A gestão de recursos é o processo adotado por gestores ou empresas para administrar seus ativos, visando alcançar os objetivos estabelecidos, sejam eles organizacionais ou de projetos. Esses recursos podem abranger pessoas, tempo, equipamentos e finanças.
Uma gestão de recursos eficaz possibilita a administração otimizada desses ativos, resultando em projetos concluídos com custos reduzidos e dentro do orçamento previsto.
Ferramentas de gestão de recursos auxiliam na alocação correta dos ativos para cada tarefa ou projeto, garantindo a execução do trabalho dentro do prazo e orçamento, evitando problemas e aumentos de custos inesperados.
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Qual a Relevância da Gestão de Recursos?
Um aspecto crucial na gestão de recursos é a alocação adequada. Quando colaboradores são sobrecarregados ou subutilizados, ocorre um desgaste significativo, o que pode levar a um aumento na rotatividade de pessoal.
Ao integrar processos e tecnologia na automação, a gestão de recursos pode ser otimizada de forma eficiente e eficaz. Uma boa gestão permite que os gestores disponham dos recursos necessários, tanto humanos quanto materiais, dentro do orçamento estabelecido. De acordo com um estudo do PMI Pulse, uma gestão inadequada pode levar à perda de até 11,4% dos recursos de uma empresa.
O cenário atual, marcado pela pandemia de COVID-19 e pela crescente adoção do trabalho remoto, impulsionou as empresas a adotarem ferramentas de gestão de recursos para gerenciar seus ativos e garantir a execução de projetos dentro do escopo e cronograma.
Em resumo, o planejamento de recursos é um elemento fundamental para o cumprimento dos compromissos durante a entrega de projetos. Ele auxilia no planejamento do projeto, oferece visibilidade sobre os recursos e habilidades necessários, facilita a movimentação de recursos com base na sua utilização e capacidade, e permite priorizar atividades para o cumprimento dos prazos.
Como a Gestão de Recursos é Realizada?
Devido aos avanços tecnológicos, os métodos tradicionais de gestão de recursos foram substituídos ou são menos utilizados no contexto atual.
No passado, calendários, planilhas do Excel, Microsoft Access e documentos do Word eram ferramentas comuns para gerenciar, alocar e programar recursos.
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Métodos tradicionais ou manuais de gestão de recursos consomem muito tempo e podem não gerar os resultados desejados, especialmente em situações de gestão de múltiplos projetos e equipes em diferentes locais e no contexto de trabalho remoto.
As ferramentas de gestão de recursos atuais oferecem maior visibilidade sobre os projetos ou tarefas em que cada recurso está trabalhando, além de sua disponibilidade e cronogramas. O mecanismo de conexão em tempo real permite que gestores, colaboradores e partes interessadas se mantenham atualizados, tendo uma visão clara dos projetos em andamento, o que facilita a tomada de decisões informadas e a definição de marcos.
Abaixo estão alguns dos benefícios das ferramentas de gestão de recursos:
- Definição clara de expectativas e acompanhamento para conclusão
- Aumento da flexibilidade na gestão de equipes remotas
- Facilidade no agendamento e planejamento de ações com reuniões mais curtas
- Acompanhamento em tempo real do status do trabalho dos colaboradores
- Disponibilidade e comunicação entre equipe e gestores quando necessário
- Redução do microgerenciamento, resultando em maior satisfação
Por Que Pequenas e Médias Empresas (PMEs) Precisam Adotar Softwares de Gestão de Recursos (RMS)?
Recursos são ativos valiosos para qualquer organização, independentemente do seu tamanho. Uma alocação adequada evita o aumento de custos, interrupções, falhas e, principalmente, a perda de receita. RMS e outras ferramentas de CRM auxiliam as empresas a alcançarem seus objetivos de negócios e manterem a competitividade no mercado atual.
Inicialmente, os custos, a complexidade e a falta de visibilidade na implementação eram fatores que dificultavam a adoção de RMS por PMEs. No entanto, com a introdução de plataformas RMS baseadas em SaaS (Software as a Service), simples e fáceis de usar, esse cenário mudou.
A nova viabilidade de preços baseada em assinaturas também incentiva as PMEs a implementarem o RMS para melhorar a eficiência dos negócios.
O RMS auxilia as PMEs no planejamento de recursos, atribuição de tarefas, aumento da transparência, automatização de processos, sustentação da transformação digital, aumento da competitividade, melhoria do fluxo de trabalho, resolução de problemas de alocação de recursos, redução da complexidade em múltiplos projetos, centralização da responsabilidade e melhoria do controle.
