Optar por um sistema de contabilidade online proporciona uma gestão mais eficaz, otimizando a contabilidade e protegendo seus dados financeiros com maior eficiência, economia e adaptabilidade.
A verdade é que a forma como as pequenas e médias empresas (PMEs) lidam com suas finanças tem passado por transformações significativas ao longo dos anos. Uma parte considerável dessa mudança é impulsionada pela contabilidade na nuvem.
A contabilidade na nuvem não só auxiliou as empresas a se desvencilharem de sistemas contábeis antiquados e lentos, como também é capaz de mitigar muitas dificuldades financeiras associadas aos métodos tradicionais.
Atualmente, muitas empresas estão gradualmente adotando a contabilidade em nuvem para maximizar seus benefícios e simplificar seus processos financeiros.
Essa abordagem permite gerenciar todos os aspectos financeiros online, com os quais as pequenas e médias empresas geralmente lidam.
Neste artigo, exploraremos a contabilidade na nuvem e suas vantagens para as pequenas e médias empresas.
O que é Contabilidade na Nuvem?
A contabilidade na nuvem é um serviço contábil online que possibilita o acesso e a gestão de todas as suas finanças pela internet. Em vez de ter um software de contabilidade instalado em seu computador, você terá acesso ao software através de uma plataforma na nuvem.
Fundamentalmente, a contabilidade na nuvem é um programa de Software como Serviço (SaaS), oferecido sob um modelo de assinatura, onde se paga uma taxa mensal para utilizá-lo. Este software opera de forma similar a qualquer software de contabilidade tradicional utilizado em computadores para gerenciar finanças.
Portanto, não haverá dificuldades na escrituração ou adaptação ao processo após a migração. A diferença primordial em relação aos sistemas tradicionais é que os sistemas de contabilidade na nuvem são hospedados em servidores remotos, acessíveis de qualquer navegador web.
Consequentemente, você se livra do incômodo de instalar o software em cada computador da empresa e dos riscos de perda de dados por falhas. A contabilidade na nuvem oferece maior flexibilidade e segurança, pois os dados contábeis ficam armazenados na nuvem e acessíveis de qualquer lugar.
Adicionalmente, essa modalidade facilita a criação de uma força de trabalho remota, onde seus colaboradores necessitam apenas de acesso à internet para trabalhar no mesmo software.
Benefícios da Contabilidade na Nuvem
Inúmeras pequenas e médias empresas se beneficiam da contabilidade na nuvem, pois ela ajuda a resolver muitas dificuldades ligadas à contabilidade tradicional. Alguns dos muitos benefícios incluem:
#1. Acesso Simplificado
A grande vantagem da contabilidade na nuvem é a capacidade de acessar os dados financeiros da sua empresa de qualquer lugar do mundo, com acesso à internet. Essa é uma das principais vantagens, pois você e sua equipe não ficam limitados a computadores específicos para consultar os dados financeiros.
O software de contabilidade na nuvem foi projetado para equipes distribuídas e trabalho remoto. Com o acesso compartilhado, qualquer colaborador pode acessar informações relevantes a qualquer momento, sem necessidade de um computador do escritório.
A acessibilidade também promove um ambiente de trabalho flexível, evitando que você dependa exclusivamente de um único dispositivo.
#2. Custo-Benefício
A contabilidade na nuvem pode ser econômica para pequenas e médias empresas, graças ao seu modelo de assinatura. É necessário pagar um valor fixo mensal para utilizar o software, que varia conforme recursos adicionais e número de acessos.
No caso de softwares de contabilidade tradicionais, há um investimento inicial mais elevado, além dos custos com hardware para rodar o software eficientemente. A contabilidade na nuvem resolve esses problemas e permite que pequenas e médias empresas selecionem uma ferramenta contábil alinhada ao seu orçamento.
#3. Otimização de Tempo
Integrar a contabilidade na nuvem ao seu negócio permite economizar tempo em comparação com softwares tradicionais. Informações financeiras como vendas, transações, compras e receitas são atualizadas automaticamente em seus livros.
Não há necessidade de inserir manualmente todas as informações para escrituração ou gastar tempo com planilhas, documentos e outras tarefas repetitivas. Assim, você economiza tempo e pode focar em objetivos futuros.
