permissão para criar.
A plataforma está repleta de recursos de que você precisará para agilizar o processo de automação de documentos. O editor de documentos integrado é fácil de usar e fácil de usar, sem exigir treinamento adicional para concluir as tarefas.
Conclusão
O artigo lança luz sobre algumas das ferramentas robustas de criação de documentos disponíveis no mercado. Ao optar por um para sua organização, é melhor analisar os requisitos do seu negócio e comparar as ferramentas e recursos que essas ferramentas de automação de documentos oferecem.
Curiosamente, a maioria das opções listadas aqui oferece uma avaliação gratuita que você pode utilizar para compreender se elas cumprem o prometido ou não.