Está sem tempo para deixar seus clientes esperando na linha? Simplifique a gestão de suas chamadas com a ajuda de serviços de recepcionista virtual.
Serviços de recepcionista virtual representam uma excelente alternativa para reduzir custos com pessoal e, simultaneamente, aumentar a produtividade de sua empresa. Estes serviços permitem que você libere seu tempo para focar em outras questões cruciais para o seu negócio.
Este artigo tem como objetivo orientá-lo na busca pelos melhores serviços de recepcionista virtual, garantindo que suas chamadas sejam atendidas mesmo quando você estiver indisponível.
Vamos explorar este tema com mais profundidade.
O que são Serviços de Recepcionista Virtual?
As chamadas telefônicas são fundamentais para consultas e para o desenvolvimento do processo de geração de leads em qualquer negócio. Atender e gerenciar chamadas de clientes é crucial e não pode ser evitado, mesmo quando você está ocupado com as operações da empresa.
Tradicionalmente, empresas maiores com orçamentos robustos contratavam recepcionistas em tempo integral para gerenciar chamadas e atendimento ao cliente. No entanto, para pequenas empresas com poucos funcionários, um recepcionista interno pode representar um custo fixo significativo.
É neste cenário que os serviços de recepcionista virtual se destacam.
Serviços de recepcionista virtual oferecem recepcionistas reais para receber as chamadas e entender o motivo do contato. Após a análise das informações fornecidas, as chamadas são direcionadas para os membros da equipe mais adequados, melhorando a interação do cliente com a empresa.
Normalmente, esses serviços oferecem atendimento 24 horas por dia, 7 dias por semana, tanto para chamadas quanto para mensagens de texto. Dessa forma, você tem a garantia de que nenhuma ligação de cliente será perdida.
Por que Contratar um Serviço de Recepcionista Virtual?
A decisão de contratar um recepcionista virtual é subjetiva e depende de suas necessidades, como a preferência por um membro da equipe interna ou a opção de terceirizar o trabalho.
Enquanto grandes empresas podem manter equipes dedicadas de recepcionistas, essa não é a realidade de pequenos empresários e startups. Para diminuir os gastos operacionais, empresas menores devem considerar um serviço de recepcionista virtual.
Dito isso, vamos explorar alguns benefícios de contratar serviços de recepcionista virtual:
- **Profissionalismo:** Receber seus clientes com uma mensagem de saudação profissionalmente gravada transmite uma imagem de seriedade e confiança. Isso cria a sensação de que eles estão lidando com uma empresa sólida.
- **Custo-Benefício:** Recepcionistas virtuais são mais acessíveis e não exigem contratos de longo prazo. É possível configurar um serviço de atendimento de chamadas que se adapte às necessidades de seus clientes.
- **Atendimento Aprimorado:** Recepcionistas profissionais são treinados para gerenciar chamadas e consultas de forma eficiente. Eles têm experiência em lidar com diversas situações, o que contribui para a melhoria da eficiência da empresa.
- **Personalização:** Serviços de recepcionista virtual permitem personalizar regras de encaminhamento de chamadas, mensagens de saudação e outras opções de comunicação.
- **Disponibilidade:** Recepcionistas internas estão disponíveis apenas durante o horário comercial. Já recepcionistas virtuais podem operar durante todo o dia, todos os dias, oferecendo atendimento 24 horas por dia, 7 dias por semana.
- **Integrações:** É possível integrar serviços de recepcionista virtual com suas ferramentas de comunicação empresarial, como Slack, Hubspot, G Suite, Microsoft Teams, entre outros.
Agora que você conhece as vantagens de contratar serviços de recepcionista virtual, vamos apresentar nossa lista de sugestões.
ReceptionHQ
ReceptionHQ se destaca como líder global para pequenas empresas que desejam aumentar sua eficiência de tempo sem abrir mão de ter um funcionário dedicado. Seus serviços de recepcionista virtual incluem atendimento ao vivo 24 horas por dia, 7 dias por semana, gestão de chamadas, e-mails e mensagens de texto. Eles também podem lidar com chamadas de saída e tarefas como agendamento de compromissos e envio de lembretes.
ReceptionHQ atende um grande número de chamadas para empresas nos Estados Unidos durante os horários de pico. Eles oferecem serviço bilíngue sem contratos de longo prazo, o que permite um teste sem riscos de 7 dias.
Yodel.io
Yodel.io é uma empresa de recepcionistas virtuais com mais de 15 anos de experiência no mercado. Você pode optar por um atendimento totalmente automatizado por IVR ou por uma recepcionista humana trabalhando remotamente. Entre os recursos notáveis do Yodel, destacam-se os sistemas inteligentes de voz IVR, triagem de chamadas e integração com ferramentas de comunicação como Hubspot, Zendesk, Intercom e Slack.
Eles oferecem um período de teste gratuito sem exigência de contrato. Caso você deseje continuar utilizando seus serviços após o período de avaliação, eles disponibilizam diversos planos, dependendo de suas necessidades.
Grasshopper
Se você busca um serviço de recepcionista virtual que lhe permita usar um número de telefone exclusivo e receber ligações de qualquer lugar do mundo, o Grasshopper é uma ótima opção. Ele também oferece um número virtual para atender chamadas em seu computador ou dispositivo móvel. Desta forma, seu número pessoal permanece privado e você pode se concentrar em suas tarefas empresariais sem interrupções.