#4. Escalabilidade
Com processos financeiros manuais e programas complexos, era desafiador para pequenas empresas expandir ou reduzir suas operações. A contabilidade na nuvem resolve esse problema, adaptando e customizando os serviços conforme as necessidades da empresa.
Ao crescer, não será preciso gastar para acomodar mais usuários ou integrar recursos adicionais. A escalabilidade é facilitada com software SaaS, pois você não precisa investir em servidores e hardware adicionais.
#5. Facilidade de Uso
Você pode ser um excelente empresário, mas talvez não tenha conhecimentos profundos em contabilidade. A maioria dos sistemas de contabilidade na nuvem são intuitivos, para que todos possam utilizá-los sem dificuldades.
Esses programas SaaS e seus sistemas intuitivos e design impecável simplificam o processo. É importante ressaltar que você não precisará se preocupar com a inserção de dados incorretos ao exportar dados financeiros, pois essas tarefas são automatizadas. A contabilidade na nuvem atenua incompatibilidades, redundâncias e outros problemas financeiros.
#6. Sistema Inteligente e Organizado
O software de contabilidade na nuvem é conhecido por automatizar operações comerciais e ajudar a empresa a se tornar mais eficiente e organizada. Este software organiza dados financeiros e os estrutura de forma que seja fácil para você e sua equipe acessarem.
Ao contrário da abordagem tradicional, você não precisa depender de informações registradas em papel, o que contribui para organizar o escritório, já que tudo está disponível na nuvem. Informações de vendas, transações ou compras são atualizadas automaticamente no servidor.
#7. Segurança Aprimorada
Ao migrar sua estrutura de negócios para a contabilidade na nuvem, você terá mais segurança para seus dados financeiros. Esses sistemas de software vêm com recursos de segurança, como criptografia, autenticação multifator, backups automáticos, pagamentos seguros e outros.
O software em nuvem é menos propenso a violações e ataques de hackers do que o software tradicional, garantindo a proteção dos dados financeiros. Além disso, o software é atualizado com os mais recentes patches de segurança e padrões do setor, mitigando riscos de segurança.
#8. Expansão do Alcance
Um dos principais motivos pelos quais as PMEs utilizam a contabilidade na nuvem é a possibilidade de expandir seu alcance e otimizar a comunicação entre os membros da equipe, já que todos têm acesso a dados em tempo real.
Isso também facilita a criação de um bom relacionamento entre contadores e membros da equipe, ajudando a alcançar os objetivos. Também permite integrar diversas ferramentas, como CRM e gerenciamento de projetos.
#9. Competitividade
Ao automatizar diversas tarefas, a contabilidade na nuvem libera tempo para focar no crescimento da empresa.
Além disso, permite investir recursos em diversas áreas, ajudando a organização a competir com outras. Ao otimizar as tarefas, a empresa pode se expandir e superar seus concorrentes.
Recursos Essenciais em um Software de Contabilidade na Nuvem
Ao decidir integrar um software de contabilidade na nuvem ao seu negócio, você deve estar atento ao que escolher. Aqui estão alguns recursos a serem considerados:
#1. Facilidade de Uso
Um software amigável facilitará o trabalho. O software será usado por outros membros da equipe, além do contador, portanto, é fundamental ter uma plataforma fácil de entender e usar.
#2. Integração com Outras Ferramentas
À medida que seus negócios crescem, é preciso integrar outras ferramentas financeiras para otimizar o trabalho e gerenciar o volume de tarefas. Escolha um software que permita a integração com as ferramentas vitais para seu trabalho.
#3. Disponibilidade de Aplicativos Móveis
Opte por um software de contabilidade na nuvem que ofereça um aplicativo móvel para acesso contínuo.
Um aplicativo móvel aumenta a facilidade de uso, pois você pode acessar as atualizações com um simples toque. Para verificar atualizações de despesas, não será preciso abrir o notebook e fazer login no navegador.
#4. Gestão de Inventário em Tempo Real
O software deve oferecer acesso ao estoque solicitado e também acesso em tempo real ao estoque restante.
