Software e e-mail são uma dupla poderosa que revolucionou as operações das empresas, levando-as a processos mais integrados, eficientes e simplificados.
O poder de uma caixa de entrada de e-mail simples e eficiente é incrível e decide a qualidade do seu suporte ao cliente. No entanto, quando a mesma caixa de entrada é usada por várias pessoas para ler, gerenciar, responder e excluir conversas de clientes, as coisas podem facilmente sair do controle.
Assim, as ferramentas de gerenciamento de e-mail da equipe tornaram-se um requisito crucial para o sucesso do atendimento ao cliente por e-mail.
Este artigo compartilha algumas das ferramentas de caixa de entrada mais compartilhadas para ajudar você a aproveitar ao máximo as caixas de entrada de sua equipe e mantê-las organizadas.
Vamos começar com uma breve discussão sobre caixas de entrada compartilhadas.
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O que é uma caixa de entrada compartilhada e como ela funciona?
Vários usuários usam uma caixa de entrada de e-mail compartilhada para verificar e responder a e-mails recebidos e gerenciar conversas com clientes. Você pode usá-los para um calendário comum, permitindo que suas equipes programem e visualizem turnos de trabalho ou férias e suporte ao cliente.
Ao contrário do e-mail comercial tradicional, uma caixa de entrada compartilhada não tem seu ID de usuário e senha. Portanto, você não pode fazer login neles diretamente e exigir permissão de acesso concedida pelo administrador. Essa permissão varia, como “Acesso total” ou “Enviar como”. Depois de ter acesso, você pode entrar em sua caixa de entrada privada e acessar a caixa de entrada da equipe. O acesso também pode variar entre os diferentes fornecedores de software.
Os três tipos comuns de permissões de acesso são:
- Acesso total – Você pode fazer login na caixa de entrada compartilhada e agir como seu proprietário.
- Enviar como – Você pode representar a caixa de entrada e enviar e-mails.
- Enviar em nome – Você pode enviar um e-mail em nome da caixa de entrada compartilhada.
Por que você precisa de um software de caixa de entrada compartilhada?
Quando você tem uma equipe pequena, o número de pessoas acessando suas caixas de entrada de suporte é pequeno e não há confusão. As filas de encaminhamento não são esmagadoras e as chances de um email passar despercebido por dias são insignificantes.
No entanto, à medida que sua empresa cresce, a falta de comunicação se torna desenfreada e as pessoas tendem a ignorar os e-mails que acham que podem ser tratados por outras pessoas. Conversas esquecidas, e-mails extraviados e respostas duplicadas são alguns dos principais pontos problemáticos nesses casos. Os agentes de suporte também se tornam tímidos ao pensar que podem deixar outros responderem a essa mensagem específica ou esperar até que os outros o acompanhem.
Alguns outros problemas incluem:
- Funções e responsabilidades: Não há regras para “quem” trabalha em “qual” e-mail
- Propriedade difusa: todo mundo pensa que outra pessoa responderá
- Sem visibilidade das coisas: Ausência de dados relevantes sobre cada agente de suporte e seu desempenho
Por isso, o software de caixa de entrada compartilhada!
Recursos de software de caixa de entrada compartilhada
Aqui estão os recursos notáveis de usar uma caixa de entrada compartilhada, isso ajudará você a tomar uma decisão melhor:
Gerenciamento de e-mail da equipe
O software de caixa de entrada compartilhada oferece gerenciamento sem esforço de endereços de e-mail de suporte, como [email protected], [email protected], [email protected]etc. Isso também melhora a transparência, pois você não precisa alternar entre telas ou fazer login em várias contas para responder a e-mails.
Além disso, você tem uma visão centralizada de todas as caixas de entrada cruciais que permitem responder às consultas com rapidez e eficiência. Você também pode atribuir funções, evitar e-mails abandonados e não enviar respostas duplicadas.
Discussão Interna
Um recurso importante de um software de caixa de entrada compartilhada é o sistema de discussão interna ou “notas” que permite compartilhar informações importantes sobre um e-mail na forma de notas ou comentários. Ele permite personalizar e-mails em uma caixa de entrada compartilhada, economiza tempo na pesquisa de contexto e aumenta a eficiência.
Assim, todos os usuários podem conversar entre si por meio de notas internas sem precisar encaminhar e-mails de um lado para o outro.
Evite Colisão de Agentes e Confusão na Caixa de Entrada
Uma colisão de agentes ocorre quando dois membros da equipe respondem à mesma consulta do cliente e oferecem uma resolução diferente. Isso afeta a credibilidade do seu sistema de suporte. O software de gerenciamento de e-mail compartilhado permite que você evite essa confusão convertendo automaticamente os e-mails recebidos em tickets de suporte atribuídos a diferentes agentes por meio de regras de roteamento. Esta atribuição também pode ser manual.
Respostas e modelos automatizados
A maioria das ferramentas de caixa de entrada compartilhada oferece respostas e modelos predefinidos. Você pode usá-los para oferecer respostas rápidas e lidar com consultas semelhantes. Essas respostas automáticas e automáticas aumentam a consistência e permitem que os membros de sua equipe resolvam instantaneamente problemas comuns de clientes.