A seguir, analisaremos alguns dos melhores softwares de gestão de recursos do mercado, benéficos para pequenas e médias empresas.
Teamdeck
Teamdeck é um sistema RMS multifuncional amplamente utilizado, com clientes na América do Norte, América do Sul, Europa, Austrália, Oriente Médio, Extremo Oriente e África.
A ferramenta oferece recursos essenciais para gestão de recursos, incluindo planejamento, programação, controle de tempo, gestão de férias, entre outros. Sua interface de calendário permite rastrear recursos não alocados, atribuir atividades e monitorar sua programação.
Do ponto de vista financeiro, os gestores podem calcular KPIs (Indicadores-Chave de Desempenho) e ROI (Retorno sobre o Investimento). Relatórios adaptativos auxiliam na avaliação do comprometimento da equipe.
O painel do software também possibilita a previsão de necessidades de projetos futuros, com base nos projetos em andamento.
Características:
- Relatórios detalhados, incluindo orçamentos e salários
- Gestão adequada de recursos, incluindo o rastreamento de horas trabalhadas e férias da equipe
- Gestão de licenças, incluindo aprovação/rejeição, feriados, ausências e motivos
- Controle do uso de recursos através do monitoramento de seu uso em diferentes projetos
Este software permite o planejamento e controle do trabalho em equipe, além de oferecer informações para decisões baseadas em dados, através de estruturas de relatórios avançadas. O software é oferecido via assinatura e com preço acessível, a partir de US$ 0,9 por mês. Entretanto, nessa faixa de preço não está incluído o acesso ao aplicativo móvel e ao Teamdeck.
Wrike
Wrike é um software pertencente à Citrix, uma empresa globalmente reconhecida em virtualização e computação em nuvem. A ferramenta oferece ampla funcionalidade, garantindo que recursos e gestores de equipe se mantenham organizados durante todo o ciclo de vida do projeto.
O software permite a criação de projetos visuais através de quadros Kanban e gráficos de Gantt, facilitando o trabalho colaborativo em ambientes distribuídos e em diversos projetos.
O painel divide o trabalho em três seções: Tarefas, Projetos e Pastas. As pastas representam uma estrutura hierárquica para organizar tarefas dentro de projetos. Cada projeto tem uma estrutura específica, e o gestor pode alocar tarefas específicas para os recursos, com dados e prazos de entrega.
O software oferece modelos pré-definidos para maximizar a produtividade de recursos e projetos, incluindo a criação de roteiros de produtos, visibilidade de projetos recebidos, planos de comunicação eficazes e divisão de projetos complexos em fases mais fáceis de implementar.
Características:
- Automação de projetos e estimativa de riscos
- Visibilidade abrangente das atividades
- Ferramentas personalizadas para cada equipe e setor
- Recursos avançados como comandos de voz e respostas inteligentes
A plataforma Wrike oferece mais de 400 integrações, incluindo Salesforce, ferramentas de CRM, Slack e Microsoft Teams, o que garante a implementação bem-sucedida de projetos. O software é baseado em assinatura, com preços a partir de US$ 9,8 por usuário/mês, oferecendo um período de teste de 14 dias.
Isso deve ir para #3
Smartsheet
O Smartsheet auxilia a gestão de recursos, oferecendo uma visão panorâmica das atividades diárias de uma organização.
Seu sistema de rastreamento de tempo permite acompanhar a utilização dos recursos em detalhes, otimizando a produtividade da equipe. A seção “Pessoas” permite o gerenciamento de funcionários e contratados, com acesso baseado em função.
Além disso, a ferramenta oferece uma visão geral de cada projeto, indicando a sub ou superutilização de recursos.
O Smartsheet suporta 100 operações de desfazer/refazer em uma sessão ativa do navegador.
Através de seus modelos de projeto, é possível atualizar e importar vários projetos simultaneamente.
Relatórios de tempo, despesas, orçamento e utilização auxiliam na análise do desempenho e melhoria de projetos futuros.
A plataforma oferece um teste gratuito de 14 dias, sem necessidade de cartão de crédito.
Forecast
Forecast é um software premiado, reconhecido por diversas plataformas de avaliação como G2, como o melhor em gerenciamento de projetos, recursos e tarefas.
É um software completo de gerenciamento de projetos, que garante a execução das atividades e a utilização da capacidade de todos os recursos. Seus módulos, como gerenciamento de projetos, colaboração em equipe, gestão de tempo, inteligência de negócios e automação de trabalho com IA podem ser integrados à plataforma de gestão de recursos.