O acesso em tempo real é crucial para estimar vendas futuras e acumular estoque de acordo com a demanda, economizando recursos da empresa e simplificando a gestão de estoque.
#5. Suporte Técnico
Poucas pessoas consideram isso, mas um software com bom suporte técnico é fundamental para manter o fluxo de trabalho.
Ter um profissional de suporte técnico disponível evita preocupações com falhas ou problemas que possam surgir durante o horário de trabalho. O suporte técnico deve estar disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, para que os usuários possam obter orientação especializada para resolver os problemas.
Agora, vamos apresentar alguns softwares populares de contabilidade na nuvem que você pode considerar para sua organização.
FreshBooks
Ao discutir sobre software de contabilidade na nuvem, é indispensável considerar o FreshBooks. Ele é um software popular, projetado para freelancers e pequenas e médias empresas, atendendo às suas necessidades financeiras. Também é adequado para outros tipos de indústria, com recursos significativos para o crescimento dos negócios.
Você terá acesso a pesquisas e relatórios, proporcionando uma visão profunda do mercado e do cenário atual. Este programa de contabilidade na nuvem oferece acesso a recursos como contabilidade, faturamento, clientes, estimativas, rastreamento de quilometragem, relatórios, propostas, gestão de projetos, folha de pagamento, etc.
Para tornar o software acessível, a marca criou quatro planos de assinatura: Lite, Plus, Premium e Select.
QuickBooks
Se você administra uma manufatura, organização sem fins lucrativos, varejo, restaurante, serviço jurídico ou outro serviço profissional, o QuickBooks pode simplificar sua gestão financeira. É outro software de contabilidade na nuvem bastante conhecido, que ajuda você a rastrear receitas e calcular impostos.
Além disso, você pode gerenciar e-commerce, faturas, executar relatórios, gerenciar projetos, obter informações fiscais e muito mais. O QuickBooks também oferece acesso a ferramentas práticas como geradores de fatura, calculadoras de horas, calculadoras de salário, modelos de declaração de renda, entre outros. Você pode integrá-los ao software para reduzir trabalho manual.
Para esse programa, há quatro planos de assinatura: Simples, Essencial, Plus e Avançado, com um período de avaliação gratuita de 30 dias.
Sage
O Sage é um software de contabilidade na nuvem popular entre as pequenas e médias empresas, recebendo reconhecimento de várias organizações importantes. Embora seja voltado para startups e pequenas empresas, o software pode ser usado em diversos setores, como o químico, distribuição atacadista, construção, alimentos e bebidas, entre outros.
Este software de contabilidade oferece recursos exclusivos:
- Sage Intact para gestão financeira avançada
- Sage X3 para gestão operacional
- Sage Fixed Assets para rastrear ativos da empresa
Um destaque desse software é seu painel interativo, que permite unir todos os seus dados e criar painéis personalizados e editá-los a partir de 200 opções pré-construídas.
Xero
Se você administra uma pequena empresa, é contador ou auditor, o Xero é o software de contabilidade ideal para simplificar seu trabalho. O Xero é um programa de contabilidade baseado na nuvem que oferece recursos para rastrear projetos, executar pagamentos, fazer reconciliação bancária e registrar despesas.
Além disso, a marca desenvolveu recursos para gerenciar clientes e livros contábeis, organizar fluxos de trabalho de conformidade e outras tarefas. Um dos principais benefícios do Xero é sua capacidade de automatizar várias tarefas e garantir segurança rigorosa aos dados.
Ao optar pelo modelo de assinatura do Xero, você terá três opções: Starter, Standard e Premium, sendo o Standard a opção com melhor custo-benefício.
Considerações Finais
O software de contabilidade na nuvem é o futuro. À medida que as empresas percebem seus benefícios, a tendência é que as pequenas e médias empresas passem a adotá-lo. É um investimento inteligente, oferecendo benefícios como economia, escalabilidade, execução eficiente de tarefas, acessibilidade e muito mais.
Portanto, adote uma solução de software de contabilidade na nuvem para o seu negócio e aproveite os benefícios. Escolha o software baseado em recursos, custo e outros aspectos discutidos acima.
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