Abaixo está a lista das ferramentas de caixa de entrada mais compartilhadas que oferecem excelentes recursos de gerenciamento de e-mail em grupo.
Vamos explorá-los rapidamente. 😎
Help Desk ProProfs
Help Desk ProProfs é um software inteligente e eficiente baseado em nuvem com um poderoso recurso de caixa de entrada compartilhada que permite que você gerencie suas necessidades de suporte sem esforço. Oferece um espaço compartilhado para todas as caixas de entrada de suporte, como [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]e [email protected]etc
Ele vem com uma interface de usuário simples semelhante ao Gmail que permite rastrear o número de tickets atribuídos a um agente, monitorar seu desempenho durante um período de tempo e oferecer suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana em qualquer dispositivo.
Características
- Colaboração em equipe para resolução de tickets mais rápida
- IU simples e fácil de usar
- Rastreamento e monitoramento de agentes
- 24×7, a qualquer hora, em qualquer lugar, acesso
Freshdesk
Freshdesk é um dos melhores softwares de gerenciamento de e-mail de equipe que oferece muitos recursos excelentes, como a conversão automática de e-mails recebidos em tickets que podem ser priorizados, marcados e atribuídos especificamente. A colaboração interna existe e você também pode minimizar o número de respostas enviadas por seus agentes simplificando os recursos.
O Freshdesk também oferece detecção de colisão de agentes e integrações de aplicativos para estender os recursos de suas caixas de entrada compartilhadas e sistemas de suporte técnico.
Características
- Filtros de relevância
- Ingressos de grupo com tags
- Automatize respostas mundanas e repetitivas
- Visualizações em tempo real de tickets e e-mails recebidos
DragApp
DragApp é outro software de gerenciamento de e-mail de equipe que fica dentro de sua caixa de entrada privada do Gmail e permite que você receba, gerencie, atribua e responda aos e-mails compartilhados recebidos. Você pode compartilhar e-mails de grupo, como “[email protected]”, “[email protected]”, etc., e automatize seus fluxos de trabalho com regras.
Ele permite a organização de e-mails recebidos em quadros visuais e facilita a colaboração interna por meio de chats internos, notas e rascunhos compartilhados. Você pode facilmente atribuir e-mails e monitorar qual agente está trabalhando em qual conversa. Além disso, oferece um recurso fantástico de geração de relatórios para insights detalhados de dados de clientes e funcionários.
Fluxo de correio
Fluxo de correio é uma caixa de entrada completa para equipes que oferece espaços de trabalho flexíveis. A ferramenta permite fácil compartilhamento de e-mail sem requisitos de encaminhamento de e-mail ou cc para os usuários. Os usuários podem optar por discussões internas sem enviar threads internos aos clientes.
Os e-mails dos clientes serão sincronizados diretamente com a equipe, facilitando a adaptação para cada uma das equipes, como suporte, contratação, vendas, gerente de projeto e desenvolvedores.
Características
- Colaboração em equipe fácil
- gerenciadores de e-mail
- Fácil rastreamento e monitoramento de e-mail
HubSpot
Hubspot é uma das principais ferramentas de caixa de entrada compartilhada que permite conectar todos os endereços de e-mail de sua equipe a uma caixa de entrada central ou universal para um trabalho eficiente e colaboração inteligente. Você também pode conectar os endereços de e-mail compartilhados ao Hubspot Caixa de entrada de conversas para ter uma visão universal de e-mails em todos os departamentos e evitar perder um único e-mail.
Ele vem com regras de roteamento e ferramentas de produtividade, garantindo a atribuição eficiente de tickets e facilitando o acompanhamento contínuo.
Características
- Marca
- Caixa de entrada universal para visualização holística de e-mail em todos os departamentos
- Chatbots para respostas automatizadas
- Bate-papo ao vivo e mensagens de mídia social.
caiaque
caiaque oferece uma ferramenta poderosa para gerenciar seus e-mails compartilhados de forma eficiente e sem esforço. Ele oferece visualizações personalizadas de todas as suas conversas e permite que você as marque para referência futura e manuseio rápido. Você pode encaminhar automaticamente as consultas complexas para profissionais de suporte especializados e minimizar o tempo de resposta para consultas urgentes.
Características
- Macros e respostas prontas
- Analytics para insights sobre métricas de resposta
- Gerenciamento de conversação multicanal
- Várias integrações de terceiros
As notas privadas permitem que seus agentes colaborem internamente, evitando colisão de respostas e confusão na caixa de entrada. Você também pode obter uma visão universal de todas as atividades do cliente.
Olheiro de ajuda
o Olheiro de ajuda permite que você receba, resolva, gerencie e atribua e-mails compartilhados de forma eficiente, mantendo a confusão sob controle. Você pode organizar todas as solicitações de suporte em uma única fila ou criar caixas de correio separadas para diferentes marcas, departamentos e endereços de e-mail compartilhados. Ele facilita a colaboração interna sem esforço por meio de notas privadas, tags e respostas salvas. Você pode alternar rapidamente entre conversas de bate-papo e e-mail para ver novas consultas recebidas em tempo real.