A ferramenta se destaca pela rapidez na ativação, permitindo que PMEs a implementem mais rapidamente. Tem uma taxa de adoção de usuários mais alta que outras plataformas na mesma categoria.
Características:
- Rastreamento de tempo mais rápido, com sugestões baseadas em IA
- Visão em tempo real da utilização e capacidade de recursos
- Ajuste da carga de trabalho para evitar problemas
- Cálculo automático do uso de recursos para otimizar o tempo gasto
O software auxilia gestores na solução de gargalos e definição de padrões para o cumprimento de prazos. O preço começa em $29/assento/mês, para um mínimo de 10 assentos. O software oferece uma versão de avaliação de 14 dias.
ActiveCollab
ActiveCollab é um software intuitivo que abrange todas as fases de gestão de projetos, incluindo gestão de trabalho, colaboração em equipe, gestão de tempo e recursos, gestão de clientes e lucratividade.
Gestores e diretores podem utilizar o software para planejar atividades e gerenciar recursos do início ao fim do projeto.
A ferramenta facilita a comunicação e colaboração entre equipe, gestores e clientes. É gratuita para pequenos projetos, com limite de 3 usuários.
Características:
- Planejamento automatizado de tarefas
- Importação de projetos de outros aplicativos e integração com Zapier, Slack, Webhooks
- Lista de tarefas e visualização Kanban
- Integração com armazenamento na nuvem
A plataforma oferece uma forma simples de avaliar o status do projeto, o tempo gasto em recursos e a lucratividade do negócio, garantindo que os compromissos sejam cumpridos dentro do orçamento. O preço começa em US$ 7,5 para três usuários. A plataforma oferece um período de teste gratuito de 14 dias.
Float
Float foi desenvolvido especificamente para gestão de recursos, programação e planejamento de capacidade. Permite criar e atribuir tarefas rapidamente, adicionar fases e prazos de projeto, alocar recursos e gerenciar a capacidade da equipe.
Segundo a empresa, é utilizado por diversos setores, incluindo agências, consultorias, escritórios de arquitetura, empresas de TI e outros.
A plataforma permite a integração de fluxos de trabalho existentes para gestão de projetos, programação, atualizações de folgas e outros. Além da visualização da capacidade de recursos e relatórios de projetos, o software pode gerenciar requisitos complexos de projetos.
Características:
- Previsões de recursos que mostram estimativas versus resultados
- Quadro de horários integrado que facilita o trabalho dos recursos
- Flexibilidade no planejamento de recursos e registro de tempo de qualquer lugar
- Proteção de dados pessoais, em conformidade com GDPR e SOC2
Float é uma das plataformas de gestão de recursos mais populares nesta categoria. É fácil de usar e implementar, com preços a partir de $6 por mês. Oferece um período de teste de 30 dias.
Saviom
Saviom é um software avançado de gestão de recursos, com opções de configuração personalizadas para atender às necessidades de cada projeto. O software ajuda a reduzir custos de recursos em 10 a 30% e aumentar a utilização em 10 a 20%.
A plataforma se destaca pela transparência de recursos, incluindo requisitos, recursos não alocados, super e subutilização, e planejamento de capacidade com análises multidimensionais em tempo real.
Saviom é uma plataforma completa de gestão de recursos, que auxilia PMEs a prever as necessidades de recursos com base em análises de oferta e demanda.
O software ajuda a identificar e alocar rapidamente os recursos certos no prazo, com base em oportunidades, locais, áreas de interesse e outros critérios.
Características:
- Compreensão das finanças do projeto, incluindo custos, receitas e margens de lucro
- Otimização de recursos não faturados para aumentar sua utilização
- Identificação de lacunas entre o real e a previsão do tipo matriz de recursos
- Painel de negócios inteligente para análise e relatórios
Saviom é ideal para empresas que buscam um software de gestão de recursos de ponta a ponta em engenharia, contabilidade, TI, construção e consultoria. Auxilia no planejamento de recursos e capacidade, geração de relatórios e integração com outras plataformas de fluxo de trabalho. Os preços estão disponíveis mediante solicitação.
Process
Process é um software de gestão de trabalho e recursos. É fácil de usar para criar fluxos de trabalho, atribuir recursos e acompanhar o progresso.
A organização de documentos é fundamental na gestão de fluxo de trabalho. O software oferece uma interface simples para criar, organizar e compartilhar documentos entre equipes.
