A Importância da Documentação Online para o seu Software
Você se encontra respondendo a inúmeras dúvidas e consultas sobre seu software diariamente?
Se a resposta for afirmativa, é possível que seus usuários ainda não compreendam totalmente o potencial do seu produto.
O constante fluxo de perguntas sobre seu software pode sobrecarregar sua equipe de suporte e causar esgotamento. Para mitigar esse problema, considere a criação de uma documentação online do seu software.
O que é Documentação Online?
A documentação online serve como um guia, auxiliando os usuários a entender o propósito do produto e explicando suas funcionalidades de forma detalhada. Ela também demonstra como o produto pode ser utilizado em sua totalidade para atender às necessidades dos usuários.
Para ilustrar melhor o uso dos recursos, você pode incluir imagens, vídeos, GIFs e outros elementos visuais. A complexidade da documentação online pode variar dependendo do software, desde seções de perguntas frequentes até explicações minuciosas.
Como a Documentação Online Funciona?
Existem diversas maneiras pelas quais uma ferramenta de documentação online pode ser utilizada. Aqui estão algumas vantagens que você pode obter ao implementá-la:
- Sistema de armazenamento centralizado: A documentação online permite armazenar todas as informações relevantes sobre o produto, criando um ponto de acesso único para clientes e equipes de suporte. Isso facilita a consulta em caso de dúvidas sobre funcionalidades.
- Economia de tempo e recursos: Ao centralizar as informações, você reduz o tempo e o esforço necessários para encontrar soluções, tanto para os clientes quanto para o suporte. Isso também minimiza o esgotamento da equipe de suporte, que pode se concentrar em problemas mais urgentes.
- Aumento do engajamento e retenção: Uma boa documentação mantém os clientes engajados com sua marca ao longo de sua jornada. Em vez de buscar respostas na internet, eles consultarão a documentação que você forneceu, fortalecendo o relacionamento com sua marca e aumentando a retenção.
- Conhecimento aprofundado do produto: A documentação online abrange desde a configuração inicial até os recursos mais avançados, incluindo informações sobre novas versões e suas diferenças em relação às anteriores. Isso também auxilia potenciais clientes no processo de tomada de decisão, com casos de uso e estudos de caso.
- Melhora da experiência de suporte: Ao oferecer respostas claras e acessíveis na documentação, você melhora a experiência de suporte ao cliente. A equipe de suporte ganha tempo para se dedicar a casos mais complexos e os clientes podem encontrar soluções para suas dúvidas de forma rápida e independente.
Como escolher a solução de documentação online ideal?
Compreender a importância da documentação online é apenas o primeiro passo. Para escolher a ferramenta certa, considere os seguintes critérios:
#1. Editor Intuitivo
Um editor fácil de usar e rico em recursos é essencial para qualquer ferramenta de documentação. É importante que todos possam ver quem está fazendo alterações no conteúdo, especialmente se várias pessoas estiverem editando o mesmo artigo.
#2. Pesquisa Inteligente
Um recurso de pesquisa eficiente é fundamental. A frustração de não encontrar informações, mesmo que elas existam, pode levar os usuários a abandonar a documentação. Uma pesquisa inteligente, que inclui tags e palavras-chave relevantes, economiza tempo e facilita a localização das respostas.
#3. Análise Detalhada
É essencial monitorar o desempenho da documentação. Verifique se o software oferece métricas como:
- Visualizações de página
- Artigos mais acessados
- Pesquisas sem resultados
- Feedback dos artigos
- Taxa de rejeição
- Tempo médio gasto em cada artigo
- Número de clientes novos vs. recorrentes
Se a ferramenta fornecer essas métricas, ela é uma ótima opção.
#4. Segurança
A segurança dos dados, incluindo informações, vídeos e imagens do produto, deve ser uma prioridade. Pergunte ao fornecedor sobre:
- Estratégias contra acesso não autorizado.
- Uso de firewalls ou autenticação de dois fatores.
- Políticas de confidencialidade de dados.
Isso garantirá a proteção dos seus ativos.
#5. Controle de Versão
A ferramenta deve suportar o controle de versão. A evolução do produto precisa ser documentada, pois usuários podem precisar acessar versões antigas da documentação. Isso é útil tanto para os usuários finais quanto para a equipe de desenvolvimento.
#6. Gestão de Fluxo de Trabalho
A ferramenta deve permitir um gerenciamento de fluxo de trabalho eficiente, com controle de acesso granular. Administradores devem ter a capacidade de atribuir funções específicas a cada usuário, com diferentes níveis de acesso para escrita e edição.
#7. Personalização
A personalização é fundamental para fortalecer a identidade da sua marca. O site de documentação deve ser customizado com seu logotipo, favicon, domínio e URL personalizados, dando uma sensação de pertencimento aos usuários.