Outros recursos incluem pesquisa avançada, visualizações rápidas, notificações e classificações de satisfação, indicadores em tempo real para detecção de colisões, pasta personalizada, respostas em massa, automação de fluxo de trabalho, etc.
HappyFox
HappyFox permite que você mantenha suas caixas de entrada compartilhadas organizadas e organizadas o tempo todo, sem perder a eficiência e o controle dos e-mails recebidos. Ele oferece uma migração rápida de suas caixas de entrada de grupo, como caixa de entrada compartilhada Gmail e Outlook, etc., para o Help Desk HappyFox e permite que você aproveite seus recursos para funcionalidades de suporte aprimoradas.
Características
- “Tarefas” e “datas de entrega” para se manter organizado.
- Adição de assinantes de ingressos
- Alertas de colisão
- Regras inteligentes e ações predefinidas
Uma das características distintivas é que funciona para todos os departamentos, como “[email protected]”, “[email protected]”, “[email protected]”, e “[email protected]”, etc. Você pode distribuir a carga de trabalho como desejar usando o recurso “Categorias” e criando filas de seus encadeamentos de caixa de entrada compartilhados para resolvê-los ordenadamente.
Colmeia
Colmeia é um software exclusivo de caixa de entrada compartilhada que permite que sua equipe colabore no Gmail e ofereça uma experiência fantástica ao cliente. O painel da caixa de entrada compartilhada fica dentro do seu Gmail pessoal e permite delegar consultas recebidas com um único clique. Você pode escrever notas privadas e compartilhá-las instantaneamente com sua equipe para uma colaboração perfeita.
Características
- Propriedade de e-mail e status de e-mail
- Colaboração interna instantânea na caixa de entrada pessoal do Gmail
- Fluxos de trabalho automatizados e pesquisas de satisfação do cliente
- Insights acionáveis sobre violações de SLA e distribuição de carga de trabalho
Você também pode acompanhar as principais métricas e o desempenho do agente em um único painel. O Hiver também oferece modelos de e-mail para fornecer respostas mais rápidas. Ele também permite que você converta sua conta do Gmail em uma central de suporte. Você também pode migrar para o Gmail com tecnologia Hiver para uma transição sem esforço.
Sulco
GrooveHQ é uma das ferramentas de caixa de entrada mais compartilhadas para empresas que estão escalando e buscando uma transição sem esforço. Ele ajuda você a acompanhar facilmente tudo e gerenciar toda a caixa de entrada compartilhada. Toda a comunicação recebida do cliente, como e-mails, bate-papos, mensagens de mídia social, conversas telefônicas, etc., vem em um só lugar.
Você pode atribuir tíquetes a membros específicos da equipe, colaborar em notas privadas, trazer os membros da equipe para o loop por meio de “@menções” e lidar com a detecção de colisões. Suas incríveis funcionalidades de relatório e rastreamento permitem que você aproveite ao máximo seus recursos.
SupportBee
SupportBee é uma ferramenta de colaboração de e-mail eficaz com uma interface de e-mail familiar e oferece recursos de colaboração impecáveis. Você pode atribuir tickets a agentes específicos ou equipes específicas, comentar sobre eles e discuti-los conforme e quando necessário. Seus agentes podem compartilhar rascunhos de respostas para revisá-los antes de enviá-los a um cliente.
O SupportBee se orgulha de uma importação ultrarrápida de e-mails recebidos e possui um recurso de atualização automática que não requer uma atualização manual. Existem três categorias de tickets – respondidos, não respondidos e arquivados. Assim, você pode ver instantaneamente os tickets que precisam de atenção imediata e resolvê-los com prioridade.
Caixa Compartilhada
Caixa Compartilhada é um software de help desk e caixa de entrada compartilhada criado no Slack que permite gerenciar a comunicação com o cliente e oferecer suporte diretamente no painel do Slack. Você pode receber mensagens, tweets e e-mails no Slack e colaborar em contas compartilhadas de e-mail e Twitter também.
Cada conta tem um site de suporte onde seus usuários podem gerenciar e responder à comunicação com o cliente. Você também pode adicionar vários e-mails.
Ferramentas de caixa de entrada compartilhada: é hora de tornar o e-mail mais colaborativo
As ferramentas de caixa de entrada compartilhadas aqui fazem muito mais do que simplesmente gerenciar caixas de entrada de suporte. Eles economizam tempo, aumentam a satisfação do cliente e melhoram a produtividade de sua equipe de atendimento ao cliente. Além disso, eles ajudam a promover uma cultura organizacional transparente e responsável e facilitam a visibilidade em todo o sistema.
Você pode criar regras de roteamento, salvar respostas para suporte, colocar sua geração de leads no piloto automático criando um chatbot e trazer mais contexto para suas conversas.
Então, invista em qualquer uma dessas ferramentas e dê o pontapé inicial certo para o seu negócio!