A interface de arrastar e soltar permite que gestores criem e atribuam tarefas para equipes em minutos, acompanhando o progresso e recebendo notificações através de painéis. Uma de suas particularidades é a possibilidade de criar tarefas baseadas em condições, com lógica “se/então”.
Características:
- Criação de fluxos de trabalho baseados em matriz de aprovação, com um ou vários estágios
- Capacidade de integrar mais de 1000 aplicativos
- Agendamento e atribuição automáticos de fluxos de trabalho
- Formulários integrados para coleta automática de dados
É um software completo de colaboração em equipe e gestão de fluxo de trabalho, com recursos como automação de tarefas, fluxos de trabalho agendados e outros módulos que facilitam a criação, atribuição e acompanhamento de recursos. Oferece um período de teste gratuito de 14 dias, com custos a partir de US$ 25 por usuário/mês.
Instagantt
Instagantt é uma plataforma de gráficos de Gantt para gestão de projetos. O gráfico de Gantt é um método de representação gráfica em barras, usado para planejar, agendar e acompanhar projetos de qualquer tamanho.
Além de ser uma plataforma de gráficos, oferece diversos recursos integrados para gestão de tarefas, equipes e orçamentos, visando o sucesso do projeto.
É um software completo de gestão de projetos que auxilia no planejamento de prazos, estabelecimento de dependências e linhas de base, alocação de recursos e trabalho em equipe.
A função de carga de trabalho garante que os recursos não sejam sobrecarregados ou subutilizados, promovendo o equilíbrio da equipe e da carga de trabalho.
Características:
- Gráficos de Gantt mais rápidos, com plataforma intuitiva
- Painel interativo para visualização de prazos, progresso e recursos de cada projeto
- Fácil integração de projetos Asana
Se você busca um software premiado de gestão de recursos e projetos baseado na plataforma de gráficos de Gantt, este software é adequado. Esta solução está disponível com preços acessíveis, a partir de US$ 5/mês. Oferece um período de teste de 7 dias.
Mavenlink
Mavenlink é um software premiado para otimização de recursos dinâmicos, considerado o 1º lugar em gestão de recursos, projetos e trabalho pela G2 Grids em 2021.
É utilizado para alocar equipes em tempo real, com base em cenários de negócios e necessidades específicas. O software permite a visualização do impacto na produtividade e nos lucros ao fazer ajustes no nível de recursos.
A plataforma oferece previsão das necessidades de recursos para projetos futuros, além de analisar os requisitos e a rentabilidade dos projetos em andamento.
O software oferece tudo que é necessário para gestão de recursos em tempo real e para atender às expectativas crescentes.
Características:
- Design que demonstra melhoria contínua com resposta em tempo real
- Definição de áreas para desenvolvimento sustentável
- Balanceamento das competências dos recursos com base na demanda do projeto
- Avaliação simultânea de diversos planos
Mavenlink recebeu diversos prêmios. É um software avançado de gestão de recursos, com funcionalidades para gestão de projetos e tarefas e previsão das necessidades de recursos. Os preços estão disponíveis mediante solicitação.
Hubplanner
Hubplanner oferece uma solução completa com diversas funções importantes, como gestão de recursos, planejamento de tarefas, controle de tempo e planejamento de projetos em um painel fácil de usar.
O painel oferece total transparência da agenda da equipe em projetos e eventos. A estrutura de relatórios fornece indicadores abrangentes para o rastreamento do uso de recursos.
O software possui um módulo de planejamento separado para agendamento, que pode ser integrado à gestão de recursos. Uma de suas funcionalidades é a possibilidade de planejamento do orçamento do projeto, taxas de faturamento e cálculo de despesas.
Características:
- Agendamento fácil através de arrastar e soltar
- Monitoramento da implementação de recursos ou projetos
- Análise em tempo real de todos os projetos e recursos
- Recurso de licenças e férias, com fluxo de trabalho de solicitação e aprovação
O software oferece um período de teste gratuito de 60 dias. É uma ferramenta completa para gestão de recursos. O preço começa em US$ 7 por recurso/mês.
Conclusão
A gestão de recursos é uma das tarefas mais desafiadoras em qualquer fase do gerenciamento de projetos. No entanto, com as ferramentas e softwares adequados, esse processo pode se tornar muito mais fácil.
Quase todas as ferramentas de gestão de recursos mencionadas são premiadas, possuem funcionalidades semelhantes e são baseadas em SaaS, com pequenas diferenças em seus recursos. PMEs podem testar as ferramentas antes de finalizar uma compra.
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