A seguir, algumas das ferramentas de documentação online mais eficientes:
Após analisar os critérios para escolher o melhor software, confira algumas das soluções líderes no mercado, que podem facilitar a criação de documentação de software online de forma eficiente:
Vamos explorá-las!
Document360®
O Document360 oferece uma solução abrangente, incluindo pesquisa, gerenciador de categorias, gerenciamento de tags, modelos de artigos e muito mais. Sua interface de arrastar e soltar facilita a organização de categorias e subcategorias. A pesquisa com IA, hospedagem privada e recursos de controle de versão e backup são diferenciais. O editor avançado permite escolher entre Markdown e WYSIWYG. Além da personalização, permite a adição de descrições para SEO. Suporta colaboração em equipe com diferentes permissões, além de notificações para artigos obsoletos. Integra-se com diversas tecnologias de helpdesk, chatbot e CRO, e outras plataformas através de JavaScript.
O plano inicial é de US$ 99 por mês.
Clickhelp
Clickhelp é uma ferramenta de criação de ajuda baseada na nuvem que facilita a criação de documentação de software e a colaboração em equipe. A ferramenta rastreia alterações e permite melhorias após a aprovação dos autores e editores. Oferece relatórios sobre o desempenho dos artigos. Especializada na migração de dados de plataformas como MS Word, HTML e CHM. Sua interface intuitiva simplifica a configuração.
O plano inicial custa US$ 55 por mês.
Confluence
Confluence permite organizar documentos de software em categorias para uma pesquisa avançada, otimizando a localização de artigos. A ferramenta oferece colaboração interna para revisar e otimizar o conteúdo, protegendo informações e permissões de acesso para equipes de edição.
O plano pago inicial é de US$ 55 por mês.
Nuclino
Nuclino oferece recursos criativos, como imagens e vídeos, para dar vida ao conteúdo. O salvamento automático garante que o progresso da documentação não seja perdido. A pesquisa instantânea facilita a localização de artigos. Oferece mais de 40 integrações que auxiliam no planejamento e na criação de artigos sobre atualizações do produto.
O plano inicial custa US$ 5 por usuário por mês.
DocuWare
DocuWare se destaca pelo Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), que converte texto de imagens em dados, agilizando a adição de informações. A ferramenta também permite rastrear as versões de documentos, monitorando o conteúdo inicial e as alterações feitas em cada atualização do produto.
Read the Docs
Read the Docs é uma solução gratuita para criação e hospedagem de documentação técnica. Permite gerenciar múltiplas versões de documentos. Não há cobrança por usuário, porém o serviço utiliza anúncios em sua versão gratuita. Para remover os anúncios, é necessário pagar US$ 5 por projeto.
GitHub
O GitHub, conhecido por ajudar desenvolvedores a registrar seu progresso, também oferece recursos de documentação através do GitHub Pages e de uma plataforma wiki para criar um repositório central. A integração com plataformas como Jekyll permite criar documentação completa. No entanto, a documentação geralmente é pública, e a plataforma exige habilidades de desenvolvimento para sua manutenção.
O plano pago inicial é de US$ 19 por mês.
Whatfix
Whatfix cria um passo a passo digital do seu produto, orientando os usuários de forma interativa. A ferramenta permite criar documentação, perguntas frequentes e muito mais. Sua plataforma de análise detalhada ajuda a avaliar a interação dos usuários com cada artigo, permitindo melhorias contínuas.
Dropbox Paper
O Dropbox Paper é uma ferramenta de coedição que une criação e coordenação. Permite criar repositórios para uso interno e externo, adicionando imagens, áudios, vídeos e outros elementos criativos. Sua principal limitação é a capacidade de pastas. É gratuito para usuários do Dropbox e os preços de planos separados devem ser consultados.
HelpDocs
HelpDocs permite criar, hospedar e monitorar o desempenho da documentação. Oferece recursos de arrastar e soltar para classificar artigos, além de marcar artigos para revisão de escritores e equipes de produto. O software ajuda a identificar quais artigos precisam de atualização para melhorar o desempenho e a experiência do cliente.
O plano inicial custa US$ 46 por mês.
Pronto para escolher a melhor ferramenta de documentação online?
Seus clientes têm dificuldade em entender seu produto? Criar uma documentação completa pode ajudar, explicando suas funcionalidades e recursos de forma clara e acessível.
Com uma documentação bem elaborada, seus clientes encontrarão respostas para suas dúvidas de forma autônoma, economizando tempo e diminuindo a demanda sobre a equipe de suporte. Optar por um software de documentação online facilita a criação e organização dos documentos.
Para auxiliar sua escolha, apresentamos algumas das melhores opções disponíveis no mercado. Esperamos que esta análise seja útil para sua empresa!
Você também pode aprender a criar uma excelente documentação de API.