O serviço oferece um período de avaliação gratuita de 7 dias, sem necessidade de contrato, garantindo que não há compromisso caso o serviço não atenda suas expectativas.
MyReceptionist
O MyReceptionist oferece serviços de recepcionista virtual e suporte de recepção, proporcionando disponibilidade comercial 24 horas por dia, 7 dias por semana, a um custo menor do que contratar um profissional no local. Você obtém todos os benefícios de recepcionistas pessoais para ajudá-lo a gerenciar chamadas, agendar compromissos e organizar viagens, sem os incômodos da contratação de um funcionário interno.
MyReceptionist oferece diversos pacotes, dependendo da quantidade de tempo que você precisa de assistência para lidar com chamadas de clientes em sua empresa.
Ruby
Ruby Receptionists fornece suporte telefônico profissional para sua empresa, utilizando o poder da inteligência artificial (IA) para gerenciar chamadas recebidas de empresas em todo o mundo. Eles podem responder perguntas sobre sua empresa em tempo real, atender clientes em nome de sua empresa e até mesmo agendar compromissos para você.
Com Ruby, você tem um aplicativo móvel dedicado para verificar as atividades de tratamento de chamadas e mensagens de texto recebidas dos clientes. Você pode sincronizar suas agendas diárias facilmente com as integrações de calendário do Ruby.
Conversational
Conversational é um serviço de recepcionista virtual para empresas que necessitam de um serviço completo, com vários locais, e precisam de alguém para gerenciar as chamadas de diversos locais do mundo.
Com Conversational, você recebe três componentes essenciais: gerenciamento de recepção, roteamento de chamadas e gestão de correio de voz (por exemplo, configuração de atendentes automáticos), além de um agendador de compromissos online e uma plataforma de marketing por e-mail.
Você também pode usar os serviços do Conversational em conjunto com seus sistemas telefônicos existentes, como Microsoft Lync ou Cisco Jabber.
AnswerForce
AnswerForce é um serviço de recepcionista virtual completo, que permite gerenciar chamadas recebidas com seus serviços de recepcionista 24 horas por dia, 7 dias por semana. Ele oferece diversos recursos, incluindo um painel personalizável onde você pode visualizar e gerenciar as chamadas recebidas em um único local.
Você também pode integrar o AnswerForce com um sistema IVR, como IVRX ou Intercom, caso deseje ainda mais controle sobre como os chamadores são atendidos quando ligam para o escritório da empresa ou para seus telefones celulares.
AnswerConnect
AnswerConnect é uma empresa de telefonia que está no mercado desde 2001, fornecendo serviços de recepcionista virtual. Ela é membro do Better Business Bureau, da Associação Nacional de Mulheres Profissionais e outras entidades.
Você pode escolher entre dois tipos de recepcionistas virtuais: Live Chat e Mensagens Instantâneas (IM). AnswerConnect oferece uma vantagem aos usuários, pois você pode escolher o tipo de atendimento que melhor se adapta às suas necessidades.
Seja você um empregador, proprietário de empresa ou indivíduo que precisa de auxílio para atender chamadas, AnswerConnect pode ser adaptado às suas necessidades.
Helpware
Helpware é um serviço de recepcionista virtual para pequenas e médias empresas. Ele oferece diversos serviços, como agendamento de consultas, encaminhamento de chamadas, correio de voz e suporte por e-mail.
Helpware é um serviço de recepcionista virtual baseado na web que permite gerenciar chamadas recebidas de qualquer lugar, a qualquer momento. Você também pode configurar respostas automatizadas, dependendo das necessidades de quem liga (como marcar um compromisso) ou adicionar recursos como atendentes automáticos, que fazem anotações durante reuniões com clientes em potencial, liberando você dessa tarefa.
Abby
Abby é um serviço de recepcionista virtual fornecido pelo Zendesk, que pode ser usado para gerenciar chamadas, e-mails e chats. Você pode configurar respostas automáticas para consultas de clientes sobre pedidos ou prazos de entrega.
Com Abby, você é notificado sempre que um novo cliente se inscreve em seu boletim informativo, e também pode enviar notas de agradecimento para aqueles que deixarem feedback sobre sua experiência.
Moneypenny
Moneypenny é uma provedora de serviços de atendimento 24 horas por dia, 7 dias por semana, com sede no Reino Unido e EUA desde 2000. Você tem a liberdade de escolher pessoas dedicadas de sua equipe, e a Moneypenny irá treiná-los para atender às chamadas de sua empresa e fornecer assistência por chat ao vivo, transferência de chamadas e integrações com CRM e calendário.
Você pode atualizar sua disponibilidade em seu portal para atender chamadas agendadas, e também consultar o histórico de chamadas e mensagens anteriores ao toque de seus dedos.
Considerações Finais
Em resumo, estamos falando sobre a construção de relacionamentos com seus clientes.
Definir o tom certo no início de cada chamada é crucial, ou os clientes podem se sentir frustrados por um sistema automatizado que sequer se lembra de seus nomes.
Selecionar qualquer empresa da lista de recepcionistas virtuais acima é suficiente para tornar seus negócios mais profissionais e agilizar o processo de consultas.
Esperamos que este artigo tenha contribuído para que você compreenda como os serviços de recepcionista virtual podem auxiliá-lo a se concentrar no crescimento de sua empresa, sem se preocupar com a gestão de chamadas e mensagens.
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